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Microsoft Office: Einsatz-Möglichkeiten
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Whitepaper: Microsoft Office - Programme + deren Funktionen

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kostenloser Download als PDF unter: http://www.ebook-whitepaper.de ..|.. Die Programm-Palette von Microsoft Office erstreckt sich über viele Programme. Angefangen beim Text-Programm Word und der Tabellen-Kalkulation Excel über die Verwaltung von Mails, Kontakten, Terminen usw. mit Outlook bis hin zu (noch) selten genutzten Tools wie OneNote bietet das Office-Paket alles für und rund ums Büro. ..|.. Dieser Ratgeber soll Ihnen einen ersten Eindruck vermitteln, wie sich die Programme unterscheiden, wofür sie sich besonders eignen und welche Funktionen sich darin verstecken.

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  1. 1. Whitepaper Microsoft Office: Programme & ihre Funktionen Partner von:
  2. 2. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 2 Die Programm-Palette von Microsoft Office erstreckt sich über viele Programme. Angefangen beim Text-Programm Word und der Tabellen-Kalkulation Excel über die Verwaltung von Mails, Kontakten, Terminen usw. mit Outlook bis hin zu (noch) selten genutzten Tools wie OneNote bietet das Office-Paket alles für und rund ums Büro. Doch nicht nur für die Büro-Arbeit, ob privat, geschäftlich oder auch ehrenamtlich für Vereine und soziale Organisationen lassen sich die vielfältigen Programme nutzen. Die Office-Programme können noch viel mehr. So lassen sich mit PowerPoint sogar Vorlagen für eine Video-Präsentation, z. B. für YouTube, oder mit Word vollständige Grafik-Vorlagen für Flyer und Plakate gestalten. Doch leider kennen viele Nutzer gar nicht das schier endlose Potential von Microsoft Office. Meist ganz einfach, weil sie gar nicht wissen, welche tollen Funktionen es im Programm gibt. Dieser Ratgeber soll Ihnen deshalb einen ersten Eindruck vermitteln, wie sich die Programme unterscheiden, wofür sie sich besonders eignen und welche Funktionen sich darin verstecken. Damit auch Sie in Zukunft Ihr Office-Paket noch effektiver nutzen und gezielt damit arbeiten können. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Entdecken der vielen tollen Möglichkeiten. Word, Excel, Outlook + Co. bieten viele tolle Möglichkeiten + Funktionen. Man muss sie nur kennen und bedienen können. VORWORT
  3. 3. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 3 Microsoft Office: Einsatz-Möglichkeiten Was gehört dazu und wie lässt es sich nutzen? Mit einem Rechner lassen sich viele tolle Dinge anstellen. Schriftwechsel, Ablage + Verwaltung Dazu gehört auch die Büro-Arbeit wie:  Erstellen von Texten + Tabellen,  Lesen + Schreiben von Mails,  Verwaltung + Ablage,  Sich Notizen machen,  Termine + Kontakte organisieren  Präsentation für die Vereinsfeier erstellen. D er Ha up t-G ru nd, war um P C s urs prün g lic h er fun den wu rden: B erechnun gen, Te x te , Ta be llen u nd äh n lic he D o kume n te ers te llen . Programm-Sammlung für alles rund ums Büro Für alle diese Zwecke gibt es Microsoft Office. Dazu gehören seit vielen Jahren zahlreiche Programme wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote oder Outlook. M icros of t O ffice 2 0 16 : D ie L ogos vo n Wor d, E xce l, On eNo te, P owe rP oin t, Ou tlo ok, P ublis her & Acces s. Auch weniger verbreitete Programme wie Access oder Publisher können bei Bedarf ergänzt werden. Office: Mehr als nur Briefe schreiben Dabei lassen sich mit den Office-Produkten, z. B. nicht nur Briefe schreiben oder Listen erstellen. M it O ffic e läs s t s ich na hez u die ges am te Ve r wa l tun g wie Ab lage, S chrif twec hs el, No tiz en, P räs en ta tio n u vm. ab wic ke ln. Die Office-Palette ist so