2. Regie
• Het modelmatig inrichten van de regiefunctie hoeft niet te betekenen dat dit
additionele capaciteit vereist. In eerste instantie zou een externe
regieprofessional tijdelijk de regietaken in opdracht kunnen uitvoeren. Vervolgens
kan deze professional met een gestructureerde aanpak de klant adviseren en
ondersteunen om de regieorganisatie op maat in te richten. Uiteindelijk ontstaat
daardoor de situatie dat de klant zelf de regievoering uitvoert zonder dat er zelfs
additionele capaciteit nodig is.
• Dit lijkt paradoxaal, maar is mogelijk omdat alle regietaken en -rollen expliciet
benoemd en toegewezen worden. Het betreft hier niet zozeer functieprofielen,
maar spitst zich toe op de taken en de positie die een speler uit de bestaande
klantorganisatie in het regiedomein heeft. De essentie ligt hierin dat iedere speler
zijn eigen rol en die van de andere spelers in het regiedomein leert kennen.
• De reden waarom er veelal geen additionele capaciteit nodig is komt hieruit voort
dat in de bestaande klant/leveranciersverhouding de diverse regie-aspecten –
bewust of onbewust, gestructureerd of ongestructureerd – vaak impliciet al zijn
belegd. Het expliciet structureren en beleggen van regietaken en -rollen leidt tot
een effectiever en efficiënter samenwerkende regiefunctie.
3. 2 pijlers van regie
Demand mngt Supply mngt
Demand management: Supply management:
Regievoering op de Regievoering op de ICT-
klantorganisatie(s) dienstverlener(s)
Ziet erop toe dat business Ziet erop toe dat ICT-
ontwikkelingen juist worden behoeften juist worden ingevuld
vertaald naar ICT-behoeften door ICT-dienstverlening
Business alignment
4. Regie
Demand mngt Supply mngt
taken
Business Service
alignment alignment
Projecten Contracten
Dienstverlening
Kwaliteitsbewaking
8. Maatwerk regiefunctie
in 3 stappen:
• Stap 1
– Regiescan
– Regieknelpunten analyse
• Stap 2
– Invullen regie RASCI-matrix
(Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed)
– Rol omschrijvingen en competentie profielen op maat
– Inzicht in regiekosten
• Stap 3
– Coaching on the job
– Matching persoonlijke profielen op competentieprofielen
– Regiehandboek door responsibles (obv BiSL standaarden)
9. Stap 1:
regiescan & analyse
• De methode is er op gericht om middels interviews een beeld te verkrijgen van de
huidige situatie binnen de organisatie m.b.t. regievoering. Daarbij wordt oa
gebruik gemaakt van het BiSL –model (Business information Services Library). De
procesgerichte benadering van dit model geeft een goede basis voor de te
onderscheiden regieprocessen.
• De regiescan inventariseert de huidige situatie t.a.v. processen, actoren en
organisatie en geeft een beeld van de volwassenheid. Hiermee wordt duidelijk
waar mogelijk verbeterpunten liggen. De resultaten van de scan worden a.d.h.v.
slides gepresenteerd aan de opdrachtgever.
• Aan de hand van de resultaten van de scan kunnen prioriteiten worden gesteld
t.a.v. een mogelijk vervolgtraject.
• Doorlooptijd van de scan is afhankelijk van de beschikbaarheid van te interviewen
personen. Uitvoering van de scan is voor Ventus op korte termijn mogelijk. De
scan geeft inzicht in de huidige stand van zaken en vormt daarmee een
vertrekpunt voor het uitvoeren van verdere optimalisatie.
10. Stap 2:
RASCI matrix
• Op basis van de uitkomsten van de quickscans wordt een op maat gemaakte
workshop gegeven. Het doel van deze workshop is tweeledig:
– Kennisoverdracht aan de betrokken medewerkers over regie
– Het beleggen van verantwoordelijkheid voor de diverse regie-aspecten in de bestaande
organisatie middels de RASCI-matrix (Responsible, Accountable, Supportive, Consulted,
Informed)
• Resultaat
– Rolbeschrijvingen en competentieprofielen op maat.
– Inzicht in de totale regiekosten, zowel demandmanagement (regie op de
gebruikersorganisatie) als supply management (regie op de ICT-dienstverlening)
11. Stap 3:
Coaching-on-the-job
• In de vorm van coaching-on-the-job kan een externe regieprofessional de
verantwoordelijkgestelden (responsibles) helpen om de regietaken uit te voeren.
Uiteindelijk moet dit leiden tot een situatie waarin de klantorganisatie zelf in staat
is de regievoering uit te voeren, zonder dat er zelfs additionele capaciteit nodig is.
• Als vervolg op de workshop zullen alle responsibles een plan van aanpak opstellen
met betrekking hun (deel)aspect(en). Zo’n plan van aanpak beschrijft hoe men
denkt te komen van de IST-situatie (als uitkomst van de quickscan) tot de SOLL-
situatie, zoals die tijdens de workshop voor het betreffende aspect is
geformuleerd. De verzamelde plannen van aanpak vormen een gezamenlijk
regiehandboek. De diverse BiSL best practices zoals die te vinden zijn op
www.aslbislfoundation.nl kunnen hierbij als basis dienen.
• Uit de regierolbeschrijven vloeien competentieprofielen voort. Daarnaast kan met
een online talentenscan een persoonlijk profiel worden vastgesteld. Matching van
deze persoonlijke profielen met de competentieprofielen maakt op een
gestructureerde wijze inzichtelijk waar individuele coaching nodig is.
