Este documento permite conocer en detalle las actividades desarrollas para utilizar las herramientas de la tecnología de Infomración, para registrar las acciones a la población con base a dato primaria. Su origen esta en las acciones desarrolladas en el año 2007

1. ANEXO
INFORMATIVO
“SISTEMA DE INFORMACIÓN:
HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA LA GESTIÓN
DE LA ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD EN GUATEMALA
APLICADO AL
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA DE GUATEMALA”
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2. En 1997, el Ministerio de Salud Pública y Entonces a partir del año 2004, el PEC desarrolló
Asistencia Social de Guatemala -MSPAS- inició un Sistema de Información que contaba con el
la implementación de un Programa de Extensión hardware y software necesario para incorporar
de Cobertura -PEC- con el objetivo de llevar todas las actividades del PEC en sus dimensiones
servicios básicos de salud al 46% de la población administrativas, financieras, técnicas e
que para antes del 1996 no tenía acceso físico a institucionales como una herramienta primordial
instalaciones de salud. Por medio de este de la prestación de servicios básicos de salud,
Programa se llevaba, y aun se lleva, a los monitoreo y evaluación. Se desarrolló un sistema
beneficiarios un Conjunto de Servicios Básicos de descentralizado de captura de datos que identifica
Salud –CSBS- diseñado por el MSPAS. El CSBS, a los miembros de la comunidad como ente
principalmente preventivo, en 4 áreas de servicio básico, establece una identificación individual,
y un área transversal, incluía los siguientes familiar y comunitario. Así mismo, consolida la
componentes: i) atención a la mujer; ii) atención a información de manera multi-nivel, administrativa
la niñez; iii) atención a la demanda por morbilidad y geográficamente.
y urgencias; iv) atención al medio; y el área
transversal de promoción y educación en salud. Este Sistema de Información ha permitido
Cada uno de los servicios y acciones del CSBS personalizar los servicios, ya que cada persona
cuenta con indicadores de medición, lo que beneficiado por el PEC cuenta con una ficha
permite orientar la implementación hacia clínica única la cual mantiene un record
resultados. digitalizado de su historial medico,, de su familia,
las condiciones de saneamiento ambienta y el
Para la entrega del CSBS el Ministerio realiza número de perro y gatos de su hogar y de su
convenios con Organismos No Gubernamentales – comunidad lo que permite dar seguimiento a los
ONG-, las cuales brindan estos servicios a través servicios que tiene derecho de recibir.
de personal contratado y voluntario de las
comunidades atendidas. Las ONG se elijen bajo El desarrollo del Sistema de Información ha
un proceso de selección abierto y competitivo; permitido al PEC, consolidar una base de datos de
cada ONG puede tener varios convenios y cubrir los servicios básicos de salud y los eventos
varias jurisdicciones a la vez según su capacidad demográficos esenciales de la población cubierta
de ejecución y su excelencia en la misma. por extensión de cobertura proporcionando de esta
manera los datos ordenados para el análisis de la
Al contrario de los sistemas tradicionales el PEC situación Así mismo enmarca el desempeño
parte de la oferta de servicios, tenía como pasado, la situación actual y el pronóstico de la
necesidad prioritaria ubicar a los beneficiarios por prestación de servicios para identificar
persona en su ambito familiar y comunitario oportunidades, peligros, potencialidades y
dentro de la jurisdicción.. Adicionalmente, la debilidades en la producción de los mismos;
expansión del programa a más de 4 millones a además de tener la capacidad de evaluar los
nivel nacional con la consecuente necesidad de objetivos, estrategias y programas con sus
realizar procesos sistemáticos de monitoreo y presupuestos a mediano y largo plazo.
evaluación de la prestación de los servicios,
recopilación, procesamiento y análisis de la Esta herramienta ha sido muy valiosa para el PEC con
constantes mejoras en funcionamiento del sistema, pero no
información relacionada al acceso y calidad de la
seria posible mantenerse sin la constante participación de la
atención, resultó en la necesidad de fortalecer los comunidad y del EBS en la generación y recopilación de los
Sistemas de Apoyo del programa con una datos. Mediante el Sistema de Información hoy sabemos que
propuesta de un sistema de información el PEC cubre a 4.1 millones de personas, de 406
jurisdicciones, en 8,421* lugares poblados, con 778,888
integrador de todos los elementos del programa familias, atendidas en 4,163 centros de convergencia, con un
tales como: convenios, recursos humanos EBS de 41,357 personas que incluye a 10,648 Comadronas
programación y ejecución financiera de Tradicionales Autorizadas.
convenios, monitoreo administrativo y de ________________________________________
producción de servicios técnicos, consolidación *De 27,356 lugares poblados georeferenciados,
histórica de informes y traslado de la información que tiene el país según publicación del INE
al Distrito y Área de Salud respectivos y hacia el (Instituto Nacional de Estadística) del año 2005.
nivel central del MSPAS entre otras.
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3. EL SISTEMA DE I FORMACIO DEL PROGRAMA DE EXTE SIO DE
COBERTURA
La información es poder…. Quien tiene más y mejor información tiene
más probabilidades de sobrevivir; da igual que se trate de una
organización o de un país.
Introducción Información descentralizado, en el marco
del Sistema de Información Gerencial de
Salud (SIGSA) con información
Un sistema de información puede inmediata en los centros de trabajo, que le
permite un mejor control de la entrega del
definirse como un conjunto de
Conjunto de Servicios Básicos de Salud –
componentes interrelacionados que
CSBS- a más de 4 millones de
permiten capturar datos, procesarlos,
guatemaltecos del área rural. Los
almacenarlos y distribuirlos en forma de
productos del Sistema de Información han
información para apoyar la toma de
sido claves para fortalecer su ejecutoría,
decisiones y el control en una organización
mejorar la eficiencia y tener un mayor
o proyecto.
impacto al crear y mantener evidencia del
trabajo realizado.
