O documento descreve o acervo de desenhos técnicos da Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil, localizado no Edifício Altino Arantes em São Paulo. É apresentada a estrutura da Diretoria de Recursos Corporativos do Santander e o fluxo do processo para execução de Pontos de Venda. Descreve a composição e organização da "massa acumulada" de desenhos, com imagens do acervo. Por fim, discute aspectos como plano de classificação, acesso, instalações, normas e proposta de nomenclatura para

1. Adriano Mendes de OLIVEIRA
Fabio MARTINS
Héber Terra FERREIRA
Thalita Manca PINTO
Valdir Assis CASIMIRO

2. Adriano Mendes de OLIVEIRA
Fabio MARTINS
Héber Terra FERREIRA
Thalita Manca PINTO
Valdir Assis CASIMIRO
ARQUIVO DE DESENHOS TÉCNICOS
"Massa acumulada" do setor Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil
Trabalho apresentado à disciplina de
Arquivística (5º Semestre)
do Curso de Biblioteconomia e Ciência da
Informação da FESPSP
Orientadora Profª. Rachel F. Bueno
SÃO PAULO
2009

3. Oliveira, Adriano Mendes
M45a Arquivo de desenhos técnicos: “massa acumulada” do setor Rede de Engenharia
do Grupo Santander Brasil [monografia] / Adriano Mendes de Oliveira, Fábio Martins,
Héber Terra Ferreira, Thalita Manca Pinto, Valdir Assis Casimiro – 2009.
xi, 45 f. : il. ; 30cm.
Orientadora: Profª. Rachel Ferreira Bueno
Trabalho apresentado à disciplina de Arquivística (5º semestre) do Curso de
Biblioteconomia – Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da Informação da Fundação
Escola de Sociologia e Política de São Paulo.
Referências: f. 55
Anexos: f. 56-57
1. Armazenamento de desenhos técnicos. 2. Arquivo de engenharia. 3. Gestão
de arquivo. 4. Massa acumulada. 5. Nomenclatura de desenhos técnicos. 6.
Organização de desenhos técnicos. 7. Título – Monografia. I. Bueno, Rachel Ferreira.
II. Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo, Faculdade de
Biblioteconomia e Ciência da Informação, Arquivística. III. Casimiro, Valdir Assis. IV.
Ferreira, Héber Terra. V. Martins, Fabio VI. Pinto, Thalita Manca.
CDD 025.173

4. AGRADECIMENTOS
À Professora Rachel Ferreira Bueno, com sua presteza e competência no
assunto dedicou parte de seu precioso tempo em nos orientar, tanto em sala de aula
como através de e-mail e, com muita generosidade nos forneceu subsídios
relevantes para a realização deste trabalho.
Ao Ronaldo Silva do Departamento de Segurança do Edifício Altino Arantes,
por liberar a nossa visita ao acervo de desenhos do Santander.
Ao Paulo Chagas do Deparatamento de Bens De Uso (BDU), por nos fornecer
dados necessários referentes ao imóvel onde está situado o acervo de desenhos.
Ao Aguinaldo Carneiro, responsável pelo acervo, por nos ter dado as
informações básicas sobre a disposição dos desenhos.
À Ines Caliari, gestora do Departapento de Desenvolvimento de Produtos
pelos dados fornecidos referentes ao processo de execução de um Ponto de venda
(Agência).

5. “Que vossa eminência ordene em todas e em cada uma das províncias
que se reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor)
guarde os documentos, escolhendo alguém que os mantenha
sob custódia, de forma que não sejam adulterados
rapidamente por quem os solicite; que entre eles
haja arquivos e seja corrigido tudo que foi
negligenciado nas cidades”
Imperador Justiniano*
_____________
* Apud Bonifácio,Aldassare. De Archivis (1632), reproduzido em Born, 1941:237, e Schellenberg 2006:23

6. RESUMO
O cenário atual, marcado pela busca constante da qualidade, produtividade,
atendimento às expectativas dos clientes e diminuição de desperdícios, o domínio
da gestão de processos relativos à organização, armazenagem e manutenção de
arquivos, têm fundamental importância até mesmo para a sobrevivência das
empresas envolvidas. Nesse sentido, o projeto de edificações de Pontos de Venda
(Agências do Grupo Santander Brasil) e sua forma de armazenagem são estudados
por um grupo de alunos da Disciplina de Arquivística do Curso de Biblioteconomia e
Ciência da Informação, da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo.
Fez-se um levantamento de dados em visita ao local (Rua João Brícola, 24 - Edifício
Altino Arantes, 14º andar), onde se encontra o arquivo de desenhos técnicos da
Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil, com o objetivo de realizar
melhorias na estruturação orgânica de armazenamento e manutenção da “massa
acumulada”. Desta maneira foi possível relacionar custos/benefícios da proposição
para adequação a um método padronizado com base nos orientativos publicados
pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), Associação Brasileira dos
Escritórios de Arquitetura (AsBEA) e Norma Brasileira de Descrição Arquivística
(NOBRADE).
Palavras-chave: Armazenamento de desenhos técnicos; Arquivo de engenharia;
Gestão de arquivo; Massa acumulada; Nomenclatura de desenhos técnicos;
Organização de desenhos técnicos.
ABSTRACT
The current scenario, marked by the constant search of quality, productivity,
service expectations of customers and reduction of waste, the area of process
management for the organization, storage and maintenance of files, are crucial even
for the survival of companies involved . Accordingly, the design of buildings of outlets
(agencies of the Grupo Santander Brazil) and its form of storage is studied by a
group of students in the Discipline of Archival Course of Librarianship and Information
Science, the Foundation School of Policy and Sociology of São Paulo. There was a
survey of data on site visit (Brícola João Street, 24 - Edifício Altino Arantes, 14th
floor), where the archive of technical drawings of the Network Engineering Group
Santander Brazil, aiming to achieve improvements in organizational structure for
storage and maintenance of the aggregate mass. " Thus it was possible to relate
costs and benefits of the proposition to fitness for a standardized method based on
orientative published by the Brazilian Association of Technical Standards (ABNT),
Brazilian Association of the Office of Architecture (AsBEA) and Brazilian standard
description of archival (NOBRADE).
Key words: Storage projects; torage of technical drawings; Archive engineering;
Management file; Aggregate mass; Nomenclature of technical drawings;
Organization of technical drawings.

7. LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Ciudad Financiera - A sede do Santander 15
Figura 2 – Organograma da Diretoria de Recursos Corporativos 17
Figura 3 – Módulos de arquivos (vertical) 26
Figura 4 – Módulos de arquivos (vertical) 26
Figura 5 – Módulos de arquivos (vertical) 26
Figura 6 – Desenhos sobre o módulo vertical 26
Figura 7 – Módulos de arquivos (horizontal) 26
Figura 8 – Detalhe da gaveta do módulo de arquivo horizontal 26
Figura 9 – Capa do catálogo (v.1) 27
Figura 10 – Folha do catálogo (v.1) com relação de desenhos 27
Figura 11 – Capa do catálogo (v.2) 27
Figura 12 – Folha do catálogo (v.2) com relação de desenhos 27
Figura 13 – Capa do catálogo (v.3) 28
Figura 14 – Folha do catálogo (v.3) com relação de desenhos 28
Figura 15 – Capa do catálogo (v.4) 28
Figura 16 – Folha do catálogo (v.4) com relação de desenhos 28
Figura 17 – Capa do catálogo (v.5) 29
Figura 18 – Folha do catálogo (v.5) com relação de desenhos 29
Figura 19 – Capa do catálogo (v.6) 29
Figura 20 – Folha do catálogo (v.6) com relação de desenhos 29
Figura 21 – Folha do catálogo com instrução de pesquisa. 30
Figura 22 – Folha do catálogo com instrução de pesquisa (zoom da folha) 30
Figura 23 – Vista dos desenhos no módulo de arquivo vertical 30
Figura 24 – Detalhe: numeração dos desenhos 30
Figura 25 – Detalhe: numeração dos desenhos 30
Figura 26 – Detalhe: numeração numeração dos desenhos 30
Figura 27 – Vista dos desenhos no módulo de arquivo horizontal. 31
Figura 28 – Detalhe: numeração dos desenhos 31
Figura 29 – Carimbo do desenho 31
Figura 30 – Detalhe: numeração dos desenhos 31
Figura 31 – Desenhos no módulo de arquivo vertical 31
Figura 32 – Desemhos no módulo de arquivo vertical 31
Figura 33 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32
Figura 34 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32
Figura 35 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32
Figura 36 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32
Figura 37 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32
Figura 38 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32

