1. Project
Management
met SharePoint
Marijn Somers

2. Agenda
 Project Management Uitdagingen
 Waarom SharePoint ?
 Wat is SharePoint ?
 Definitie van SharePoint onderdelen
 Hoe ondersteunt SharePoint projecten ?
 klant Project methodologie
 Communicatieplan
 Zelfhulp faciliteiten
 Next steps

3. Uitdagingen
 Standaard proces
 Communicatie
 Waar deel ik bestanden met het team?
 Hoe zorg ik ervoor dat delen van het
team niet aan bepaalde documenten
kunnen?
 Opvolging van taken
 Rapportage

4. Waarom SharePoint ?
 Project Management Information
Information Structure
 Minimale IT interventies
 Gebaseerd op bekende tools:
web, windows, office
 Toegang limiteren
 Project artifacts centraal beheren
 Communicatie stroomlijnen

5. Hoe helpt SharePoint ?
 Beheren van taken
 Kalender functionaliteiten voor milestones en
planning
 Centrale locatie voor alle informatie
 Content Types
 Contactlijsten
 Change requests lijsten
 Alerts
 Gebruikersbeheer

6. Definitie van site onderdelen
PMIS SharePoint
Purpose
component Component
Stores common project events such as meetings, Calendar, Meeting
Project Calendar
deadlines, and resource avialability Workspace
Stores project task information, assignments, and
Project tasks Project task list
status
Project risks Stores project risks information, priority, and status Issue tracking list
Project contacts Stores common project contacts Contact list
Stores project resource information, skillsets, and
Project resource Custom list
rates
Project Stores relevant project documents, templates,
Document library
documents checklists, and reports
Automated change request system that stores
Change request Custom list + Custom
change request information, decisions, and
system Workflow
actions.
Project
Stores relevant project announcements Announcements list
announcements
Project Stores project milestone information with baseline
Custom list
milestones dates and actual dates

7. Identificatie van communicatie
behoeftes
 Belangrijke stap in Project Planning
 faciliteert effectieve communicatie met alle stakeholders
 Met volgende elementen:
 Communicatie objectieven
 Project stakeholders
 Formaat en inhoud
 Methode en frequentie
 Waarom zo belangrijk ?
 Security
 Aanmaak van dashboards
 Key performance indicators
 rapportages

8. Identificatie van communicatie
behoeftes
Stakeholder Project information requirements
Regular email updates on project
Chief executive officer
milestones and risks
Access to project budget information
Chief financial officer and to review and update any change
to project finances
Review project tasks, milestones, and
Program manager
risks
Review and update project
Team Members
information

9. Zelfhulp faciliteiten
 Werken met SharePoint is een andere manier van
werken
 om deelnemers optimaal te laten werken, crëer
zelfhulp faciliteiten voor eenvoudige zaken:
 Check in / check out van een document
 Hoe maak ik een Meeting Workspace ?
 Hoe sla ik een document op in SharePoint ?
 Hoe doe ik een update van een taak ?
 Hoe voeg ik iemand toe aan mijn site ?
 Filmpjes: SharePoint Screencasts
 Wiki
 Procedures

10. Next steps
 Bouwen van een PMIS Template
 Projecten in test
 Zelfhulp faciliteiten
 Feedback verzamelen