Event project Fashion Show - Romania

1. Management de proiect
Eveniment: Lansare colecţie vestimentară
Manager de proiect: Dumitru Gabriela
Membrii echipei: Dumitrică Maria, Florea Mădălina, Focşa Sînziana, Iacobuţă Ştefana

2. Analiza de nevoi

3. De ce este nevoie de acest proiect?
Casa de modă Ştefana Maior Production este un brand nou apărut pe
piaţa românească. Pentru a se face cunoscut, plănuieşte să îşi lanseze prima linie
vestimentară, intitulată Brit it!. Aceasta se adresează atât femeilor, cât şi
bărbaţilor, cu vârste cuprinse între 18 şi 28 de ani, cu venituri medii şi mari, din
zona urbană.
Pentru organizarea şi promovarea evenimentului s-a apelat la serviciile
specializate ale agenţiei noastre de PR. Prin urmare, contribuţia pe care o vom
avea este una extrem de importantă, întrucât de acest eveniment depinde viitorul
brandului pe piaţa autohtonă.
În aceeaşi măsură, organizarea evenimentului este importantă şi pentru
agenţia de PR, deoarece aceasta va câştiga profit, experienţă şi o notorietate
sporită faţă de cea a concurenţei.

4. Obiective
Obiectiv general:
• organizarea şi promovarea evenimentului de lansare a colecţiei
vestimentare.
Obiective secundare:
• a introduce cu succes brandul pe piaţa românescă;
• a face brandul cunoscut publicului ţintă;
• a atrage interesul presei de profil şi al specialiştilor în domeniu;
• a găsi un spaţiu potrivit unde să aibă loc evenimentul;
• a construi un decor adecvat;
• a angaja o firmă de catering şi un artist sau o formaţie muzicală;
• a realiza afişe şi flyere, a construi website-uri pentru promovare.

5. Analiza SWOT
Puncte forte:
• deţinerea unor cunoştinţe în domeniul comunicării (PR şi
advertising);
• dispunem de resurse financiare şi de resurse umane specializate;
• deţinerea unor cunoştinţe în domeniul modei;
• colaborarea bună cu clientul, respectarea cerinţelor acestuia cu
responsabilitate, eficienţă şi seriozitate;
• accesul la media specializate (canale tv, site-uri, bloguri), precum
şi accesul la contacte de la publicaţiile de profil (reviste de moda).
Puncte slabe:
• lipsa experienţei în organizarea unui eveniment de profil;
• lipsa unui spaţiu fizic de lucru;
• notorietatea scăzută a agenţiei de PR.

6. Ameninţări:
• apariţia unor probleme tehnice;
• suprapunerea cu evenimente de alt gen;
• lipsa prezenţei invitaţilor importanţi;
• primirea unui feedback negativ.
Oportunităţi:
• lipsa unor evenimente similare în acea perioadă;
• câştigarea unui profit de pe urma succesului evenimentului;
• câştigarea notorietăţii;
• creşterea valorii serviciilor oferite;
• obţinerea unui feedback pozitiv.

7. Analiza PEST
În funcţie de importanţa pe care o au în cadrul proiectului nostru am aranjat
elementele analizei PEST astfel: Social, Economic, Tehnologic şi Politic.
Social:
• evenimentul are un factor social, pentru că se adresează oamenilor, fie ca sunt
potenţiali cumpărători, viitori clienţi sau specialişti din domeniul modei;
• hainele în sine sunt făcute pentru a fi purtate de oameni, deci şi ele subliniază
impactul social;
• prin această colecţie sunt introduse anumite influenţe culturale străine, care ar
putea avea un impact asupra societăţii autohtone.

8. Economic:
• evenimentul implică nişte costuri, necesită un buget;
• cumpărătorii sunt invitaţi la eveniment în interes economic, ei vor plasa hainele
in magazinele proprii spre vânzare;
• în urma evenimentului, atât brandul, cât şi agenţia de PR vor avea un profit.
Tehnologic:
• pentru realizarea evenimentului este nevoie de aparatură tehnică (lumini, boxe,
microfoane, laptopuri, camere de filmat, proiectoare, intrumente muzicale).
Politic:
• aspectul politic nu are un impact mare asupra evenimentului, deoarece nu sunt
necesare aprobări de la Primărie sau de la alte insituţii ale statului pentru
organizarea lui (clubul unde se va desfăşura are deja asigurate aceste aprobări);
de asemenea, nu necesită implicarea unei personalităţi politice şi nici nu
inflenţează cu ceva vreun partid politic.