8. LISTA DE FIGURAS
(continuação)
Figura 39 – Identificação do módulo de arquivo vertical 33
Figura 40 – Identificação do módulo de arquivo vertical 33
Figura 41 – Identificação do módulo de arquivo horizontal 33
Figura 42 – Identificação do módulo de arquivo horizontal 33
Figura 43 – Caixas com conteúdo diverso 33
Figura 44 – Caixas com conteúdo diverso 33
Figura 45 – Conteúdo da caixa 34
Figura 46 – Etiqueta de identificação da caixa 34
Figura 47 – Módulos de aço para arquivamento de pastas suspensas 34
Figura 48 – Identificação dos módulos de aço para arquivamento de pastas suspensas 34
Figura 49 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35
Figura 50 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35
Figura 51 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35
Figura 52 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35
Figura 53 – Desenhos em forma de canudo, sobre a mesa 35
Figura 54 – Malotes lacrados / conteúdo não identificado 35
Figura 55 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36
Figura 56 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36
Figura 57 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36
Figura 58 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36
Figura 59 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 37
Figura 60 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 37
Figura 61 – Plotters danificadas (sucata) 37
Figura 62 – Plotters danificadas (sucata) 37
Figura 63 – Sintaxe da nomenclatura 44
Figura 64 – Estante colméia, para armazenagem de canudos 51
Figura 65 – Árvore (servidor / diretório / pasta / subpasta / arquivo) 52

9. LISTA DE TABELAS
Tabela 1 – Temporalidade dos documentos 38
Tabela 2 – Descrição/ identificação de tipos de documentos 45-46
Tabela 3 – Descrição/ identificação de disciplina de documentos 47-48
Tabela 4 – Descrição/ identificação de modificador de documentos 48-49

10. LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Fluxo do processo para execução de um Ponto de venda 18
Quadro 2 – Estrutura da “massa acumulada” 19
Quadro 3 – Elementos e características de documentos 24
Quadro 4 – Corte esquemático do edifício onde se localiza a mapoteca. 42
Quadro 5 – Estimativa de custo para guarda dos desenhos técnicos. 50
Quadro 6 – Carimbo para identificação/descrição do desenho 53

11. LISTA DE SIGLAS
AAB Associação dos Arquivistas Brasileiros
ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas
ASBEA Associação Brasileira dos Escritórios de Arquitetura
CREA Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia
BDU Bens De Uso
BNDU Bens Não De Uso
CONARQ Conselho Nacional de Arquivo
NOBRADE Norma Brasileira de Descrição Arquivística
AGE Agência (Ponto de venda de uma instituição financeira)
PAB Posto de Atendimento ao Público (instituição financeira)
PAE Posto de Atendimento Eletrônico (instituição financeira)
SENAI Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
SINDUSCON-GO Sindicato da Indústria da Construção - Goiás

12. SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................12
2 OBJETIVOS ........................................................................................................................................13
2.1 Objetivo Geral ..................................................................................................................................13
2.2 Objetivo Específico...........................................................................................................................13
3 METODOLOGIA..................................................................................................................................14
4 HISTÓRICO SANTANDER .................................................................................................................15
5 ESTRUTURA DA DIRETORIA DE RECURSOS CORPORATIVOS ..................................................17
5.1 Fluxograma do processo para execução de um Ponto de venda....................................................18
6 ESTRUTURA DA “MASSA ACUMULADA”.........................................................................................19
7 ACUMULAÇÃO ...................................................................................................................................20
8 CORRENTE / INTERMEDIÁRIO / PERMANENTE ............................................................................21
9 CENTRAL / SETORIAL.......................................................................................................................22
10 CONTROLES DO ACERVO .............................................................................................................23
11 COMPOSIÇÃO DO ACERVO ...........................................................................................................24
12 ORGANIZAÇÃO ................................................................................................................................25
12.1 Imagens do acervo de desenhos técnicos do Santander ..............................................................26
13 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE ..................................................38
14 ACESSO............................................................................................................................................39
15 RECURSOS HUMANOS...................................................................................................................40
16 INSTALAÇÕES E RECURSOS FÍSICOS.........................................................................................41
16.1 Instalações do acervo no Edifício Altino Arantes ...........................................................................41
16.2 Recursos físicos .............................................................................................................................43
17 NORMAS E PROCEDIMENTOS ......................................................................................................44
17.1 Esquema proposto para nomenclatura (físico e digital/eletrônico) ................................................44
17.1.1 Caracteres para descrição/identificação (tipos de documentos) ................................................45
17.1.2 Caracteres para descrição/identificação (disciplinas de documentos) .......................................47
17.1.3 Caracteres para descrição/identificação (modificadores de documentos) .................................48
17.2 Estimativa de custo para armazenagem em empresa terceirizada ...............................................50
17.2.1 Identificação para o conteúdo em canudos de PVC...................................................................51
17.2.2 Identificação para o conteúdo digital/eletrônico ..........................................................................52
17.2.3 Identificação/descrição do desenho............................................................................................53
CONCLUSÃO.........................................................................................................................................54
REFERÊNCIAS ......................................................................................................................................55
ANEXOS.................................................................................................................................................56

13. 12
1 INTRODUÇÃO
As grandes mudanças comportamentais foram propiciadas pela disseminação
de informações e recursos trazidos com a globalização nas últimas décadas. Nesse
sentido, qualidade, maior produtividade e redução de desperdícios passaram a ser
os requisitos mínimos de competitividade e sobrevivência no atual cenário mundial.
Os reflexos desse novo padrão de exigências podem ser observados com o
surgimento de aplicações de sistemas de gestão da informação em diversas
empresas, e a inserção de processos produtivos mais racionalizados e cada vez
mais informatizados.
Uma maior preocupação com a gestão do processo de projeto tem sido
verificada nos últimos anos. Diversas pesquisas, dissertações de mestrado ou teses
de doutorado, workshops e outros estudos sobre o tema estão sendo realizados.
Observa-se também o despertar das empresas para a importância da gestão de
fundos, tendo em vista um novo modelo de coordenação que passou a ser adotado
por escritórios de arquitetura, construtoras e por consultorias especializadas, no qual
o trabalho em equipes multidisciplinares é de extrema necessidade.

14. 13
2 OBJETIVOS
2.1 Objetivo Geral
O objetivo geral deste trabalho é propor a adequação necessária para
melhorias significativas na organização, armazenamento e manutenção do arquivo
de desenhos do setor Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil.
2.2 Objetivo Específico
O objetivo específico visa a elaboração de nomenclatura padronizada para os
desenhos e documentos técnicos, concernente aos Pontos de vendas (Agências),
de acordo com as suas modalidades.

15. 14
3 METODOLOGIA
A metodologia adotada para a elaboração deste trabalho é composta por
levantamento de dados pertinentes à instituição (Grupo Santander Brasil), visita ao
local onde os desenhos técnicos do Santander estão armazenados, para se obter
conhecimento do conteúdo e familiarização com a “massa acumulada” dos Pontos
de vendas (Agências). Obteve-se junto ao setor Rede de Engenharia informações
quanto aos procedimentos de arquivamento, trâmite dos processos e custo para
acomodação (guarda do conteúdo) em empresa terceirizada; o setor BDU (Bens De
Uso) forneceu os dados referentes aos custos de ocupação, do imóvel, onde o
acervo de desenhos está localizado atualmente. Posteriormente foi efetuada a
pesquisa de literaturas que tratasse de Gestão de Arquivos. Após a aquisição de
tais informações deu-se início ao planejamento de reestruturação orgânica com base
nas normas técnicas, objetivando a adequação que pudesse atender às
necessidades da instituição.

