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- 1. Planeación de los Recursos de la Empresa Protocolo Etiqueta. Presentado Por: Luz Maribel Mojica Silva Sena Sede Administrativa Gestión Del Talento Humano 626899-69522 Bogotá Mayo 2014
- 2. Tabla de Contenido INTRODUCCIÓN 1.OBJETIVO GENERAL 1.1 Objetivos específicos: 2. PLANEACIÓN DE RECURSOS DE LA EMPRESA (ERP) 2.1 Retos y Soluciones Del ERP En La Empresa De Hoy 2.2 Recomendaciones Sobre el ERP: 3. PROTOCOLO 3.1 Historia Del Protocolo 3.2 Clases De Protocolo 3.3 Protocolo En La Correspondencia: 3.3.1 cartas comerciales . 3.3.2 cartas personales 3.3.3 tarjetas. 3.3.4 tarjeta empresaria 3.3.5 portafolio de servicios 4. PRECEDENCIAS 5. PRECEDENCIAS MILITARES. 6. ETIQUETA 6.1 Etiqueta Social 6.2 Etiqueta Empresarial 6.3 Tarjetas Empresariales 6.4 Etiqueta En La Mesa BIBLIOGRAFIA
- 3. INTRODUCCIÓN Este trabajo se hace con el fin de recopilar información sobre temas importantes que se deben manejar e implementar en una organización o en cualquier situación o evento en el nos encontremos, como lo son el protocolo que se refiere al orden o nivel jerárquico de a cuerdo a esto se le da un lugar o puesto una persona, la etiqueta que son las reglas o costumbres que debemos tener para manejarnos bien en una situación o simplemente al interactuar con los demás, y el ERP que se refiere a la automatización de procesos en los aspectos productivos y operativos de una organización.
- 4. •OBJETIVO GENERAL Conocer la importancia de cada uno de los temas a investigar y la implementación de los mismos en una organización o empresa, o en la vida diaria al relacionarnos con los demás. 1.1 Objetivos específicos: •Reconocer la importancia que tiene la implementación del sistema de planeación de recursos en una organización. •Diferenciar y tener en cuenta el concepto y las características de lo que es el protocolo y la etiqueta teniendo en cuenta lo importante que es saberse comportar en un sitio público sabiendo cual es nuestro lugar.
- 5. 2. PLANEACIÓN DE RECURSOS DE LA EMPRESA (ERP) La ERP es un sistema integral de gestión empresarial que esta creado para automatizar la mayoría de los procesos en la empresa como el área de finanzas, comercial, logístico, de producción, ventas, compras, contabilidad etc. Estos sistemas son muy costosos, pero si se implementan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las organizaciones. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con el fin de integrar información y eliminar los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas de la empresa. Los ERP son una solución para aquellas organizaciones que buscan una solución universal a la centralización de su información. Estos sistemas ofrecen beneficios tales como la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos, se tiene una empresa bajo control y se incrementa la calidad de los servicios y productos, optimizan los procesos empresariales, se tiene acceso a información confiable precisa y oportuna se comparte información entre todos los componentes de la empresa, se eliminan da y operaciones innecesarias de reingeniería. Las personan que manejan este sistema en la empresa deben estar capacitadas, deben entender cómo se maneja la empresa, y conocer sobre el tema.
