Manual proced.servicios publicos univalle

Universidad
del Valle
FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA VERSIÓN DEFINITIVA DEL MANUAL
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Manual de Procedimientos
Página: 1 de 49
Fecha de Emisión:
Septiembre 2009
Título:
SERVICIOS AL PÚBLICO DE LA BIBLIOTECA
Elaborado por:
Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional
Área de Calidad y Mejoramiento
Revisado por:
Coordinador Área de Servicios al Público
Aprobado por:
Jefe División de Bibliotecas
BORRADOR
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVOS..............................................................................................................4
2. ALCANCE.................................................................................................................4
3. DEFINICIONES.........................................................................................................4
3.1. Biblioteca Mario Carvajal BMC ..........................................................................4
3.2. Búsqueda Bibliográfica ......................................................................................4
3.3. Capacitación de segundo nivel ..........................................................................5
3.4. Catálogo.............................................................................................................5
3.5. Casillero.............................................................................................................5
3.6. CCNPS ..............................................................................................................5
3.7. Colección ...........................................................................................................5
3.8. Colección de documentos de organismos internacionales ................................5
3.9. Colección de Referencia....................................................................................6
3.10. Colección de Reserva ....................................................................................6
3.11. Colección Especial .........................................................................................6
3.12. Colección General..........................................................................................6
3.13. Conmutación Bibliográfica..............................................................................6
3.14. Curso de Inducción.........................................................................................6
3.15. Hemeroteca....................................................................................................7
3.16. ISSN...............................................................................................................7

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Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 2 de 49
Fecha de Emisión:
Septiembre 2009
Título:
Elaborado por:
Institucional
Revisado por:
Aprobado por:
BORRADOR
3.17. ISTEC.............................................................................................................7
3.18. Mapoteca........................................................................................................7
3.19. Maqueteca......................................................................................................7
3.20. Membresía .....................................................................................................7
3.21. Multa...............................................................................................................7
3.22. OLIB ...............................................................................................................8
3.23. OPAC .............................................................................................................8
3.24. Préstamo Interbibliotecario.............................................................................8
3.25. Préstamo Interbibliotecario Internacional .......................................................8
3.26. Préstamo Interbibliotecario Local ...................................................................8
3.27. Préstamo Interbibliotecario Nacional..............................................................9
3.28. Programa Académico.....................................................................................9
3.29. Signatura Topográfica ....................................................................................9
3.30. Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD) .........................................9
3.31. Tesis...............................................................................................................9
3.32. Unidad Académica .........................................................................................9
3.33. Videoteca y Sonoteca...................................................................................10
3.34. Voucher ........................................................................................................10
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ........................................................11
5. PROCEDIMIENTOS ...............................................................................................12
5.1. Préstamo de Material Bibliográfico...................................................................12

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Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 3 de 49
Fecha de Emisión:
Septiembre 2009
Título:
Elaborado por:
Institucional
Revisado por:
Aprobado por:
BORRADOR
5.2. Renovación del Material Bibliográfico ..............................................................14
5.3. Cancelación del Material Bibliográfico .............................................................15
5.4. Reposición de Material Bibliográfico por Perdida o Daño ................................16
5.5. Capacitación a Usuarios de la Biblioteca.........................................................18
5.6. Información y Referencia .................................................................................21
5.7. Préstamo de Material de Hemeroteca..............................................................22
5.8. Préstamo de Material de Mapoteca .................................................................24
5.9. Préstamo de Material Audiovisual....................................................................25
5.10. Atención a Usuarios de la Mediateca ...........................................................30
5.11. Préstamo Interbibliotecario...........................................................................32
5.12. Registro y Pago de Multas ...........................................................................37
5.13. Asignación y Préstamo de Cubículos...........................................................39
5.14. Conmutación Bibliográfica............................................................................41
5.15. Administración de Casilleros ........................................................................43
6. PROCESOS RELACIONADOS..............................................................................48
7. FORMATOS............................................................................................................48
8. ANEXOS.................................................................................................................48

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Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 4 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
1. OBJETIVOS
• Describir los procedimientos requeridos para acceder a los servicios de las Bibliotecas
de la Universidad del Valle.
• Identificar en los procedimientos: la secuencia de actividades y sus responsables, las
evidencias o registros de su ejecución, la normatividad que lo rige y el alcance.
• Divulgar los procedimientos necesarios acceder a los servicios de las Bibliotecas de la
Universidad del Valle.
• Servir como punto de referencia documental en la inducción, capacitación y consulta de
las personas que lo requieran.
• Servir como medio de apoyo para el análisis, revisión y mejoramiento de los
procedimientos llevados a cabo.
2. ALCANCE
Comprende todos los procedimientos relacionados con el servicio al público de la
biblioteca, desde la solicitud del servicio por parte del usuario, hasta la prestación
satisfactoria del mismo; involucra todos los procesos que se deben realizar para tal fin.
3. DEFINICIONES
3.1. Biblioteca Mario Carvajal BMC
Biblioteca ubicada en el Campus Meléndez que presta una amplia variedad de servicios
bibliotecarios a los estudiantes de la Universidad del Valle y al público en general.
3.2. Búsqueda Bibliográfica
Consiste en la identificación, selección y obtención de información en las colecciones, las
bases de datos nacionales e internacionales y las redes de información, en respuesta a las
necesidades específicas planteadas por un usuario o una institución.

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Página: 5 de 49
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Junio de 2009
Título:
BORRADOR
3.3. Capacitación de segundo nivel
Taller programado para estudiantes de cuarto semestre en adelante, tesistas, asistentes
de investigación e investigadores con el propósito de realizar consultas más
especializadas. No es una capacitación obligatoria pero sí fundamental.
3.4. Catálogo
Fichero de registros bibliográficos, creado conforme a principios específicos y uniformes de
realización y siguiendo las directrices de una lista oficial de encabezamientos que describe
el material de la colección, biblioteca o grupo de estas.
Relación ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual libros,
documentos, personas, objetos, etc., que están relacionados entre sí.
3.5. Casillero
Sistema destinado para guardar las pertenencias de los usuarios, mientras se encuentra
utilizando los servicios y las instalaciones de la biblioteca.
3.6. CCNPS
Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas.
3.7. Colección
Agrupación del material bibliográfico de acuerdo a los diferentes campos del conocimiento
con el fin de facilitar la recuperación y consulta de los usuarios.
3.8. Colección de documentos de organismos internacionales
Conformada por las publicaciones editadas por organismos internacionales como
UNESCO, ONU, Banco Mundial, Organización Internacional del Trabajo, Organización
Mundial de la Salud, Organización Panamericana de la Salud, etc.

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Título:
BORRADOR
3.9. Colección de Referencia
Compuesta por material documental que brinda información rápida y puntual e introduce al
usuario en el conocimiento de un tema. Está conformada por: Enciclopedias, diccionarios,
catálogos, índices y bibliografías, entre otros.
3.10. Colección de Reserva
Conformada por el material bibliográfico de alta demanda que los docentes han solicitado
como texto guía de sus cursos y de los cuales se tienen varias copias.
3.11. Colección Especial
Conformada por materiales que por ser únicos o con un alto valor bibliográfico requieren
protección y condiciones de préstamo especiales. Hacen parte de esta: bibliotecas de
personajes ilustres de la región y del país, material que conforma la memoria institucional
de la Universidad del Valle y material publicado en y sobre el Valle del Cauca.
3.12. Colección General
Conformada por material bibliográfico para consulta interna y externa.
3.13. Conmutación Bibliográfica
Obtención de documentos que no se encuentran en la biblioteca de la Universidad, por
medio de convenios de intercambio de información con otros sitios.
3.14. Curso de Inducción
Taller programado especialmente para estudiantes de primer semestre con el propósito de
hacer más eficientes las búsquedas de información y a la vez hacer una difusión de los
servicios de la División de Bibliotecas.

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Título:
BORRADOR
3.15. Hemeroteca
Conformada por las publicaciones seriadas en papel, integradas básicamente por revistas,
periódicos y boletines.
3.16. ISSN
El ISSN (International Standard Serial Number) número internacional que identifica de
manera única un colección.
3.17. ISTEC
Consorcio de Educación Iberoamericana de Ciencia y Tecnología.
3.18. Mapoteca
Una mapoteca es la colección de material cartográfico sean estos mapas, atlas, cartas
náuticas, guías turísticas, planos y similares.
3.19. Maqueteca
Conformada por reproducciones a escala de edificios históricos y planos tridimensionales,
elaborados por estudiantes de la Universidad, especialmente protegidos en urnas.
3.20. Membresía
Vigencia de la cuenta del usuario.
3.21. Multa
Valor de cobro generado por la pérdida, daño o no devolución dentro de los plazos del
material bibliográfico en préstamo.