16. 15
4 HISTÓRICO SANTANDER
As informações que seguem, no histórico da instituição, foram obtidas em
páginas do site do Grupo Santander Brasil.
Figura 1 - Ciudad Financiera - A sede do Santander, na região metropolitana de Madri, é o maior
campus empresarial do mundo. Tem 13 edifícios, 100 mil metros quadrados de escritórios e até um
campo de golfe.
“Grupo Santander no mundo - O Santander (SAN.MC, STD.N) é o
primeiro da Europa do Euro por capitalização em bolsa e o quinto do mundo
em lucro. Fundado em 1857, tem R$ 913 bilhões em ativos, administra mais
de R$1 trilhão em fundos, tem cerca de 65 milhões de clientes, mais de 11
mil Agências e está presente em 40 países. É o principal grupo financeiro da
Espanha e da América Latina e desenvolve uma importante atividade de
negócios na Europa, região em que alcançou uma presença destacada no
Reino Unido, por meio do Abbey National, assim como em Portugal. É líder
em financiamento ao consumo na Europa, por meio do Santander
Consumer, com presença em 12 países do continente e nos Estados
Unidos. Em 2007, registrou lucro líquido de R$ 9,06 bilhões, 19% a mais do
que o registrado no ano anterior.
Na América Latina - O Grupo Santander é instituição financeira líder,
administrando volumes de negócio de aproximadamente US$ 300 bilhões
(créditos, depósitos e fundos de investimento e de patrimônio) por meio de
4,4 mil Agências. Em 2007, o Santander teve lucro líquido de US$ 3,6
bilhões na região, volume 27% superior ao apresentado em 2006.
No Brasil - Desde sua chegada, em 1957, por meio de um acordo
operacional, o Santander sempre se pautou por passos firmes e sólidos
para progredir. Em 1982, abriu as portas ao público com a inauguração da
primeira Agência. A seqüência de aquisições de vários e tradicionais bancos
brasileiros, a partir dos anos 1990, também foi estrategicamente ponderada
e planejada para levar o Santander a uma posição de destaque. Esses
acontecimentos e outros levaram o Santander a se tornar uma das
principais instituições financeiras do mercado nacional.
Missão do Santander no Brasil - O Santander tem como missão
desenvolver e consolidar uma franquia financeira líder nas regiões Sul e
Sudeste do Brasil, com a criação de valor para os acionistas, clientes,

17. 16
funcionários e comunidades onde opera. Assim, além de oferecer
rentabilidade crescente aos seus acionistas e atender as necessidades
financeiras de seus clientes, o Banco procura adotar uma postura
transformadora nas comunidades em que atua. Por isso, o apoio ao
desenvolvimento da comunidade é um dos aspectos importantes
relacionados à missão do Banco. Com longa tradição no trabalho junto à
comunidade, o Santander apóia projetos sociais em todo o país.
Valores - A atuação do Santander está apoiada em valores como:
liderança; dinamismo; inovação; força; ética profissional; orientação ao
cliente. Esses valores seguem os princípios da ética, da gestão responsável
e do comprometimento com a sociedade.
Visão - Para um Banco global o Santander quer consolidar-se como
um grande Grupo financeiro internacional, que aporta uma rentabilidade
crescente a seus acionistas e satisfaz todas as necessidades financeiras de
seus clientes. Para isso, conta com uma forte presença em mercados locais,
a qual é combinada com políticas corporativas e com capacidades globais.
Modelo de negócios - A estratégia do Santander contempla uma bem-
definida segmentação da base de clientes, com modelos diferenciados de
atendimento, em quatro grandes áreas de negócios: Varejo, Empresas,
Santander Global Banking & Markets e Gestão de Recurso de Terceiros.”
Fonte: SANTANDER, mar. 2009.

18. 17
5 ESTRUTURA DA DIRETORIA DE RECURSOS CORPORATIVOS
Conforme o organograma estrutural, abaixo, a “massa acumulada” de projetos
de engenharia e arquitetura dos Pontos de Vendas (Agências) e Edifícios do antigo
Banespa (Banco do estado de são Paulo), agora Banco Santander, pertence à
Divisão de Patrimônio da Diretoria de Recursos Corporativos.
Diretoria de Recursos
Corporativos
Patrimônio Facilities Segurança Gestão de
Corporativa Gastos
Setor Serviço a Plantão 24H
e Compras
Planejamento
Engenharia Funcionários de Gastos e
de Rede Ativo Fixo
Eng Prédios Serviços a Ocorrências Gestão de
Operação Gastos
Full Service TBD Seg. Bancária Compras
Desenvolv./ AQUANIMA
Fornecedores
BNDU Seg. Predial SAP
Bens Não De
Uso
BDU Seg.
Bens de Uso Executiva
Planej. e Projetos e Projetos e Desenvolv.
Controle Obras Rede Obras Produtos e
(Agências) Especiais Padrões
Informações Rede - A Acessibilidade Padrões
Gerenciais Técnicos
Gestão Rede - B Roll Out Gestão
Financeira Fornecedores
Rede - C Postos de Orçamentos
Atendimento Referenciais
Filiais Elaboração
Projetos
Acervo
Técnico
Digital e
Eletrônico
Físico
Massa
Acumulada
Figura 2 – Organograma da Diretoria de Recursos Corporativos
Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia)

19. 18
5.1 Fluxograma do processo para execução de um Ponto de venda
Para execução de um Ponto de venda (Agência) há o envolvimento de
múltiplas áreas, cada uma na sua função desenvolve as atividades de acordo com a
responsabilidade que lhe é atribuída. Há certa interdependência entre essas áreas,
porque cada etapa do processo discorre dentro de um prazo preestabelecido e de
acordo com o “passo-a-passo”: escolha do ponto, avaliação estudo de viabilidade,
entre outras.
A ilustração abaixo, esboça o fluxo para a execução de um Ponto de venda.
Dentre as áreas envolvidas o setor Rede de Engenharia é o responsável pelo
processo de execução das obras dos Pontos de vendas e consequentemente pela
guarda dos desenhos técnicos.
Quadro 1 – Fluxo do processo para ececução de um Ponto de venda
Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia)
Diretoria Comercial BDU – Bens De Uso Rede de Engenharia
- Escolhe Ponto de venda estratégico. - Elabora dossiê (avaliação do - Efetua estudo de viabilidade técnica.
- Solicita avaliação do imóvel. imóvel). - Elabora orçamento de custos.
- Encaminha para Rede de - Encaminha para Diretoria Comercial.
Engenharia.
- Encaminha a aprovação para Bens. - Trata do processo de Documentação - Solicita para a empresa projetista a
De Uso e Rede de Engenharia. Legal. confecção dos desenhos.
- Efetua a licitação para execução da
obra.
- Convoca empresas contratadas:
construtora e gerenciadora para
execução da obra.
- Mantém a guarda dos documentos - O setor Rede de Engenharia mantém
gerados no processo de legalização. a guarda dos documentos gerados
no processo de execução da obra:
Planejamento e Controle - Budget;
(Acervo Documental) - Business Case;
- Histórico financeiro.
Desenvolvimento de - ART;
Padrões e Produtos - Desenhos técnicos;
(Acervo Técnico) - Relatórios técnicos da obra.