vielfältig, dass man (bis auf Buchhaltung oder Steuern) fast die ganze Büro-Organisation darüber abwickeln kann. auch Design & Gestaltung möglich Selbst für Gestaltung von Broschüren, Plakaten, Live- Animationen uvm. kann man es einsetzen. Auch d ies e G r a fiken s o wie de r G u ts che in wu rden (b is a u f d ie Fo tos + d ie P roduk t-B ilder im G u ts che in) vo lls tän dig m i t W or d 2 0 16 ers tell t. (Auch diese Info-Broschüre, zahlreiche Grafiken darin sowie die Plakate + Info-Karten auf den letzten Seiten wurden mit W ord 2 016 erstellt.) Viele Programme, die zusammenarbeiten Dabei bestechen die einzelnen Programme nicht nur durch die Funktionen, sondern auch mit dem Austausch der Daten zwischen den Office-Bestandteilen. D ie O ffice -P rogr amme a r bei te n be i vie len F un k tion en und kö nnen D a te n un te re ina nde r aus ta us chen, z. B. der E xpo r t vo n Kon ta k te n in O u tlo ok a ls E xce l -L is te. Viele Einsatz-Möglichkeiten – ein Beispiel: Wie sich die Programme des Office-Pakets effektiv im Büro-Alltag nutzen lassen, möchte ich auf den nächsten Seiten an einigen Beispielen verdeutlichen. 52 +70 ?
  4. 4. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 4 Auftrag: Unterlagen für ein neues Produkt Herr Müller trifft sich mit einem Geschäftspartner, Herrn Schlau. Er bespricht mit ihm den neuen Auftrag. Auch für B es prechu ngen + P räs en ta tio nen eigne n s ic h die P rogra mme von M icros o f t O ffic e h er vo r ra gend. Es geht um die Markteinführung eines neuen Produkts, das Herr Schlau als Geschäftsführer der Läuft-rund GmbH mit entwickelt hat. Excel-Statistik + PowerPoint-Präsentation Dazu hat Herr Schlau über Excel eine Statistik über die zu erwartenden Einnahmen + Verkaufszahlen erstellt und eine kurze PowerPoint-Präsentation mit den Vorteilen des Produkts erstellt. Auch für d ie Vo rs tellu ng von Za h len + Ums ä tz en e ig nen s ich E xce l + P o werP o in t h er vo r rage nd. Vertragsentwurf als Word-Dokument Auch Herr Müller erkennt das Potential und übernimmt gerne die Planung der Markt-Einführung. Bereits im Vorfeld hatten beide die groben Details des Auftrags besprochen. Herr Müller hat deshalb bereits den Vertrags-Entwurf auf seinem Tablet gespeichert. Ve r tr äge kö nne n dan k W or d dire k t am Ta b le t ge les en un d un te rz eichne t we rden, ohn e dies e vo r h er z u d ruc ken. Deshalb zeigt Herrn Schlau ihm zuletzt die vorbereiteten Vertrags-Unterlage und übernimmt elektronisch die letzten Korrekturen. Elektronische Unterschrift am Tablet Herr Schlau und Herr Müller unterschreiben den Vertrag direkt am Tablet. M it D ig i tiz er S tif te n wie dem TE R R A To uch P en P ro kö nne n For mu la re, Ve r tr ä ge u vm. d ire k t p er Touch -D is pla y (z . B. am Ta ble t o de r S mar tph one ) u n ters chr iebe n we rde n. Mithilfe eines speziellen Stifts (einem sog. Touch Pen für Tablets) können sie wie mit einem echten Stift auf Papier schreiben. Vertrag senden: direkt per Outlook Herr Müller speichert nun das unterschriebene Dokument und sendet es per E-Mail an Herrn Schlau. D ie e le k tr o nis ch un te rs chr ie bene n Ve r tr äge kö nne n m i t Ou tlo o k dire k t z um E mp fä nge r gema il t wer den. Damit haben beide den Vertrag auf dem PC und können sich Papier und Druckkosten sparen. Notizen + To-Do_list per OneNote Um den Auftrag vorzubereiten, hatte sich Herr Müller beim vorherigen Termin ein paar Notizen gemacht. Auch e ine s og. To -D o -L is te (was noc h erled ig t wer den m us s ) läs s t s ic h kurz erhand in O neNo te e rs tell en. Da sich hierfür OneNote perfekt anbietet, hat er diese mit einer To-Do-Liste und einigen Anmerkungen direkt am Tablet notiert. Das kann über die Tastatur oder handschriftlich (Touch Display, z. B. mit d em Touch Pen) passieren.
