1. La mejor opción para el crecimiento
sustentable de las organizaciones exitosas
Ing. Jesús Salas Berlanga
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Junio 2007

2. CONTENIDO
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Junio 2007

3. ¿Qué es un Proyecto?
Un Proyecto es un emprendimiento
temporal (tiene un principio y un fin) que
concentra esfuerzos requeridos para realizar
un plan a fin de crear un producto o servicio
y obtener objetivos en un periodo de
tiempo, costo y calidad predeterminados.
®
Junio 2007

4. Diferencia entre Operaciones y
Proyectos
Organizaciones realizan un trabajo, para
obtener su misión.
Trabajo generalmente involucra
Operaciones o Proyectos que sin embargo
se pueden traslapar; algo que
normalmente sucede.
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Junio 2007

5. Operaciones y Proyectos comparten
muchas características:
Realizados por personas
Restringidas por recursos limitados
Planeados, ejecutados y controlados
Los proyectos se correlacionan con la
obtención de un plan estratégico, o sea,
para llevar o transportar la organización a
otro nivel de negocio
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Junio 2007

6. Diferencias Básicas y Primordiales
Operaciones:
Son continuas y repetitivas (día con día)
Su objetivo principal es sostener el negocio, al nivel planeado
(presupuestado)
Proyectos:
Temporal (principio y fin), únicos (difieren de los demás).
Son realizados en todos los niveles de la organización.
Cruzan fronteras organizacionales.
Normalmente involucran personas de otras organizaciones.
Llevan – transportan a las organizaciones a nuevos niveles de
operación.
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Junio 2007

7. Existen Proyectos en todas
las Empresas
Ejemplos:
Desarrollar un Producto nuevo o Servicio
Efectuar un cambio en la Estructura Organizacional
Diseñar un automóvil, tractor, camión nuevo
Modificar o desarrollar un nuevo Sistema de Información
Construir un Edificio nuevo o sus Instalaciones
Implementar unas Prácticas y Procedimientos nuevos en un
Negocio
Implantar un Sistema de Seguridad
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8. Ejemplos
Surtir Productos por temporada
Mantenimientos mayores
Campañas Políticas
Desarrollos Urbanos
Auditoria Contable o de Sistemas
Diseñar sistemas operacionales
Todas y cada una de las Organizaciones cuentan
con Proyectos, por lo tanto deben saber
Administrarlos, o no crecerán de una manera
sustentable.
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Junio 2007

9. Importancia o Impacto
Considerando la definición de Proyecto, las
desviaciones negativas o positivas en
Tiempo, Calidad y Costos, tienen un
impacto directo en las Utilidades actuales y
futuras de la Empresa.
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Junio 2007 PMI - 7

10. Ejemplos:
Un Súper-Mercado terminado en Enero 15 en vez de Dic 1
(Tiempo)
Un producto para el día de las Madres entregado el 20 de
Mayo (Tiempo)
Una Línea de producción que solamente trabaja al 90% de
lo proyectado (Calidad)
Un Edificio de Departamentos que costo $150,000.00 más
por departamento (Costo)
Un contrato de construcción terminado fuera de tiempo
Un sistema nuevo de software entregado fuera de tiempo
Un sistema de seguridad no implementado para un evento
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Junio 2007

11. Conceptos y Principios Básicos
para la Administración de Proyectos
PROYECTO:
PROYECTO
Es un emprendimiento temporal (tiene un principio y un fin) que
concentra esfuerzos requeridos para realizar un plan a fin de crear
un producto o servicio y obtener objetivos en un periodo de
tiempo, costo y calidad predeterminados.
GERENCIA:
GERENCIA
Lograr que otras personas realicen objetivos del proyecto
convenciéndolas que son objetivos comunes del equipo del trabajo
integrado.
PRODUCTIVIDAD:
PRODUCTIVIDAD
Utilización óptima de los recursos disponible en un período de
tiempo.
CALIDAD TOTAL:
Obtener la satisfacción de los requerimientos del cliente mediante
resultados mas allá de sus expectativas.
GERENCIA DE PROYECTOS ES LA INTEGRACIÓN DE LOS CONCEPTOS
ARRIBA ENUNCIADOS
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Junio 2007

