Weitere ähnliche Inhalte
Ähnlich wie Whitepaper M3
Ähnlich wie Whitepaper M3 (20)
Whitepaper M3
- 1. whitepaper
M3
© Migratie
Management
Methode
11-2010
- 2. M3©Methode en MMS
Migratie Management Methode: een samenvatting
Inleiding
Veel transities en bijbehorende migraties blijken uitermate complex. Door het toepassen van een
gestructureerde methode kan die complexiteit beheerst worden, qua doorlooptijd en kosten. De
hieronder beschreven methode (met bijbehorend, ondersteunend systeem, het MMS) heeft zich
bewezen tijdens grote en complexe transities en migraties.
Een complexe ICT-migratie betekent een vernieuwing en standaardisatie van de technische infrastruc-
tuur in grote organisaties met een scala aan bedrijfsprocessen. Een van de fundamentele eigenschap-
pen van een dergelijke migratie is dat deze vaak stuit op diverse technische omgevingen, niet (volledig)
bij de beheerorganisatie ondergebrachte omgevingen en achterstallig onderhoud. Daarom gaat een
migratie meestal gepaard met opruimen voorafgaand aan of tijdens “de verhuizing”. Hierbij valt te
denken aan applicatiereductie en serverconsolidatie. Daarnaast dient de besturing van de dienst-
verlening ingericht en/of verbeterd te worden zodat in de nieuwe situatie zowel de aanbod- als de
vraagzijde op het gebied van service op elkaar zijn afgestemd.
Aanpak
De aanpak die wordt gehanteerd is projectmatige en kenschetst zich door een groot operationeel
deel, het Migratie Management, waarin herhaling en een fabrieksmatige aanpak centraal staan. Door
deze fabrieksmatige aanpak wordt de migratie bestuurbaar, controleerbaar en voorspelbaar. De basis
achter deze aanpak ligt in het opdelen van de business van de klantorganisatie in behapbare delen, de
“chunks”. Deze delen moeten een logische samenhang van gebruikers, programmatuur, data en/of
locaties binnen de business zijn. Elk deel doorloopt bovengenoemde fabrieksmatige aanpak, waarbij
op vaste Review-momenten de migratievolwassenheid wordt getoetst. Dit is een strak proces waarin
doorlooptijden gefixeerd worden zodat een hoge beheersbaarheid en voorspelbaarheid bereikt wordt.
Met deze aanpak wordt bereikt dat de nadruk niet komt te liggen op de planning van de migratie, van
bijvoorbeeld een werkplek of een applicatie, maar op de beheersing, besturing en controle van de
voorbereiding. Door de nadruk op kleinere eenheden en de voorbereiding te leggen, worden onvolko-
menheden al vroegtijdig geconstateerd en opgelost, waarbij de migratie (uitrol) zelf geen of minimale
problemen oplevert. Afhankelijkheden zijn duidelijk en beheersbaar.
- 3. M3©Methode en MMS
De uitrol wordt slechts een logistiek proces en kan in steeds grotere aantallen plaatsvinden. Uit
eerdere ervaringen: bij aanvang van het project 100 werkstations per week; op het einde van het
project 3500 werkstations in één weekend. Daarnaast levert een betere beheersing van dit proces ook
een betere kostenbeheersing op; immers bij aanvang worden keuzes gemaakt over applicaties, uitzon-
deringen etc. en staan de doorlooptijden vast (na intake 6 tot 12 weken per chunk). Hierdoor worden
financiële excessen/verrassingen achteraf vermeden.
De aanpak in detail
Uitgangspunt = de klant
Cruciaal in de aanpak is de actieve betrokkenheid van de businessorganisatie van de klant, kortweg
‘de business’. In de business moeten ankerpunten gevonden worden die actief meedoen en onderdeel
worden van de totale migratie. Dit is een basisprincipe. Zonder voldoende verankering in de
business is elke migratie (transitie) gedoemd te mislukken. Daarnaast is bij de business de waarheid
voorhanden aangaande de inzet en de waarde van IT-middelen, gebruikers, contactgegevens, etc. Dit
wordt op operationeel niveau gedaan door een hybride projectteam te formeren (migratiemanager,
projectleider uit de business en key-spelers binnen een chunk) die samen de inventarisatie doen,
samen de voorbereidingen doen of volgen, samen de communicatie naar de collega’s binnen de chunk
- 4. M3©Methode en MMS
of business-unit doen en die uiteindelijk samen de uitrol begeleiden. De rol van migratiemanager is de
belangrijkste binnen een migratietraject. De migratiemanager vormt de liaison tussen de business en
de “fabriek”, ofwel alle betrokken partijen in het migratieproces.