Los sistemas de información
computarizados han cambiado la forma en
que operan las instituciones en el mundo. ¿Qué es el PEC?
A través de su uso se han logrado
importantes mejoras, ya que al automatizar
los procesos operativos, suministran una El MSPAS ha implementado desde 1997
base de información necesaria para la el Programa de Extensión de Cobertura –
toma de decisiones y permiten PEC-, el cual tiene como propósito
principalmente encontrar métodos para aumentar la cobertura de los servicios
optimizar los recursos tanto financieros básicos de salud. La finalidad del
como humanos y así optimizar las acciones Programa ha sido y es, realizar acciones
que realizan. de promoción, prevención y recuperación
la situación de salud que viven los
Las instituciones requieren cada vez más guatemaltecos, especialmente en el área
de información inmediata y disponible para rural.
planificar, monitorear el cumplimiento
prestación del servicios y la ejecución • Con el liderazgo del MSPAS y el
presupuestaria, tomar decisiones, apoyo de la cooperación
incorporar nuevos servicios y evaluar los internacional como el BID, AID,
riesgos y beneficios de la expansión entre UNICEF, Plan Internacional, OPS, e
otras. INTERVIDA entre otros, se diseñó
un conjunto de servicios básicos de
Con estos conceptos, el Programa de salud -CSBS-, principalmente
Extensión de Cobertura –PEC- del preventivo, en 4 áreas de servicio y
Ministerio de Salud Pública y Asistencia un área transversal: i) atención a la
Social –MSPAS- de Guatemala, asumió el mujer; ii) atención a la niñez; iii)
reto de desarrollar un Sistema de atención a la demanda por morbilidad
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4. y urgencias; iv) atención al medio; y personal asignándolo geográficamente en
la transversal de promoción y el lugar que presta sus servicios
educación en salud. A partir de año
2005, el CSBS se fortaleció con la Para las labores de coordinación y
incorporación de las estrategias de administración, las ONG contratan
AIEPI AINM-C y en el año 2006 con coordinadores técnicos, asistentes de
la entrega del alimento información y contadores, estos son,
complementario, Vitacereal, a niños encargados de la alimentar en forma
de 6 a 36 meses, a mujeres permanente del Sistema de Información
embarazadas y en período de Este recurso humano asegura la prestación
lactancia. El de Sistema de de los servicios y el cumplimiento de
Información permitió generar los procesos administrativos, mediante los
listados de la población meta para la cuales las ONG puedan ser evaluados, para
entrega adecuada y precisa. mantener la continuidad de sus
desembolsos trimestrales.
Adicionalmente este y todos los servicios
y acciones del CSBS cuentan con El Sistema de Información incluye la
indicadores de medición, donde el producción de a 85 ONG con convenios
denominador -grupo susceptible del con el Ministerio al 2006, los cuales
servicio- y numerador -servicios y acciones prestaron los servicios básicos en 26 áreas
prestados-, tienen su registro por nombre, de salud (20 departamentos) a 4.1 millones
lo que permite orientar, asegurar y auditar de personas del área rural registradas por
los resultados. nombre y ubicación.
El Sistema de Información registra todos ¿Cómo se creó el Sistema de
los lugares poblados para identificar a las
comunidades más postergadas del país para
Información del PEC?
que no están asignadas a la red de
servicios con el cual el Ministerio La creciente necesidad de realizar procesos
conforma las jurisdicciones para ser sistemáticos de monitoreo, evaluación y
atendidas por los proveedores mediante un programación resultó en la necesidad de
proceso de selección abierto y competitivo. fortalecer el programa con una solución
Estas ONG firman un convenio para integral que permitiera unificar desde un
entregar el CSBS a cerca de 10,000 enfoque informático todos los procesos
habitantes, agrupados en Jurisdicciones las técnicos, administrativos y financieros .
cuales se dividen en centros de tales como: identificación de beneficiarios,
convergencia, lugar poblado, sectores, análisis de necesidades en las
vivienda y familias, a través del médico o comunidades, registro de convenios,
enfermera ambulatoria, del facilitador programación financiera de convenios,
institucional, facilitadores comunitarios y monitoreo administrativo y técnico de
vigilantes de salud. El (la) médico o servicios, logística de medicamentos,
enfermera(o) ambulante visita las insumos, bodegas, consolidación histórica
comunidades al menos una vez al mes de informes de salud y comunicación con
mientras que los facilitadores comunitarios áreas de salud de nivel central del MSPAS
y vigilantes de salud son una alerta entre otros.
permanente en la comunidad. El Sistema
de Información registra a todo este
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5. Es por esto que al observar detenidamente 4. Seguimiento y supervisión de la
el trabajo del PEC, en el año 2004 se producción de servicios por el EBS.
obtuvo apoyo del préstamo PMSS II (BID 5. Monitoreo de servicios, mediante la
1221/OC-GU) para crear un sistema construcción de indicadores y
integrado y automatizado de información, evaluación de coberturas.
por medio de consultores nacionales. 6. Divulgación de estadísticas,
mediante la construcción de
La implementación por etapas capas de reportes consolidados.
información y por módulos, fue creando 7. Estadísticas de salud
las destrezas tecnológicas a nivel local, de georeferenciadas de acuerdo a lugar
tal forma que desde su primer año el de producción de servicios.
programa fue avanzando en cuanto al 8. Modulo Central de logística:
desarrollo conceptual, la aplicación e Registro de lugares poblados,
implementación así como la adquisición de asignaciones de tipo de servicio de
los recursos humanos y tecnológicos las matrices de población, registro
necesarios. de ONG y asignaciones de
convenios.