- 6. 2.1 Retos y Soluciones Del ERP En La Empresa De Hoy Hoy en día aunque la tecnología a avanzado los sistema de ERP generalmente se han implementado en las organizaciones que son muy grandes y bien estructuradas las cuales cuentan con personal muy bien capacitado y conocedor del tema puesto que estos sistemas son complejos y difíciles de implementar adicionalmente requieren de gran esfuerzo tiempo y conocimiento y capital, aunque ofrecen grandes beneficios para el desarrollo de toda organización hay todavía muchas empresa que no lo han implementado. Para implementar un sistema de estos es necesario tener en cuenta la definición del negocio, del modelo de gestión, el análisis del cambio organizativo, los controles de calidad, la auditoria del entorno técnico y de desarrollo. 2.2 Recomendaciones Sobre el ERP: Para escoger el sistema de ERP hay que tener en cuenta lo siguiente: • definir los resultados que se quieren obtener al implementar un ERP •analizar las necesidades •cuidar las expectativas •participar en la selección •involucrar a mandos intermedios •concientizarse sobre el cambio •considerar la evolución tecnológica •definir el modelo del negocio •definir el modelo de gestión •evaluar las oportunidades para el software complementario al sistema arp •alineamiento de la estructura y plataforma tecnológica •análisis del cambio organizativo •entrega de una solución completa a implementar •implantación del sistema
- 7. 3. PROTOCOLO Conjunto de reglas o procedimientos que un individuo debe tener para comportarse en una situación específica o en los diferentes ámbitos ya sean por una situación especial o bien porque se requiere. Generalmente el protocolo debe ser una regla utilizada por personas que se desempeñan en cargos ejecutivos como un presidente, un ministro un diplomático, también en los gobiernos monárquicos en donde se exige un protocolo estricto, sin embargo también en los sectores menos altos se maneja el protocolo como en el medio social, político académico, militar y laboral, en la estructura de la iglesia y en menor medida en el ámbito escolar. La palabra protocolo también tiene otros enfoque como en el ámbito de la salud que corresponde a los ensayos preclínicos o clínicos para la evaluación de un nuevo fármaco, estos protocolos son fuente de conocimiento en ciencias de la salud incluso en otras disciplinas como la psicología, la sociología y en otras aéreas, otra referencia es el protocolo de la organización de órdenes o datos por consiguiente existen protocolos informáticos, de evacuación, comerciales, de tramitación, de comunicación, notarial, de investigación, de documentos entre otros. En conclusión el protocolo es el conjunto de reglas o procedimientos a seguir para cualquier situación que lo amerite. Si hablamos de ámbito empresarial el protocolo es una herramienta esencial para generar la buena imagen de la misma ya que es un procedimiento en el que se involucran las actuaciones de cada integrante los cuales deben tener buena conducta, modales, cortesía, profesionalismo, eficiencia, realizando bien su trabajo con calidad competitividad etc., esto está reunido en el manual interno de protocolo muy recomendado para todas aquellas empresas que quieren trasladar mensajes de calidad y excelencia. El protocolo anuncia que en los eventos realizados por la empresa ya no se usa la ostentosidad sino la sencillez utilizando la tecnología la cual permite transmitir una imagen de innovación y adaptabilidad al mundo moderno.
- 8. 3.1 Historia Del Protocolo La palabra protocolo viene del latín “protocollum” que a su vez proviene del griego protos y kollum pegado significa primera hoja de un escrito, en la que se marcan unas determinadas instrucciones, así nace la palabra protocolo. Algo que ha hecho que el hombre evolucione ha sido la educación, desde el principio de la historia se conoce la existencia de pautas sociales y normas de comportamiento su punto de partida fue en la creación de las llamadas cortes, en donde se dio un auge definitivo de las buenas maneras. En ese tiempo se decía que la nobleza no solo se llevaba en la sangre sino en la forma de comportarse ante el rey y ante el pueblo, podemos ser ricos, cultos e incluso genios pero sobre todo somos personas y hay que comportarse educadamente en las diferentes situaciones y con los demás. Las buenas maneras eran incluidas en novelas de caballería o dichas por los trovadores los cuales daban consejos sobre cómo ser una dama o un caballero educado, podemos evocar uno de estos libros como “el cortesano” de BALTAZAR DE CASTIGLIONE, en donde se reflejaban las buenas maneras. Ser educado no es una moda es algo que debe estar presente en nuestra condición humana y es algo que se va transformando con el tiempo y con la cultura, adicional nos abre muchas puertas y dice mucho de lo que somos., no debemos exagerar o hacer cosas que no sabemos es mejor ver y después actuar, las costumbres son muy diversas y a veces podemos caer en errores según cada cultura pero lo esencial es actuar de manera respetuosa.
- 9. 3.2 Clases De Protocolo Existen varias clases de protocolo entre las cuales están: •Notarial: conjunto de reglas y procedimientos que un notario o escribano debe llevar la ordenar escritos. •Gubernamental: se refiere a la manera de llamar a los altos mandos administrativos ejemplo: seños ministro, señor presidente, señor fiscal etc. •Internacional o diplomático: regula las relaciones diplomáticas entre estados, países, gobiernos y organismos de carácter internacional. •Deportivo: Conjunto de requerimientos que rigen los eventos deportivos, las ceremonias de apertura, los actos de clausura y premiación así como las demás eventualidades sociales. •Militar: Conjunto de normas que regulan la correcta ordenación de las personas y las cosas durante la celebración de un acto público y viene regulado por decreto, incluyendo el uniforme. •Social: Conjunto de acuerdos tácitos que con el uso se convierten en convencionalismos. •Empresarial: Lo forman determinados códigos de conducta que establece la propia organización para su uso interno y vinculación con el exterior. •Religioso: se refiere a la reglas de cada comunidad religiosa frente a la realización de eventos, actos y ceremonias.