20. 19
6 ESTRUTURA DA “MASSA ACUMULADA”
Numa empresa a estrutura do arquivo deve atender à administração direta em
suas diversas atividades, servindo de suporte à pesquisa técnica, administrativa e
financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados
de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas
internas e externas de maneira rápida e precisa.
A partir de Schellenberg, os manuais têm orientado a organização dos
documentos de uso corrente em uma estrutura que espelhe o
desenvolvimento das funções, atividades e tarefas que geram documentos.
Em entidades coletivas, identifica-se, de maneira geral, uma série de
funções que são realizadas através de certo número de atividades as quais
se concretizam na execução de um conjunto de tarefas. Sendo assim, o
plano de classificação dos documentos é estruturado em uma cadeia
hierárquica de modo que os níveis superiores reflitam as funções
(RODRIGUES, 2006 p.113).
O quadro abaixo é o orientativo existente no catálogo para pesquisa dos
desenhos no arquivo.
Quadro 2 – Estrutura da “massa acumulada”
Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia)
01.06.020
Número da folha do desenho
Disciplina do desenho
Número do módulo do arquivo
.01. Levantamento Planialtimétrico
.02. Sondagens
.03. Anteprojeto
.04. Prefeitura
.05. Consultoria de Fundações
.06. Arquitetura (Impermeabilização, Implantação, Paisagismo, etc.)
.07. Estrutura / Concreto / Fundação
.08. Elétrica / On-line
.09. Ar Condicionado / Ventilação
.10. Hidráulica
.11. Incêndio – projeto para aprovação
.12. Telefonia – projeto para aprovação
.13. Alarme – projeto para aprovação
.14. Caixa Eletrônico / Quiosque
.15. Normas de segurança

21. 20
7 ACUMULAÇÃO
Os documentos representam o fluxo de atividades em determinado tempo,
decorrente das funções ou ações que lhes deu origem.
Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens
selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma
o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da
sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou
uma pessoa. Os documentos são acumulados à medida que são produzidos
em decorrência de atividades que são necessárias para a realização da
missão do seu produtor (RODRIGUES, 2006 p.109).
Conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (2006) dentre os 28
elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber:
- código de referência;
- título;
- data(s);
- nível de descrição;
- dimensão e suporte;
- nome(s) do(s) produtor(es);
- condições de acesso.
(NOBRADE, 2006 p.19).
A acumulação das plantas, conforme já demonstrado (Quadro 2 – Estrutura
da “massa acumulada”), não possibilita o fácil acesso a esses documentos. A não
conformidade e a falta de elementos descritivos são fatores que desnudam a
situação crítica em que se encontra o acervo de desenhos técnicos do Santander.

22. 21
8 CORRENTE / INTERMEDIÁRIO / PERMANENTE
Teoria das Três Idades – Teoria baseada no ciclo vital dos documentos,
segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes. É
fundamental a identificação dos valores dos documentos para a definição de prazo
da sua guarda.
1ª. idade ARQUIVO CORRENTE: documentos vigentes, frequentemente
consultados.
2ª. idade ARQUIVO INTERMEDIÁRIO e/ou CENTRAL: final de vigência;
documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução;
raramente consultados; aguardam a destinação final: eliminação ou guarda
permanente.
3ª. idade ARQUIVO PERMANENTE documentos que perderam a vigência
administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos
documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para
guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende
todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de
arquivamento, o que garante um efetivo controle da produção documental
nos arquivos correntes (valor administrativo/ vigência), das transferências
aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente
aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminações
e recolhimentos ao arquivo permanente - valor histórico-cultural
(BERNARDES, 1998 p.12).
O arquivo de desenhos técnicos das instalações dos Pontos de vendas do
Santander é caracterizado como um arquivo intermediário. Os desenhos são
armazenados para eventuais consultas em caso de reforma ou manutenção do
imóvel, que necessite de um estudo de intervenção. A probabilidade de
eliminar/desfazer-se desses desenhos só deve ocorrer em uma das seguintes
hipóteses: se os desenhos mudarem de suporte (para eletrônico ou digital), ou se
encerrar o Ponto de venda e o imóvel for passado para terceiros.

23. 22
9 CENTRAL / SETORIAL
Conceito de arquivos de setores:
Os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos
constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a
outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são
considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro
das missões de uma organização (SOUSA, 2003 p.258 apud RODRIGUES,
2006 p.111).
Conforme definição do dicionário Brasileiro de terminologia Arquivística:
Arquivo central:
Arquivo(2) responsável pela normalização dos procedimentos técnicos
aplicados aos arquivos(1) de uma administração, podendo ou não assumir a
centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em
alguns países, a expressão designa o arquivo nacional (DICIONÁRIO
BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005 p. 28).
Arquivo setorial:
1 Arquivo(1) de um setor ou serviço de uma administração.
2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo
central, estará a ele tecnicamente subordinado (DICIONÁRIO BRASILEIRO
DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005 p. 36).
O arquivo de desenhos técnicos das edificações da rede de Pontos de vendas
do antigo Banespa, agora Banco Santander, compreende ao arquivo setorial, pois o
seu conteúdo resulta dos processos executados pela administração do setor Rede
de Engenharia.

24. 23
10 CONTROLES DO ACERVO
O controle do acervo consiste em identificar e registrar atos normativos,
legislação, regimento e regulamento, tais como função, classificação, atividades
desenvolvidas, fluxo dos documentos produzidos, padrões, procedimentos, práticas
e ferramentas.
O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo,
por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são
objetivos de um programa de gestão de documentos, que levará à melhoria
dos serviços arquivísticos, resgatando, com isso, a função social que os
arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficácia [...] (CÓDIGO DE
CLASSIFICAÇÃO, 2001 p. 7).
Foi verificado que não existe um sistema de controle do fluxo de documentos
gerados, estes foram sendo acumulados e até mesmo a sua identificação tornou-se
híbrida. A forma de armazenamento dificulta a recuperação de tais documentos para
eventuais consultas. Embora exista catálogo onde consta a relação dos desenhos, o
número do módulo de arquivo, onde os desenhos ficam armazenados, nem sempre
corresponde ao descrito no catálogo. No Capítulo 12 (Organização) será
demonstrado, o que aqui foi mencionado, através das imagens fotográficas do local
onde está depositada a “massa acumulada”.

25. 24
11 COMPOSIÇÃO DO ACERVO
Teoricamente a composição do acervo compreende os elementos
característicos dos documentos, que são: suporte, forma, formato, gênero, espécie,
tipo, contexto de produção.
Quadro 3 – Elementos e características de documentos
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística.
Elementos Definição técnica Exemplos
Suporte Material que serve de base às diferentes filme, papel, fita magnética, disco etc.
formas de registro da informação.
Forma “Estágio de preparação e de transmissão original, cópia, minuta, rascunho.
de documentos.”
Formato Conjunto das características físicas de caderno, cartaz, folha (A0, A1, A2, A3,
apresentação, das técnicas de registro e A4, etc.) livro, mapa, rolo de filme.
da estrutura da informação e conteúdo de
um documento.
Gênero Reunião de espécies documentais que se documentos audiovisuais,
assemelham por seus caracteres documentos bibliográficos,
essenciais, particularmente o suporte e o documentos cartográficos,
formato, e que exigem processamento documentos eletrônicos,
técnico específico e, por vezes, mediação documentos filmográficos,
técnica para acesso(1), documentos iconográficos,
documentos micrográficos,
documentos textuais.
Espécie Divisão de gênero documental que reúne ata, carta, decreto, desenho técnico,
tipos documentais por seu formato. folheto, fotografia, memorando,
ofício, relatório.
Tipo Divisão de espécie documental que reúne boletim de ocorrência, boletim de
documentos por suas características freqüência e rendimento escolar,
comuns no que diz respeito à fórmula certidão de nascimento, certidão de
diplomática, natureza de conteúdo ou casamento, declaração de bens,
técnica do registro declaração de imposto de renda,
desenhos de arquitetura e engenharia,
etc.
O acervo de desenhos pertinentes às edificações de pontos de vendas e
edifícios do antigo Banespa, agora Banco Santander, é composto por desenhos
técnicos de arquitetura, elétrica, estrutura, hidráulica, ventilação/ar condicionado.
Estes desenhos têm como suporte, o papel vegetal; na forma, desenho original à
tinta nanquim; no formato, folha (mais comum é o A0); gênero, iconográfico;
espécie, desenho técnico; tipo, desenhos de arquitetura e engenharia.