  5. 5. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 5 Export von OneNote nach Outlook Über sein Windows 10 Smartphone, auf dem ebenso die OneNote App läuft, hat er sich anfangs die Visitenkarte von Herrn Schlau fotografiert und den Text erkannt. E ine Vis i te nkar te ka nn m i t O neNo te ü b ern omme n und a ls Kon ta k td a te n in Ou tlo o k e xpo r tier t we rde n. Diese Daten hat er anschließend an Outlook übertragen. Somit hat er, ohne etwas abtippen zu müssen, die Mail-Anschrift und die Adress-Daten plus Rufnummern direkt elektronisch. Outlook-Kontakte: Grundlage für Word-Brief Der Adresseintrag in Outlook dient nicht nur für die Mail, sondern auch als Quelle für das nächste Schreiben an Herrn Schlau. D ie Ko n ta k te in O u tloo k kö nne n kurz erhand für e ine n B r ie f in W or d e rg änz t wer de n. Herr Müller schreibt einen Dank-Brief an Herrn Schau, natürlich in Word. Serien-Briefe in Word Außerdem erstellt er einen Entwurf für einen Serienbrief, den Herr Schlau für seine Kunden verwendet kann. Für e in R unds chre iben kö nnen a lle od e r aus ge wäh l te Kon ta k te aus Ou tlo o k nac h E xce l e xpo r tier t u nd dor t für e ine n Wo rd -S erien br ie f ve r we nde t we rden. Kalkulation + Projektplan mit Excel Danach erstellt er einen Projektplan. Dafür macht er über Excel eine Kalkulation sowie eine Auswertung anhand der zu erwartenden Ergebnisse. M it M icros o f t E xce l las s en s ich ku rz erhand e r war te te Ums a tz z ahlen & Ve r kau fs -E n twic klu ng a ls Ka lku la tion u nd S ta tis tik e rs te llen . Microsoft Excel als Tabellen- und Kalkulationsprogramm bietet sich hier dank Formeln, Sortierung und Filtern, Balken-Diagramm uvm. an. Daten immer online verfügbar: dank OneDrive Zu guter übernimmt Herr Schlau die Dateien zu diesem Auftrag in seinen Cloud-Speicher bei OneDrive. D ank M icros o f t O neD r ive kö nne n alle lokale n U n te rlagen mi t de m C loud -S peiche r on line s ync hr on is ier t we rde n und s in d im mer + übe ra ll ve r füg ba r. Termine verwalten mit Outlook Die Termine für Besprechungen, Fristen und Arbeitsplanung trägt er sich in Outlook in den Kalender ein. M it O u tlo ok könne n Te rm ine n ich t n u r ve r wa l te t we rde n. B ei B edar f e r inne r t das P rogram m auc h vo rhe r an de n Te rm in. So weiß er jederzeit, wann er für Besprechungen und eigene Projekte Zeit hat und wann nicht.
