Dokumentenmanagement

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Anforderungen an das DM
Allgemeine Funktionen des DM
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Der Markt für DM-Systeme
Entwicklungen beim DM

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Dokumentenmanagement

  1. 1. 1 Prof. Dr. Martin Michelson Dokumenten-Management Funktionen, Anforderungen, aktuelle Entwicklungen Ein Überblick
  2. 2. 2 Gliederung Anforderungen an das Dokumentenmanagement Allgemeine Funktionen Spezielle Funktionen Der Markt für DMS Entwicklungen
  3. 3. 3 Anforderungen
  4. 4. 4 Dokumenten-Management und Enterprise Content Management Es geht im Prinzip um das Gleiche Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen zur Einbindung in Geschäftsprozesse ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und Workflowmanagement, der Archivierung, des Content- Management ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement
  5. 5. 5 Ausgangssituation: Heterogenität der Medien und Systeme Dokumente und Informationen verteilen sich in Unternehmen auf eine Vielzahl von Speicherorten:  massiver Informationsüberschuss
  6. 6. 6 Ausgangssituation: Heterogenität der Medien und Systeme Papierakten in Abteilungen oder Zentralarchiv Zentrale Laufwerke Dateiablagen auf den Einzelrechnern E-Mail-Systeme Content Management Systeme ERP Systeme Eigenständige elektronische Archivlösungen  Dazu eine entsprechende Vielzahl an Ordnungssystemen Intranets z.B.
  7. 7. 7 Ablage kosten- und platzintensive Speicherung viele Kopien (Originale gehen verloren) Informationsaustausch lange Transport- und Liegezeiten Bearbeitung sequentiell, fehleranfällig, zeitintensiv Mitarbeiter verwenden zuviel Zeit auf Suchen Management keine Laufweg- und Zeitüberwachung niedrige Informationsverfügbarkeit Ausgangssituation: Informationsaustausch - verfügbarkeit
  8. 8. 8 Ausgangssituation: Zunehmende Anforderung an die Compliance HGB – Handelsgesetzbuch § 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts- und Handelskorrespondenz (auch E-Mails). § 261: Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches bezüglich elektronischer Dokumente GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums Konkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.B. Umsatzsteuer zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen)
  9. 9. 9 Bessere / gezieltere Informationsversorgung, Reduzierung der Suchzeiten, Erleichterung der Entscheidungs- und Arbeitsprozesse Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer Kooperationsformen, Automatisierung von Standardabläufen Raumeinsparung, Zeiteinsparung ===> Kosteneinsparung Transparenz der Prozesse, Reduzierung von Mehrfacharbeit Dokumentenmanagement: Anforderungen Höhere Rechtssicherheit Verbesserte interne und externe Kommunikation
  10. 10. 10 Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von Medienbrüchen Integration unterschiedlicher Informationstypen und Speichermedien Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche Anwendungsumgebung Digitale Aktenverwaltung (Records Management) Dokumentenmanagement-Systeme: Anforderungen …aus unterschiedlichen Quellen und Systemen unter einem Zugriffsmodus Einfacher Zugriff: Intern, online, mobil
  11. 11. 11 Dokumentenmanagement-Systeme: Anforderungen
  12. 12. 12 DMS integriert in unternehmensweite Informationssysteme Quelle: it-novum.com
  13. 13. 13 Allgemeine Funktionen AIIM-Modell (Association for Information and Image Management)
  14. 14. 14 Grundlegende Architektur eines DMS Bildquelle: Fraunhofer IAO
  15. 15. 15 Dokumentfunktionen Administration Bereitstellen Suche Dokument SpeichernErfassen Indexieren
  16. 16. 16 Erfassung Faxe Multimedia-Dateien Webseiten E-Mails Datenbanken Papierdokumente Office-Dateien Quellen (Beispiele) Übernahmen aus Anwendungen (Office, ERP, FiBu, XML etc.)
  17. 17. 17 Indexieren Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der Dokumente und Volltextindex Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri, Schlagwortlisten Manuelle Indexierung und / oder suchmaschinenbasierte Indexierung Metadaten durch Benutzer vergeben und/oder automatisch erzeugt Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
  18. 18. 18 Indexieren Mögliche Probleme bei Volltextindizierung
  19. 19. 19 Herausforderung für das Indexieren und die Suche: Beispiel Bilddokument Benski_Korhonen Lost Pianist
  20. 20. 20 Speicherung Speichermedien  CD  DVD  UDO (Ultra Density Optical)  RAID (Redundant Array of independant Discs)  WORM (Write once, read multible)  Festplatte  Jukebox  NAS (Network Attached Storage)  Cloud
  21. 21. 21 Speicherung Speicherformate  Originalformate  TIFF  JPEG 2000  PDF  PDF/X  PDF/A  ….