Dezelfde samenwerking dient op een hoger niveau eveneens geborgd te worden. Daarom wordt
maandelijks in een stuurgroep de voortgang op businessunitniveau belegd waarin migratiemanager(s)
en projectleider(s) rapporteren aan het management van de business over de voortgang van de
verschillende chunks die de totale businessunit uitmaken. Op het niveau van senior management
wordt de voortgang van de totale migratie (over alle businessunits heen) besproken. Deze bottom-up
structuur is essentieel is voor het welslagen van de migratie. Na een migratie blijven dergelijke
overlegstructuren vaak bestaan om de inzet van IT in de toekomst te bespreken.
Figuur: weergave van de deelmigratie-activiteiten.
Starten met inventariseren
De start van het project of de migratie, na het opzetten van de projectbesturing bestaat uit het fine
tunen van de Reviewtemplates en de migratietooling. Reviewtemplates zijn checklists waarin alle
zaken, die voor de migratie relevant zijn, worden vastgelegd en formeel getoetst. De templates
worden aangepast aan de heersende benamingen van rollen, afdelingen, functienamen etc. binnen de
organisatie van de klant. Uitgangspunt hierbij is de rolbenaming die door de organisatie is vastgelegd.
In de praktijk dient echter wel getoetst te worden dat dit volledig en juist is. Hierna wordt begonnen
met de inventarisatiefase om de AS-IS (huidige) situatie goed in kaart te krijgen. Doordat de rest van
- 5. M3©Methode en MMS
de procesgang gefixeerde doorlooptijden kent is het belangrijk dat dit zo juist en zo volledig mogelijk
gedaan wordt. Hierbij is bijvoorbeeld de CMDB en de actualiteit daarvan essentieel voor de rest van
het traject. Zoals reeds gesteld wordt deze inventarisatie gedaan door een migratiemanager en zijn
vertegenwoordiger (projectleider) in de business. Zij maken hiervoor intensief gebruik van de door
Migration Match zelf ontwikkelde MMS-tooling.
Voorbeelden van te inventariseren zaken zijn (niet uitputtend):
• De eindgebruiker met zijn huidige hardware.
• Gebruikte applicaties (met alle specificaties daarbij, zoals versienummer, leverancier, medium etc.)
of als afgeleide daarvan het matchen van oude applicaties tegen een standaardlijst.
• Namen van personen die de applicaties in de oude omgeving kennen en eventueel in staat zijn om dit
naar de nieuwe omgeving over te zetten.
• De datashares (gebruikers, gebruikersgroepen, projectdirectories etc.).
• Gebruikte inbelvoorzieningen.
• Gebruikte randapparatuur.
• Gebruikte servicemanagementprocessen.
In deze fase worden tevens doelstellingen van het project afgestemd op de verwachtingen van een
organisatieonderdeel. Tevens wordt bepaald hoe er richting alle betrokkenen gecommuniceerd
gaat worden. Vaak ervaren gebruikers het als prettig als een persoon van de eigen organisatie
de communicatie rondom de migratieactiviteiten voor zijn of haar rekening neemt. Tevens is de
organisatie geïnformeerd over de aanpak, scope, verdeling van activiteiten en is er een grove planning
opgesteld.
Readiness-review: is er een goed globaal beeld?