El Sistema de Información permitiría 9. Registro y control de distribución,
ubicar a los actuales beneficiarios y a los ingresos y egresos de insumos y
potenciales nuevos beneficiarios al tener medicamentos y alimento
como base el recuento de población que se complementario.
establece en el convenio. Al mismo 10. Registro, control de equipo y
tiempo, permitiría captar los resultados de manejo de normas de la cadena de
más de 85 ONGs distribuidas en el país, frío.
consolidarlos y posteriormente utilizarlos 11. Control de movilización de
como un instrumento de apoyo a la vehículos -control de uso,
ejecución, el monitoreo y la evaluación kilometraje, combustible y gastos
del programa en las áreas administrativas, de mantenimiento y reparaciones-.
técnicas, financieras, geográficas e 12. Administración y finanzas
institucionales.
¿Como está compuesto el Sistema
El Sistema de Información se de Información?
conceptualizó como un sistema
descentralizado de bases de datos locales, El Sistema de Información agrupa los
que debería contener información en 12 componentes en tres grandes módulos:
componentes:
1. Prestación de Servicios Básicos
1. Recuento poblacional que de Salud. En este modulo se lleva
permitiera tener toda la información el registro de habitantes de acuerdo
posible de cada uno de los al formulario SIGSA-11 , (Ficha de
habitantes beneficiarios del PEC. censo familiar ), y registro de la
2. Programación de los servicios prestación de servicios médicos
Básicos en 5 sub-componentes. por medio de ficha clínica
3. Registro de la producción de comunitaria de la niñez (0-5 Años),
servicios prestados al niño(a), la de la mujer (15-49 años) y de
mujer y población en general. morbilidad general, generación de
reportes de estadisticas vitales
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6. (nacimientos y fallecidos), de Bancos, para la emisión de
formatos SIGSA para reportar al cheques, registros contables,
distrito y área de salud la estados financieros y cédulas de
vacunación, la morbi-mortalidad y auditoria y de monitoreo.
el recuento de servicios prestados, ¿Cómo se estructura la información en el
la generación de 28 indicadores de Sistema?
desempeño que se evaluan El sistema de información genera una
trimestralmente. identificación única por habitante al
ubicarlo dentro de un lugar poblado (con
2. Logística. En este modulo se ubicación geográfica de departamento y
registran datos de las ONG y los municipio), el cual ha sido asignado a un
lugares poblados asociados a las servicio de salud institucional (Area,
Jurisdicciones dentro de la red de Distrito, Tipo de servicio y Prestador
servicios del MSPAS, así como del nombrado). En este base de datos el
control de insumos, medicamentos, habitante queda establecido de acuerdo al
métodos de planificación familiar, lugar poblado, el sector, el número de
donaciones, registro de activos vivienda y la familia a la que pertenece. La
fijos y control y mantenimiento de identificación única permite llevar un
vehículos. registro único y perpetuo de los servicios
recibidos.
3. Administrativo-Financiero. En La estructura institucional y geográfica del
este modulo se lleva el registro del sistema de información es la que se
presupuesto por renglón de gasto demuestra en el Gráfico 1 siguiente.
asignado, su ejecución por medio
Grafico 1
Estructura Institucional y Geográfica
Estructura Institucional
Estructura Geográfica
Proveedor Asignado
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7. El registro individual hizo posible
Grafico 2
consolidar la información de manera Cobertura de los Servicios de Salud del MSPAS
multi-nivel por organización funcional,
geográfica y relacionarla con grupos de
edad automaticamente.
El Sistema de Información ha permitido al
l PEC pueda saber en cuántos lugares
poblados tiene cobertura y obtener
información georeferenciada ya que cada
lugar tiene una correlación con el código
que le asignó el Instituto Nacional de
Estadística –INE- en el año 2002.
De esta cuenta, al año 2005, se tenía
evidencia de que la red de Atención de
Servicios de Salud estaba presente en
16,746 lugares poblados. A Diciembre del
2006, se ha establecido que los lugares ¿Cuáles son las principales
poblados registrados por INE y a los que se características del Sistema de
atienden hacen un total de 33,041 Información?
poblados.* (ultima actualización 2006-
2007)
Así mismo, por medio de la información
georeferenciada es posible visualizar la
Las principales características en el
funcionamiento del Sistema de
presencia del PEC a nivel nacional, y su
Información son las siguientes:
interrelación geográfica con los servicios
institucionales (puestos y centros de salud)
y los lugares poblados sin asignación a un • Incluye acciones en tres componentes
básicos: hardware, software y recurso
servicio. Ver Gráfico 2, que es un reporte
de salida del sistema, para mostrar la humano capacitado para dar soporte al
proceso de prestación de servicios
cobertura y ubicación de la red de servicios
básicos de salud en seguimiento,
evaluación y programación.
• Genera tablas primarias de datos que
sirven de base para la interpretación de
variables.
• Registro de datos individuales y
creación de un identificador único para
cada habitante de una comunidad.
• Permitir consolidar la información de
manera multi-nivel.
El flujo de información del sistema se
observa en el Gráfico 3, siguiente.
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8. Gráfico 3
Flujo de Información
1. SIGSA 11 Ficha del Censo de
población del MSPAS
2. Fichas Clínicas Comunitarias
a) Ficha Clínica Comunitaria de la
Niñez (0-5) años
b) Ficha Clínica Comunitaria de la
Mujer (15 – 49) años
c) Ficha Clínica de Morbilidad
General.