10. Estimarea bugetului şi a resurselor

11. Implementarea proiectului

12. Alegerea locaţiei
Club The ARK - strada Uranus (fosta Calea Rahovei), numărul 196 A.

13. Clubul The ARK întruneşte perfect imaginea pe care noua
linie vestimentară Brit it! vrea să o impună.

14. Lansarea colecţiei va avea loc în încăperea ARK Trading Floor, un
parter spaţios de 500 de metri pătraţi.

15. Parcarea clubului dispune de 100 de locuri. Cei care nu vor mai
gasi un loc special amenajat îşi vor putea lăsa maşinile pe
trotuarul străzilor alăturate.
Pentru un asemenea eveniment sunt necesare o serie de
autorizaţii, ca de exemplu autorizaţie pentru băuturi alcoolice sau
autorizaţie de la Primărie pentru zgomot. Clubul The ARK
dispune deja de aceste autorizaţii de funcţionare. Noi, ca firma
de PR, vom semna doar un contract de prestări-servicii cu acest
club.

16. Logistică
Majoritatea echipamentelor (sistem audio, sistem video, lumini,
mobilier) vor fi puse la dispoziţie de către Clubul The ARK. Agenţia
noastră de PR se va ocupa de achiziţionarea elemetelor de decor
(poze, postere, tablouri) şi de amenajarea propriu-zisă.
În ceea ce priveşte resursele umane, manechinele vor fi puse la
dispoziţie de o firmă specializată, angajată de Ştefana Maior
Production, iar Clubul The ARK va pune la dispoziţie doi chelneri,
doi barmani, doi bodyguarzi şi un tehnician.

17. Astfel de imagini vor decora
pereţii Clubului The ARK.
Aranjamentul sălii va emana un
aer british, menit să-i facă pe
invitaţi să simtă că păşesc direct
pe pavajul străzilor londoneze.

18. Decor
De la scenă va porni pasarela pe care vor defila manechinele. De-o parte şi de
alta a pasarelei, vor fi amplasate câte 30 de scaune, iar în faţa acesteia vor mai fi
încă 28. În total 88 de scaune pentru invitaţii speciali şi însoţitorii acestora.
Tot de-o parte şi de alta a pasarelei, în spatele invitaţilor speciali, vor fi
amplasate câte 10 măsuţe rotunde, unde se vor aşeza câştigătorii invitaţiilor şi
însoţitorii lor.
Lângă scenă se vor fi montate două ecrane mari. Pe acestea va fi proiectată
întreaga defilare, modelele fiind filmate cu două camere. De asemenea, pe
pereţii sălii se vor afla diferite postere cu elemente specifice culturii Marii
Britanii, iar culorile predominante vor fi roşu, albastru şi alb.

19. Desfăşurarea evenimentului
Lansarea va începe la 21:00. Până la 21:30 aşteptăm să vină toţi invitaţii care au
confirmat prezenţa lor la acest eveniment. Eu îi voi conduce pe invitaţi la
locurile lor.
La 21:30 se sting luminile în sală. După câteva secunde se aprind reflectoarele
doar pe podium. La începutul podiumului, un bărbat îmbrăcat în gardă britanică
stă nemişcat. O fată (un model îmbrăcat în hainele Brit it!) apare pe podium, îl
vede şi încearcă să flirteze cu el, însă garda nu schiţează niciun gest. Fata îi
trimite pupici, îşi dezgoleşte un umăr, îi zâmbeşte ostentativ, dar nimic nu
funcţionează. Lumini roşii întrerupte înlocuiesc simplele reflectoarele de
lumină albă.
Les Elephants Bizarres încep să cânte „Hello, says the Devil”, melodie care are
sunete de chitară în prima parte. În acest timp, modelul (ea), văzând că garda nu
îi dă atenţie, se enervează şi îi smulge hainele şi pălăria. În locul lor, băiatul
rămâne în nişte haine foarte fashionable, care constituie un outfit Brit it!.