  22. 22. 22 Bereitstellung Nutzeroberfläche: Proprietär / Web-Browser / Mobile App Bearbeitung Weiterleitung: per E-Mail, Hochladen in Gruppenraum, in die Cloud Export, z.B. in CMS, ERP, Intranet Druck
  23. 23. 23 Suche Quelle: xfriend.de
  24. 24. 24 Suche Suche in der Metadatenbank Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen (Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste) Freie Suche im Volltext Quellen: Unterschiedlichste Datenquellen und Anwendungen, strukturierte und nicht strukturierte Inhalte Ggf. Suche über alle Systeme im Unternehmen (DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)
  25. 25. 25 Spezielle Funktionen
  26. 26. 26 Administration Rechte- / Zugriffsverwaltung Benutzerfreundlichkeit, (Individuelle) Anpassung der Oberfläche Statistische Auswertungen - Datenträgerbelegung - Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente, - Dokumentarten - Schlagworte - Quellen / Quellsysteme Bearbeitungszuordnung
  27. 27. 27 Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. ISO 15489 Records Management: Records Management / Digitale Akte
  28. 28. 28 Project Consult Ulrich Kampffmeyer Records Management/ Digitale Akte Vom Einzeldokument zur umfassenden Geschäftsakte
  29. 29. 29 Compliance Besondere Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung…. Beachtung gesetzlicher Vorschriften Erstellung, Verwaltung und Archivierung von geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen Dokumenten …sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von Informationen Klare Versionierung
  30. 30. 30 revisions- und fälschungssicher gespeichert werden mit den Originalen inhaltlich und ggf. bildlich übereinstimmen Digital geführte Daten müssen… während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden bei datenschutzrechtlichen Daten gesperrt bzw. nach Sperrzeit gelöscht werden Compliance Compliance- und rechtskonforme Langzeitarchivierung gemäß ISO IEC 27001, DIN EN ISO 9001:2008 und BS 7799
  31. 31. 31 E-Mail-Management E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35% Seit 2007: HGB regelt Umgang mit Geschäftsbriefen „gleichviel in welcher Form“ Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steurrelevanter -Mails 87% der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per E-Mail - Angebote (82%) - Bestellungen (60%) - Rechnungen (43%) - Verträge (43%) Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management“, BearingPoint  E-Mail-Management notwendig
  32. 32. 32 Enterprise Search: Intelligente Suche
  33. 33. 33 Enterprise Search: Intelligente Suche
  34. 34. 34 Enterprise Search: Intelligente Suche Klare Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten Suchtreffer: Ranking bzw. Sortierung wird nach eigen zu definierenden Kriterien bestimmt (Index, Metadaten, Profil des Nutzers, Datum der Quelle) Semantische Verfahren: Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge, Verweise auf mögliche andere Themenbereiche Durch Benutzer erstellbare Profile Suche über alle Systeme und Applikationen im Unternehmen (DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)
  35. 35. 35 Enterprise Search: Intelligente Suche Parser-Modul (Syntaxanalyse) Crawler-Modul Ranking-Modul Module einer Suchmaschine Query-Modul Index-Modul
  36. 36. 36 Funktionsorientierte Sicht Fokus auf funktionale BereicheVertrieb Produktion Entwicklung Controlling Rechnungs- wesen Unternehmen Prozessorientierte Sicht Fokus auf Geschäftsprozesse Erwerb Objekte sind geliefert Vertrieb Produktion Entwicklung Controlling Rechnungs- wesen Unternehmen Workflow-Management
  37. 37. 37 Workflow-Management Geschäftsprozesse systematisieren Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig zuordnen Arbeitsschritte steuern Transparenz der Geschäftsprozesse Bereitstellung von Informationen über den Abwicklungsstand Arbeitslasten erkennen, MAKapazitäten optimieren Prozesslaufzeiten beschleunigen Aufzeichnung betriebsrelevanter Daten zur Prozessverbesserung Vermeidung von Fehlleitung oder Verlorengehen von Vorgängen Verringerung der Durchlaufzeiten Erhöhung der Produktivität Entlastung der MA von Nachforschungen, Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status Verbesserung der Fehlerquote, Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten Verringerung der Durchlaufzeiten Erhöhung der Reaktionsfähigkeit der MA durch Wissen Ziele
