El documento presenta el plan de comunicaciones interno y externo del Hospital Nazareth. El plan busca establecer lineamientos para una comunicación eficaz entre las diferentes áreas del hospital y con terceros. Se proponen canales de comunicación interna como comités y círculos de calidad. También se describen procedimientos para la comunicación interna, externa y para la gestión de riesgos. Finalmente, se incluye un presupuesto de $20.000.000 para la implementación del plan.

1. PLAN DE COMUNICACIONES INTERNO
Y EXTERNO
HOSPITAL NAZARETH

2. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y
criterios que permitan una
eficaz, efectiva y avanzada
comunicación desde todos los
aspectos internos del Hospital
Nazareth, así como regular y
asegurar la comunicación
externa entre el Hospital y el
trato con terceros.

3. ALCANCE
Comunicación de la política, los
objetivos y las metas del
Hospital Nazareth, decidir y
responder a las preocupaciones
de los colaboradores para
comunicar los resultados de
carácter general y específico en
las auditorías y revisiones del
sistema de gestión de calidad

4. DESARROLLO
CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA
 Busca mejorar el conocimiento de los
colaboradores con todo lo que está
relacionado con la Institución para que de
esta manera se logre la cooperación,
motivación y compromiso de todos para que
el enfoque en las metas y objetivos sea claro,
contribuyendo a dar una imagen positiva del
Hospital Nazareth

5. DESARROLLO
Se sugiere la implantación del
comité de coordinación del
sistema de control interno
1. Comité directivo
2. Comité técnico – científico
3. Comité técnico ampliado
4. Comité de calidad
5. Comité de comités
6. Círculos de calidad diarios operativos

6. DESARROLLO
 Adopción de parámetros de acción,
complementación y mejoramiento
permanente del SIGC, el asesoramiento a la
gerencia en la definición de planes
estratégicos, análisis del funcionamiento de
los sistemas y recomendación de medidas y
acciones para su aplicación efectiva; y evaluar
la validez, consistencia y oportunidad de los
procedimientos de comunicación internos y
externos del Hospital Nazareth.

7. PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA
No. Actividad (Diagrama de
flujo)
Descripción de la actividad Responsable Documento o
registro
Inicio Inicio del procedimiento
1. Definir estrategia de
comunicación interna
Definir las estrategias de
comunicación interna,
dependiendo de las necesidades
de las áreas, los lineamientos
normativos de la SDS, políticas y
directrices de la gerencia.
Equipo de
comunicaciones y
equipo de trabajo
del área con la
necesidad
comunicativa.
Estrategias de
comunicación
registradas y
documentadas
en un borrador.
2. Presentar el plan
estratégico de
comunicación interna
Presentar en comité el plan
estratégico de comunicación
interna para ser aprobado.
Si se presentan ajustes al plan, se
deben realizar y volver a
presentar al comité para su
aprobación final.

8. PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN EXTERNA
Todas las áreas Equipo de comunicaciones Documentos y registros
Inicio: 1. Identificación de la
necesidad comunicativa.
2. Asesoría en materia
comunicativa.
1. Formato de solicitud dirigido
a comunicaciones.
3. Elaboración y/o
implementación de la acción
comunicativa.
2. Acta de reunión del comité
con informe de la acción
comunicativa a implementar.
4. Monitoreo y seguimiento de
la acción comunicativa.
3. Plan de medios.
5. Evaluar y realizar acciones de
mejora a las acciones
comunicativas
4.Matriz de seguimiento y
registro de impacto en los
medios.
5. Informe de resultados de la
acción comunicativa.

9. Procedimiento para la
implementación de la política de
comunicaciones
1. Planeación anual de
temas
2. Cada área realiza su
plan anual temático de
posicionamiento
3. Socialización de los
planes por área en comité
de comités.
4. Aprobación de las
propuestas de cada plan
por parte de la Gerencia
5. En caso de que la
Gerencia no apruebe
completamente el plan de
las áreas, se deben realizar
las modificaciones
correspondientes y volver al
paso N. 3
6. Se elabora el plan general
anual de comunicaciones que
contiene los planes aprobados
de las áreas.
7. Socialización del
plan general anual de
comunicaciones
8. Dado el caso de que la
gerencia realice cambios y/u
observaciones, se debe
modificar y ajustar de forma
definitiva y volver al paso N. 7
Queda establecido el plan general anual de
comunicaciones que debe realizarse y cumplirse a
cabalidad.

10. MAPA DE RIESGO
El Hospital Nazareth cuenta
con criterios que definen lo
que se considerará como
emergencia, así como la
estrategia para determinar
que acciones tomar
Realizar análisis del riesgo de las
situaciones que posiblemente
puedan presentarlo para que cada
una cuente con una estrategia
definida de información sobre la
crisis
Incluir en la comunicación de
riesgo al equipo de
comunicaciones a fin de que
pueda desarrollar materiales de
comunicación de riesgo según
sea necesario y que asesore al
vocero(a) de estos casos para
que se le de un manejo
adecuado y pertinente a la
información
El plan de intervención
debe definir
detalladamente, los
responsables de la
situación de riesgo por
cada área y las funciones a
las que deben darle
cumplimiento en el
momento en que una
situación de crisis se
presente
El vocero principal de la
comunicación de crisis
dentro del Hospital Nazareth
es el Representante Legal de
la entidad, en este caso, la
gerencia; que define el
momento y el lugar
apropiado para realizar la
intervención de riesgo y
aplicar los planes de
contingencia

11. Identificar los objetivos de la intervención para cada situación de
emergencia en particular y cuáles deben ser los datos que se
deben recolectar para tener una información completa
Evaluar qué factores y/o áreas relevantes del Hospital Nazareth
deben ser tomados en consideración
Analizar si es necesario incluir en la gestión del riesgo a otros
organismos o entidades externas como el Ministerio de Salud y la
Secretaria Distrital de Salud
VOCERO DE
RIESGO
Determinar a qué partes interesadas se les informará sobre la
situación de crisis.

12. DEFINIR IDENTIDAD DE LA MARCA
 Desarrollar un Manual de Estilo para homogenizar procesos de
comunicación y mejorar la calidad de la comunicación en dos
niveles: interno y externo.
 Facilitar el trabajo de todos los miembros de la ESE en términos
de comunicación.
 Incluir un capítulo dedicado a la Imagen Corporativa. Para
unificar criterios y normalizar el manejo de la imagen visual -
gráfica y corporativa de la ESE.
Definir normas lingüísticas, orto tipográficas y de forma, para que
cada una de las piezas comunicativas sean coherentes, tengan códigos
expresivos adecuados y proyecten una imagen óptima.

13. PRESUPUESTO
 Planeación
 Planteamiento de la estrategia de acuerdo a las características y
necesidades comunicativas del Hospital
 Asesoría con el proceso de implementación
 Posterior evaluación y medición
Presupuesto de $20.000.000.