  6. 6. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 6 Projekt-Inhalte: dank Terminplanung kein Problem Denn er weiß, nächste Woche montags bis donnerstags ist die Präsentation für Herrn Schlau dran. D ank cle ve r vo r be rei te te r Ter min -P lan ung las s en s ich Fr is ten + Ar be i ts p has en fes tlege n un d es komm t n ich t z u Te r mind ruc k. Zuerst die Texte, dann Produkt-Bilder sammeln, Grafiken und Diagramme entwerfen. Und zuletzt die Gestaltung als Präsentation mit Animationen und Übergängen. Werbe-Texte + Infos mit Word gestalten Zu den Texten gehören neben den Produkt-Infos und Vorteilen auch einige Werbe-Texte, um das Interesse bei den Kunden zu wecken. D ie Vo r la gen te x te + E n twü r fe kön nen s pä ter in W or d fü r D a ten b lä tte r + B ros chüre n g ra fis ch ge s tal te t we rde n. Diese Bereiche müssen unterschiedlich gestaltet werden. Aus den Text-Entwürfen in Word entwickelt er verschiedene Datenblätter & Info-Broschüren. Verkaufs-Argumente als Checkliste Ergänzend zur fertigen PowerPoint-Datei erstellt er in Word einige Notizen und Stichwörter, die Herr Schlau sowie dessen Mitarbeiter im Gespräch einbauen oder besonders betonen können. Klare An we is unge n + Ar be i ts h ilfen a ls C hecklis te helfen den M i tar be i te rn be i B era tu ng + Ve r k au f. Diese Arbeitsvorlage erstellt werden als strukturierte Liste in Word und bereitet sie optisch auf. So haben die Mitarbeiter eine klare Struktur, anhand der sie sich für das Kunden-Gespräch vorbereiten können. Export in PowerPoint: Video, Grafik + Druckvorlage Nun folgen die weiteren Inhalte, erstellt aus der PowerPoint-Präsentation. Dazu gehören ein Info-Video, verschiedene Daten-Blätter zum Produkt sowie eine Bilder-Galerie für die neue Produkt-Webseite. Aus de r P owe rP oin t-P räs en ta tio n ka nn auc h e in I n fo - Vide o e rs te ll t wer den, das s ich fü r You Tu be, Faceb oo k & C o. , für d ie e ige ne Webs ei te s owie d ie ko mmen de M ess e ve r wen de t wird . Video, Datenblätter und Präsentation können natürlich auch auf der kommenden Messe verwendet werden. Dank Office ist das für Herrn Müller kein Problem und ist an einem Tag erledigt. Denn dies alles funktioniert ohne zusätzliche Programme direkt aus PowerPoint heraus. Online präsentieren dank OneDrive Doch zuvor zeigt er Herrn Schlau die erstellten Datenblätter, den Video-Entwurf sowie die überarbeitete PowerPoint-Präsentation. Hierbei nutzen beide ihre Internet-Verbindung und telefonieren kostenlos über Skype. Über M ess enger-D iens te wie S kype las s en s ich kos ten los e Te le fo na te füh ren. Herr Schlau möchte zwar noch ein paar Wörter geändert haben, aber ansonsten findet er die Unterlagen super. Vo r de r B es prechun g der E n twü r fe kan n m an d ie D a te ien fü r de n G es prächs par tne r pe r OneD ri ve freige ben. Herr Müller gibt Herrn Schlau die Dateien vorher über OneDrive frei, so dass sich Herr Schlau diese direkt per Browser anschauen kann.
  7. 7. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 7 Online an Dokumenten dank Browser-Tools Jeder betrachtet die Dateien bei sich im Büro. Die Änderungen werden im Browser direkt gespeichert, so dass diese dem jeweils anderen sofort angezeigt werden. D ank O neD r ive + O ffice On line kön nen die E n twü r fe d ire k t vo n jede m G erä t im B ro ws e r be tr ach te t un d geme ins am be ar bei te t we rd en. D as s par t viel Ze i t + Kos ten. Dadurch sparen sich beide Fahrzeit und Kosten, denn sie wohnen fast 100 km voneinander entfernt. Und über Skype telefonieren sie sogar kostenlos miteinander, direkt am PC. Freigabe der Dateien in OneDrive Beim Info-Abend am nächsten Tag wird das Ergebnis den Kollegen von Herrn Schlau vorgestellt. Vo r de r wei te re n Arbe i t a n den D o ku m en ten kö nnen d ie E n twü r fe m i t den M itar be i ter n bes pr ochen we rde n. Download durch die Mitarbeiter Diese sind vom Produkt und den fertigen Unterlagen dazu begeistert. Dank der OneDrive-Freigabe können sie sich diese direkt vor Ort auf ihr Smartphone, Tablet oder Laptop herunterladen. Vo r de m Team -M