3. Documentos Auxiliares de Registro
a. Hoja de Registro de
Vacunación del Facilitador
Institucional
b. Hoja de Registro de la
entrega de micronutrientes
del Facilitador Comunitario
c. Hoja de Registro del
monitoreo de crecimiento
¿Cómo funcionan los módulos del
Sistema de Información?
Modulo 1: El Conjunto de Servicios
Básicos de Salud –CSBS-
Estos instrumentos cumplen las siguientes
En este modulo los principales
funciones:
instrumentos para recolectar información
son los siguientes:
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9. Para la generación del Censo, el sistema de información requiere otros instrumentos adicionales,
los cuales son los siguientes:
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10. ¿PARA QUE ¿QUIEN LO ¿CUANDO SE ¿QUE ES LO QUE
INSTRUMENTO
SIRVE? RECOLECTA? GENERA? DESCRIBE?
Cada vez que sea
necesario ver
Listado de Ingresos Ver la producción diaria de produccion diaria, Ingresos diarios de registros
Diarios censo FC, VC, MA semanal , mensual nuevos de personas al censo
Cuando sea necesario
Para verificar los datos de identificacion de familias Todos los datos detallados por
Carnet de identificacion las familias que sean y sus datos, familias persona de los miembros de una
familiar correctos VC, FC nuevas familia ingresada
Hoja de registro para
control de peso Cada semestre para Listado de < de 2 años y < 5
enniños < 2 años y < 5 Para recolectar los pesos registrar pesos o cuando años, genera cuadricula para
años de los niños < de 5 años FC sea necesario recoleccion mensual de pesos
Sacar listados detallados,
por sexo, grupo etareo, cc, Cuando se requiera
c, sector, tipo de poblacion consultar la poblacion y Centro de Convergencia,
(vivos, muertos, migrantes, los diferentes datos Comunidades, viviendas,
General de habitantes no migrantes) TODOS descritos anteriormente familias, sectores, edades, sexo
Despues de ingresos de
Verificar nacimientos por nacimientos de cada Nacimientos con apellidos,
distintos filtros que se mes, o cuando sea nombre de familias, con
Nacimientos solicitan FC, FI necesario sectores y vivienda
Verificar defunciones por Cada mes despues de Defunciones con nombres,
distintos filtros que se actualizar censo o datos generales, con sectores,
Defunciones solicitan FC, FI cuando sea necesario viviendas y familias
Centro de Convergencia,
Para listar datos de todos Cada vez que sea Comunidad, sectores, familias,
Habitantes agrupados los habitantes , agrupados necesario ver en detalle viviendas, nombre, sexo, fechas
por familia por familia VC a las familias de nacimiento de cada persona
Cuando se desea Apellidos, nombres, sexo, fecha
Listado de jefes de Listar los jefes de familia de consultar listado de jefes de nacimiento, edad,
familia acuerdo a filtros solicitados VC de familia comunidad, sector, vivienda
Listar las inconsistencias Registros de personas que
Listado de en el ingreso de datos de Cuando la situación lo tienen datos inconsistentes en el
inconsistencias personas al censo FI requiera censo
Para poder capturar la Cada vez que se Centro de Convergencia,
informacion de la necesite recolectar la Comunidad, sectores, viviendas,
Perros y gatos por vacunacion de perros y informacion antes familias y la cantidad de perros y
vivienda gatos por vivienda VC descrita gatos por familia
Centro de Convergencia,
Comunidad, sectores, total de
Para listar consolidado de Cada vez que se personas por sector, personas
Consolidado de censo censo por grupo etareo, de requiera consultar el agrupadas por sexo y grupo
(tabla 3) habitantes con llave vigente. FI censo etareo
Centro de Convergencia,
Comunidad, sectores, viviendas,
familias, y la disposicion de
Para verificar consolidado agua, excretas y basura,
Consolidado de de las condiciones de las Cada vez que sean tambien datos consolidados de
vivienda viviendas FI necesario zoonosis
Una vez que los datos son recolectados por información de cada ONG ingresan los datos
el EBS en forma manual, los asistentes de al sistema en este módulo. Existen controles
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11. cruzados que garantizan que el ingreso de la son útiles para monitorear, supervisar o
información sea preciso. Por ejemplo, es divulgar la información. En este módulo, el
imposible ingresar los datos de las fichas sistema genera reportes físicos y virtuales a
clínicas, si con anterioridad no existe el nivel de cada instrumento, tal como se puede
registro en el Censo.Net. observar en un siguiente ejemplo de pantalla
El sistema implementado en este módulo del sistema informatizado.
genera reportes en cualquier momento, que
La divulgación de la información generada diseñaron físicamente los instrumentos de
en este módulo se realiza a través de la Sala registro de información.
Situacional Comunitaria la cual se presenta
en reuniones con todos los públicos Las fichas médicas comunitarias fueron las
interesados, constituidos por las primeras que se diseñaron, debido que el
organizaciones que contribuyen a que este MSPAS no contaba con un diseño normado.
programa sea una realidad. Así mismo, el Los primeros diseños fueron revisados y
Sistema de Información genera los reportes validados con los usuarios miembros del
que son de obligatoriedad para informar al EBS y luego fueron aprobados por el
Sistema de Información Gerencial SIGSA personal del Departamento de Desarrollo de
del MSPAS, los cuales son: SIGSA-5C, los Programas de Atención del MSPAS.