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Título:
BORRADOR
3.22. OLIB
Es un sistema Cliente / Servidor que permite el manejo integral de todo el sistema de la
biblioteca. El sistema permite efectuar la gestión de catalogación, Control de seriales,
Circulación y administración de usuarios, aspectos de mantenimiento, registro de deudas y
todos los procesos de búsqueda típicos de un sistema bibliotecario.
Cuenta adicionalmente con el sistema de búsqueda basado en una interfaz web (OPAC)
que brinda todas las funcionalidades de búsquedas que provee el sistema Cliente /
Servidor.
3.23. OPAC
Catálogo de Acceso Público en Línea de los materiales mantenidos en la biblioteca, al cual
pueden acceder los usuarios y el personal de la biblioteca a través de terminales de
computador.
3.24. Préstamo Interbibliotecario
Es el convenio interinstitucional que propende por el trabajo cooperativo entre bibliotecas
universitarias con el objetivo de compartir, en calidad de préstamo los recursos
bibliográficos disponibles.
Este servicio tiene la finalidad de ampliar y facilitar a los usuarios las posibilidades de
encontrar en otras bibliotecas los materiales que no existen en el Sistema de Bibliotecas
de la Universidad del Valle.
3.25. Préstamo Interbibliotecario Internacional
Es el convenio interinstitucional que permite el préstamo de materiales bibliográficos con
las universidades en el mundo que lo suscriben.
3.26. Préstamo Interbibliotecario Local
Es el convenio interinstitucional con las universidades ubicadas dentro de la ciudad.

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Título:
BORRADOR
3.27. Préstamo Interbibliotecario Nacional
Es el convenio interinstitucional con las universidades del país.
3.28. Programa Académico
Se entiende por programa de formación de pregrado la organización de los saberes
(teóricos, prácticos o teórico-prácticos) en un conjunto de experiencias académicas,
pedagógicas y culturales, acorde con las expectativas y demandas de formación en cada
campo profesional o tecnológico, las transformaciones y tendencias tecnológicas,
económicas, sociales y culturales del contexto y las condiciones legales y reglamentarias
vigentes.
3.29. Signatura Topográfica
Es un código formado por números y letras, o letras solamente, que identifica cada
documento y permite su ordenación en las estanterías. Va impreso sobre una etiqueta
adherida al documento que se denomina tejuelo.
3.30. Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD)
El sistema de clasificación decimal Dewey (SCDD) es un sistema de clasificación de la
información bibliográfica de las bibliotecas.
3.31. Tesis
Integrada por trabajos de investigación realizadas por los estudiantes de la Universidad del
Valle.
3.32. Unidad Académica
Una Unidad Académica (Escuela, Departamento, Área) es el organismo donde se origina
la programación académica, en consonancia con las políticas académicas de la
Universidad. Es la dependencia que diseña, ofrece y evalúa las asignaturas que integran la
estructura curricular de los Planes de Estudio y aprueba los programas, como también el
contenido de los instrumentos de evaluación de las asignaturas correspondientes que
realizan sus profesores.

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3.33. Videoteca y Sonoteca
Conformado por documentales, películas y grabaciones sonoras en formatos multimedia
(videos, película de 8 mm., discos en acetato, CD-ROM, partituras, DVD, casetes).
3.34. Voucher
Cupón internacional de pago.

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4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
• Ley 30 de Diciembre 28 de 1992, del Congreso de la República. “Por la cual se
organiza el servicio público de la Educación Superior”.
• Acuerdo 006 de Febrero 10 de 2003 del Consejo Superior. “Por la cual se define la
estructura organizacional de la División de Bibliotecas de la Universidad y se establece
su Planta definitiva de Cargos”.
• Resolución 031 de Junio 29 de 2007 del Consejo Superior. “Por la cual se establece el
reglamento para los usuarios de los servicios que ofrece la división de bibliotecas”.
• Ley 23 de Enero 28 de 1982 del Congreso de la República. Sobre Derechos de Autor.
• Sistema de Clasificación Dewey (Dewey Decimal System DDC)
• Reglas de Catalogación Angloamericanas (Anglo-American Cataloguing Rules 2
Edición)

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5. PROCEDIMIENTOS
▲: Actividad de Control
5.1. Préstamo de Material Bibliográfico
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
A- Ingresar al catálogo en línea de la
Universidad.
http://opac.univalle.edu.co/cgi-olib/opac.sh
Usuario
B- Buscar el material bibliográfico de acuerdo
a los criterios disponibles en el catálogo en
línea
Usuario
C- Solicitar el material bibliográfico a través
del sistema de pedidos, tomar el número de
pedido y dirigirse a la sala para recibir el
material solicitado (Sólo colección General y
Tesis de la BMC) ▲
Usuario
D- Diligenciar ficha de solicitud de préstamo y
presentar al bibliotecario (Colección Reserva,
Colección Especiales, Colección de
Documentos de Organismos Internacionales,
Colecciones de la Biblioteca San Fernando y
Hospital)
Usuario
Ficha de solicitud de
préstamo
E- Imprimir el pedido y buscar el material
bibliográfico. (Sólo colección General y tesis
de la Biblioteca Mario Carvajal)
Bibliotecario Tiquete
F- Buscar el material bibliográfico y llevarlo a
la ventanilla de atención al público Bibliotecario
1.Préstamo de
Material Bibliográfico
(Libros)
G-Solicitar al usuario los documentos
requeridos para el préstamo1 y la modalidad
del préstamo (Préstamo Interno o Externo)
Bibliotecario
Verificación de
documentos
1
Resolución 031 de 2007 del Consejo Superior.

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BORRADOR
H-Presentar documento debidamente
actualizado requerido para realizar el
préstamo e informar la modalidad del
préstamo.
Usuario
Documento de
identificación
I- Verificar los documentos presentados por el
usuario y realizar la lectura del código de
barras del carné y del material bibliográfico a
ser prestado ▲
Bibliotecario
J- Desmagnetizar el material bibliográfico y
colocar la etiqueta de fecha de entrega (Sólo
sí el material bibliográfico y el usuario están
habilitados para préstamo externo) ▲
Bibliotecario Etiqueta
K- Entregar el material bibliográfico y el
documento de identificación al usuario Bibliotecario

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BORRADOR
5.2. Renovación del Material Bibliográfico
A- Solicitar en la ventanillas de las Colecciones
de la División de Bibliotecas de la renovación
del préstamo, presentar documento de
identificación y el material bibliográfico a
renovar.
Usuario
B- Revisar el documento presentado por el
usuario, cambiar la opción en el sistema (Pasar
de Auto a Renovación) y leer el código de
barras del material a ser renovado ▲
Bibliotecario Cuenta del usuario
C- Renovar el préstamo del material
bibliográfico en el sistema
D- Colocar la etiqueta de fecha de entrega al
material bibliográfico. Bibliotecario Etiqueta
E- Entregar el material y el documento de
identificación al usuario. Bibliotecario
1.Renovación
Presencial de
Material
Bibliográfico
F- Cambiar la opción en el sistema (Pasar de
Renovación a Auto)
Bibliotecario
A- Ingresar a la cuenta de usuario a través de
la página http://biblioteca.univalle.edu.co Usuario
B- Seleccionar el material bibliográfico a
renovar. Usuario Cuenta de usuario
2.Renovación de
material bibliográfico
de la colección
general vía web
C- Realizar la renovación en el sistema ▲ Usuario
A- Realizar llamada al número telefónico
disponible para la renovación de material
bibliográfico.
Usuario
B- Atender la solicitud de renovación del
préstamo del material bibliográfico Bibliotecario
3.Renovación de
de la colección
general vía
telefónica
C- Realizar la renovación en el sistema e
informar al solicitante la fecha de devolución
del material bibliográfico
Bibliotecario Cuenta de usuario