- 10. 3.3 Protocolo En La Correspondencia: Tarjetas, cartas, portafolio de servicios Con el paso de los años la escritura y la manera de comunicarnos ha evolucionado dando paso casi a la desaparición de la correspondencia escrita, gracias a la rapidez del teléfono y otros medios de comunicación como el fax y por medios electrónicos como el correo o mail, claro que hay que tener en cuenta que hay que respetar unas reglas y estructuras ortográficas y gramaticales, esto no solo sucede con las cartas sino también con las invitaciones o tarjetas, postales etc. Ahora se usa el lema de a mayor sencillez mayor eficacia. Los modelos de cartas son diferentes en el ámbito personal y en el ámbito profesional o de los negocios., las cartas personales no llevan datos impresos como en el caso de las comerciales como el logotipo la dirección, entre otros datos. Encabezado y terminación: algunas frases que se pueden utilizar en el encabezado pueden ser dependiendo la clase de carta si es personal o comercial: querido/a, estimado/a, apreciado/a, admirado/a, respetado/a (amigo, profesor, compañero etc.) Y en la terminación puede ir: cordialmente te saluda, cordialmente se despide, atentamente, con todo mi afecto, en espera de sus gratas noticias, sin otro particular, etc. 3.3.1 Cartas comerciales: no deben ir escritas a mano, debe tener buena presentación, sin mala ortografía, no tachones, es importante la claridad, el papel debe ser blanco con logotipo y membrete en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección wed. , el tamaño utilizado debe ser el DIN A4 (21.5X29, 9) O (21,5X35) el tamaño de la letra puede ser de 10 puntos por pulgada y la fuente en Arial, Time New Román o helvética y un solo tipo de letra, la firma debe ir de puño y letra aunque en algunos casos la firma va impresa en un sello de caucho. Y se debe utilizar un sobre de ventana preferiblemente. 3.3.2 Cartas personales: Estas se pueden escribir a mano y se pueden utilizar para expresar sentimientos y vivencias, el papel debería ser blanco aunque se puede utilizar un color pastel o claro, no se debe utilizar papel cuadriculado o a rayas, los tamaños más utilizados son los mismos de las cartas comerciales, escribirla con esfero de tinta negra, se debe colocar , la fecha entre el destinatario y el encabezado, las márgenes deben ser de dos o tres centímetros a la izquierda, se puede colocar posdata que es algo que se añade si se ha olvidado se abrevia como P.D. o P.S. Y se deben firmar las cartas. 3.3.3 Tarjetas: deben contener datos básicos como quien invita, a quien invita, a que cuando, donde, fecha y hora, motivo de la invitación, el deseo de contar con su asistencia, y los teléfonos para confirmar, están deben ser entregadas con 15 días de antelación, si es necesario que la persona confirme de antemano su asistencia se anotará teléfono, o dirección donde dar respuesta a la invitación, y se pueden utilizar abreviaturas como (S.R.C, se ruega contestación R.S.V.P. responder por favor ) las tarjetas no deben llevar abreviaturas excepto las sociales, adicional se puede especificar el tipo de traje que se debe llevar, en la parte izquierda de la tarjeta, por seguridad y control es conveniente añadir al final “se ruega presentar esta tarjeta en la entrada” , a las autoridades se les envía carta previa, las invitaciones por tarjeta no deben firmarse, si la invitación es genérica el invitado debe tratarse de usted, se debe redactar en tercera persona, nunca invita un edificio o entidad solo personas, nunca va el nombre antes que el cargo, la respuesta a toda invitación debe darse en un término de 48 horas, es primordial la confirmación del estado civil del invitado para incluir a su esposa si fuere el caso, cuando la persona invitada es una mujer que ocupa un cargo y es casada la invitación debe enviarse por separado. 3.3.4 Tarjeta empresarial: El papel debe ser bond o lino de alta blancura, con excepción de los diplomas que pueden ser en pergamino, la letra deberá ser en Time New Román y en tamaño 12, la letra para documento protocolario hecho en computador será la English Vivaldi. 3.3.5 Portafolio De Servicios: Es un conjunto de normas y reglamentos los cuales sirven como base para la mejora de la calidad del servicio al ciudadano en donde se encuentran políticas de calidad para la mejora continua en lo que se refiere el servicio y a la satisfacción del cliente para ello se debe tener en cuenta que la atención sea oportuna, efectiva, siendo adaptable, solidario y responsable, implementando pausas o lineamientos en el proceso de atención con el único objetivo de lograr una mayor calidad en la misma.
