Este documento describe la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que cada etapa del ciclo vital tiene un archivo encargado de los procesos. Detalla los procesos en el Archivo Central de la Universidad Autónoma de Bucaramanga y el Archivo Histórico Regional de Santander, incluyendo cómo los documentos como facturas y circulares pasan por diferentes archivos de acuerdo a su etapa en el ciclo vital.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
1. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVISTÍCA
ARMENIA
2015
2. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
PROFESORA:
MARÍA NANCY URIBE CUELLAR
CATEDRÁTICA CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVISTÍCA
ARMENIA
2015
3. INTRODUCCIÓN
Es importante conocer que para cada etapa o ciclo vital de los documentos existe
un archivo encargado de todos los procesos como es el Archivo General de la
Nación AGN.
Con este trabajo se puede establecer la importancia que tiene el archivo en las
visitas realizadas a la Universidad Autónoma de Bucaramanga y el Archivo
Histórico de Santander, donde podemos notar que se ha hecho un gran esfuerzo
por identificar las diferentes etapas documentales, los valores que adquieren los
documentos, los cuales permiten que se lleve de una manera correcta el programa
de gestión documental.
4. OBJETIVOS
Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los
documentos.
Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.
Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los
archivos.
5. ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD AUTONÓMA DE BUCARAMANGA
La Universidad Autónoma de Bucaramanga es una institución de carácter privado,
dedicada al servicio de la Educación Superior, debidamente reconocida. No
pretende ánimo de lucro y su propósito de engrandecimiento del ser humano se
traduce en los principios democráticos y liberales que guían su acción,
propendiendo al mejoramiento regional y nacional.
Ubicada en la ciudad de Bucaramanga, en la avenida 42 No. 48-11, teléfono
6436111.
1956: El Ministerio de Justicia -Departamento Jurídico- reconoció Personería
Jurídica a la institución inicialmente conocida como Instituto Caldas, más tarde
Universidad Autónoma de Bucaramanga (UNAB), mediante Resolución No. 3284
de diciembre 21.
1969: Se crea el programa de pregrado: Administración de Empresas.
6. GUIDO: GESTIÓN UNIVERSITARIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN
Es la oficina de la UNAB en donde llegan todos los documentos externos e
internos y se les hace todo el proceso para poder distribuirlos en forma digital y
física a todas las dependencias. Se maneja un software para la radicación y toda
la información sobre manejo de los documentos y la automatización de todo el
proceso de gestión documental
7. 1. LA FACTURA
La factura es un documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa.
Primera etapa: es donde los documentos llegan de manera cotidiana como
correspondencia, revistas, facturas, memorandos, circulares, etc. y se van
radicando, se le coloca un stiker, se hace la respectiva valoración primaria para
saber quiénes son los involucrados en el proceso.
8. Se registra toda la información del documento, la procedencia, la fecha, quien lo
envía, para qué dependencia va, se coloca el número de radicado, y se imprime el
stiker con toda la información.
La factura es digitalizada y enviada a la dependencia la cual hizo la compra para
hacer el trámite respectivo en el departamento de compras.
Cuando se envía la factura digital empieza el proceso de supervisión de este
documento para saber en cuánto tiempo le dan trámite al pago y así llevar una
estadística para mejorar los tiempos de respuesta.
9. Cuando la dependencia hace el respectivo pago se envía este, también de manera
digital y se van descargando los documentos pendientes, ya cuando en GUIDO
llega la contestación del pago, este ya puede archivar la factura en las respectivas
carpetas que están ordenadas por número de radicado, tanto para los documentos
que entran como los que salen.
Cuando en el sistema ya sale que llego nuevamente el documento y que ya se ha
hecho todo el trámite se deben mirar las tablas de retención las cuales están
divididas por dependencias.
10. La factura se guarda en las carpetas de archivo durante un tiempo según lo que
digan las tablas de retención y se archivan por ese tiempo, después se sacan y se
envían al departamento de contabilidad donde deben reposar para todo el manejo
de la parte contable, allí reposarán más o menos por un (1) año y luego se envía
al archivo histórico para su respectivo trámite de archivarlo.