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Título:
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5.3. Cancelación del Material Bibliográfico
A- Solicitar en las ventanillas de las Colecciones
de la División de Bibliotecas la cancelación del
material bibliográfico.
Usuario
B- Realizar la lectura del código de barras del
material bibliográfico. (No aplica para colección
especial)
Bibliotecario
C- Cancelar el material bibliográfico en el
sistema. (No aplica para colección especial) Bibliotecario Cuenta de usuario
D- Verificar en el sistema si el material tiene
reserva (Sólo Colección General) ▲ Bibliotecario
E- Anotar nombre de usuario, código del
solicitante y la fecha de entrega al usuario que
solicitó la reserva. (Sólo libros de general con
reserva)
Bibliotecario
F- Llevar el material bibliográfico al módulo de
libros reservados. (Sólo libros de general con
reserva)
Bibliotecario
G- Colocar el material bibliográfico cancelado en
el carro transportador según la clasificación
establecida.
Bibliotecario
H- Magnetizar el material bibliográfico. ▲
Bibliotecario
1.Cancelación de
I- Ubicar el material bibliográfico en los estantes
de acuerdo a la clasificación establecida.
Bibliotecario
A- Devolver el material al bibliotecario
(Publicaciones periódicas y/o mapas) Usuario Material devuelto
2.Cancelación de
material
bibliográfico de la
mapoteca y
hemeroteca
B- Verificar que el material bibliográfico
devuelto esté completo y en las mismas
condiciones que se prestó y entregar
documento de identificación al usuario ▲
Bibliotecario

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Título:
BORRADOR
C- Realizar la cancelación del material en el
sistema. (Sólo material de Mapoteca) y
Publicaciones periódicas que tengan código de
barras.
Bibliotecario
D- Clasificar la ficha de solicitud en orden
alfabético en la mesa respectiva. (Sólo
Hemeroteca)
Bibliotecario
2.Cancelación de
material
bibliográfico de la
mapoteca y
hemeroteca
E- Ubicar el material bibliográfico en los
estantes.
Bibliotecario
5.4. Reposición de Material Bibliográfico por Perdida o Daño
A- Reportar la pérdida o daño del libro en el Área
Servicios Especiales de la División de bibliotecas.
Usuario
1. Reporte de
pérdida o daño de
libro por parte del
usuario
B- Verificar la magnitud del daño del libro. Si es
daño menor realizar la etapa 2, si es daño mayor
o pérdida de libro realizar la etapa 3
Profesional
A- Informar al usuario el valor que debe cancelar
por la reparación del libro de acuerdo a la política
de cobro de multas de la División de Bibliotecas .
Profesional
Coordinador
B- Colocar una alerta en la cuenta del usuario,
especificando el motivo.
Profesional OLIB
C- Cancelar en Pagaduría el valor de la
reparación del libro en la Sede Melendez o en la
Biblioteca San Fernando.
Usuario
Comprobante de
pago
D- Llevar el comprobante de pago al Área de
Servicios al Público de la División de Bibliotecas.
Usuario
2. Daño menor de
libro
E- Diligenciar formato de pago de encuadernación
de libros.
Profesional
oBibliotecario
Original formato de
pago de
encuadernación de
libros

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Página: 17 de 49
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Título:
BORRADOR
F- Cancelar la alerta en la cuenta usuario en el
OLIB.
Profesional o
Bibliotecario
OLIB
G- Enviar la copia del formato de pago de
encuadernación con el libro(s) al Área de
Procesos Técnicos.
Profesional o
Bibliotecario
Copia formato de
pago de
encuadernación de
libros
A- Informar al usuario que debe reponer el
material y darle a conocer el reglamento.
Profesional o
Coordinador
B- Colocar una alerta en la cuenta del usuario,
especificando el tipo de daño.
Profesional o
Coordinador
OLIB
C- Suministrar al usuario los datos completos del
material a reponer
Profesional o
Coordinador
D- Cotizar el Material con los Proveedores si
fuese necesario.
Coordinador
E- Informar al área de servicios si consiguió el
material. Entregar al Área de Servicios Especiales
el material en reposición. De lo contrario ir al paso
I.
Usuario
F- Cancelar la alerta del usuario en el sistema de
la biblioteca.
Profesional o
Bibliotecario
G- Diligenciar el formato de reposición de libros
perdidos por usuarios, especificando el título del
libro que trae en reposición, entregar el libro al
Área de Procesos Técnicos y archivar la copia
del Formato.
Profesional o
Bibliotecario
Formato de
reposición de libros
perdidos
H- Cambiar la disponibilidad del material en el
sistema por material perdido reposición año.
Profesional o
Bibliotecario
I- Informar al usuario el valor del libro teniendo en
cuenta el reglamento.
Profesional o
Bibliotecario
J- Cancelar en Pagaduría el valor del libro.
Usuario
Comprobante de
pago
K- Llevar el comprobante de pago al área de
servicios de la biblioteca.
Usuario
3. Daño mayor o
pérdida de libro
L- Cancelar la alerta del usuario en el sistema de
la biblioteca.
Profesional o
Bibliotecario

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MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 18 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
M- Diligenciar el formato de reposición de libros
perdidos por usuarios, relacionando en
observaciones el consecutivo del comprobante de
pago y archivar una copia.
Profesional o
Bibliotecario
Original formato de
perdidos por usuarios
N- Enviar la copia del formato de reposición de
libros perdidos por usuarios al área de procesos
técnicos para su compra.
Profesional o
Bibliotecario
Copia formato de
perdidos por usuarios
5.5. Capacitación a Usuarios de la Biblioteca
A- Consultar Calendario Académico del período
académico, para determinar las fechas para las
inducciones.
Profesional
/Bibliotecario
B- Enviar listado de admitidos y memorando
indicando la clave para ingresar a la página
web de admisiones, al Área de Servicios
Especiales de la Biblioteca Mario Carvajal.
Coordinador del Área
de admisiones
C- Diligenciar con la clave en la pagina
http://admisiones.univalle.edu.co/new/ el
formato de Citación de Admitidos a primer
semestre (Plan, cupos, jornada, instructor
asignado, hora y fecha de inducción, y sala
Profesional /
Bibliotecario
Formato web
Citación de
Admitidos a primer
semestre de
pagina de
D- Publicar en la página web de la biblioteca y
de Registro Académico la programación de los
cursos de inducción. (Usando la clave
proporcionada)
Profesional /
Bibliotecario
Formato página
web
E- Asistir al curso de inducción en la fecha
establecida por la División de Bibliotecas. Usuario
F- Supervisar y coordinar el desarrollo del curso
de inducción ▲ Profesional
1.Inducción a
estudiantes de primer
semestre
G- Realizar la inducción y entregar folleto con la
información referente a la biblioteca.
Profesional /
Bibliotecario

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Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 19 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
H- Llenar el formato de asistencia al curso de
inducción. Usuario
Formato de
Asistencia
I- Enviar los códigos de usuario registrados en
el formato del curso de inducción al profesional
de sistemas de la biblioteca.
Profesional
Formato de
Asistencia
J- Registrar en el sistema de la biblioteca los
códigos de los usuarios que se encuentran en el
formato para activar la cuenta del usuario ▲
Ingeniero de Sistemas
Biblioteca
Sistema de la
biblioteca
K- Solicitar al área de Servicios Especiales de la
biblioteca la activación del servicio de préstamo.
(Sólo si realizo el curso y la cuenta no fue
activada)
Usuario
L-Buscar su firma en el Formato de Asistencia
(Proporcionado por Bibliotecario), y confirmar
que si se presenció la inducción. (Sólo si la
cuenta no fue activada)
Usuario
Formato Inducción
a Estudiantes
Primer Semestre
M- Verificar su condición de estudiante regular
de la biblioteca y activar la cuenta de usuario.
(Sólo si el usuario comprueba que firmo el
formato de asistencia) ▲
Profesional
N- Consultar la programación de las
inducciones anexas2 para realizar la inducción.
(Sólo si el estudiante no fue a la inducción que
le correspondía).
-Si el estudiante no acude a las anteriores
deberá esperar un semestre para acceder a los
servicios de la Biblioteca.
Usuario
1.Inducción a
estudiantes de primer
semestre
O- Utilizar los servicios de la Biblioteca.(Sólo si
el usuario tiene su cuenta activada)
Usuario
2
Inducciones para segundo, tercer llamado, trasferencias y una final.