De doorlooptijd van de inventarisatiefase is niet gefixeerd; uit ervaring kunnen we stellen dat één
en ander sterk afhankelijk is van de kwaliteit van de informatie die tijdens de inventarisatie wordt
vergaard. In de inventarisatiefase wordt op het moment dat projectteams zijn geformeerd aan
klantzijde en ook een logische opdeling in chunks is gemaakt een ‘Readiness Review’ gehouden. In
deze review wordt getoetst of de geïnventariseerde gegevens voldoende kwaliteit hebben en voldoende
volledig zijn. Concreet worden checklists met applicaties uit de AS-IS situatie, een verdeling in chunks
- 6. M3©Methode en MMS
binnen de betrokken businessunit en inzichten in mogelijke bottlenecks opgeleverd. Bij de ‘Readiness
Review’ zijn vertegenwoordigers van alle disciplines aanwezig. Dit zorgt ervoor dat alle deelnemers in
een zo vroeg mogelijk stadium gekend zijn in de specifieke kenmerken en aandachtspunten van een
organisatieonderdeel.
Begin van het fabrieksproces: intake-review
Wanneer de Readiness Review is geslaagd kunnen de chunks die zijn onderkend individueel op ‘Intake
Review’. Dit is de eerste stap over de drempel van een strak getimeboxed proces. De chunk krijgt
een weeknummer waardoor het duidelijk is wanneer zijn specifieke migratiezaken (bv. gebruikte
applicaties) door de fabriek geadresseerd dienen te worden. Tevens wordt voor de chunk vastgelegd
of er wijzigingen zijn gepland die van invloed kunnen zijn op de migratie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan
verhuizingen, reorganisaties etc. Ook wordt on-site bekeken hoe de fysieke opbouw van een locatie is
om de logistiek rondom een uitrol te kunnen inschatten.
De opmaat naar de intake is dat de onderverdeling in chunks helder is. Dat betekent dat er per chunk
duidelijk is welke gegevens (nog) nodig zijn voor de migratie. Op dit moment in het traject is het een
goed idee medewerkers die in een chunk werkzaam zijn verantwoordelijk te maken voor het vervolle-
digen van de meta-informatie.
Figuur: weergave van de deelmigratie-activiteiten.
- 7. M3©Methode en MMS
Denk hierbij bijvoorbeeld aan secretariaten of afdelingshoofden. Meestal zijn dit mensen die veel
collega’s kennen en die lokaal ‘bekend’ zijn. Zij kunnen tevens in de navolgende fasen de migratie-
informatie actueel houden.
De migratiemanager en de projectleider van de klant bereiden de Intake Review van een chunk
voor en leveren het definitieve beeld van alle migratie-relevante zaken in het migratietool Migratie
Management Systeem (MMS). Tevens wordt verslag gedaan van de fysieke opbouw van een locatie. Na
een succesvolle Intake Review kan de chunk het proces (‘fabriek’) door, zonder aanvullende informatie
nodig te hebben van de business. Wanneer de Intake Review met succes wordt afgesloten worden de
verdere Review momenten gepland en de geïnventariseerde applicaties overgedragen aan de afdeling
applicatiemigratie.
Na de Intake Review begint formeel de fase ‘Migratie Voorbereiden’ waarin een opdeling wordt
gemaakt in deelmigraties. Daarbij worden de volgende deelgebieden onderscheiden:
• Applicatie Migratie (met vaak ook veel aandacht voor back-end applicaties die lokaal worden gehost
en wellicht centraal moeten worden neergezet)
• Data Migratie (m.n. datastructuren, groeps- en projectdirectories)
• Hardware Migratie (in samenwerking met de klantenorganisatie m.b.t. aanschaf nieuwe assets,
inrichting, voor het nieuwe werkplek concept)
• Netwerkmigratie (eventuele aanpassingen fysieke/ logische netwerk, hierin aandacht voor WAN/
LAN constructie).
• Servicemanagement Migratie (bezien of in de nieuwe situatie het aanpassen van dienstverlening
service levels wenselijk of noodzakelijk is)
• User migratie (gebruikers koppelen aan rechten op applicaties, data, hardware en service levels)
Van alle deelgebieden wordt zowel de AS-IS als TO-BE situatie aangegeven, het pad hiertussen
(migratie/transitie) wordt uiteraard ook beschreven. Tevens worden alle randvoorwaardelijke zaken
(bijvoorbeeld, voor een CAD-applicatie is een ander beeldscherm nodig, rechten op een datashare met
tekeningen, etc.) vastgelegd.
- 8. M3©Methode en MMS
Voorbereiding Afgerond? Go/No-Go!