12. Fases
Todo proyecto pasa invariablemente por las
siguientes fases, etapas o estados:
IDEA (Qué)
CONCEPTUALIZACIÓN (Qué)
DEFINICION (Qué y Cómo)
DISEÑO (Cómo y Cuándo)
EJECUCION (Hacer)
PUESTA EN OPERACIÓN & CIERRE
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Junio 2007

13. • Generalidades de las Fases
En todas y cada una de las fases se darán los
siguientes eventos, participantes y situaciones:
Producto Qué voy a obtener al terminar la fase
Participantes Quiénes van a estar involucrados para
generar el producto a obtener en la fase
Tiempo Período de tiempo requerido para realizar
el proyecto, así como su unidad de medición
Costo Orden de magnitud del costo requerido para
realizar el proyecto, así como su rango de
precisión
Influencia Para determinar el costo total del proyecto
Costo de la fase Cada una de estas fases tiene un costo con
respecto al costo total del proyecto
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Junio 2007 PMI - 10

14. Fase I – Idea (Qué)
Producto u Objetivo Una pequeña o breve descripción
de lo que se desea: un párrafo, un
sketch, un croquis.
Participantes Propietario de la idea, algún amigo
o probablemente un consultor.
Tiempo A largo plazo, años.
Costo Opinión del costo con un rango de
precisión del orden de un 40%.
Influencia del Costo Debido a que se esta hablando en
un plan muy general no se puede
precisar.
Costo de la Fase Ninguno prácticamente hablando
(Soñar no cuesta)
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Junio 2007 PMI - 11

15. Fase II – Conceptualización (Qué)
Producto u Objetivo Contar con una descripción general de la
idea información paramétrica, diagramas
de blocks, un documento de 3 a 4 hojas,
listado de normas que aplican,
factibilidades primarias.
Participantes Propietario, Consultores (internos o
externos), Socios, Normatividad
Particular y Oficial.
Tiempo Mediano plazo, años.
Costo Estudios paramétricos, unidades a
construir o producir, rango de precisión
30%.
Influencia en el costo Muy alta.
Costo de la Fase 0.50%
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16. Fase III – Definición (Qué y Cómo)
Producto u Objetivo Programa detallado del proyecto,
capacidades de producción, servicios
específicos a proporcionar, características
detalladas, logística de ejecución. Un
documento con 20 a 25 hojas, dibujos de
arreglos generales por áreas, diagramas
de proceso de ejecución.
Participantes Propietario, Consultores, Diseñadores,
Especialistas, Operadores, Financieros,
Coordinadores de proyectos, Proveedores,
Oficinas de Normatividad.
Tiempo Mediano y corto plazo, años / meses
Costo Presupuesto Base, paramétrico por áreas y
especialidades, catálogo de cuentas, rango
de precisión 20%
Influencia del Costo Muy alta
Costo de la Fase 1.25%
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17. Fase IV – Diseño (Cómo y Cuándo)
Producto u Objetivo Documentos de ejecución y de abasto
para poder ejecutar el proyecto. Proceso
de ejecución y abastecimiento detallado.
Dibujos, especificaciones, diagramas, etc.
Participantes Propietario, Diseñador, Especialistas,
Financieros, Operadores, Constructores,
Proveedores, Coordinadores de
Proyectos.
Tiempo Corto plazo, meses / semanas
Costo Presupuesto completo y detallado del
proyecto. Catalogo de cuentas y
subcuentas. Rango de precisión 10%
Influencia del Costo Mayor
Costo de la Fase 6%
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18. Fase V – Ejecución (Hacer)
Producto u Objetivo El edificio, planta, sistema,
campaña, etc.
Participantes Propietario, Constructores,
Proveedores, Operadores,
Supervisores
Tiempo Corto plazo, meses / semanas
Costo Costo real del proyecto, rango de
precisión 5%
Influencia del Costo Mínima
Costo de la Fase Coordinación, Supervisión 3.5%
Materiales, Equipo, etc. 84.5%
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19. Fase VI – Puesta en Operación
Producto u Objetivo El proyecto en operación
Participantes Propietario, Operadores,
Proveedores, Constructores,
Coordinadores
Tiempo Semanas / días
Costo Real
Influencia en el Costo Mínima
Costo de la Fase 4%
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Junio 2007