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Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 20 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
A- Enviar correo a partir de las listas de correo
que posee la biblioteca de directores de plan,
docentes y estudiantes informándoles sobre el
servicio de capacitación de segundo nivel.
Profesional Correo electrónico
B- Llamar o enviar correo electrónico al área
de servicios especiales para solicitar la
capacitación, especificando el número de
participantes, fecha, términos especiales
relacionados con los interesados, etc.
Usuario
2. Capacitaciones
Especializadas
C- Llenar el formato de solicitud con la
información en caso de que la solicitud sea vía
telefónica o imprimir la solicitud en caso de que
esta se haya realizado vía correo electrónico.
Profesional
Formato de
Solicitud para
Capacitación
Especializada
D- Archivar la solicitud en la carpeta de
capacitación. Profesional
E- Preparar la capacitación de acuerdo a los
temas de interés de quienes solicitaron la
capacitación.
Profesional
F- Realizar la estrategia de búsqueda con los
términos proporcionados por los interesados.
Profesional
G- Realizar la capacitación.
Profesional
H- Circular el formato de asistencia de
capacitaciones especializadas entre los
asistentes, para realizar el control.
Profesional
Formato Asistencia
Capacitaciones
Especializadas
2. Capacitaciones
Especializadas
I- Archivar el formato con solicitud. Los correos
ingresados por los usuarios asistentes, serán
utilizados para la actualización de la base de
datos
Profesional
Formato Asistencia
Capacitaciones
Especializadas

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 21 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.6. Información y Referencia
A- Solicitar información acerca de los servicios
y recursos que posee la Biblioteca. Usuario
1.Información al
Usuario
B- Atender y dar respuesta a las solicitudes de
los usuarios, orientando sobre el manejo de
los recursos y servicios de la Biblioteca.
Bibliotecario
A- Buscar en el Catálogo bibliográfico OLIB, a
través de la página de Internet de la Biblioteca
http://biblioteca.univalle.edu.co
Usuario
B- Ir a la colección de referencia de la
biblioteca. Usuario
C- Orientar al usuario en búsquedas
avanzadas de la información en las diferentes
fuentes bibliográficas.
Bibliotecario
D- Orientar al usuario sobre la localización del
material bibliográfico. Bibliotecario
E- Realizar la consulta bibliográfica.
Usuario
F- Recoger el material bibliográfico que se
encuentra sobre las mesas. Bibliotecario
G- Registrar la consulta del material
bibliográfico en el sistema de la Biblioteca.▲ Bibliotecario
H- Realizar la clasificación del material
bibliográfico. Bibliotecario
2. Consulta del
Material Bibliográfico
de la Colección de
Referencia
I- Ubicar el material en el estante respectivo. Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 22 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.7. Préstamo de Material de Hemeroteca
A-Tomar el título, el año y el volumen del
material a prestar (Diligenciar ficha de solicitud
de préstamo)
Usuario
Ficha de solicitud
de préstamo
B- Ir a la ventanilla de Hemeroteca, segundo
piso Biblioteca Mario Carvajal, o en la colección
de la Biblioteca San Fernando. Usuario
C- Entregar la ficha de solicitud de préstamo del
material bibliográfico. Usuario
D- Buscar la publicación periódica.
Bibliotecario
E- Presentar documento de identificación para
realizar el préstamo. Recuerde que el material
de la Hemeroteca solo se presta internamente.
Usuario
F- Ingresar el préstamo en la cuenta del
usuario.
G- Colocar el documento de identificación y la
ficha bibliográfica en la mesa, en respectivo
orden alfabético y entregar el material
verificando en la ficha el numero de ejemplares
prestados. Si el material tiene código de barras
asignado se ingresa en la cuenta del usuario.
Bibliotecario
H- Consultar la publicación y devolverla en la
respectiva colección, esperar la devolución del
documento de identificación en caso de haberlo
dejado.
Usuario
I- Verificar que las publicaciones periódicas
estén completas y en las mismas condiciones
de préstamo. Una vez revisado entregar
documento de identificación al usuario.
Bibliotecario
1. Préstamo de
material de
Hemeroteca
J- Colocar las publicaciones periódicas en los
estantes. Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 23 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
A. Realizar la búsqueda en el OPAC acerca de
la norma técnica requerida o acérquese a la
colección de Hemeroteca para que le brinden
información de la norma técnica requerida.
Usuario
B. Llenar la ficha con el nombre de la norma , el
numero y los datos del usuario.
Usuario Ficha de solicitud
de préstamo
C. Recibir la ficha y realizar la búsqueda de la
norma. Una vez se encuentre se le indica al
usuario que siga a la sala interna de la
hemeroteca y se realiza la entrega de la norma.
Bibliotecario
D- Registrar el documento de identificación y del
material a ser prestado. Bibliotecario Cuenta del usuario
E- Realizar la consulta. Recuerde que las
normas técnicas no se pueden fotocopiar. Usuario
F- Una vez terminada la consulta se debe
indicar al bibliotecario y hacer la entrega del
material.
Usuario
2. Préstamo de
normas técnicas
Biblioteca Mario
Carvajal.
G- Verificar que ellas normas devueltas estén
completas y en las mismas condiciones que se
prestaron. Una vez revisado entregar
documento de identificación al usuario.
Bibliotecario
A. Acercarse a la colección de Hemeroteca de
la Biblioteca Mario Carvajal o San Fernando y
preguntar por el servicio de Microfilms al
bibliotecario encargado.
Usuario
B. Brindar al usuario los listados de microfilms
con que se cuente Bibliotecario
C. Solicitar el material requerido .
Usuario
3. Préstamo de
Microfilms Biblioteca
Mario Carvajal.
D. Pedir el documento de identificación al
usuario y buscar el Microfilm requerido en los
estantes (Biblioteca Mario Carvajal), o solicitar
en el Área de Servicios Especiales (Biblioteca
San Fernando).
Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 24 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
D. Brindar al usuario la consulta en los lectores
de Microfilms.
Profesional o
Bibliotecario
E. Explicar al usuario el correcto uso del lector
de Microfilms.
Profesional o
Bibliotecario
F. Realizar la consulta y indicarle al bibliotecario
una vez termine esta. Usuario
3. Préstamo de
Microfilms.
G. El bibliotecario debe entregar el documento
de identificación al usuario y ubicar el Microfilm
en el mueble respectivo.
Profesional o
Bibliotecario
5.8. Préstamo de Material de Mapoteca3
A. Registrar signatura topográfica del material
requerido. Usuario
Ficha de solicitud
de préstamo
B. Ir al área de Mapoteca, tercer piso
Biblioteca Mario Carvajal. Usuario
C. Entregar la ficha de solicitud de préstamo
del material requerido. Usuario
Ficha de solicitud
de préstamo
D. Buscar el material requerido. Revisar si el
material es de préstamo interno o externo. Bibliotecario
1. Préstamo de
Material Mapoteca.
E. Presentar documento de identificación para
el préstamo. Usuario
3
Esta colección solo se encuentra en la Biblioteca Mario Carvajal.