26. 25
12 ORGANIZAÇÃO
A organização de um arquivo é algo que deve ser planejado e estruturado
com o objetivo de atender aos pré-requisitos das Normas Legais bem como às
necessidades da instituição produtora. É primordial que haja um manual de
diretrizes, de fácil entendimento, e muita disciplina para que todo o conjunto de
documentos mantenha a sua integridade.
A Organicidade é perdida com a fragmentação das unidades documentais.
Identifica-se neste relato o desrespeito ao princípio de integridade e também
à qualidade de cumulatividade, pois a organização por espécie documental
ou por ato de recebimento e expedição, fatalmente, tira os documentos da
sua ordem natural. Perde-se a referência que explicita a inter-relação dos
documentos, descontextualiza-se o documento ignorando-se a sua
dependência dos demais para oferecer significado (RODRIGUES, 2006
p.108).
De alguma forma os documentos seguem uma cerda ordenação de acordo
com a disposição em que são acumulados:
“A Organicidade do arquivo realiza-se através da acumulação dos
documentos. Um arquivo sempre tem alguma Organicidade, as próprias
atividades acabam por impor alguma ordem aos documentos gerados. Mas
a acumulação com base em um Plano de Classificação, de modo
correspondente ao fluxo do desenvolvimento das ações, de modo que as
inter-relações existentes entre as funções atividades tarefas reflitam-se nos
documentos, essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a
missão realizada. (RODRIGUES, 2006 p.109)”
Conforme descrito pelo Sr. Aguinaldo Carneiro (responsável pelo acervo de
desenhos técnicos de arquitetura e engenharia do Santander), a organização é feita
em módulos de arquivos de aço (horizontal e vertical). Os desenhos estão
arquivados em diversos seguimentos:
- Há regiões que não há catálogo, pois os processos foram transferidos para
as regionais e cada regional arquivou de uma maneira diferente. Ao retornar
ao acervo central, os desenhos estavam identificados e ordenados, porém,
não catalogados. Para catalogar estes desenhos, será necessário
reorganizá-los para um mesmo padrão. O tempo necessário para esta ação
depende da “estrutura” que será disponibilizada.
- Há diversas caixas recebidas recentemente da Airon Montain, contendo
projetos do Santander não estão identificados, e necessita ser explorado
para identificação e posteriormente catalogação.
- Vale ressaltar: os desenhos não são atualizados, geram-se arquivos
“DWG” e estes ficam no acervo digital; os desenhos de origem em papel
vegetal (elétrica / hidráulica / estrutural / arquitetura / ar condicionado / etc.)
continuam no acervo físico (central).

27. 26
12.1 Imagens do acervo de desenhos técnicos do Santander
As figuras que seguem retratam a situação em que se encontra o acervo de
desenhos técnicos do Santander. Através destas pode-se observar que o acervo de
desenhos não recebe a atenção e os cuidados necessários para a sua integridade e
organicidade.
Figura 3 – Módulos de arquivos (vertical) Figura 4 – Módulos de arquivos (vertical)
Figura 5 – Módulos de arquivos (vertical). Figura 6 – Desenhos sobre os módulos de
arquivos (vertical).
Figura 7 – Módulos de arquivos (horizontal). Figura 8 – Detalhe da gaveta do módulo de
arquivo horizontal.

28. 27
Figura 9 – Capa de catálogo (v.1). Figura 10 – Folha do catálogo (v.1) com relação
de desenhos.
Figura 11 – Capa de catálogo (v.2). Figura 12 – Folha do catálogo (v.2) com relação
de desenhos.

29. 28
Figura 13 – Capa de catálogo (v.3.) Figura 14 – Folha do catálogo (v.3) com relação
de desenhos.
(Folha referente a “Agência” Patriarca, remete para os desenhos do “Edifício Patriarca”, pois se
trata de uma Agência instalada em um pavimento do Edifício).
Figura 15 – Capa de catálogo (v.4). Figura 16 – Folha do catálogo (v.4) com relação
de desenhos.

30. 29
Figura 17 – Capa de catálogo (v.5) Figura 18 – Folha do catálogo (v.5) com relação
de desenhos.
(Folhas do catálogo em péssimo estado de conservação)
Figura 19 – Capa de catálogo (v.6) Figura 20 – Folha do catálogo (v.6) com relação
de desenhos.

31. 30
Figura 21 – Folha do catálogo com instrução de Figura 22 – Folha do catálogo com instrução de
pesquisa. pesquisa (zoom da folha).
Figura 23 – Vista dos desenhos no módulo de Figura 24 – Detalhe: numeração dos desenhos.
arquivo vertical.
63.11.300 ?
Figura 25 – Detalhe: numeração dos desenhos. Figura 26 – Detalhe: numeração dos desenhos.
(desenhos dentro de um mesmo módulo de (o desenho 63.11.300 que deveria está aqui,
arquivo: números com formato diferente. está no arquivo EV 001 a 460.)
(EV.06.298 / 63.11.300* / EV.08.304.)
* Os dois primeiros dígitos representam o
número do módulo do arquivo, ou seja, o
desenho não está no local indicado no catálogo.

32. 31
Figura 27 – Vista dos desenhos no módulo de Figura 28 – Detalhe: numeração dos desenhos.
arquivo horizontal.
Figura 29 – Carimbo do desenho. Figura 30 – Detalhe: numeração dos desenhos.
(duas numerações na mesma folha:
H.06.003 (esta é a que consta no Catálogo)
35.06.327?).
Figura 31 – Desenhos no módulo de arquivo Figura 32 – Desenhos no módulo de arquivo
vertical. vertical.
(Agências que não constam no catálogo - estão dispostas por ordem alfabética).

33. 32
Figura 33 – Identificação do módulo de arquivo Figura 34 – Identificação do módulo de arquivo
vertical. vertical.
Figura 35 – Identificação do módulo de arquivo Figura 36 – Identificação do módulo de arquivo
vertical. vertical.
Figura 37 – Identificação do módulo de arquivo Figura 38 – Identificação do módulo de arquivo
vertical. vertical.

34. 33
Figura 39 – Identificação do módulo de arquivo Figura 40 – Identificação do módulo de arquivo
vertical. vertical.
Figura 41 – Identificação do módulo de arquivo Figura 42 – Identificação do módulo de arquivo
horizontal. horizontal.
Figura 43 – Caixas com conteúdos diversos. Figura 44 – Caixas com conteúdos diversos.

35. 34
Figura 45 – Conteúdo da caixa. Figura 46 – Etiqueta de identificação da caixa.
(dentro da caixa 168576650 etiquetada como Agência GARIBALDI, há pastas das Agências
GRAMADO e GOIÂNIA. Os desenhos são diversos: arquitetura – elétrica – hidráulica – ar
condicionado – estrutura – telefonia. Em mais 2 caixas verificadas, há conteúdo de outras
Agências, além da relacionada na etiqueta).
Figura 47 – Módulos de aço para arquivamento Figura 48 – Identificação dos módulos de aço
de pastas suspensas. para arquivamento de pastas suspensas.
(Conteúdos diversos: cópias de desenhos / fotos / cópias de notas fiscais).

36. 35
Figura 49 – Conteúdo existente nos gaveteiros. Figura 50 – Conteúdo existente nos gaveteiros.
Figura 51 – Conteúdo existente nos gaveteiros. Figura 52 – Conteúdo existente nos gaveteiros.
Figura 53 – Desenhos em forma de canudo, Figura 54 – Malotes lacrados / conteúdo não
sobre a mesa. identificado.

37. 36
Figura 55 – Arquivo de madeira, com conteúdo Figura 56 – Arquivo de madeira, com conteúdo
diverso diverso.
Figura 57 – Arquivo de madeira, com conteúdo Figura 58 – Arquivo de madeira, com conteúdo
diverso. diverso.