SIGSA 6 SIGSA 7 Y SIGSA 18, los cuales
son enviados para su integración a las Posteriormente se realizó el análisis y
estadísticas nacionales de producción de desarrollo del diseño digital de las fichas
salud, a través de los Distritos y Áreas de médicas con sus instrumentos de AIEPI
Salud AINM-C, así como el diseño digital del
consolidado del cuaderno del vigilante para
Para la implementación del módulo del control de la niñez y el de la mujer,
CSBS, primero se definió la estructura, se desarrollandose las interfases gráficas de
diseñaron las tablas, las consultas del manera amigable a los formularios físicos.
sistema y de acuerdo a la demanda un
paquete de 143 reportes. Conjuntamente se
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12. Una vez que los instrumentos de registro de Módulo 2: Logística
datos y los programas estuvieron diseñados y
validados, se procedió a la preparación de
los manuales del usuario final y el operador.
El modulo de Logística originalmente tenía
contemplado la implementación de cinco
Este modulo inició su implementación componentes los cuales eran:
oficial en el año febrero 2005, con una
aplicación de captura de datos del recuento 1. Inventario de O G. Este componente
poblacional “censo access” y a julio de ese permite a la Unidad de Provisión de
mismo año se implementó el “censo Net”, Servicios del Primer Nivel -UPS 1-
con la habilitación para el registro de fichas llevar un inventario más específico de los
médicas. Se ofrecieron 9 cursos de convenios actuales con las ONG. Los
capacitación a nivel regional, en donde se usuarios directos de este módulo es el
instaló el software1 en 195 computadoras, personal de la UPS 1 a nivel central.
con igual número de asistentes de 2. Registro y Control de Activos Fijos.
información capacitados. Asimismo se Apoya a las ONG a llevar un control de
socializó el sistema al personal del área de inventarios de los activos fijos de forma
salud, y equipos básicos de salud de las más eficiente. Los usuarios de este
ONG. A partir de marzo 2006, se iniciaron módulo son las Unidades de Asistencia
las evaluaciones trimestrales automatizadas Técnica, Distritos y Áreas de Salud y el
con 28 indicadores en todas las ONG que personal de la ONG.
participan en el Programa. 3. Insumos y medicamentos –BRES-.
A diciembre del 2006, se alcanzó la cifra Apoya al registro y control de
record de 480 computadoras implementadas distribución, ingresos y egresos de
con una cobertura nacional, iniciándose el insumos, medicamentos, métodos de
proceso de incorporación de servidores planificación familiar por jurisdicción.
locales en cada ONG. El fin de esta 4. Cadena de Frío y Control Biológico de
incorporación, fue el de integrar las Vacunación. Apoya al control del uso y
computadoras a una sola base de datos con las condiciones de almacenamiento de
una política de seguridad y encriptamiento los biológicos de vacunación. Las UAT,
de las mismas unificado con el propósito de los Distritos, Áreas y EBS serán los
facilitar la construcción de los indicadores de usuarios de este componente.
costo-efectividad, al unir la ejecución del 5. Control de Movilización de vehículos.
presupuesto con los servicios prestados. Apoya con el control de inventario de
vehículos, control de uso de vehículo,
Asimismo con este proceso se puede kilometraje, combustible y gastos de
incorporar toda la información a bases de mantenimiento y reparación de las ONG.
datos locales de área de salud de todas las
jurisdicciones convenidas para su monitoreo A Julio del 2006, los componentes 1 y 3 se
continuo. El modulo estaba completamente tenían implementado en un 100% ya que el
implementado en todas las ONG que tienen Ministerio consideró que la prioridad de
convenios con el Ministerio. control en estos dos temas era necesario. Los
otros componentes aun están en fase de
análisis e implementación.
1
Censo Access, Una aplicación para captura del recuento
de habitantes en Access 2000, para habilitarse Módulo 3:Administrativo-Financiero
independiente de la configuración de los equipos de
computo a esa fecha en las ONG.
21

13. En éste existen ventanas por cada renglón
El objetivo inicial del módulo informático del presupuesto y la idea es facilitar el
fue facilitar el registro y control de los gastos ingreso de los datos. (Ver gráfico 4)
e ingresos de las ONG que tienen convenio
con el Ministerio, así como obtener de forma Gráfico 4
inmediata los diferentes informes financieros Ventana de Ingreso de Información
y el control de ingreso y egreso de
medicamentos, insumos, equipo.
El módulo Administrativo Financiero inició
a implementarse en el año 2006. Previo a
ello, hubo fases de diseño y de capacitación
tanto para los usuarios directos -personal de
informática y personal administrativo de las
ONG-, como para los usuarios indirectos -el
personal a nivel central y personal de las
UAT- enfocado al aprendizaje de la
utilización de la herramienta informática.
El proceso inició con la recolección de la
La información ingresada al sistema sirve
información para este módulo, siendo el
para que las autoridades del Ministerio, y
personal contable de la ONG el responsable
entidades gubernamentales tales como la
digitar la información al sistema en tres
Contraloría de Cuentas puedan auditar y
partes: i) Presupuesto, ii) Bancos y
analizar la ejecutoria financiera de la ONG y
Contabilidad, e iii) Control de Inventario.
en el caso de las instancias del propio
Ministerio aprobar cualquier modificación
Presupuesto. El convenio entre el MSPAS
que sea necesaria. De igual manera ayuda a
y las ONG proveedoras establece que el
llevar un registro electrónico en detalle para
desembolso trimestral que recibirá la ONG
facilitar la transparencia de los procesos y
estará basado en el número de personas que
ejecución, monitoreo y control del
conforma la jurisdicción bajo convenio, a un
presupuesto y los recursos asignados en cada
costo que cubre los siguientes rubros:
convenio.