- 11. 4. Precedencias Son privilegios, ventajas o preferencias que recibe una persona con respecto a otra. Establece que ligar debe ocupar una persona en actos protocolarios de a cuerdo con su jerarquía o rango o nivel, estatal, eclesiástico, militar, empresarial y familiar. En el momento de establecer un orden de precedencias se deben tener en cuenta algunos criterios, ya que no todos los rangos vienen descritos de la misma manera como en los sectores públicos o privados. Estos criterios son la antigüedad en el cargo, lo que representa el cargo, y los criterios de orden alfabético. Los tratamientos y precedencias se rigen bajo el decreto 77 de 1982, reglamento de protocolo y ceremonia de la presidencia de la republica en los artículos 24 y 25, el artículo 28 se refiere a los tratamientos especiales a personalidades. Lugares como: *Qué lugar debo ocupar en la mesa de mi casa o en un evento o reunión. *Cuando un hombre va acompañado de una mujer por la calle debe ir a la orilla de la acera. *Al subir escaleras debemos ir siempre por la derecha para evitar choques con las personas. Son reglas elementales que debemos tener siempre en cuenta.
- 12. 5. Precedencias militares. En los organismos o instituciones militares según el protocolo en los actos oficiales depende de la jerarquía, escalafón, grado de antigüedad y por la sucesión legal del mando de los miembros de las fuerzas militares, primando el concepto de grado o antigüedad se le da prioridad a la persona., esto está regulado por leyes o reglamentos de una forma estricta de manera que no haya discusión o conflicto. En las fuerzas militares existe un orden de precedencia basado en el escalafón militar. •Ejercito •Armada •Fuerza aérea •Policía nacional
- 13. 6. ETIQUETA Es el conjunto de reglas, costumbre, modales que permiten a una persona desenvolverse adecuadamente y con seguridad de sí mismo en los diferentes ambientes, eventos, situaciones y en todos los momentos de la vida, esto nos ayuda a tener una buena relación con los demás. La etiqueta involucra, el saludo cordial hacia los demás , el respeto, el buen trato, además el uso de ropa adecuada para la ocasión, el comer pulcra y calladamente, la puntualidad, , evitar molestar a los demás con ruidos o gestos innecesarios, abstenerse de los insultos, y de ser entrometidos, seguir las reglas establecidas en cualquier organización, sitio o evento .
- 14. 6.1 Etiqueta Social: Son reglas, comportamientos que debemos seguir en situaciones de conversación, invitación, eventos, celebraciones, en la mesa, en todo lo que conforma compromiso con la sociedad, algunos aspectos de actuación que se deben tener en la mesa: como comer, como utilizar los cubiertos, como tomar el agua de un vaso, como van y en donde las servilletas etc. 6.2 Etiqueta Empresarial: En la empresa como en todo lugar o situación debemos sabernos comportar, hoy en día en una organización no solo son importantes los conocimientos, habilidades y destrezas que tenga el empleado, también su forma de comportarse, expresarse y comunicarse con los demás. Las personas en el ámbito laboral deben tener en cuenta aspectos como la honestidad, la puntualidad, la discreción, el respeto en todo sentido, la amabilidad, el positivismo, la imagen, la elegancia, el buen vestir, el buen trato, la cortesía, el lenguaje saber expresarse. Etc.
- 15. 6.3 Tarjetas Empresariales: Son herramientas que se usan para promocionar la actividad económica, el producto o la imagen de una organización, las tarjetas complementan los métodos de mercadeo y publicidad tecnológica como los sitios WED y hacen posible que los clientes tengan la oportunidad de percibir información adicional sobre la empresa y lo que ofrece sea un producto o un servicio.
- 16. 6.4 Etiqueta En La Mesa: Conjunto de normas que cada cultura tiene como pautas de educación a en el momento de comer las cuales incluyen el manejo y la posición de los cubiertos, platos, copas, vasos, y servilletas en la mesa, el lado y la manera de servir los alimentos, el cómo comportarnos en la mesa desde que nos sentamos, debemos tener en cuenta no balancearnos, no cruzar las piernas adoptar una postura erguida y correcta, no colocar los codos sobre la mesa, no sorber, no chuparnos los dedos, etc. Al servir la mesa siempre debe hacerse por el lado derecho.