20. Cuadro Sinóptico
Listado y Generalidades de las Fases
INFLUENCIA
% INVERSIÓN
FASES PRODUCTO-OBJETIVO PARTICIPANTES TIEMPO COSTO en el costo
REQUERIDA
del Proyecto
IDEA Párrafo- Scketch Prop-Amigo-Consultor Años 40% 0.75%
CONCEPTO Descripción Genérica Prop-Amigo-Consultor Años 30% Máxima 0.75%
Parametricos, alcance (3-4 Hojas) Financiera-Permisos Oficiales
DEFINICIÓN Programa proyecto, capacidades Prop-Diseñador-Financiera Años 20% Máxima 1.25%
y servicios específicos Especialistas-Proveedores
Parametrico detallado, especiali- Permisos Of-Operadores
dades básicas, dibujos prelimin. Coordinadores
DISEÑO Documentos Constructivos y de Prop-Diseñador-Financiera Meses 10% Mayor 6.00%
abasto Especialistas-Proveedores Semanas
Presupuesto completo Permisos Of-Constructores
Proceso Constructivo Operadores-Coordinadores
CONSTRUCCIÓN El Proyecto Físico Prop-Constructores-Proveedores Meses 5% Mínima 3.50%
Especialistas-Operadores Semanas 84.50%
Supervisores
PUESTA EN Proyecto en operación Prop-Operadores-Proveedores Semanas Mínima 4.00%
OPERACIÓN Constructores-Coordinadores
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Junio 2007 PMI - 17

21. Principios Básicos en Gerencia de Proyectos
GERENTE DE PROYECTOS:
Es el líder que promueve y obtiene
decisiones mas allá de su ámbito de
responsabilidad directa, para lograr el plan
u objetivo de acuerdo con los recursos
requeridos en tiempo, costo y calidad
predeterminados.
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Junio 2007 PMI - 18

22. PRINCIPIOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN QUE
APLICA EL GERENTE DE PROYECTOS:
Confianza en el equipo de trabajo.
Provee una visión del Proyecto.
Ser un experto en el tema del Proyecto.
Invita y concilia al disidente.
Toma riesgos, calculados.
Mantiene templanza y prudencia.
Simplifica, para obtener y mantener una
mejor comunicación.
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Junio 2007

23. Perfil de un Gerente de Proyecto
Función Fundamental:
La función fundamental del Gerente de
Proyecto es la de planear, organizar,
comunicar, manejar al personal, dirigir y
controlar directamente el proyecto desde
su concepción hasta su terminación.
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Junio 2007 PMI - 19

24. Por qué PMI o APM o PMAJ (P2M)
Por qué es conveniente para las Organizaciones
aplicar las prácticas y procedimientos
del “Project Management Institute®” – “PMI®”
Las organizaciones esperan
Las organizaciones
utilidades de sus
requieren de proyectos
operaciones
¿Cómo se generan utilidades?
Capital Humano = Valor Mercado – Valor en Libros
Utilidad Precio venta Costo total
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Junio 2007

25. ¿Cómo se genera el Capital Humano?
Capital Humano = (Talento) X (Orden y Organización)
El propósito principal del PMI® es el de estandarizar
(ordenar, organizar) prácticas y procedimientos en la
Administración de Proyectos
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Junio 2007