ee ting we rden d ie D a teien für d ie M ita r bei te r in O neD r ive fre ige geben . Eigene Notizen zu Entwürfen: direkt in OneNote Die knapp 20 Außendienst-Mitarbeiter können sich über die OneNote-App direkt auf ihrem Gerät Notizen machen und überlegen, mit welchen Argumenten sie potentielle Kunden am besten überzeugen können. In d en freigege bene n D a te ie n könn en s ich d ie M ita rbe i te r mi t O neNo te z . B. am Tab le t No tiz en m achen. Nachdem man nun die Produkt-Einführung besprochen und die Präsentation abgesegnet hat, folgen die restlichen Medien-Dateien. Veröffentlichung von Website + Video Das Info-Video wird erstellt, auf der neuen Website veröffentlicht und für die Außendienst-Mitarbeiter zum Download angeboten. Nach de r B es prechun g kann d as In fo - Vide o au f de r We bs i te + S ocial M edia P la ttfo rme n ve rö ffen tlich t und de n M i ta rbe i te rn z um D o wnload be rei tg es te ll t wer den. Diese können es für die Gespräche mit Kunden direkt an deren Gerät zeigen. Produkt-Vorstellung im Kunden-Gespräch: gedruckt oder elektronisch Außerdem gibt’s bereits die PowerPoint-Datei zum Download, die sie bei Bedarf für ein individuelles Gespräch – in gedruckter Form oder direkt an Laptop, Tablet oder Smartphone nutzen können. D ie P o werP oin t- D a te i kann für Ku nde n - G es präche a n die M i ta rbe i te r ve r te il t we rden, z . B. als D o wn loa d übe r On eD r ive ode r pe r E -M ail in Ou tlo o k.
  8. 8. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 8 Notizen für Ergänzungen: per Mail verschickt Da einige Mitarbeiter Vorschläge für Ergänzungen in der Broschüre haben, hat sich Herrn Schlau einige Stichworte notiert und schickt diese über Outlook an Herrn Müller. D ie Vo rs ch läge von M i tar be i te rn kön ne n in O neNo te n o tier t und ü ber O u tlo ok per M ail vers ch ick t we rden. Word: einfacher Export als PDF-Datei Anhand dieser ändert Herr Müller die Word-Vorlage per Word Diese schauen sich beide wiederum online an, ändern ein paar Formulierungen und stellen sie dann als PDF online. Office -D a te ien, z . B. in Wo rd, kö nne n e in fach in e ine P D F -D a tei e xp or tie r t wer den. Denn Word und andere Office-Programme können die Unterlagen direkt als PDF exportieren. PDF-Dateien: auf den meisten Geräten nutzbar Das erleichtert das Anschauen, da es auch andere Betriebssysteme (wie Macintosh, Linux, Solaris, Android, iOS uvm. ) gibt, auf denen meist kein Office läuft. P D F-D a teien s ind mu l ti - ko mpa tib el und kö nnen mi t vie le n S ys te men ge ö ffn e t we rden. PDF-Dateien lassen sich von jedem Gerät aus öffnen und sogar über passende Plattformen online blättern. Download der PDF-Datei Auch die Broschüre können sich die Mitarbeiter als PDF herunterladen und bei Bedarf wahlweise gedruckter oder als Datei weitergeben. D ie P D F-D a te i kann z um D o wn loa d a nge bo te n we rde n, dam i t s ich de r I n te res s en t d ie B ros chüre s elbs t d ruc ken kan n. Versand an Kunden: Cloud-Speicher, Social Media, Mail oder Messenger Die Weitergabe klappt u. a. über eine Visitenkarte mit dem Link zur Datei (z. B. auf OneDrive) , per Mail oder andere über andere Plattformen wie Facebook, Skype etc. D ie U n ter la gen (B ros chüre , Vid eo, P räs en ta tio n e tc. ) kö nne n au f vie len We gen an den Kun den ve rs chic k t u nd p rom o te t wer den: z. B. C loud -D iens te , M ail, S ocia l M edia , M ess enger u vm. Weitergabe an Kunden: auf CD oder USB-Stick Einige Mitarbeiter verteilen diese bei der kommenden Messe direkt auf CD und USB-Stick. Auch a u f C D ode r US B -S tic k (z . B. mit Logo - Au fd ruc k) kön nen die Un te r lage n an Ku nden + In te res s ente n ve r te il t we rde n. Kunden-Gespräche: dank Skype ohne Fahrzeit Die Mitarbeiter können sogar anschließend mit einigen Interessenten Kontakt per Skype aufnehmen. Über M ess enger-D iens te wie S kype las s en s ich kos te nlos e G es präche ode r Vid eo -C ha ts füh re n. Auch Ku nden -S uppo r t is t da rü ber m ög lich. Denn hierüber lassen sich auch Video-Chats und kostenlose Telefonate abwickeln.