• Recurso Humano
• Equipo e Insumo Médicos por centro
Bancos y Contabilidad. Está aplicación,
comunitário
ayuda a las prestadoras de servicio a llevar
• Transporte y Mantenimiento Vehículos
un estricto control de sus
• Materiales para Impresión
operaciones/transacciones diarias y
• Materiales para Capacitación
consolidadas, contables y de bancos. Todas
• Promoción y Educación
estas transacciones son la base para la
• Medicamentos
estructuración de los estados financieros en
• Otros aportes
los períodos fiscales.
Por ello, la ONG debe preparar un
Las funciones específicas de este modulo
presupuesto con base en estos reglones, los
son:
cuales también están definidos en el sistema
• Nomenclatura Contable, ayuda a
informático.
codificar todas las cuentas contables,
22

14. • Apertura de cuenta bancaria separada Inventarios. En esta aplicación, se lleva el
para cada convenio, control de inventarios de todos los recursos
• Operación de Cheques, Depósitos, Notas físicos que la ONG utiliza para la
de Debito, Notas de Crédito realizando implementación y prestación de los servicios
su respectiva partida desde el momento comprometidos en los convenios firmados
de ser digitado. Los cheques se emiten por ambas partes. Por ejemplo:
únicamente para cubrir gastos validos de • Listado de medicamentos básicos
extensión de cobertura según especificados en el presupuesto,
presupuesto, • Registro y control de las entradas, salidas
• Elaboración de la conciliación bancaria, y volúmenes de compra de
• Control de Gastos por Administración de medicamentos,
Fondos (porcentajes que se pactan en la • Registro y emisión de Formulario BRES
hoja electrónica y en el convenio -Balance, Requisición y Envió- por
suscrito), Centro Comunitario, Jurisdicción y
• Control de los desembolsos recibidos por Convenio,
cada convenio, • Equipo de cómputo,
• Informes Mensuales de Gastos a través • Vehículos.
de Formularios,
• Informes Mensuales de Bancos, A través de la herramienta informática, el
• Informes Trimestrales de Gastos personal técnico de la ONG, lleva control del
Trimestrales, inventario tanto de medicamentos como de
• Planilla de Reintegro de Gastos, otros activos referentes al programa.
• Anticipo de Gastos,
• Liquidación de Gastos, El módulo administrativo financiero está
• Informes Financieros (Diario, Mayor, completamente instalado en todas las ONG
Balance). que tienen convenios vigentes.
Estas funciones se realizan a través del ¿Quién es el responsable de operar
software implementado exclusivamente para el sistema de información?
las actividades administrativas (Ver Gráfico
5).
Grafico 5
Ventanas de Acceso y Búsqueda
L as ONG que cuentan con convenios con el
MSPAS tienen el compromiso de contratar
un asistente de información por cada 2
jurisdicciones, y un contador por cada 6
jurisdicciones.
Los requisitos profesionales para el
Asistente de Información son: Bachiller(a)
en Computación o Perito(a) Contador(a), con
conocimientos básicos de paquetes de
hardware y software (Microsoft Office) y
Al igual que otros módulos, este programa experiencia mínima de un año en puestos
permite el fácil acceso de los usuarios y es similares. Sus principales responsabilidades
fácil de utilizar. son: i) registrar la información de la
producción de servicios y de la prestación o
administración de CSBS (estadísticas de
23

15. salud, medicamentos, insumos y información, y v) el análisis de la
suministros) en bases de datos electrónicos, información para la toma de decisiones. Tal
ii) verificar la calidad de información y iii) como puede observarse en el Gráfico 6, la
ordenar todos los instrumentos de registro de labor que toma más tiempo es la provisión
información. de los servicios de salud en el campo y la
que toma menos tiempo es el ingreso de la
Los requisitos profesionales del (la) información al sistema.
contador(a) son: Perito(a) Contador(a)
registrado ante la Superintendencia de Esta distribución del tiempo se debe a la
Administración Tributaria -SAT-, con existencia y uso de la informática que ha
conocimientos básicos de paquetes de desarrollado el PEC. Los registros manuales
computación (Microsoft Office) y demandan mayor esfuerzo y tiempo del
experiencia mínima de un año. Sus personal para el procesamiento de los datos
principales responsabilidades son operar y en detrimento de la atención a las personas.
llevar registro del proceso contable de la Esta fase se ha superado con el sistema
prestación o administración de CSBS, que automatizado de información.
incluye el control interno financiero y
administrativo. Gráfico 6
Ciclo de actividades de las O G
¿En qué ha ayudado el Sistema de
Información Automatizado al PEC?
Análisis Planificación
Existen tres factores principales por el cual y toma de
el Programa de Extensión de Cobertura ha decisiones
tenido éxito en la entrega de los servicios a Ingreso de
las comunidades rurales: la definición de un Información
Trabajo de
Conjunto de Servicios Básicos de Salud, el Campo
el capital humano a través de los Equipos Recopilación Servicios de
de Información Salud
Básicos de Salud; la organización y
Con formato: Color de fuente: Blanco
participación comunitaria y el
fortalecimiento de los Sistemas de Apoyo
entre los que sobre sale el Sistema de Fuente:
Información que permitió la automatización La mayoría de las decisiones de todos los
de los de registro de los flujos de niveles de gestión y prestación del programa
información por habitante y renglón de se basan en la información.
gasto, proporcionando información oportuna
de buena calidad para tomar las mejores La lista de funciones del sistema de
decisiones. información es extensa, pero a continuación
se presentan algunas de ellas:
Para alimentar y manejar el sistema de • El presupuesto aprobado de una ONG se
información, las ONG Prestadoras o basa en el número de personas censadas
Administradoras de Servicios de Salud, en la jurisdicción.
realizan actividades que completan un • Para medir los resultados, el PEC adoptó
círculo gerencial: i) planificación, ii) trabajo una serie de indicadores de desempeño2.
en la prestación de los SBS, iii) recopilación
de información, iv) ingreso de la 2
24 indicadores descritos en el Anexo 1
24

16. Los valores de estas variables son
alimentadas cuando se ingresan los datos
de todos los instrumentos del módulo de
CSBS al sistema, y automáticamente se
generan los porcentajes de
cumplimiento. La revisión de los
resultados de estos indicadores, es parte
de la evaluación trimestral que realizan
las Unidades de Asistencia Técnica del
Programa –UAT-, puesto que las
evaluaciones trimestrales también
revisan los resultados en el manejo
financiero, cuyos registros también se
generan en el sistema computarizado.