26. Áreas de Conocimiento / Procesos
GRUPOS DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
DIRECCIÓ
PROCESOS DE UN AREA
Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Planificación
Planificació Grupo de Procesos de Ejecución
Ejecució Grupo de Procesos de Seguimiento Grupo de Procesos de Cierre
DE CONOCIMIENTO
de Iniciaciòn y Control
4. Gestiòn de Integración de
Integració •Desarrollar el Acta Desarrollar el Plan de Gestiòn del Dirigir y Gestionar la ejecuciòn del Supervisar y Controlar el Trabajo del Cerrar Proyecto
Proyecto de Constituciòn del Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Control Integrado de Cambios
•Desarrollar el
Enunciado del
Alcance del Proyecto
Preliminar
5. Gestiòn del Alcance del Planificación del Alcance
Planificació Verificación del Alcance
Verificació
Proyecto Definición del Alcance
Definició Control del Alcance
Crear EDT
6. Gestiòn del Tiempo del Definición de Actividades
Definició Control del Cronograma
Proyecto Establecimiento de la Secuencia de las
Actividades
Estimación de Recursos de las
Estimació
Actividades
Estimaciòn de la Duraciòn de las
Actividades
Desarrollo del Cronograma
7. Gestiòn de los Costes del Estimaciòn de Costes Control de Costos
Proyecto Preparaciòn del Presupuesto de Costes
8. Gestiòn de la Calidad del Planificación de la Calidad
Planificació Realizar el Aseguramiento de la Realizar Control de Calidad
Proyecto Calidad
9.Gestiòn de los Recursos
9.Gestiòn Planificación de los Recursos Humanos
Planificació Adquirir el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto
Humanos del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto
10. Gestiòn de las Planificación de las Comunicaciones
Planificació Distribuciòn de la Informaciòn Informar el Rendimiento
Comunicaciones del Proyecto Gestionar a los Interesados
11. Gestiòn de los Riesgos Planificación de la Gestión de Riesgos
Planificació Gestió Seguimiento y Control de Riesgos
del Proyecto Identificación de Riesgos
Identificació
Análisis Cualitativo de Riesgos
Aná
Análisis Cuantitativo de Riesgos
Aná
Planificación de la Respuesta a Riesgos
Planificació
12. Gestiòn de las Planificar las Compras y Adquisiciones Solicitar Respuestas de Administraciòn del Contrato Cierre del Contrato
Adquisiciones del Proyecto Planificar la Contrataciòn Vendedores ®
Junio 2007 Selecciòn de Vendedores
PMI - 22

27. Conclusiones y Recomendaciones
Las fases por las que tiene que pasar un proyecto
para su realización, son muy importantes, por lo
tanto hay que cuidar que se den completas y con el
menor traslape posible.
Dado a los múltiples participantes en las fases de
un proyecto es necesario contar siempre con un
“Gerente de Proyecto” para que coordine a todos los
participantes y tener una mayor certeza de lograr
un buen resultado del proyecto.
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Junio 2007 PMI - 23

28. Conclusiones y Recomendaciones
Los procesos naturales siempre son mejores, por lo
que el forzar o invertir las etapas de un proyecto es
muy arriesgado y las probabilidades de problemas
son muy altas. Es invitar a las Leyes de Murphy.
El costo de un proyecto debe determinarse antes de
empezar a diseñar
Los posibles ahorros del proyecto durante la fase de
ejecución son menores
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Junio 2007

29. Conclusiones y Recomendaciones
El costo de Consultores, Especialistas,
Diseñadores, Coordinadores y Supervisores
en un proyecto es solo del orden de un
12.5% y su influencia en el costo total es
muy alto, por lo que evitarlos o buscar
ahorros exagerados en estos renglones es
invitar a problemas y a las Leyes de Murphy.
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Junio 2007 PMI - 24

30. Conclusiones y Recomendaciones
Las “Operaciones” y los “Proyectos”
Se dan simultáneamente en el día con día de las
Organizaciones
Tienen características diferentes
Su impacto en resultados es directo
Requieren Prácticas Administrativas DIFERENTES
Requieren vivir armonizadamente con el accionar
de las Organizaciones
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Junio 2007 PMI - 25

31. Conclusiones y Recomendaciones
Establecer una Administración paralela para
Proyectos
Establecer un ente operativo (Oficina de Proyecto)
que ordene Políticas, Prácticas y Procedimientos de
Proyectos
Establecer un sistema de informática de resultados
de la empresa, que plenamente identifique
“Operaciones y Proyectos” pero que los integre a los
resultados totales del negocio
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Junio 2007 PMI - 26

32. ¿Preguntas?
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Junio 2007