38. 37
Figura 59 – Arquivo de madeira, com conteúdo Figura 60 – Arquivo de madeira, com conteúdo
diverso. diverso.
Figura 61 – Plotters danificadas (sucata). Figura 62 – Plotters danificadas (sucata).

39. 38
13 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE
A função do plano de classificação e da tabela de temporalidade como
instrumento arquivístico é primordial para a destinação dos documentos, pela
capacidade de orientar os técnicos na tarefa de seleção dos documentos a serem
eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
ou serem preservados como de guarda permanente.
Em arquivística a função classificação documental é definida
essencialmente, como um processo intelectual de identificação e de
reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas
características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde
que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de
convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente
estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em
categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos
(COUTURE et al,1999 p. 18 apud FARIA 2006, p. 34).
O esforço de organização do conjunto de documentos (arquivo) de uma
instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de classificação
gera, na maioria dos casos, um instrumento de gestão arquivística
denominado Plano de Classificação Documental - PCD. Portanto, o plano
de classificação é o instrumento desenvolvido por arquivístas para auxiliar
na organização das informações para a recuperação futura e para o
armazenamento ordenado; ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o
estoque informacional arquivístico da instituição.
[...] que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos
e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação
documental adotada e os organizada de forma hierárquica por meio das
unidades de classificação (FARIA 2006, p. 35).
Tabela 1 – Temporalidade dos documentos
PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO
ASSUNTO FASE FASE OBSERVAÇÕES
CORRENTE INTERMEDIÁRIA
FINAL
Os
Desenhos e documentos
documentos podem ser
Guarda
técnicos/legais 3 anos 5 anos recuperados
permanente
filiados ao mesmo para consulta
processo. em eventuais
necessidades.
O acervo de desenhos do Santander não dispõe de tabela de temporalidade;
portanto, não há controle sobre os prazos de guarda. E, também, não tem um plano
de classificação que proporcione a identificação precisa dos documentos.

40. 39
14 ACESSO
Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado,
recuperado, apresentado e interpretado. Portanto faz-se necessário promover a
descrição, mediante elaboração de instrumentos de pesquisa que garantam amplo
acesso às informações contidas nos documentos.
A facilidade de acesso aos documentos de arquivos permanentes fica
comprometida pela falta de classificação funcional na sua origem.
Promover o fácil acesso aos conteúdos descontextualizados tem se
mostrado como uma meta inatingível. Os manuais para organização de
arquivos tratam dos índices, por exemplo, como um recurso para o acesso
aos conteúdos dos documentos. Contudo, o volume documental dos
arquivos permanentes é sempre de dimensões gigantescas. Promover o
seu acesso através do Arranjo, que é a prioridade, é tarefa que tem
demandado muito tempo e recursos humanos, pois, normalmente, a
documentação que é recolhida às instituições arquivísticas não recebeu, na
origem, uma classificação funcional (RODRIGUES, 2006 P. 115).
O acesso ao acervo de desenhos do Santander é restrito aos funcionários do
setor Rede de Engenharia e a manipulação é feita pelo funcionário (único)
encarregado do arquivo.

41. 40
15 RECURSOS HUMANOS
O acervo de desenhos técnicos do Santander tem apenas um funcionário
(que não fica efetivamente no local onde os desenhos estão armazenados) para
atender às solicitações de consultas. As consultas ocorrem quando há reforma ou
ocorre algum problema técnico nas instalações do Ponto de venda (Agência). Então,
o engenheiro ou arquiteto responsável pela manutenção do Ponto de venda,
requisita para o funcionário do acervo os desenhos que necessita.
A atividade do funcionário consiste em ir até ao acervo selecionar/separar os
desenhos e providenciar as cópias para ser entregue ao solicitante. As cópias são
efetuadas por uma copiadora contratada, que envia o motoboy para retirar os
originais e após a execução do serviço os originais são devolvidos ao acervo
(deixados sobre os módulos para que posteriormente o funcionário do acervo vá até
ao local para guardá-los nos seus respectivos lugares); as cópias são encaminhadas
para o solicitante.

42. 41
16 INSTALAÇÕES E RECURSOS FÍSICOS
De acordo com as recomendações do Conselho Nacional de Arquivo (2001),
um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho
técnico e administrativo e possuir áreas de depósito reservadas, com condições
climáticas e de segurança especial.
Uma das principais funções dos arquivos é a proteção de seu acervo. A
escolha de materiais de construção, de acabamento e de equipamentos
deverá obedecer a rigorosas especificações de segurança contra acidentes,
agressão ambiental ou biológica, e assegurar boa conservação.
Para acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas
e cartazes, serão necessários móveis especiais para o acondicionamento
horizontal. As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para
evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de
conservação. Além de gavetas rasas, devem ser previstas mesas de
dimensões compatíveis com o formato desses documentos e dispostas de
forma a facilitar a retirada dos documentos das mapotecas, quando
necessário (RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTUÇÃO DE ARQUIVOS -
CONARQ, 2001 p.11).
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são
elementos vitais para prolongar a sobrevivência dos registros. As recomendações do
CONARQ são:
- A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação
diária de +/- 5%.
- A temperatura deve também estar relacionada com a umidade relativa.
- A temperatura ideal para documentos é 20º C, com variação diária de +/-
1º C.
- A estabilidade da temperatura e da UR é especialmente importante, e as
mudanças bruscas ou constantes são muito danosas
(RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTUÇÃO DE ARQUIVOS - CONARQ,
2001 p.14).
16.1 Instalações do acervo no Edifício Altino Arantes
O acervo de desenhos está instalado no 14º andar do Edifício Altino Arantes
(Edifício Banespa) na Rua João Brícola, 24, no centro da cidade de São Paulo. Os
desenhos acomodados em módulos de arquivos de aço (vertical/horizontal), como
pôde ser observado nas fotografias (item 12.1). O local não oferece condições
propícias para a guarda desses documentos, tanto pela forma como estão
acumulados como pelo risco de sinistros.

43. 42
Quadro 4 – Corte esquemático do edifício onde está armazenado o acervo de desenhos.
HALL
PV34
PV33
PV32
PV31
PV30
PV29
PV28
PV27
PV26
PV25
PV24
PV23
PV22
PV21
PV20
PV19
PV18
PV17
PV16
PV15
PV14 ACERVO DE DESENHOS ÁREA CONSTRUIDA – 551,00m²
PV13
PV12
PV11
PV10
PV09
PV08
PV07
PV06
PV05
PV04
PV03
PV02
PV01
PV00 TÉRREO RECEPÇÃO
SS01
2
O imóvel de 36 pavimentos, com 15.845m de área construída, está
avaliado em R$48.000.000,00 (quarenta e oito milhões de reais). A área do
2
acervo está situada no 14º andar (551m ) equivale à R$1.653.000,00 (um
milhão seiscentos e cinquenta e três mil reais). O valor locatício da área
ocupada pelo acervo de desenhos está estimado em R$114.000,00 (cento e
quatorze mil reais/mês).
Fonte: BDU – Bens De Uso (abr. 2009)

44. 43
16.2 Recursos físicos
O recurso físico para guarda do material estimado em 55.000 (cinquenta e
cinco mil) desenhos é composto por:
- 58 módulos de arquivo de aço para armazenagem vertical;
-12 módulos de arquivo de aço para armazenagem horizontal (c/ 5 gavetas cada);
-11 módulos de arquivo de aço para armazenagem de pastas suspensas (c/ 4
gavetas cada).
O sistema de arquivamento é o indireto. A listagem dos desenhos está
relatada em 6 volumes (ver item 12.1, figuras de 9 a 20).