De fase ‘migratie voorbereiden’ eindigt met een Go/No-go Review van een chunk. In deze Review
wordt bezien of alle voorbereidingen voor een succesvolle uitrol zijn afgerond. Het is bekend welke
gebruikers er zijn, er moet bekend zijn waar welke data staan, waar deze naar toe moeten en met
welke autorisaties. Er moet bekend zijn welke hardware door welke user gebruikt wordt (en gaat
worden), welke applicaties door welke users worden gebruikt en eventuele aanpassingen aan
het fysieke en logische netwerk moeten afgerond zijn. Alle details omtrent de omwisseling van
werkplekken moeten bekend zijn en de benodigde acties in het kader van Service Management
Migratie moeten afgerond zijn. Als dit alles klaar is wordt er een Go gegeven en kan de uitrol worden
ingepland. Op dit punt is het ook bekend welke gebruikers eventueel niet gemigreerd worden en
welke applicaties niet gemigreerd worden. Bijvoorbeeld bij ‘exotische applicaties’ die in gebruik blijven
omdat er historische gegevens in zijn vastgelegd die periodiek geraadpleegd moeten worden.
Voorbereiden en freeze-periode
Nadat alle voorbereidingen zijn gedaan en dit in de Review is aangetoond dient de daadwerkelijke
uitrol voorbereid te worden. De communicatie richting gebruikers wordt nu ook geïntensiveerd, zij
dienen immers bekend gemaakt te worden met de aanstaande verandering. Denk hierbij aan posters,
login instructies, stickers (bij een hardware wisseling) enz. Tevens gaat er een freeze-periode in.
Gebruikers kunnen niet verhuizen, er mogen geen wijzigingen gedaan worden op hard- en software
etc. Deze fase kent een doorlooptijd van 3 weken en kenmerkt zich door de laatste voorbereidingen
voor roll-out. Voorbeelden hiervan zijn het plannen van (data)conversies, het logistiek plannen en
regelen van de hardwaremigratie. Uiteindelijk wordt er een generale repetitie gedaan.
Uitrol-review: aan de vooravond
De uitrol voorbereidingsfase wordt afgesloten door de Uitrol Review. Hierin wordt vastgesteld of aan
alle operationele randvoorwaarden is voldaan om zonder problemen te kunnen gaan uitrollen. Denk
hierbij bijvoorbeeld aan (extra) ondersteuning van de beheerorganisatie. Ook wordt bekeken of de
chunk in een complexe of politieke context geplaatst moet worden. Als dit zo is wordt daar tijdens deze
Review aandacht aan besteed. Het is belangrijk dat bij deze Review zowel het migratieproject als de
beheerpartij betrokken zijn omdat deze uitrol het daadwerkelijke af- dan wel aankoppelmoment voor
de beheerorganisatie behelst.
- 9. M3©Methode en MMS
Roll-out of roll-in
Hierna kan er uitgerold worden. Deze fase duurt maximaal een week. Met name de logistieke
inspanning en de zorg na uitrol vullen deze week, de daadwerkelijk uitrol is vaak binnen een dag of
weekend gedaan. De migratiemanager is op locatie om samen met de projectleider van de klant de
uitrol te begeleiden en te communiceren over de voortgang. Op deze manier wordt de migratie voor
betrokkenen op hoger niveau (senior management) naast de bedrijvigheid van een uitrol zichtbaar
gemaakt. Vaak wordt van een uitrol gesproken, maar soms ook van een ‘inrol’ het is maar net vanuit
welk perspectief dit wordt bezien.
Inbedden en décharge
Na de uitrol wordt het migratieresultaat ingebed en de migratie afgerond. Belangrijk is in deze fase
dat als de nieuwe situatie werkt (front- backend etc.) de ‘oude wereld’ uitgezet kan worden, en er
(eindelijk) bespaard kan worden. Hierover dienen goede afspraken gemaakt te worden met de staande
beheerorganisatie.
