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Explication du fonctionnement de publipostage sous Word 2007 :



Définition :

Le publipostage permet de créer un document type et de la fusionner avec une base de données.
Cela permet de générer rapidement un document à destination de nombreuses personnes.



Source de données : Excel

Pour commencer création d’une source de données ici sous Excel




Création d’un tableau avec les informations nécessaire.

Maintenant sous Word vous allez créer la lettre ou le document type que vous voulez envoyer par exemple :




Matthieu Foll                                                                                               Page 1
Dans un second temps nous allons fusionner les informations saisies dans Excel à notre document type.




Toujours sur le document type.

Allez dans l’onglet « Publipostage »   ->   «Sélection des destinataires »   ->   « Utiliser le liste existante »




Sélectionner votre document Excel.

Matthieu Foll                                                                                                       Page 2
Sélectionner la feuille1$

Ne n’oublier pas de cocher la case




Apres avoir sélectionné la feuille1$

Allez dans « Insérer un champ de fusion ».

La vous retrouverez les en-têtes de colonne mis dans votre document Excel.




On retrouve cette fenêtre si ont clic sur « Insérer un champ de fusion » :




Matthieu Foll                                                                Page 3
Placer votre curseur la ou vous voulez que les champs apparaisse sur votre document




Voici le résultat obtenu donc vous pouvez constater que ont à placer nos champs la ou ont le désire sur le document

« NOM » ; »PRENOM » etc…


Matthieu Foll                                                                                               Page 4
Nous allons allez sur Aperçu des résultats :




Pour voir s’il retranscrit bien les informations « NOM »--> FOLL etc....




On constate qu’il à bien récupéré les informations de la source de données Excel et qui les affiche sur le document.




Matthieu Foll                                                                                                  Page 5
Si ont change de page pour voir s’il change
                                                                  bien les données de la feuille type, c’est
                                                                  également le cas.

                                                                  Donc il prend en considération toutes les
                                                                  données du tableau Excel.




Une fois qu’on à vérifié que tout était bon, On clic sur « Terminer & fusionner » puis « Modifier des documents
individuels.




Matthieu Foll                                                                                                   Page 6
Il nous reste plus qu’a imprimer les documents.




Source de données : Word

Sous Word, il y a deux manières différentes de créer une source de données :

                               -   Un tableau
                               -   Formatée en CSV (Valeurs séparées par des virgules)



Exemple par tableau :




Matthieu Foll                                                                            Page 7
Exemple par CSV :




Vous pouvez utiliser soit l’une soit l’autre les deux méthodes fonctionnent pour la suite reprendre l’exemple de Excel




Matthieu Foll                                                                                                  Page 8
Source de données : Access

Même procédé que pour Excel et Word.

Il faut juste créer une base de données Access classique vous créez une table et vous mettez en-têtes de colonnes :

Nom, Prenom, Civilite etc …

Vous remplissez les données correspondantes au champ et vous utilisez la même méthode que sous Excel et Word
pour importer vos données.




Matthieu Foll                                                                                                Page 9

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Explication du fonctionnement de publipostage sous word 2007

  • 1. Explication du fonctionnement de publipostage sous Word 2007 : Définition : Le publipostage permet de créer un document type et de la fusionner avec une base de données. Cela permet de générer rapidement un document à destination de nombreuses personnes. Source de données : Excel Pour commencer création d’une source de données ici sous Excel Création d’un tableau avec les informations nécessaire. Maintenant sous Word vous allez créer la lettre ou le document type que vous voulez envoyer par exemple : Matthieu Foll Page 1
  • 2. Dans un second temps nous allons fusionner les informations saisies dans Excel à notre document type. Toujours sur le document type. Allez dans l’onglet « Publipostage » -> «Sélection des destinataires » -> « Utiliser le liste existante » Sélectionner votre document Excel. Matthieu Foll Page 2
  • 3. Sélectionner la feuille1$ Ne n’oublier pas de cocher la case Apres avoir sélectionné la feuille1$ Allez dans « Insérer un champ de fusion ». La vous retrouverez les en-têtes de colonne mis dans votre document Excel. On retrouve cette fenêtre si ont clic sur « Insérer un champ de fusion » : Matthieu Foll Page 3
  • 4. Placer votre curseur la ou vous voulez que les champs apparaisse sur votre document Voici le résultat obtenu donc vous pouvez constater que ont à placer nos champs la ou ont le désire sur le document « NOM » ; »PRENOM » etc… Matthieu Foll Page 4
  • 5. Nous allons allez sur Aperçu des résultats : Pour voir s’il retranscrit bien les informations « NOM »--> FOLL etc.... On constate qu’il à bien récupéré les informations de la source de données Excel et qui les affiche sur le document. Matthieu Foll Page 5
  • 6. Si ont change de page pour voir s’il change bien les données de la feuille type, c’est également le cas. Donc il prend en considération toutes les données du tableau Excel. Une fois qu’on à vérifié que tout était bon, On clic sur « Terminer & fusionner » puis « Modifier des documents individuels. Matthieu Foll Page 6
  • 7. Il nous reste plus qu’a imprimer les documents. Source de données : Word Sous Word, il y a deux manières différentes de créer une source de données : - Un tableau - Formatée en CSV (Valeurs séparées par des virgules) Exemple par tableau : Matthieu Foll Page 7
  • 8. Exemple par CSV : Vous pouvez utiliser soit l’une soit l’autre les deux méthodes fonctionnent pour la suite reprendre l’exemple de Excel Matthieu Foll Page 8
  • 9. Source de données : Access Même procédé que pour Excel et Word. Il faut juste créer une base de données Access classique vous créez une table et vous mettez en-têtes de colonnes : Nom, Prenom, Civilite etc … Vous remplissez les données correspondantes au champ et vous utilisez la même méthode que sous Excel et Word pour importer vos données. Matthieu Foll Page 9