  38. 38. 38 Fest strukturierte Vorgänge Teilstrukturierte Vorgänge Unstrukturierte Vorgänge Urlaubsanträge Kreditvergabe Marketingstrategien Reisekostenabrechnung Schadensabwicklung Komplexe Dokumente Workflow-Management Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend für fest- und teilstrukturierte Vorgänge
  39. 39. 39 Workflow-Management Grafischer Designer: Beispiel WorkflowXpert.net
  40. 40. 40 Dokumentenmanagement in der Cloud Bild: Wikipedia
  41. 41. 41 Dokumentenmanagement in der Cloud Chancen  Konzentration auf Kernaufgaben Strategische und operative Flexibilität Flexibilität und Skalierbarkeit der Dienste und Anwendungen Anpassung an jeweiligen Bedarf Kostenvorteile für Anwender und Anbieter Dienste und Anwendungen lassen sich testen Einsparen von Betriebskosten: Verschieben von fixen zu variablen Kosten bei der IT Qualitätsverbesserung der IT-Dienste Nutzung leistungsfähiger Rechenzentren und IT-Diensten Mobile Lösungen
  42. 42. 42 Dokumentenmanagement in der Cloud Risiken Finanzielle Risiken Versteckte Kosten, Systemintegration Wichtig: Service Level Agreements (SLA) Vereinbarungen regeln Qualitäts- und Quantitätsaspekte der Dienstleistung (Sicherheit, Verfügbarkeit, Reaktionszeiten etc.) Operative Risiken Verfügbarkeit der IT, Kompatibilität und Integrierbarkeit von eigener und Cloud IT-Infrastruktur Sicherheitsrisiken Sicherheit der eigenen Daten Strategische Risiken Abhängigkeit, Anbieterwechsel, Verlust eigener IT-Expertise Rechtliche Risiken Compliance: Kunde ist für Einhaltung rechtlicher Bestimmungen verantwortlich Internationalität der Dienstleister (andere Rechtslage)
  43. 43. 43 Dokumentenmanagement in der Cloud Beispiel doculife (t-systems)
  44. 44. 44 Der Markt
  45. 45. 45 Anbieter DMS / ECM-Systeme Verwirrende Vielfalt Unterschiedliche Begrifflichkeiten Unübersichtlichkeit des Marktes Archivsystem Dokumentenmanage ment Records Management Enterprise Content Management Project Consult
  46. 46. 46 Deutscher Markt stark durch mittelständische Hersteller bestimmt Kundennähe, spezielle Branchenkenntnisse Wenig Alleinstellungsmerkmale, gängige Anforderungen werden von den meisten Anbietern erfüllt Systeme haben Schwerpunkte bei den Funktionen Zunehmend plattformbasierte Lösungen (Sharepoint) Darauf aufbauend Speziallösungen durch Drittanbieter Marktsituation
  47. 47. 47 Beispiel: Funktionen von d.velop d3
  48. 48. 48 Wichtige MarktakteureAnbieter DMS / ECM-Systeme (Beispiele) Saperion ELO Digital Office SER Solutions Ceyoniq Technology (nscale) Windream Docuware
  49. 49. 49 Wichtige MarktakteureAnbieter DMS / ECM-Systeme (Beispiele) Dr. Doc d.velop (d.3) Easy Software Optimal Systems Besonderheit: MS Sharepoint Plattform für Drittanbieterlösungen (z.B. d.velop ecspand)
  50. 50. 50 Beispiel ELO Digital Office
  51. 51. 51 Open Source Angebote (Beispiele)
  52. 52. 52 Beispiel Alfresco
  53. 53. 53 Beispiel Alfresco
  54. 54. 54 Cloud Angebote (Beispiele) z.T. einfache DM-Funktionen: Dropbox, Google Drive, MS Onedrive, Evernote, Box, iCloud etc.
  55. 55. 55 Marktübersicht: Beispiel Pentadoc Radar
  56. 56. 56 Entwicklungen
  57. 57. 57 Mobilität Geräte werden leistungsfähiger Notwendigkeit der des mobilen Arbeitens Mitarbeiter erwarten „moderne“ IT-Infrastruktur
  58. 58. 58 Intuitive Benutzeroberflächen Usability Einfache Bedienung Personalisierung
  59. 59. 59 Kollaboration Integration von Social Media Funktionen Wissensaustausch Wikis Blogs
  60. 60. 60 Bank, Golf, Jaguar….. Semantische Verfahren Bedeutung eines Textes Bedeutung einer Frage Verknüpfung von relevanten Informationen
  61. 61. 61 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Prof. Dr. Martin Michelson Hochschule Darmstadt Haardtring 100 D-64295 Darmstadt Tel.: +49-6151-16-9389 Mobil: +49-177-7933650 e-mail: martin.michelson@h-da.de Web: iuw.h-da.de/michelson Fragen

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