  9. 9. WH ITEP APER: MICROSOFT OFFICE – PROGRAMME + IHRE FUNKTIONEN - 10/2016 9 Erfolgreiche Produkt-Einführung Ergebnis: Das Produkt kommt an, die Mitarbeiter laufen zur Höchstform an und schon bald danach freut sich Herr Schau über hervorragende Verkaufszahlen. M it M icros o f t O ffic e ka nn e ine e r fo lg r eiche P rodu k t -E in fü hr un g gep lan t und d ie pas s enden Un te r lage n ges ta l te t wer den. Ausgaben für Marketing nach kurzer Zeit gedeckt Die Ausgaben für die Produkt-Unterlagen, die Herr Müller erstellt hat, sind schon nach der ersten Woche komplett gedeckt. D ank e ine r ge lu ngene n M ark t-E in fü hr u ng übe r wiegen die E in nah men ku rz danach d ie Aus gaben für U n ter la g en + M arke ting. Zufriedener Kunde Herr Schlau muss am Wochenende darauf schmunzeln, wie einfach die Zusammenarbeit war und welch tollen Funktionen Microsoft Office trotz günstiger Kosten bietet. E infache Zus am mena r bei t u nd e r fo lg re iche P rodu k t-Ka mpa gne n s o rgen bei m K unde n fü r Zu fr iede nhe i t u nd me is t für F olge - Au f tr ä ge. Fazit: Sie erkennen an diesem Beispiel, dass sich die einzelnen Programme des Office-Pakets zu einem großen Ganzen ergänzen. Vie le Fun k tio nen + E ins a tz -M öglic hkei ten: D ie P rog ramm e vo n M icr os o f t O ffice e rgä nz en s ich z u eine m gr oß en G anz en. Denn es hat nicht nur jedes Programm seinen bestimmten Aufgaben-Bereich, in dem es sehr viele Funktionen und Möglichkeiten der Nutzung biete. Auch der Austausch zwischen den einzelnen Bereichen ist möglich. M it d en M icros o f t-D iens ten O neD r ive u nd S k ype wird der F un k tio ns -Um fan g vo n O ffice eno rm ges teiger t, s o das s Zus amme na rbe i t, Aus ta us ch, u nd we i te re Vo r te ile er re ichb ar s in d. Dank Microsoft OneDrive und Skype (bzw. im Business - Bereich noch zahlreiche Anwendungen mehr) bieten sich ergänzend tolle Anwendungen zu Veröffentlichung, zum Austausch und gemeinsamen Arbeiten. Weitere Infos zu Lizenz-Modellen Im Whitepaper zu Office 365 erfahren Sie, welche unterschiedlichen Lizenz-Modelle es gibt und worin jeweils die Vor- und Nachteile liegen.
  10. 10. Computer + Internet. Einfach. Verständlich.  Computer  Unitymedia-Partner  Internet  Online-Shop  Beamer-Verleih  Hard- & Software  eBooks & Info-Videos  Smartphone + Tablet  Webdesign & Marketing  LCD-TV  Gestaltung & Druck  Navigation & Multimedia MKS Computer & Internet Service Bachstraße 25/1 68794 Oberhausen-Rheinhausen  www.mks-pc-shop.de  (07254) 985145  info@mks-pc-shop.de  www.i-help-your-pc.de Partner von:

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