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 25 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
F. Revisar el documento de identificación,
registrar el préstamo en la cuenta del usuario y
poner la etiqueta de fecha de entrega.
Bibliotecario Cuenta del Usuario
G. Entregar el material y el documento de
identificación a usuario.
Bibliotecario
H. Si el material es de préstamo interno,
ingresar en cuenta de bibliotecario por la
opción devolución sin préstamo.
Bibliotecario
Cuenta del
Bibliotecario
H. Dar servicio de cámara digital si el usuario
desea reproducir material de préstamo interno.
Bibliotecario
I. Usar el material y devolverlo al bibliotecario
encargado.
Usuario
5.9. Préstamo de Material Audiovisual
A- Realizar la búsqueda bibliográfica a través
del OLIB en la página de Internet de la
biblioteca http://biblioteca.univalle.edu.co (Sí el
usuario no conoce el material)
Usuario
B- Ir al área de Videoteca-Sonoteca
Usuario
C- Informar el título, el autor y/o signatura del
material audiovisual. Usuario
1.Préstamo de
material audiovisual
D- Verificar el tipo de material para préstamo.
(Casete, acetato, CD o material audiovisual)
Una vez definido ubicarse en la etapa
correspondiente ▲
Bibliotecario
2.Préstamo de
casetes
A- Buscar el material y solicitar documento de
identificación al usuario. Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 26 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
B- Ingresar al OLIB para hacer el préstamo vía
alerta (número de referencia de los casetes,
fecha de préstamo y vencimiento). Bibliotecario
Base de datos
OLIB (vía web)
C- Sellar la fecha de vencimiento en las
etiquetas de préstamo. Bibliotecario
D- Indicar al usuario del término y las
condiciones de préstamo. Bibliotecario
E- Entregar el documento de identificación y
los casetes al usuario.
Bibliotecario
A- Verificar la disponibilidad de la cabina de
audio y consultar en la base de datos la
signatura del material o el número de
clasificación de los acetatos ▲
Usuario
B- Buscar el material en el estante y solicitar el
documento de identificación al usuario. Bibliotecario
C- Ubicar al usuario en la cabina
correspondiente. Bibliotecario
3.Préstamo de discos
en acetato
D- Escuchar el material y reclamar el
documento de identificación cuando termine. Usuario
E- Entregar el documento al solicitante.
Bibliotecario
3.Préstamo de discos
en acetato
F- Retirar el acetato del tornamesa y ubicar el
acetato en el estante Bibliotecario
A- Verificar la disponibilidad de equipos. Si no
hay equipos indicar al usuario que debe
esperar hasta que desocupen un equipo. ▲
Bibliotecario
B- Si hay disponibilidad de equipo, recibir el
pedido y buscar el CD y el cancionero en la
estante por signatura topográfica
Bibliotecario
C-Solicitar documento de identificación al
usuario. Bibliotecario
D- Prestar el material en la cuenta del usuario
Bibliotecario
Base de datos
OLIB
4. Préstamo de CD
D- Ubicar el usuario en el equipo. Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 27 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
E- Escuchar el material y reclamar el
documento de identificación al terminar de
escucharlo.
Usuario
F- Retirar el material del equipo. Bibliotecario
G- Cancelar el préstamo del material en el
OLIB. ▲
Bibliotecario
Base de datos
OLIB
H- Ubicar el material en el estante respectivo. Bibliotecario
A- Consultar en la base de datos la signatura
del material o el número de clasificación. Usuario
Base de datos
OLIB (vía web)
B- Verificar la disponibilidad de equipos. ▲ Bibliotecario
C-Si no hay disponibilidad de equipos, indicar
al usuario las opciones de horas para hacer la
reserva y confirmar el horario y el tipo de
equipo al solicitante.
Bibliotecario
5.Préstamo material
audiovisual (VHS Y
DVD)
D- Recibir el pedido. Bibliotecario
E- Buscar el material en el estante.
Bibliotecario
F- Solicitar documento de identificación al
G- Verificar si el usuario se encuentra activo en
la base de datos, sino se encuentra activo
informar el valor del servicio. Si el usuario está
activo realizar el préstamo, cargando el
material en la cuenta del usuario. ▲
Bibliotecario
Base de datos
OLIB
H- Ubicar al usuario en el equipo. Bibliotecario
I- Ver el material. Usuario
J- Reclamar el documento cuando termine de
ver el material. Usuario
K- Entregar el documento al solicitante.
Bibliotecario
L- Retirar el material del equipo, rebobinar la
cinta y ubicar el material en el estante. Bibliotecario
audiovisual (VHS Y
DVD)
M- Cancelar el préstamo del material en el
OLIB.
Bibliotecario
Base de datos
OLIB

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 28 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
A- Recibir la solicitud de reserva realizada por
el usuario, telefónica o personalmente. Bibliotecario
Formato control de
reserva
B- Verificar en el formato la disponibilidad de
las salas audiovisuales. Si no están disponibles
ofrecer opciones de reserva al usuario. ▲
Bibliotecario
C- Diligenciar el formato de préstamo de las
salas audiovisuales, registrando los datos del
usuario, los equipos y materiales a utilizar en la
sala correspondiente.
Bibliotecario
Formato control de
reserva
D- Informar al usuario el número de la sala y
recordar la hora y los equipos o materiales
reservados.
Bibliotecario
6. Préstamo salas
audiovisuales
E- Ir a la biblioteca en la fecha respectiva para
hacer uso de las salas audiovisuales.
Usuario
F- Verificar en el formato si el usuario reservó
el material audiovisual. ▲ Bibliotecario
G- Abrir la sala y entregar los equipos a utilizar
al usuario. Bibliotecario
H- Firmar el formato en señal de recibido.
Usuario
Formato control de
reserva
I- Recibir la sala y el material prestado.
Bibliotecario
J- Cancelar el material prestado en el formato
de préstamo.
Bibliotecario
K- Llevar los equipos audiovisuales al lugar de
origen. Bibliotecario
6. Préstamo salas
audiovisuales
L- Ubicar en el estante los videos utilizados
durante la clase.
Bibliotecario
A- Recibir la solicitud de préstamo enviada por
la Sede Regional.
Bibliotecario
Secretaria
B- Verificar la existencia y disponibilidad del
material en la base de datos o en los
catálogos; si el material no se encuentra
ofrecer otras opciones al usuario. ▲
Bibliotecario
audiovisual a Sedes
Regionales
C- Verificar la disponibilidad física del material
y confirmar al usuario. ▲ Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 29 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
D- Cargar en la cuenta de la regional el
material en la base de datos OLIB. Bibliotecario
Base de datos
OLIB
E- Entregar el material a la persona encargada
de recogerlo.
Bibliotecario
F- Hacer firmar el recibido conforme y archivar
la carta de préstamo. ▲ Bibliotecario
G- Recibir y verificar el estado del material
devuelto y cancelarlo en la cuenta de la
Regional ▲ Bibliotecario Base datos OLIB
audiovisual a Sedes
Regionales
I- Ubicar el material en el estante
correspondiente. Bibliotecario
A- Recibir la programación mensual de la Sala
Mutis. Bibliotecario
Formato
OpenOffice
B- Buscar y entregar diariamente el material
programado. Bibliotecario
C-Diligenciar el formato de préstamo diario del
material. Bibliotecario Formato
D- Devolver diariamente el material utilizado.
Auxiliar Área cultural
Formato
OpenOffice
E- Diligenciar el formato de préstamo diario en
la casilla de entrega de material. Bibliotecario
F- Recibir y verificar las condiciones físicas del
material prestado. ▲ Bibliotecario
audiovisual al área
cultural Sala Mutis
G- Ubicar el material en el estante Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 30 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.10. Atención a Usuarios de la Mediateca
A- Consultar en el computador que está a la
entrada de la Mediateca la disponibilidad de
equipos con sus novedades.(Equipos
disponibles con quemador; equipos
disponibles sin quemador; equipos ocupados
y equipos con problemas técnicos).
Usuario Cuenta usuario
B- Seleccionar el numero del equipo que va a
utilizar y desplazarse al lugar correspondiente.
C- Ingresar en el sistema de prestamo de
equipos el código si es estudiante o el número
de cédula si es otro tipo de usuario como:
docente, personal administrativo y egresados;
registre la contraseña que se indica si es por
primera vez, luego cambiela por una
personal, después ingrese a realizar su
búsqueda.
1. Uso de la sala
D- Cerrar sesión al terminar la consulta, para
evitar que otra persona consulte con su
cuenta y contraseña.
A- Solicitar a la persona encargada de la sala
las instrucciones para la consulta de las bases
de datos bibliográficas.
2. Consulta en
Internet, bases de
datos bibliográficas.
B- Brindar asesoría y las instrucciones
necesarias para la consulta de las bases de
datos.
Profesional
A.- Realizar la búsqueda del material en el
catálogo de la biblioteca (OPAC) y anotar la
signatura topográfica.
Usuario
B- Solicitar al personal encargado el material
respectivo en la mediateca. Usuario
3. Consulta de CD
C- Presentar documento de identificación a la
persona responsable de la mediateca. Usuario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 31 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
D- Prestar el material en la cuenta del usuario.
Profesional Cuenta Usuario
D1- Instalar el material en el equipo asignado
y proporcionar audífonos si se requiere. Profesional
E- Realizar consulta.
Usuario
F- Llevar el CD al encargado de la mediateca
una vez terminada la consulta. Usuario
3. Consulta de CD
G- Descargar el material de la cuenta de
Usuario.
Profesional Cuenta Usuario
A- Enviar correo electrónico a los
proveedores, solicitando las bases de datos
en demostración. Profesional
B- Enviar a través de correo electrónico al
proveedor, los datos para habilitar el demo. Profesional
C- Notificar la fecha de activación del demo,
clave, restricción y tiempo de uso. Proveedor
D- Publicar el demo en el enlace base de
datos en demostración de la página web de la
biblioteca.
Profesional
E- Informar a la comunidad universitaria sobre
el servicio a través de las listas de correo.
Profesional
F- Realizar consultas en la base de datos en
demostración. Usuario
4. Solicitud de Bases
de Datos en
demostración.
G- Retirar la base de datos en demostración
del enlace de la página de la biblioteca
cuando termine el tiempo de demostración.
Profesional