11. 2. LA CIRCULAR
Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un
círculo o lugar determinado.
Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo
usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.
Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o
hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración.
URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/280-
ejemplo_de_circular.html
Leer completo: Ejemplo de Circular
Se hace el mismo proceso, solo que las circulares como ya están digitalizadas,
estas tienen un ciclo vital de un mes y se puede destruir, siempre y cuando este la
copia digital.
12. SERIES DOCUMENTALES
Hojas de vida, contratos.
Los documentos se deben guardar por un periodo superior a 5 años, pero lo
recomendado son por 10 años, por qué motivo, el trabajador puede presentar una
reclamación dentro de los tres años siguientes a la terminación del contrato, (Art.
488 y 489 del C.S.T.) para lo que se deben tener los soportes e información a fin
de tener datos con que refutar o explicar sobre las actividades del trabajador
mientras duro su contrato laboral.
ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013. “Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”. 1) El
acuerdo 004 nos dice que las tablas de retención documental “ TRD” y las tablas
de valoración documental “TVD” son instrumentos archivísticos necesarios para la
adecuada gestión de los documentos y archivos del estado, sin los cuales no es
posible disponer de archivos técnicamente organizados. Además el acuerdo 004
establece que las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital,
municipal y las entidades privadas que cumplan funciones públicas deberán
elaborar, aprobar, implementar y actualizar sus TRD y las TVD tanto para la
organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de igual
forma la elaboración de las mismas deberán elaborarse teniendo en cuenta las
etapas relacionadas en el instructivo para la elaboración de las TRD y las TVD que
están aprobadas por el archivo general de la nación, luego de ser elaboradas
deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el
representante legal de la entidad
13. ARCHIVO HISTORICO REGIONAL
El Archivo Histórico Regional es una entidad adscrita a la escuela de Historia de la
Universidad Industrial de Santander, el cual fue creado mediante acuerdo 76 del 2
de junio de 1988 con el fin de preservar y custodiar el patrimonio documental de
la región, servir de consulta para la realización de proyectos de investigación.
La misión del archivo es de la rescatar, organizar, custodiar y recuperar los fondos
documentales de nuestra región con el fin de salvaguardar el patrimonio
documental y colocar la información al servicio de la comunidad.
Su visión, así mismo, es la de contribuir a la recuperación del patrimonio
documental de la nación, realizando estrategias necesarias para el desarrollo de
los fondos teniendo en cuenta los procesos archivísticos establecidos por el
archivo general de la nación.
El objetivo es de custodiar la documentación, difundirla y ser apoyo a la
investigación histórica y archivística.
14. El CDIHR realiza actividades de restauración y microfilmación documental,
sistematización de los fondos documentales a cargo; proyectos de investigación
histórica; conservación y capacitación de los archivos municipales de Santander
Publicación de monografías y bibliografías, fuentes documentales microfilmadas y
servicios especializados de archivística, investigación y conservación de fuentes
históricas.
15. El CDIHR se encuentra ubicado en la Universidad Industrial de Santander en el
sótano del edificio de publicaciones, es un espacio muy reducido para la ubicación
de los fondos que existen, alguno de ellos son:
1. FONDO:NOTARIAL
AGUACHICA
NOTARIA 1 B/MANGA
NOTARIA 2 B/MANGA
CEPITA
FLORIDABLANCA
GIRÒN
MÀLAGA
MATANZA
PIEDECUESTA
SANTOS
RIONEGRO
UMPALA
2. FONDO: COLEGIO SAN JOSE DE GUANENTA
Este archivo está ordenado por temas específicos y en este momento se están
organizando por fondos documentales y está en la última etapa del ciclo vital de los
documentos.
16. CONCLUSIONES
Este trabajo nos permitió conocer la importancia que tiene los archivos dentro de
una entidad verificando y analizando cada uno de los pasos que se tiene para su
respectiva organización, conservación y administración.