• La asignación de los medicamentos está
en función de la cantidad de
habitantes atendidos en la comunidad.
• Información para programación de ¿Qué resultados concretos ha tenido
metas de acuerdo a evaluación trimestral el Sistema de Información?
de 28 indicadores.
• La base de datos actual del PEC, permite
generar una gran cantidad de reportes Entre los resultados más importantes del
diarios, semanales, mensuales, Sistema de Información están:
trimestrales y anuales para el análisis de
la calidad de los servicios prestados por 1. Implementación de los módulos en
las ONG. un 80%, faltando únicamente las 3
aplicaciones de control del módulo
de Logística y la publicación de
¿Cuál es el sitio WEB del
estadísticas georeferenciadas en la
programa? Web.
El PEC comenzó a instalar su sitio WEB en
el 2006 www.mspas-sias.gob.gt con el
objetivo de poner a disposición de los grupos
interesados la información relevante del
programa.
Las primeras partes del sitio ya están
disponibles tal como se observa en la
Gráfica 7, siguiente
Gráfica 7
Pantalla de la Página Principal
Sitio Web del PEC
2. A Diciembre del 2006, estaban en
uso 313 computadoras de asistentes
de información y 167 de contadores
25

17. distribuidas por todas las ONG que tiene las jurisdicciones. Esta
participantes en el PEC. herramienta se puede realizar porque
3. Los reportes requeridos por el existe información actualizada
Sistema de Información Gerencial en mensualmente y divulgada a la
Salud del Ministerio –SIGSA- son población en forma permanente.
generados automáticamente por el
Sistema, con lo cual toda la Los resultados obtenidos han sido evaluados
información del nivel comunitario se satisfactoriamente por los ejecutores, por el
refleja en la información que reporta Ministerio y por los cooperantes.
oficialmente al MSPAS.
4. El recuento poblacional anual está ¿Qué Planes hay para el Futuro?
actualizado y disponible en cualquier
momento y genera los grupos etéreos Por el nivel de desarrollo, el PEC ha
automáticamente para priorizar las integrado sus sistemas y sus resultados de
acciones a la población. Por ello, el forma completa al SIGSA. Las
programa sabe cuántas personas son innovaciones y desarrollos están siendo
atendidas y en donde, tal como se estudiados por el MSPAS y se ha decidido:
observa en (Ver Tabla 1)
1. Finalizar la instalación de las
Tabla 1
Censo Consolidado 2006 aplicaciones que están pendientes
Habitantes Censo para que el Sistema de Información
Áreas de Salud et Dic-2006 esté completo en el año 2007.
Guatemala 197,378 2. Adoptar los sistemas del PEC para
Sacatepéquez 59,048 ser utilizado por los proveedores
Chimaltenango 195,031
Escuintla 261,372
institucionales.
Santa Rosa 129,432 3. Desarrollar las plataformas de
Sololá 193,908 conectividad para servidores de nivel
Totonicapán 159,846 local, distritos, áreas de salud y nivel
Quetzaltenango 210,623 Central.
Suchitepéquez 89,513 4. Validar los procesos de captura
Retalhuleu 53,934
digital de ficha médica por
San Marcos 327,154
Huehuetenango 521,701 dispositivos portátiles.
Quiché 360,743 5. Validar los procesos de tele-
Ixcán, Quiché 43,817 educación para capacitaciones por
Baja Verapaz 141,138 video-conferencia al personal
Alta Verapaz 623,338 comunitario, por comunicación voz-
Petén Norte 7,640 IP.
Petén Sur Occidental 37,737
Izabal 61,025
6. Integración de los proceso de registro
Chiquimula 207,355 primarios a los otros niveles de
Jalapa 127,789 servicio del Ministerio, por medio de
Jutiapa 67,095 utilizar una estructura de datos que
Ixil 61,602 permita mantener el registro único
TOTAL 4,138,219 de lugar poblado
Fuente: Sistema de Información PEC
5. Se genera la Sala Situacional en
todos los centros de convergencia
26

18. Anexo 1
Indicadores de evaluación trimestral y anual
No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?
Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres
Embarazadas con
1 Medicas Comunitaria anotadas como embarazadas que
primer control prenatal
de la Mujer tienen un primer control prenatal
Embarazadas Para verificar listado de mujeres
Del censo y fichas
captadas antes de las anotadas como embarazadas que
2 Medicas Comunitaria
12 semanas de fueron captadas antes de las 12
de la Mujer
embarazo semanas
Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres
Embarazadas con tres
3 Medicas Comunitaria anotadas como embarazadas con
controles prenatales
de la Mujer tres controles
Puérperas con un Para verificar listado de mujeres en
Del censo y fichas
control medico en los puerperio que recibieron un control
4 Medicas Comunitaria
primeros cuarenta días en los primeros cuarenta días
de la Mujer
después del parto después del parto
Recién Nacidos con un Para verificar listado de Recién
Del censo y fichas
control médico en los Nacidos que recibieron control
5 Medicas Comunitaria
primeros 28 días de médico en los primeros 28 días de
de la Mujer
nacido nacido
Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres
6 años recibiendo micro Medicas Comunitaria anotadas que recibieron micro
nutrientes de la Mujer nutrientes
Mujeres de 15 a 49
Del censo y fichas
años utilizando Para verificar listado de las mujeres
7 Medicas Comunitaria
métodos de que utilizan métodos de PFs
de la Mujer
planificación familiar
Mujeres de 15 a 49
años que son Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres a
8 reabastecidas con Medicas Comunitaria las que se le reabasteció de
métodos de de la Mujer métodos de planificación familiar.