Deze fase wordt afgesloten met een Decharge Review waarbij wordt vastgesteld dat de chunk
succesvol is gemigreerd en of er nog issues zijn die resteren. Daarnaast moet de staande beheeror-
ganisatie de chunk formeel in beheer nemen. Wanneer de nieuwe situatie naar behoren functioneert,
verleent de klant décharge middels een décharge-formulier en is men formeel ‘over’. Wanneer er
nog acties uitgevoerd moeten worden, wordt dit gepland en afgesproken. Tevens wordt een nieuwe
Decharge Review gepland.
Het bouwen van bruggen
De migratiemanagers zijn intermediair tussen de business van de klant en de fabriek (“het
transitieproject”). Dit zijn projectmanagers met migratie-ervaring die getraind zijn in genoemde
migratieaanpak. Zij vervullen een belangrijke rol in de communicatie tussen de aanbod- en vraagzijde.
De migratiemanager zet samen met een vertegenwoordiger van (een deel van) de business een
projectteam aan de klantzijde op. Gezamenlijk worden alle migratiespecifieke zaken geïnventariseerd
middels op de klantsituatie aangepaste checklists. Tevens wordt bepaald met welke businessdy-
namieken de chunk te maken heeft (bijvoorbeeld een kwartaalafsluiting, een businessproject, een
verhuizing etc.) zodat in gezamenlijkheid bepaald kan worden op welke wijze de migratieactiviteiten de
- 10. M3©Methode en MMS
minste impact hebben op de businessprocessen.
Tijdens de migratievoorbereidingsfase worden alle voorbereidingen door de migratiemanager samen
met het projectteam uitgevoerd. Hieronder valt de applicatieinventarisatie (de voorbereiding van de
applicatieintake door de ‘fabriek’), de eindgebruiker- (accounts, fysieke locatie, telefoonnummers
etc.) en hardware- (welke pc, randapparatuur etc.) inventarisatie, de uitrolplanning, de uitrolaanpak
en de nazorg worden samen met de business in een chunk- projectplan (gedetailleerd migratieplan,
draaiboek) beschreven en formeel afgesproken. De migratiemanager zorgt ervoor dat dit alles goed
wordt vastgelegd in het systeem dat de migratie ondersteund (MMS).
In de uitrolfase vertegenwoordigt de migratiemanager de business gedurende de uitrol. In het
gedetailleerde migratieplan is beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is in verschillende situaties
maar de klant kan altijd bij de migratiemanager terecht. Last minute changes worden via de migrati-
emanager gecommuniceerd naar de verschillende partijen en de migratiemanager houdt de klant op
de hoogte van de voortgang. Tijdens de migratie worden incidenten zoveel mogelijk op de werkvloer
opgelost en zo niet, door de migratiemanager geëscaleerd naar de beschreven partijen. Zo houdt de
migratiemanager overzicht van alle zaken die spelen tijden de operationele migratie.
Alle uitzonderingen worden op dagelijkse basis met de business en de staande beheerorganisatie
doorgenomen en actiepunten worden uitgezet. De migratiemanager is degene die deze actiepunten
volgt en bepaalt hoe deze na de migratie afgehandeld dienen te worden. Na de migratie ondertekent
de business met de migratiemanager het decharge document; hierin staan alle openstaande
actiepunten en wie daarvoor verantwoordelijk is. De migratiemanager bewaakt deze actiepunten en
blijft hierop rapporteren naar de business totdat alle actiepunten zijn afgehandeld.
- 11. M3©Methode en MMS
Beschrijving van het MMS
Dé integrale ondersteuning voor een migratie
De migratieaanpak wordt ondersteund door het Migratie Management Systeem (MMS). Dit is
een webbased systeem waarin alle migratiespecifieke zaken worden vastgelegd. Het MMS wordt
aangepast aan de binnen de klantorganisatie heersende nomenclatuur. Dit wil zeggen dat bekende
rollen, functienamen, afdelingsnamen etc. worden ingevoerd. Bij een migratie zijn niet alleen
gegevens over de gebruikte IT-middelen nodig, ook gegevens over rollen, gebruikers, locaties,
openingstijden etc. dienen te worden vastgelegd. Deze gegevens worden beheerd buiten het
IT-beheerdomein. Om deze reden wordt gestart met een download van bestaande gegevensbron-
nen zoals de P&O-administratie, de CMDB, de AD enz. Vervolgens toetst de migratiemanager samen
met zijn contactpersoon van hun chunk tijdens de inventarisatie de vergaarde informatie aan de
werkelijkheid. Daar waar nodig worden aanvullingen en keuzes gemaakt. Na de inventarisatie kan op
eenvoudige wijze het actuele beeld in stand gehouden worden, zodat men bij uitrol niet voor verrassin-
gen komt te staan. Denk hierbij aan gebruikers die een andere rol krijgen, of de organisatie verlaten.