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 32 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.11. Préstamo Interbibliotecario
A- Realizar la búsqueda bibliográfica en el
catálogo en línea de las Universidades
Nacionales e Internacionales (Previa
verificación que el material bibliográfico no se
encuentra en el Sistema de Bibliotecas de la
Universidad del Valle)
Usuario
B- Recopilar título, autor y localización del
material bibliográfico requerido. Usuario
C- Solicitar en el punto de atención de Servicios
Especiales de la biblioteca el servicio de
préstamo interbibliotecario.
Usuario
D- Verificar la localización del material
bibliográfico. (Local, nacional, internacional) ▲
Profesional o
Bibliotecario
OLIB
1. Solicitud de
Préstamo
Interbibliotecario
E- Comprobar que la cuenta del usuario se
encuentre activa. ▲ Profesional o
Bibliotecario
A- Verificar que la Biblioteca que tiene el
material solicitado tenga convenio con la
Biblioteca Mario Carvajal. ▲
Profesional o
Bibliotecario
B- Llenar y verificar los datos del formato de
solicitud de préstamo interbibliotecario (Sólo si
no hay convenio con la Biblioteca prestamista)
▲
Profesional o
Bibliotecario
formato de solicitud
C- Entregar dos copias del formato de solicitud
al usuario.(Sólo si no hay convenio con la
Biblioteca prestamista)
Profesional o
Bibliotecario
D- Introducir una alerta en la cuenta del usuario
el préstamo interbibliotecario.(Sólo si no hay
convenio con la Biblioteca prestamista)
Profesional o
Bibliotecario
2. Préstamo
Interbibliotecario
solicitado a Biblioteca
Local
E- Ir a la biblioteca donde se encuentra el
material bibliográfico. Usuario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 33 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
F- Comprobar que la cuenta del usuario este
activa en el sistema OLIB (Sólo si existe
convenio con la Biblioteca Mario Carvajal) ▲
Universidad Cuenta de usuario
G- Registrar el libro en la base de datos y
planilla (Sólo si existe convenio con la Biblioteca
Mario Carvajal) ▲
Universidad Facilitadora
del Material
H- Llevar y entregar el formato de solicitud
original a la biblioteca de la universidad donde
se encuentra el material bibliográfico(Sólo si no
hay convenio con la Biblioteca prestamista)
Usuario
Formato de
solicitud
I- Llamar a la Biblioteca Mario Carvajal para
comprobar que el usuario este activo si no se
puede comprobar en el sistema (Sólo si existe
convenio con la Biblioteca Mario Carvajal)
universidad
J- Entregar el material bibliográfico al usuario. Universidad
K- Devolver el material bibliográfico en la fecha
respectiva, en la biblioteca que prestó el servicio
Usuario
L- Cancelar en la base de datos el préstamo
interbibliotecario que se realizó.(Sólo si existe
convenio con la Biblioteca Mario Carvajal)
Universidad
M- Colocar sello de cancelado en la copia
formato de solicitud.(Sólo si no hay convenio
con la Biblioteca prestamista)
Universidad
N- Llevar la copia del formato de solicitud al
área de servicios especiales de la biblioteca
Mario Carvajal.(Sólo si no hay convenio con la
Biblioteca prestamista)
Usuario
Copia formato de
solicitud
2. Préstamo
Interbibliotecario
Local
O- Cancelar la alerta en la cuenta del usuario el
préstamo que se realizó.(Sólo si no hay
convenio con la Biblioteca prestamista)
Profesional o
Bibliotecario
cuenta de usuario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 34 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
A- Llenar el formulario electrónico para la
solicitud de préstamo interbibliotecario. Si la
universidad en la que se encuentra el material
no cuenta con este recurso, se debe contactar a
la persona encargada del servicio y enviar la
solicitud por correo electrónico.
Profesional o
Bibliotecario
Solicitud
B- Enviar correo electrónico con información
sobre la disponibilidad del material bibliográfico,
los pasos que se deben seguir para su
préstamo, el valor del servicio y la cuenta donde
este se debe consignar.
Universidad Correo electrónico
C- Informar al usuario sobre la disponibilidad del
material y el valor a cancelar por el servicio. Profesional
D- Consignar el valor del servicio en la cuenta
respectiva. Usuario
Comprobante de
consignación
E- Llevar el comprobante de consignación al
Área de Servicios Especiales de la Biblioteca
Mario Carvajal
Usuario
F- Escanear el comprobante de consignación y
enviarlo por correo electrónico a la universidad
que está prestando el servicio.
Profesional
G- Enviar el material bibliográfico a la Biblioteca
Mario Carvajal al Área de Procesos Técnicos. Universidad
H- Enviar el material bibliográfico al Área de
Servicios Especiales.
Área de procesos
técnicos
I- Informar al usuario que puede recoger el
material en el Área de Servicios Especiales de
la biblioteca
Profesional
J- Introducir en la cuenta del usuario el
préstamo interbibliotecario.
Profesional o
Bibliotecario
Cuenta de usuario
3.Préstamo
Interbibliotecario
Nacional
K- Recoger el material bibliográfico.
Usuario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 35 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
L- Devolver el material bibliográfico en la fecha
respectiva, en el Área de Servicios Especiales
de la biblioteca
Usuario
M- Cancelar en la cuenta del usuario el
préstamo interbibliotecario que se realizó
Profesional o
Bibliotecario
Cuenta de usuario
3.Préstamo
Interbibliotecario
Nacional
N- Enviar el material bibliográfico por el correo
externo E.G.L. a la universidad que prestó el
servicio
Profesional o
Bibliotecario
A- Informar al usuario el valor que debe
cancelar por el préstamo interbibliotecario
internacional.
Profesional
B- Enviar la solicitud de préstamo
interbibliotecario vía correo electrónico a la
universidad que prestará el servicio.
C- Enviar correo electrónico con información
sobre la disponibilidad del material bibliográfico,
los pasos que se deben seguir para su
préstamo, el valor del servicio y la forma de
pago.(vouchers o de contado)
Universidad Correo electrónico
D- Cancelar el valor del servicio por medio de
vouchers de pago(Sólo si el usuario es
profesor)
Profesional
E-Cancelar el valor del servicio en la cuenta
acordada por la Universidad (Sólo si el usuario
es estudiante).
Estudiante
F- Enviar el material bibliográfico a la Biblioteca
Mario Carvajal al Área de Procesos Técnicos. Universidad
G- Enviar el material bibliográfico al Área de
Servicios Especiales.
Profesional o
Bibliotecario
4.Préstamo
Interbibliotecario
Internacional
H- Informar al usuario que puede recoger el
material en el Área de Servicios Especiales de
la biblioteca Profesional

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 36 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
I- Informar al usuario que puede recoger el
material en el área de servicios especiales de la
biblioteca.
Profesional o
Bibliotecario
J- Introducir en la cuenta del usuario el
préstamo interbibliotecario. ▲ Profesional Cuenta de usuario
K- Recoger el material bibliográfico.
Usuario
L- Hacer uso del material bibliográfico durante el
tiempo estipulado. Usuario
M- Devolver el material bibliográfico en la fecha
respectiva, en el área de servicios de la
biblioteca.
Usuario
N- Cancelar en la cuenta del usuario el
préstamo interbibliotecario que se realizó. ▲ Profesional Cuenta de usuario
O- Enviar el material bibliográfico por el correo
externo de la Universidad del Valle a la
universidad que prestó el servicio
- Anexar carta donde se referencia los vouchers
de pago (Sólo si éstos se usaron como medio
de pago)
Profesional Carta
P-Enviar correo electrónico a la biblioteca Mario
Carvajal confirmando que el material
bibliográfico llegó a su destino.
Universidad
Q- Enviar correo electrónico a la biblioteca que
presto el servicio dando las gracias. Profesional
4.Préstamo
Interbibliotecario
Internacional
R-Imprimir y archivar el correo electrónico de
confirmación de llegada junto con la solicitud del
pedido.