45. 44
17 NORMAS E PROCEDIMENTOS
O acervo não possui diretrizes para o arquivamento além do que já foi
exposto no Capítulo 12 (organização). A ausência de um plano de classificação
resulta em dificuldade de mapeamento/localização dos documentos produzidos. A
não conformidade da codificação gera dúvidas e é ineficaz para a recuperação das
informações. A falta de uma tabela de temporalidade transformou o acervo de
desenhos em um depósito de “massa acumulada”.
17.1 Esquema proposto para nomenclatura (físico e digital/eletrônico)
Para que ocorra melhorias significativas se faz necessário efetuar a
classificação dos desenhos atribuindo-lhes nomenclatura padronizada e a
reordenação para que sejam guardados adequadamente, o que possibilitará controle
organização e fácil acesso.
A figura abaixo representa o formato modelo de nomenclatura elaborado para
a adequação do acervo de desenhos, proporcionando a identificação de sua
proveniência. É composto por: 32 caracteres, incluindo os hífens, EM CAIXA ALTA,
sem acentuação/pontuação (pode ser aplicado para os desenhos físicos bem como
eletrônicos/digitais).
CÓDIGO DA UNIDADE
ESPÉCIE DO LOCAL (PONTO DE VENDA)
UNIDADE DA FEDERAÇÃO
ANO
MÊS
TIPO DO DOCUMENTO
DISCIPLINA DO DOCUMENTO
MODIFICADOR
NÚMERO DA REVISÃO
CCCCEEE-UU-AAAAMM-TT-DDD-MMMM-R0 Sintaxe
Figura 63 – Sintaxe da nomenclatura

46. 45
17.1.1 Caracteres para descrição/identificação (tipos de documentos)
Tabela 2 - Descrição/ identificação de tipos de documentos
Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)
TIPOS DE DOCUMENTOS TT
ANÁLISE CRÍTICA DE DOCUMENTOS CONTRATUAIS AD
ANÁLISE CRÍTICA PELA ADMINISTRAÇÃO AC
APONTAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTO AH
AS BUILT AB
ATA AT
ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL AG
ATA DE REUNIÃO AR
AUDITORIA DE PROCESSO AP
AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO AU
AUTORIZAÇÃO PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS FORA DO ESCOPO AV
BOLETIM DE MEDIÇÃO BM
CADERNOS TÉCNICOS DE LOJISTAS CL
CARTÃO CGC - CNPJ CG
CATÁLOGO E AMOSTRA CA
CERTIDÃO NEGATIVA CN
CHECK LIST PARA RECEBIMENTOS LOCAIS CK
CONCORRÊNCIA PX
CONDIÇÕES CLIMÁTICAS QC
CONTRATO CJ
CONTRATO SOCIAL CS
CONTROLE DE EMISSÃO, CIRCULAÇÃO, FLUXO DE DOCUMENTOS WA
CONTROLE DE PENDÊNCIAS DE OBRA PO
CONTROLE DE PROJETOS “COMO CONSTRUÍDO” CC
CONTROLE DOCUMENTOS TÉCNICOS WT
CONTROLE FINANCEIRO WB
CONTROLE INTERNO DE CUSTOS CZ
CONTROLE PARA UTILIZAÇÃO DA GARAGEM CI
CRITERIO DE PROJETO CP
CRONOGRAMA CR
DETALHES DE SERRALHERIA DS
DETALHES PADRÃO DP
DIÁRIO DE OBRA DO
DOCUMENTOS DC
DOCUMENTOS LEGAIS DL
DUPLICATA / FATURA DF
ENSAIO TECNOLÓGICO EG
ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA ET
ESPECIFICACOES EE
ESTUDO DE VIABILIDADE TECNICA EV
ESTUDO OU DESENHO CONCEITUAL EC
ESTUDO PRELIMINAR (VIABILIDADE) EP
FISCALIZAÇÃO TÉCNICA DE OBRA FO
FLUXO FINANCEIRO FF
FLUXOGRAMA FX
FOLHA DE PAGAMENTO FP
GUIA DE RECOLHIMENTO GR
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS - GRD GD
LAYOUT LO
LEVANTAMENTO LV
LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO LP
LICITACAO LC

47. 46
Tabela 2 - Descrição/ identificação de tipos de documentos
Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)
(continuação)
TIPOS DE DOCUMENTOS TT
LISTA MESTRA LM
LISTAGEM DE CÓDIGOS DE EQUIPAMENTOS CE
LISTAGEM DE EQUIPAMENTOS LE
LIVRO DE FREQÜÊNCIA LQ
LIVRO DIÁRIO LD
LIVRO RAZÃO LR
MANUAL MN
MAPA DE ACABAMENTOS MA
MAPA DE EQUALIZAÇÃO ME
MEMO DE EXCESSAO MX
MEMORIAL MM
MEMORIAL DE CÁLCULO MC
MEMORIAL DESCRITIVO MD
MEMORIAL QUANTITATIVO MQ
NORMAS INTERNAS NR
NOTA FISCAL NF
OBRAS OB
ORDEM DE SERVIÇO OS
PLANILHA PN
PLANO DE CONTAS PC
POSIÇÃO DE FÉRIAS/ACOMPANHAMENTO PF
PRESTAÇÃO DE CONTAS PG
PROCEDIMENTO PR
PROCURAÇÃO PS
PROGRAMAÇÃO/PREVISÃO DE PAGAMENTOS PV
PROJETO - LEGAL PL
PROJETO - PADRÃO PJ
PROJETO EXECUTIVO PE
PRONTUÁRIO PT
PROPOSTA PP
RELATÓRIO RT
RELATÓRIO DE ANÁLISE CRÍTICA DE DOCUMENTOS CONTRATUAIS RA
RELATÓRIO DE CONSULTA TÉCNICA (RCT) RC
RELATÓRIO DE CONTATO RL
RELATÓRIO DE DESPESAS RD
RELATÓRIO DE ENSAIO TECNOLÓGICO RS
RELATÓRIO DE NÃO-CONFORMIDADE (RNC) NC
RELATÓRIO DE TREINAMENTO RM
ROLL OUT RO
SIMULACAO SM
SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE ESCRITÓRIO SE
SUPRIMENTOS SP
TABELA DE CARGA DE EQUIPAMENTOS TE
TEMPLATE TP
TERMO DE RECEBIMENTO DE SERVIÇOS TS
TERMO DE VISTORIA DO LOCAL TV
VALORES CONTRATUAIS VC

48. 47
17.1.2 Caracteres para descrição/identificação (disciplinas de documentos)
Tabela 3 - Descrição/ identificação de disciplinas de documentos
Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)
DISCIPLINAS DE DOCUMENTOS DDD
ACESSIBILIDADE ACE
ANDAMENTO DOS SERVIÇOS ANS
ARQUITETURA ARQ
AUTOMAÇÃO COMERCIAL ATC
AUTOMAÇÃO PREDIAL E SEGURANÇA ATP
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES AVF
CLIMATIZAÇÃO CLI
COMUNICAÇÃO VISUAL EXTERNA CVE
COMUNICAÇÃO VISUAL INERNA CVI
CONSTRUÇÃO CIVIL (GERAL) CCI
CONTROLE AMBIENTAL (VENTILAÇÃO, EXAUSTÃO, AR CONDICIONADO,
AQUECIMENTO) CAM
CONTROLE DE DESPESAS CRD
CONTROLE FINANCEIRO CFN
COORDENAÇÃO DE PROJETOS CPJ
DECORAÇÃO E INTERIORES DCI
DETECTORES DE FUMAÇA DTF
ENGENHARIA ENG
EQUIPAMENTOS ELÉTRICOS EQE
EQUIPAMENTOS MECÂNICOS EQM
ESTRUTURA EST
ESTRUTURAS DE CONCRETO ECC
ESTRUTURAS/COBERTURAS METÁLICAS ECM
EXTINTORES EXT
FISCALIZAÇÃO DE OBRAS FSO
FUNDAÇÕES FND
GERAL GER
GERENCIAMENTO (GERAL) GEG
GERENCIAMENTO DE OBRAS GOB
GESTÃO DA QUALIDADE GQT
HIDRANTES HDT
IMPERMEABILIZAÇÃO IMP
INSTALAÇÕES DE GÁS IGS
INSTALACOES ELETRICAS ELE
INSTALAÇÕES ELÉTRICAS (GERAL) IEL
INSTALACOES HIDRAULICAS HID
INSTALAÇÕES HIDROSSANITÁRIAS HIS
INSTALAÇÕES MECÂNICAS (GERAL) INM
INSTRUMENTAÇÃO E CONTROLE ISC
ISOLAMENTO TÉRMICO E ACÚSTICO ITA
LUMINOTÉCNICA LUM
MECÂNICA DOS SOLOS MCS
MEIO AMBIENTE MEA
OBRAS DE ARTE OAT
PADRONIZAÇÃO PDZ
PAISAGISMO PSG
PLANEJAMENTO E CONTROLE FÍSICOS PCF
PROCESSOS INDUSTRIAIS PRI
PROTEÇÃO E COMBATE A INCÊNDIO PCI
REDE VIÁRIA, ARRUAMENTOS, PAVIMENTAÇÃO RVA