In MMS wordt vanzelfsprekend informatie over de gebruikte applicaties en de work-flow in geval van
packaging vastgelegd. Dit geeft de migratiemanager en zijn contactpersoon inzicht in de voortgang van
de voor ‘hun’ chunk relevante applicatieportfolio. Daarnaast kan uit MMS een keur van (standaard-)
rapportages worden geleverd die een actueel beeld geven van de kwaliteit en de voortgang. Dit levert
zowel een beeld van de voortgang van de totale migratie, als van een individuele chunk. Dit laatste
geval dient als input bij de Review-momenten wanneer de migratiemanager de status van de chunk
doorspreekt en verantwoordt. Door alle informatie op één punt te verzamelen en verrijken kan er
tussen partijen geen misverstanden of discussies over ‘lijstjes’ meer bestaan.
Tenslotte is het MMS volledig ingericht om ook de uitrol vanaf het Go/NoGo-moment te technisch en
procesmatig ondersteunen naar zowel de uitrolpartij, de migratie-oplosgroepen als de staande beheer
organisatie. De M3-methode, ervaren migratiemanagers en MMS leveren in combinatie de sleutel tot
een succesvolle migratie.
- 12. M3©Methode en MMS
Operationaliseren MMS
Implementatie
Voorafgaand aan het gebruik van MMS wordt een implementatietraject uitgevoerd dit traject bestaat
uit de volgende stappen
1. De technische en applicatieve inrichting van MMS;
2. Het uitvoeren van een impactanalyse om de gewenste aanpassingen samen met de klanten te
kunnen vaststellen:
3. Functionele inrichting op basis van de behoefte van de klantenorganisatie;
4. Het uitvoeren van een technische en functionele acceptatietest voor versie 1.0;
5. Het opstellen van een Service Level Agreement (SLA)
Services en beheer MMS volgens SLA
Na acceptatie van versie 1.0 start automatisch de service en beheer periode. In deze periode worden
onderstaande activiteiten uitgevoerd.
1. Het voeren van technisch- en applicatiebeheer;
2. Het voeren van functioneel en kwaliteitsbeheer op MMS voor gebruikers zowel als migratie-
managers als uitrol en beheerpartij;
3. Het op de klanten organisatie aanpassen van de
• MMS invulinstructie
• De MMS training
4. Het opleiden van MMS gebruikers .
5. Het desgevraagd uitvoeren van RFC’s
- 13. M3©Methode en MMS
Migration Match: aandacht, slagkracht
Orde op zaken in ICT. Een belangrijke voorwaarde om goed te kunnen werken. Toch is de praktijk
weerbarstig. Vooral in grote organisaties valt de ICT-huishouding vaak ten prooi aan verrommeling. De
situatie wordt onoverzichtelijk, de kosten van het beheer onnodig hoog en de business voelt zich meer en
meer beperkt in zijn productiviteit.
Migration Match zet een punt achter de verrommeling. Door met aandacht voor de business te inventariseren,
te ontdubbelen, beheerst te migreren wordt een nieuwe, zuivere ICT-situatie overgedragen aan de
beheersorganisatie.
We voeren de regie over het traject, betrekken de klantorganisatie bij elke fase, en delen het geheel op in
beheersbare, hapklare brokken. Zo brengen we de complexiteit terug naar de menselijke maat. Een beproefde
methode, die zorgt voor een uiterst efficiënte doorstroming. Het resultaat: directe besparingen, een
overzichtelijk ICT-landschap, lagere beheerskosten en tevreden medewerkers.
Rouboslaan 34 T 071 - 560 1270 www.migrationmatch.nl
Postbus 206 F 071 - 560 1280 info@migrationmatch.nl
2250 AE Voorschoten