CANPAN・NPOフォーラム「NPOのクラウド事務局1DAYセミナー」 〜短時間勤務、ワークシェア、在宅勤務、多地域展開しながら求心力を持ち続ける団体運営～ 2013年2月2日 日本財団ビルにて開催

1. クラウド事務局１dayセミナー
時間を無駄にしない
効果的なミーティング
NPO法人マドレボニータ事務局

2. 宮下
ひかり
NPO法人マドレボニータ事務局スタッフ
広報＆渉外担当
○1980年 埼玉県熊谷市出身
○2003年 早稲田大学商学部卒
○2003年 SBC信越放送（長野県の民放局）入社
・営業事務（CM関連業務）
・ラジオ番組ディレクター
2012年9月22日開催 ・報道記者 を経験
Madrebonita DAYより
○2009年 妊娠を機に退職。夫の転勤に伴い上京
○2010年「産後のボディケア＆
フィットネス教室」参加
○ 『産後白書２』制作ボランティア
○2011年 マドレボニータ事務局で働き始める

3. このセッションでお伝えする内容
１. マドレボニータについて
２. マドレボニータのMTGについて
３. MTGの悩みをどう解決するか
４. ツールの活用例
５. Q＆A

4. NPO法人マドレボニータについて
●創立年
1998年 ●法人設立 2008年
●認定インストラクター 24名
●事務局スタッフ ９名
●教室 全国50ヶ所
●会員数 正会員・176名
賛助会員・172名（1月末現在）
●活動内容
◆産前・産後のボディケア＆フィットネス
プログラムの開発・研究・普及
◆「産後白書」等を通して広く
産後ケアの重要性を啓蒙。
●ミッション 「美しい母」文化の創造
●ビジョン
母となったすべての女性が、
4
産後に本当に必要なサポートを受けられる社会。

5. なぜクラウド事務局なのか
そもそもオフィスがない
オフィスをもつ資⾦金金もない
地⽅方在住のスタッフがいる
事務局スタッフ全員が
幼い⼦子をもつ⺟母である
⻑⾧長時間勤務が難しいなかで
効率率率的に業務に当たりたい
通勤にかかる時間、経費ももったいない

6. やってみてよかったクラウド事務局
地域の施設を最⼤大限活⽤用！
⽇日常顔を合わせない分、⼯工夫して
コミュニケーションをとる
急な⼦子どもの体調不不良良に
も対応
⾬雨が降降ったら
洗濯物をとりこめる(笑)
保育園・学校⾏行行事にも
スキマ時間、休憩時間に
いきやすい
家事もできる
通勤時間の短縮と交通費の削減

7. マドレボニータの定例例ミーティング
毎月第1月曜1000−1200
事務局MTG
（集中講座がある月は
第1金曜）
クラウド
毎月第３木曜1330−1530
インストラクター報告会
リアル
毎月第４火曜1030−1230 2011年活動総括MTG
事務局WEBシステムMTG 1330–1530 クラウド
リアル
毎月第４火曜1330−1530
事務局シスターズMTG
リアル

8. ミーティング実施例例
事務局MTG前に
進行打合せ
クラウド
人事部（ビッグママ） 機関誌マドレジャーナ
チームのMTG
ル 3名のMTG
Skypeで相談しながら
クラウド
クラウド
webサイトの改修作業
クラウド
会報紙「マドレ通信」
チームのMTG
クラウド
助成金申請担当チーム
MTG
リアル

9. MTG開催に当たっての課題点
全員のスケジュールが 話し合いに
揃わない 時間がかかる
参加者の
モチベーションが
バラバラ
⽋欠席者の意⾒見見が 会議後、⽋欠席者への
反映されない 共有が⾯面倒
どうすれば解決できるか？

10. 円滑なスケジュール調整のために
●年間スケジュールを年初に決定
○オフィシャルMTGの回数は最低限に
●Googleカレンダーで予定を共有
○チャットやFacebookでやりとり
●予定調整ツールの活用

11. スケジュール調整のためのツール
Googleカレンダー
Facebookグループ
Skypeチャットルーム
ちょーすけ

12. 話し合いに時間がかかる
＝進行がグダグダになってしまう
●事前に議題を共有
○進行係と議事録係が事前にMTGし、
アジェンダを作成
●当日はタイマーで時間調整

13. 進⾏行行をスムーズに⾏行行うために
Googleドライブのスプレッドシートに
進行担当と議事録担当が、
MTGシートを作成
MTG前に打合せを実施
事前に話し合いたい議題を各⾃自記⼊入
同じシート内にアジェンダを作成

14. ⽋欠席者の意⾒見見が反映されない
＝⽋欠席すると意⾒見見を⾔言えない
●事前の議案共有
○議題に対するコメント欄に事前記⼊入
●近況報告欄に事前記⼊入
⽋欠席者の疎外感、部外者意識識を
うまないことが⼤大切切

15. ⽋欠席でも
主体的、積極的に参加できるしくみ

16. 議事録の作成・共有が⾯面倒
→⽋欠席者への情報伝達が
おろそかになる
●MTG中から議事録を作成、即日共有
○メーリングリストでの議事録共有
●議事録のアーカイブ化

17. 議事録は記憶が新しいうちに

18. MTGへのモチベーションがバラバラ
＝受け⾝身になりやすい
●最初に全員が声を出す（近況報告など）
○持ち回りで進⾏行行、議事を担当（役割を持つ）
●通話ツールの使い分け
○チャットでのフォローや、呼びかけ

19. ツールの活⽤用例例
Skypeチャット
→固定グループチャットを設定し、
伝言メモ的に使う
Google＋ハングアウトの活用
LINEの活用
U–streamの活用

20. まとめ
円滑なスケジュール調整のために
欠席者も主体的に積極的に参加するために
●年間スケジュールを年初に決定 ●事前の議案共有
○オフィシャルMTGの回数は最低限に ○議題に対するコメント欄に事前記入
●近況報告欄に事前記入
●Googleカレンダーで予定を共有
○チャットやFacebookでやりとり 議事録は記憶が新しいうちに
●予定調整ツールの活用 ●MTG中から議事録を作成、即日共有
○メーリングリストでの議事録共有
進行をスムーズに行うために
●議事録のアーカイブ化
●事前に議題を共有
○進行係と議事録係が事前にMTGし、 議事録は記憶が新しいうちに
アジェンダを作成
●最初に全員が声を出す（近況報告など）
●当日はタイマーで時間調整
○持ち回りで進行、議事を担当（役割を持つ）
●通話ツールの使い分け
○チャットでのフォローや、呼びかけ

21. ご清聴ありがとうございました