O documento discute a importância de se definir uma política de viagens clara para as empresas. Ela deve estabelecer procedimentos para solicitação de reservas, relatórios de viagens e limites de custos. Além disso, deve orientar os funcionários sobre boas práticas e como agir em situações adversas durante as viagens.

1. POLÍTICA DE
VIAGENS

2. POR QUE ADOTAR POLÍTICA DE VIAGENS
NAS EMPRESAS?
COMO DEFINIR A POLÍTICA DE VIAGEM
DE UMA EMPRESA?
Durante uma viagem de negócios, as preocupações são tantas que muitas vezes
p a s s a m o s p o r s i t u a ç õ e s d e e s t r e s s e p o r n ã o s a b e r m o s c o m o p r o c e d e r.
A Política de Viagens vem para ajudar a padronizar esses procedimentos e as normas a serem
acolhidas antes, durante e depois das viagens corporativas da empresa, visando máxima economia
financeira, agilidade, segurança e transparência nos processos de aquisição dos serviços.
A Política de Viagens de uma empresa será estabelecida de acordo com as necessidades e o ramo de
negócios em que ela é inserida. As necessidades serão atendidas de forma acessível e segura.
Esta política de Viagens definirá os seguintes conceitos:
POLÍTICA
DE
VIAGENS
Tranquilidade
e
Segurança
Economia
Financeira
Agilidade
Transparência
Melhor
desenvolvimento
do
Negócio
Como o viajante irá solicitar reservas e emitir serviços
Relatórios e justicativas de viagens
A questão de custos com viagens e serviços
Será definida uma rotina operacional para a empresa, de como ocorrerão
as solicitações e avaliações de melhores horários, tarifas, como serão
definidos os serviços prestados durante a viagem e também como será
feito o processo de autorização e emissão de serviços para a viagem.
Serão configurados relatórios que justificarão as viagens e que deverão
constar os gastos e formas de serviços solicitadas. Também em casos de
cancelamento de viagem , reembolso, etc., constarão no sistema escolhido
pela empresa.
Como serão organizados os tetos máximos de custos e tipos de serviços
permitidos a cada segmento da empresa, tais como: pagamento de extras
durante a hospedagem nos hotéis, qual categoria de veículo cada segmento
pode utilizar, check in antecipado,entre outros.
Boas práticas para o viajante a serviço da empresa
Haverá orientação padronizada para todos os funcionários que farão viagens
corporativas. Quais as etiquetas que devem ser seguidas, desde a solicitação de
serviços até o momento de retorno da viagem, como e de que maneira fornecer
dados da empresa, etc.

3. QUEM DEFINE A POLÍTICA DE VIAGENS
DA EMPRESA?
COMO DEFINIR A POLÍTICA DE VIAGEM
DE UMA EMPRESA?
Como agir em situações adversas
Serão sugeridas condições para passageiro e gestor de viagens
contornarem situações inusitadas como extravio e danos da
bagagem, perda de vôo ou dos vouchers de serviços, etc., que poderão
ser resolvidas com calma e polidez.
A prestação de contas do passageiro e reembolsos
Como o viajante deverá proceder quando prestar contas das despesas
durante o período da viagem e como solicitar possíveis reembolsos da
parte da empresa com o viajante e vice-versa.
Planejamento prévio das viagens
Trabalhar junto à empresa a necessidade de planejar as viagens de
modo que deixe o processo mais ágil e organizado, ainda evitando
contratempos e gastos desnecessários.
Treinamento dos gestores e dos passageiros
Será organizado um treinamento para que gestores e passageiros conheçam
melhor a Política de Viagens da própria empresa e os sistemas envolvidos.
DIRETORIA
OPERADORES DA AGÊNCIA
O MELHOR PARA EMPRESA E FUNCIONÁRIOS
GESTOR
A Política de Viagens será definida por um conjunto de pessoas que terão por responsabilidade
concluir o que é melhor para garantir o bem-estar da empresa e de seus funcionários (passageiros).
GERÊNCIA
EMPRESA

4. QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS
DA POLÍTICA DE VIAGENS?
SAIBA O PAPEL DE CADA UM NO SISTEMA
DA POLÍTICA DE VIAGENS
gestor
da política
de viagem
prestadores
de serviços
passageiro
funcionário
Elabora junto
à Agência de
Viagens e ao
gestor a Política de
Viagens. Também
auxilia o gestor em
diversas questões e
principalmente
quando há
peculiaridades.
Gerencia a Política de
Viagens e é o contato
direto com a Agência
de Viagens, Diretoria e
Funcionários. Organiza
promove a política
de Viagens entre
os funcionários e todas
as reservas e emissões
passam por ele.
É a própria agência de
viagens que
disponibiliza os
sistemas.
Auxilia o gestor e
passageiro nas
questões mais
diversas. Nesse
grupo também
constam as operadoras.
É o que move a Política
de Viagens, pois como
vivencia as viagens, pode
propor melhorias e
sugerir algumas
mudanças. Também
ajuda o gestor a repassar
os direitos e deveres
que regem a Política
de Viagens.
diretoria
e
gerência
Cada pessoa que está envolvida no processo de formação da Política de Viagens tem um papel
muito importante para o desenvolvimento e cumprimento da mesma. É indicado que
todos saibam seu papel e o do próximo para melhor compreensão e funcionamento do sistema.
Os benefícios que envolvem a implementação de uma Política de Viagens são muitos, pois com
as diretrizes certas, é possível criar uma política personalizada para cada empresa; sendo assim
a empresa adquire uma forma mais ágil e moderna de tratar de suas viagens corporativas.
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Utilização de
s i s t e m a s d e
última geração
de self-booking
Negociação de Tarifas
Acordo com companhias
aéreas e redes hoteleiras
Acesso aos relatórios gerenciais
a qualquer momento
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5. os resultados obtidos com o uso da política de viagens
Com a definição e uso contínuo de uma Política de Viagens clara, a empresa obterá:
O Gestor de Viagens poderá ter apoio
e confiança para tomar decisões e
propor melhorias que agilizem as emissões.
Clara integração da área de
viagens, pagamentos, controle das
despesas e visão compartilhada
entre cliente e fornecedor.
Conteúdos com fácil disponibilidade
e com acesso seguro e rápido.
Práticas comerciais transparentes e
parcerias com empresas capacitadas.
Uso de tecnologia para desenvolver
fluxo de trabalho e produtividade.
As despesas com compras das passagens
aéreas e demais serviços necessários
para os viajantes são reduzidos
Agilidade nos processos e qualidade
nos serviços adquiridos pela empresa.
Segurança, padronização dos
processos, suporte e conforto para os
viajantes.
Autonomia
integração acessibilidade parcerias tecnologia
economia agilidade segurança
seguranca & confortos