planificación familiar
Mujeres de 15 a 49
Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres
años que se han
9 Medicas Comunitaria anotadas con toma de muestra de
tomado muestra de
de la Mujer Papanicolau
Papanicolau
Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas Para verificar listado de las mujeres
10 años con resultado de Medicas Comunitaria que cuentan con resultado de
Papanicolau de la Mujer Papanicolau
Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres de
11 años con tercera dosis Medicas Comunitaria 15 a 49 años que cuentan con
de TDA de la Mujer tercera dosis de TDA
Niños (as) menores Del censo y fichas Para verificar informacion
12
de un año Medicas detallada de los niños
27

19. No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?
vacunados con Comunitaria del vacunados con BCG
BCG Niño
Niños (as) menores
Del censo y fichas
de un año Para verificar información
Medicas
13 vacunados con detallada de los niños
Comunitaria del
tercera dosis de vacunados con OPV
Niño
OPV
Niños (as) menores
Del censo y fichas
de un año Para verificar información
Medicas
14 vacunados con detallada de los niños
Comunitaria del
tercera dosis de vacunados con Pentavalente
Niño
Pentavalente
Niños que
Del censo y fichas
cumplen 12 meses
Medicas Para verificar listado de niños
15 durante el año en
Comunitaria del vacunados con SPR
curso vacunados
Niño
con SPR
Del censo y fichas Para verificar información
Niños (as) menores
Medicas detallada de los niños que
16 de un año con dos
Comunitaria del cuentan con 2 controles
controles médicos
Niño médicos.
Niños (as) de 1 a Del censo y fichas
Para verificar listado de niños
menores de 5 años Medicas
17 de 1 a menores de 5 años con
con un control Comunitaria del
un control médico.
medico al año Niño
Casos de
Para verificar listados de niños
neumonías Del censo y fichas
menores de 5 años que
detectadas en Medicas
18 fueron detectados con
menores de 5 años Comunitaria del
neumonía y recibieron
que reciben Niño
tratamiento
tratamiento
Casos de diarrea Del censo y fichas Para verificar listados de niños
en niños menores Medicas menores de 5 años con dirrea
19
de 5 años que Comunitaria del que recibieron Sales de
reciben SRO Niño Rehidratación Oral
Del censo,
Niños menores de 2 Para verificar listados de niños
cuaderno del
años con al menos menores de 2 años que se
20 Vigilante de Salud
un control de peso encuentran en Monitoreo del
y Hoja de
en el trimestre Crecimiento
consolidado de
28

20. No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?
peso del FC
Del censo,
Niños menores de 2
cuaderno del Para verificar listados de niños
años con dos
Vigilante de Salud menores de 2 años que
21 controles de peso
y Hoja de recibieron Monitoreo del
seguidos en el
consolidado de Crecimiento
trimestre
peso del FC
Del censo,
Niños menores de 2
cuaderno del Para verificar listados de niños
años a menores de
Vigilante de Salud de 2 años a menores de 3
22 3 años con un
y Hoja de años en Monitoreo del
control de peso en
consolidado de Crecimiento
el trimestre
peso del FC
Niños menores de 1
año
Del censo y fichas Para verificar información
suplementados
Medicas detallada de los niños que
23 con una dosis de
Comunitaria del tienen una dosis de vitamina
vitamina A a partir
Niño A.
de los 6 meses de
edad
Niños de 1 a
menores de 5 años Del censo y fichas Para verificar listado de niños
suplementados Medicas de 1 a < 5 años que cuentan
24
con segunda dosis Comunitaria del con 2da. Dosis de vitamina
de Vitamina A Niño con .A cada año
cada año
Del censo, fichas
Niños menores de 1 Medicas
año con una Comunitaria del Para verificar listados de niños
25 entrega de Sulfato Niño, Hoja de menores de un año a quienes
Ferroso para tres Registro de se entregó Sulfato Ferroso
meses medicamentos del
FC
Del censo, fichas
Niños de 1 a Medicas
Para verificar listados de niños
menores de 5 años Comunitaria del
de un año a menores de 5 a
26 con entrega de Niño, Hoja de
quienes se entregó Sulfato
Sulfato Ferroso para Registro de
Ferroso
tres meses medicamentos del
FC
29

21. No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?
Del censo, Hojas de Para verificar listados de
Cobertura de
27 registro de vacunación comunidades y sus coberturas de
Vacunación Canina
canina vacunación canina
Comadronas
Planillas de Para verificar listados de
28 tradicionales activas
capacitación Comadranas capacitadas
capacitadas
¿De donde se
No. Nombre genera? (Origen de ¿PARA QUE ME SIRVE?
los datos)
Crece bien Del censo y ficha del Para ver de forma consolidada el
1
consolidado niño listado de niños que crecen bien
Del censo y ficha del Para ver de forma consolidada el
2 Listado de crece bien
niño listado de niños que crecen bien
Monitoreo de ingreso Fichas Medicas Para verificar el numero de fichas
3
de fichas Comunitarias diarias ingresadas
Del censo y fichas Para verificar el reporte de la
4 Evaluación trimestral Medicas evaluación de los indicadores del
Comunitarias trimestre
30