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 37 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.12. Registro y Pago de Multas
A- Consultar el valor de la multa en la página
web de la biblioteca
http://biblioteca.univalle.edu.co, ingresando el
código de usuario en la opción "Detalles de
Usuario".
Usuario
Página web de la
Biblioteca
B- Atender y dar respuesta a las solicitudes
presentadas por los usuarios con respecto a las
multas
Bibliotecario o
Profesional de Servicios
Especiales
C- Determinar si las razones del usuario son
validas para el retiro de la multa. Bibliotecario o
Profesional
D- Retirar la multa cuando sea justificada. Bibliotecario o
Profesional
E- Realizar el pago de la multa en la sección de
pagaduría de la Universidad (sede San
Fernando o Melendez), o en la biblioteca San
Fernando.
Usuario
Comprobante de
pago
F- Llevar el comprobante de pago al Área de
Servicios Especiales de la Biblioteca Mario
Carvajal o Biblioteca San Fernando.
Usuario
1.Cancelación de
multa
G- Cancelar la multa de la cuenta del usuario,
dependiendo si pagó una parte o toda la deuda.
Bibliotecario o
Profesional
A- Informar al usuario sobre la multa generada
en el OLIB. Bibliotecario o
Profesional
B- Dirigirse al Área de Servicios Especiales y
preguntar al profesional encargado por la alerta
generada.
Usuario
C- Informar al usuario sobre el tipo de alerta que
presenta, si la alerta es en dinero se debe
informar que la cancele para que pueda expedir
el paz y salvo.
Bibliotecario o
Profesional
2. Cancelación de
alertas
D- Cancelar el valor de la alerta en la sección
de pagaduría de la Universidad (sede San
Fernando o Melendez), o en la biblioteca San
Fernando.
Usuario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 38 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
E- Llevar el comprobante de pago al Área de
Servicios Especiales de la Biblioteca Mario
Carvajal o Biblioteca San Fernando.
Usuario
Comprobante de
pago
2. Cancelación de
alertas
F- Cancelar la alerta de la cuenta del usuario. Bibliotecario o
Profesional
A-Verificar a través de la pagina web (Olib,
detalles de usuario), o en las listas publicadas a
final de semestre si tiene multas ya sea en
libros o en dinero.(En la biblioteca Mario
Carvajal, San Fernando y/o en Centros de
documentación) ▲
Usuario
B-Realizar la etapa de cancelación de multa
para que se le sea expedido el paz y salvo.
Usuario y Bibliotecario
o Profesional
C-Devolver el material bibliográfico en la
biblioteca, si tiene libros pendientes. Usuario
D- Solicitar paz y salvo en el Área de Servicios
de la Biblioteca Mario Carvajal o San Fernando. Usuario
E- Solicitar el código de usuario. Bibliotecario o
Profesional
F- Informar al usuario si tiene multas ya sea en
libros o en dinero para que las cancele y se le
pueda expedir el paz y salvo.
Bibliotecario o
Secretaria o
Coordinador o
Profesional
G-Entregar paz y salvo del Centro de
Documentación y/o comprobante de pago de
multa al bibliotecario (Sólo si el usuario lo
requiere)
Usuario
H- Cancelar la multa en libros o dinero en la
cuenta del usuario. Bibliotecario o
Profesional
I- Ingresar en el enlace de la página de Registro
Académico y cambiar el estado del estudiante,
para dejarlo en paz y salvo con la Biblioteca. ▲
Bibliotecario o
Profesional
3.Expedición de paz y
salvo
J- Llenar el formato de paz y salvo y entregarlo
al usuario.
Bibliotecario o
Profesional
Formato paz y salvo

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 39 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.13. Asignación y Préstamo de Cubículos
A- Solicitar el servicio de cubículos.
Usuario
B- Llevar al cuarto piso de la Biblioteca Mario
Carvajal los siguientes documentos: una carta
que haga constar la condición de tesista o
investigador y tabulado de matrícula académica,
si es tesista.
Usuario Carta y Tabulado
C- Diligenciar el formato de solicitud de
cubículos.
Bibliotecario o
Profesional
Formato de solicitud
D- Asignar cubículo al usuario.
Bibliotecario o
Profesional
E- Llevar el formato de solicitud al Coordinador
de Servicios para que autorice el servicio.
Bibliotecario o
Profesional
1.Asignación de
cubículos
F- Archivar el formato de solicitud y los
documentos.
Bibliotecario o
Profesional
A- Colocar la solicitud de cubículo en espera. Bibliotecario o
Profesional
B- Verificar cubículos entregados y con poco
uso y solicitar su entrega. ▲
Bibliotecario o
Profesional
C- Asignar el cubículo al usuario que realizó la
solicitud.
Bibliotecario o
Profesional
2.Solicitud en espera
de cubículos
D- Diligenciar el formato de solicitud de
cubículos. Bibliotecario o
Profesional
Formato de solicitud
A- Ir al cuarto piso de la Biblioteca Mario
Carvajal y solicitar al encargado la llave del
cubículo. Usuario
3.Utilización de
cubículos
B- Hacer uso del cubículo en el horario
respectivo. Usuario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 40 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
C- Devolver la llave del cubículo al encargado.
Usuario
3.Utilización de
cubículos
D- Firmar el formato de control uso control uso
de cubículos, especificando el número de horas
trabajadas. Usuario
Control Uso de
Cubículos
A- Informar al encargado de los cubículos que
ya no se utilizará el cubículo. Usuario
4.Finalización del
servicio de cubículos
B- Eliminar del expediente la asignación de
cubículo hecha al usuario.
Bibliotecario o
Profesional

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 41 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.14. Conmutación Bibliográfica
A- Realizar la búsqueda del material
bibliográfico en el Catálogo de la División de
Bibliotecas. Si el material no se encuentra y
es un documento se debe buscar en el
catálogo en línea de la universidad respectiva,
si es un artículo debe realizar la búsqueda en
las Bases de Datos.
Usuario
B- Solicitar en el punto de atención de
servicios especiales de la Biblioteca Mario
Carvajal o San Fernando el servicio de
conmutación bibliográfica.
Usuario
C- Verificar que la cuenta del usuario se
encuentre activa. ▲ Profesional o Bibliotecario
D- Realizar la inscripción para obtener el
servicio de conmutación bibliográfica, por la
página
http://biblioteca.univalle.edu.co/celsius
Usuario
Pagina WEB de la
Universidad del
Valle.
E- Verificar que el usuario haya realizado el
paso A. Si lo realizó ir al paso F, de otro modo
el usuario debe realizar el paso A. ▲
Profesional o Bibliotecario
1. Conmutación
bibliográfica
F- Verificar la categoría de material
bibliográfico que el usuario solicita. Si es
documento realizar la etapa 2, si es un
artículo realizar la etapa 3. ▲
A- Llenar y verificar los datos del formato de
Programa de Conmutación Bibliográfica. ▲
Profesional o Bibliotecario Formato
B- Enviar correo electrónico solicitando el
documento a la universidad respectiva.
Profesional o Bibliotecario Correo electrónico
C- Enviar correo electrónico informando la
disponibilidad del documento, el valor del
servicio y la cuenta donde se debe consignar
este. Si el servicio no tiene cobro ir al paso
H.
Universidad
2. Conmutación
bibliográfica entrante
de documentos
D- Si el servicio tiene un costo se debe
comunicar al usuario el valor a cancelar por
el servicio.