49. 48
Tabela 3 - Descrição/ identificação de disciplinas de documentos
Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)
(continuação)
DISCIPLINAS DE DOCUMENTOS DDD
REDES EXTERNAS DE ENERGIA ELÉTRICA RDE
REDES EXTERNAS DE ESGOTO SANITÁRIO RDS
REDES EXTERNAS DE GÁS RDG
REDES EXTERNAS DE SUPERVISÃO PREDIAL RDP
REDES EXTERNAS DE TELECOMUNICAÇÕES RDC
REDES EXTERNAS DE TELEFONIA RDT
REFRIGERAÇÃO RFG
SANEAMENTO SAN
SEGURANÇA (GERAL) SEG
SERVIÇOS DIVERSOS SVD
SPRINKERS SPR
TERRAPLENAGEM, MOVIMENTO DE TERRA MTE
TOPOGRAFIA TOP
TRANSPORTES TRP
URBANISMO URB
17.1.3 Caracteres para descrição/identificação (modificadores de documentos)
Tabela 4 - Descrição/ identificação de modificadores de documentos
Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)
MODIFICADORES DE DOCUMENTOS MMMM
AMPLIAÇÕES AMPL
ANOTACAO DE RESPONSABILIDADE TECNICA ART1
APORTE APOR
APRESENTACOES APRS
APROVACOES APRV
ATESTADO ATES
AVALIACAO CONSTRUTORA AVCO
AVALIACAO GERENCIADORA AVGE
AVALIACAO LEVANTAMENTO AVLV
AVALIACAO PROJETISTA AVPR
BOMBEIRO BOMB
BRIEFING BRIF
CHECK LIST CLIT
CONFERIR CONF
CORTES CORT
CRONOGRAMA CRON
CUSTO CUST
ELEVAÇÕES ELEV
ENCARGOS ENCG
EXTRA EXTR
FICHA FICH
FLUXOGRAMA FLUX
FORMULARIO SOLICITAÇÃO FSOL
GERENCIAMENTO DE RESIDUO GRCD
GUIA GUIA
IMAGEM IMAG
IMPLANTAÇÃO IMPL

50. 49
Tabela 4 - Descrição/ identificação de modificadores de documentos
Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)
(continuação)
MODIFICADORES DE DOCUMENTOS MMMM
INDICE INDC
INICIO INIC
LISTA ( EX.: LISTA DE DESENHOS ) LIST
NUMERACAO FECHADA (0103 = 01/03;... 0303 = 03/03) 0103
NUMERACAO SEQUENCIAL (0001; 0002; 0003...) 0001
ORCAMENTO ORC1
PAISAGISMO PSMO
PLANILHA PLAN
PLANILHA LEVANTAMENTO PLEV
PLANILHA SEMANAL PS01
PLANTA DE COBERTURA COBE
PLANTAS BAIXAS PLBA
PLANTAS DE FORRO PLFO
PLANTAS DE PISO PLPI
RELATORIO RELT
RELATORIO ANTES E DEPOIS RADP
RELATORIO RESTRICOES LEGAIS RTL1
SOLICITAÇÃO DE ATIVIDADES - SHUT DOWN SDWN
TECNOLOGIA TELECOM TCOM
TERMO ENTREGA DE OBRA TEOB
TERMO ENTREGA QUIOSQUE TEQU
TERMO INICIO DE OBRA TIOB
TERMO INICIO E ENTREGA OBRA TIEO
VALIDACAO VALD

51. 50
17.2 Estimativa de custo para armazenagem em empresa terceirizada
Segue abaixo a estimativa (grosso modo) de custo para implantação da
guarda permanente do acervo de desenhos técnicos do Santander na empresa
Store.
Quadro 5 – Estimativa de custo para guarda dos desenhos técnicos.
Volume de desenhos técnicos: - 55.000 desenhos
Forma de armazenamento - em tubos de PVC (D=150mm; C=1,5m; E=2mm)
Quantidade de acumulação por tubo - 30 desenhos p/ tubo (1.850 tubos)
Kit armazenamento (tubo) - R$ 5,63. (p/ unidade)
- R$ 10.415,50 (total)
Tempo estimado para implantação - 30 desenhos /hora
- 240 desenhos /dia
- 4.800 desenhos /mês
- 12 meses (período para implantação no novo local)
Recursos Humanos (Store): - 1 digitador com dedicação integral
- 3 (Três) pesquisadores com dedicação integral
- Supervisão/coordenação do projeto, com dedicação
parcial
- R$ 11.500,00 (mês)
- R$ 138.000,00 (ano)
Valor estimado para implantação: - R$ 10.415,50 (kit armazenamento)
- R$ 138.000,00 (RH Store)
- R$ 148.415,50 (Total)
Custo mensal da guarda permanente - R$ 0,55 (p/ unidade)
(1.850 tubos): - R$ 1.017,50 /mês
Solicitação-separação do canudo e - R$ 3,10.
transporte-entrega até o solicitante:
Tempo entre a solicitação do canudo e entrega para consulta:
- solicitação feita até às 11h, a Store entrega até às 18h do mesmo dia.
- após ás 11h até 16h50min a Store entrega no dia seguinte até ás 13h.
- após ás 16h50min a Store entrega no dia seguinte até ás 18h.
O custo mensal estimado na gestão atual é de aproximadamente
R$115.000,00 (cento e quinze mil reais); conforme exposto no Quadro 5, numa
empresa terceirizada o custo mensal seria em torno de R$1.070,00 (um mil e setenta
reais). O gasto mensal ficaria em menos de 10% do custo atual.

52. 51
17.2.1 Identificação para o conteúdo em canudos de PVC.
Caracteres Descrição
1234AGE – código do Ponto de venda
SP – local: São Paulo
200905 – ano: 2009 / mês: 05
PE – Projeto Executivo
ARQ – Arquitetura
0001 – número do tubo
R0 – número da revisão
C1 C2 C3 C4
1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE-
L1
-SP- -SP- -SP- -SP-
-200905- -200905- -200905- -200905-
-PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ-
-0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0
1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE-
-SP- -SP- -SP- -SP-
L2
-200905- -200905- -200905- -200905-
-PE-ELE- -PE-ELE- -PE-ELE- -PE-ELE-
-0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0
1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE-
-SP- -SP- -SP- -SP-
L3
-200905- -200905- -200905- -200905-
-PE-HID- -PE-HID- -PE-HID- -PE-HID-
-0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0
4321PAB- 4321PAB- 4321PAB- 4321PAB-
-SP- -SP- -SP- -SP-
L4
-200905- -200905- -200905- -200905-
-PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ-
-0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0
5678PAE- 5678PAE- 5678PAE- 5678PAE-
-SP- -SP- -SP- -SP-
L5
-200905- -200905- -200905- -200905-
-PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ-
-0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0
Figura 64 – Estante colméia, para armazenagem de canudos.