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 42 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
E- Consignar en la respectiva cuenta el valor
del servicio. Usuario
Comprobante de
consignación
F- Llevar el comprobante de consignación al
área de servicios especiales de la biblioteca
Mario Carvajal o San Fernando.
Usuario
G- Escanear el comprobante de consignación
y enviarlo por correo electrónico a la
universidad que esta prestando el servicio.
H- Enviar el documento solicitado a la División
de Bibliotecas al correo de conmutación,
conmutacion@univalle.edu.co
Universidad
2. Conmutación
de documentos
I- Enviar al usuario el documento que solicitó
por correo electrónico o comunicarle que el
material llegó para que lo recoja, si el material
fue enviado físicamente.
Profesional
A- Llenar y verificar los datos del formato de
Programa de Conmutación Bibliográfica ▲ Profesional
B- Buscar el artículo en el CCNPS. Profesional
C- Buscar el artículo en el catálogo de las
instituciones que forman parte del convenio
ISTEC, si esta allí enviar la solicitud, si no se
encuentra allí se puede realizar la búsqueda
en sitios seleccionados. Si no se encuentra
allí realizar el paso D.
Profesional
D- Buscar el artículo en el catálogo de los
proveedores que cobran el servicio y enviar
correo electrónico solicitando el artículo. Se
debe acordar con el proveedor la forma de
pago.
Profesional
3. Conmutación
de artículos
E- En caso de que el material no se
encuentre se debe informar al usuario.
Profesional

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 43 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
5.15. Administración de Casilleros
A- Verificar la disponibilidad de casilleros. ▲
Usuario
B- Guardar sus pertenencias personales y
conservar la llave del casillero Usuario
1.Uso de casilleros
C- Retirar las pertenencias personales del
casillero y dejar la llave en él
Usuario
A- Cerrar el casillero con candado.
Vigilante
B- Reportar la presencia del casillero ocupado
después del cierre de la biblioteca al
Coordinador de Área de Servicios al Público.
Vigilante
Reporte anotación
novedades
C- Abrir el casillero en presencia del usuario, al
día siguiente, para verificar que las pertenencias
sean del usuario.
Coordinador Área de
Servicios al Público*
D- Realizar reporte anotando los datos
personales del usuario y hacerlo firmar por el
mismo.
Vigilante
Reporte anotación
novedades
E- Realizar una anotación de la situación, vía
alerta, en la cuenta del usuario. Coordinador Área de
2. Casilleros
ocupados después
del cierre de la
biblioteca
F- Verificar el número de veces que el usuario
ha hecho mal uso de los casilleros en la cuenta
del usuario; para realizar las respectivas
amonestaciones disciplinarias que le
correspondan por mal uso. ▲
Reporte vía alerta
A- Reportar la pérdida de la llave y el número
del casillero en la sección de guardabolsos. ▲ Usuario
3. Administración de
llaves perdidas
B- Cerrar el casillero con candado.
Vigilante*
*
En la Biblioteca de San Fernando lo realiza el Coordinador o Bibliotecario

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 44 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
C- Ir al área de servicios especiales de la
biblioteca e i*nformar la situación al
coordinador.
Usuario
E- Buscar la llave dentro de la biblioteca.
Usuario
D- Ir a la sección de guardabolsos y entregar la
llave al personal de la sección.(Sólo si el
usuario encontró las llaves)
Usuario
E- Quitar el candado y abrir el casillero. (Sólo si
el usuario encontró las llaves) Vigilante
F-Verificar en un numero máximo de casilleros
(Sólo si el usuario no sabe el numero exacto del
casillero) ▲
G- Ir a la sección de guardabolsos y abrir el
casillero con la copia de la llave. (Sólo si el
usuario no encontró las llaves)
H- Cuestionar al usuario acerca de sus
pertenencias para garantizar que si le
pertenezcan.
I- Realizar reporte anotando los datos
mismo.
Vigilante
Reporte Anotación
Novedades
J- Verificar si el usuario es externo o interno. ▲
Resolución para
definir estructura
curricular
K- Realizar una anotación de la situación, vía
alerta, en la cuenta del usuario. (Usuario
Interno)
Reporte vía alerta
L- Cancelar el valor de la llave en tesorería en
un plazo de cinco días hábiles. (Si Usuario
Interno no encuentra la llave)
Usuario
llaves perdidas
M- Entregar las pertenencias al usuario.(Usuario
Interno)
*

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 45 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
N- Retener las pertenencias del usuario, hasta
que éste cancele el valor de la llave en la
tesorería.(Usuario Externo)
A-Informar la situación al encargado de la
sección de guardabolsos. Usuario
B- Verificar el estado de la llave y la chapa. ▲
Vigilante**
C- Realizar una anotación de la situación, vía
alerta, en la cuenta del usuario.
D- Colocar multa(valor del daño), vía alerta, en
la cuenta del usuario.
E- Abrir el casillero para entregar las
pertenencias al usuario.
F-Cancelar el valor del daño en la tesorería.
(Usuario Interno) Usuario
llaves introducidas en
el casillero que no le
corresponde
G- Retener las pertenencias del usuario, hasta
que éste cancele el valor de la llave en la
tesorería. (Usuario Externo)
Usuario
A-Informar al encargado de la sección de
guardabolsos, que el casillero no abre. Usuario
B- Intentar abrir el casillero.
Vigilante*
D- Realizar reporte al coordinador del área de
servicios especiales.(Sólo si el casillero abre) Vigilante*
5. Daño de casilleros
E- Ir al área de servicios especiales e informar
la situación coordinador. (Sólo si el casillero no
abre)
Usuario
* *

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 46 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
F- Ir a la sección de guardabolsos y abrir el
casillero. (Sólo si el casillero no abrió en un
primer intento)
G- Verificar que las pertenencias personales
sean del usuario. ▲ Coordinador Área de
H- Entregar las pertenencias al usuario. Coordinador Área de
I- Verificar la responsabilidad del usuario. Si no
es su responsabilidad el usuario no adquiere
multa. ▲
J- Realizar reporte anotando los datos
responsable.( Sólo si el usuario es responsable
del daño)
Reporte Anotación
Novedades
K- Colocar multa vía alerta, en la cuenta del
usuario.(Sólo si el usuario es responsable del
daño)
L-Cancelar el valor del daño en la tesorería o en
la Biblioteca San Fernando. (Usuario Interno) Usuario
5. Daño de casilleros
M- Realizar mantenimiento a los casilleros. Personal encargado
A-Informar y entregar los objetos al encargado
de la sección de guardabolsos. Usuario
B- Retener los objetos hasta terminar el turno.
Vigilante
C- Entregar a servicios especiales los objetos.
Vigilante
objetos olvidados
D- Guardar los objetos, hasta que el usuario los
reclame.
Atención a Usuarios Externos

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 47 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
A- Solicitar información sobre el servicio a
usuarios externos, en el puesto de información
de la Biblioteca Mario Carvajal.
Usuario
B- Realizar la búsqueda bibliográfica en el
catálogo en línea de la biblioteca. Usuario
C- Cancelar en la ventanilla de pagaduría el
valor del carné de visitante de la Biblioteca
Mario Carvajal.
Usuario Recibo de pago
D- Llevar el recibo de pago al puesto de
información de la biblioteca. Usuario
E- Entregar documento de identificación con
foto al bibliotecario del puesto de información. Usuario
F- Entregar el carné de visitante al usuario.
Bibliotecario o Profesional
G- Realizar la solicitud correspondiente del
material bibliográfico.4
Usuario Cuenta de usuario
H- Consultar el material bibliográfico5. Usuario
I- Devolver el material bibliográfico en la
ventanilla respectiva.6 Usuario Cuenta de usuario
J- Entregar el carné de visitante al
bibliotecario en el puesto de información. Usuario
K- Verificar en el sistema de la biblioteca si el
material bibliográfico, que prestó el usuario ha
sido cancelado. Si el material fue cancelado
realizar el paso L. Sino el usuario debe
realizar correctamente la cancelación del
material. ▲
Bibliotecario
1. Servicio a usuarios
externos
L- Devolver el documento de identificación al
4
Consultar procedimiento de préstamo, renovación y cancelación de material bibliográfico
5
El material prestado para realizar la consulta NO debe ser retirado de la Biblioteca
6
Consultar procedimiento de préstamo, renovación y cancelación de material bibliográfico

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 48 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR
6. PROCESOS RELACIONADOS
• Formación
7. FORMATOS
1. Inducción estudiantes primer semestre
2. Solicitud para capacitación especializada
3. Control de requisitos para asignación de cubículos
4. Préstamo Interbibliotecario
5. Paz y Salvo
6. Solicitud de cubículos
7. Control uso de cubículos
8. Conmutación bibliográfica
9. Reporte novedades de casilleros
10. Préstamo salas audiovisuales
11. Asistencia capacitaciones especializadas
12. Reposición de libros perdidos
8. ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA
1.0 Versión Inicial del Manual Julio 2008
2.0
Aprobación de cambios por parte del comité de calidad realizados por
el grupo de sistema documental.
Julio 2009

Universidad
del Valle
Número:
MP-04-05-03
Versión:
2.0
Página: 49 de 49
Fecha de Emisión:
Junio de 2009
Título:
BORRADOR

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