20. Din acest moment, modelele defilează pe muzica live cântată de Les Elephants
Bizarres. În timp ce umblă pe catwalk, modelele „flirtează” cu publicul (şi cu
aparatele de fotografiat), se joacă cu accesoriile mari în formă de chitară, steag
britanic, dar şi cu pălăriile haioase.
Defilarea ţine aproximativ o jumătate de oră, după care începe after party-ul.
Acum se servesc prăjiturile lui Alexandre Gorj, se iau interviuri, modelele stau
într-o parte a sălii pentru a fi fotografiate.
În continuare mai cântă Les Elephants Bizarres câteva melodii, după care se
trece pe melodii dansante în stilul MGMT. Luminile se aprind si party-ul se
termină la 00:30.

21. Lista invitaţilor
Buyeri:
1. Reprezentant site www.Molecule-f.ro - contact: contact@molecule-f.com sau
moleculeF@yahoo.com, tel: 0744 399 989
- site de fashion cu vânzare directă
- hainele de pe site au acelaşi target ca şi noua colecţie
2. Reprezentant magazin Cocor: retail@cocor.ro, site: www.cocorstore.ro, tel:
(+40) 213 131 403
3. Reprezentant magazin Idelier (Silvia Şerban): idee@idelier.com, tel:
0735 213 653
4. Reprezentant magazin Wings (Iris Şerban) – contact: www.irisserban.com
5. Reprezentant Ordinary People (Angelica Dumitrescu) 0721 287 707 (şi pe
Facebook)
6. Reprezentant Fashion Days, fashion@fashiondays.ro, (0) 215 699 123

22. Designeri români:
7. Alina Ene, contact http://alinaene.wordpress.com
8. Diana Niţă, contact: profil de Facebook, Diana Niţă sau blog -
http://fashiondiananita.blogspot.com
9. Claudia Castrase, contact: contact@claudiacastrase.com 0721 238 052
10. Florin Dobre + trupa (5 persoane), contact@florindobre.ro
11. Bianca Popp, contact http://biancapopp.blogspot.ro
12. Andreea Constantin (Rhea Costa), rheacosta1@gmail.com
13. Andra Clitan, andraclitan@hotmail.com
14. Mirela Diaconu, contact@mireladiaconu.ro
Critici de modă:
15. Alin Gălăţescu, pagină facebook
16. Ovidiu Buta, contact: http://www.ovidiubuta.ro/index.php?page=contact

23. Media:
17. Cosmopolitan, contact@cosmopolitan.ro
18. Bolero, contact@bolero.ro
19. Joy, joy@edipresse.ro
20. Glamour
21. Look, look@edipresse.ro
22. Acasă TV, Poveştiri de noapte, contact: povestiridenoapte@acasatv.ro
23. GQ
24. Hot City, www.hotcity.ro/contact
Vedete:
25. Cosmina Păsărin, www.cosminapasarin.ro/contact.html
26. Alexandra Ungureanu, contact@alexandraungureanu.ro
27. Maria Dinulescu, pagină de Facebook
28. Maria Popistaşu, maria@mariapopistasu.com
29. Tudor Chirilă, bedforlove@gmail.com
30. Andreea Raicu
31. Trupa Şuie Paparude, evenimente@suiepaparude.ro

24. Fotografi:
32. Alex Burunţia, contact: alexandru@buruntia.ro
33. Alex Conu, contact: alex@conu.ro
34. Oltin Dogaru, contact: oltin@oltin.ro
35. Ciprian Strugariu, contact: ciprian@strugariu.com
Bloggeri:
36. Ioana şi Claudiu, blog: www.mauvert.wordpress.com, contact: mauvert_2@yahoo.com
37. Adriana Ancuţa, blog: www.alomoda.ro, contact: dadamoda@gmail.com
38. Andreea Inankur, fashion editor www.intrefete.ro, contact
andreea.inankur@mpinteractiv.ro
39. Adela Coc, blog: www.twistedly.blogspot.com, contact:
http://www.facebook.com/adelacoc
40. Sil şi Raluca, blog: http://bucharest-style.blogspot.com, contact:
stel_ralook22@yahoo.com, silvia.cimpeanu@gmail.com
41. Diana Bobar, blog: http://www.sofashon.com/, contact: diana@sofashon.com
42. Laura Bucur, blog www.laurabucur.ro, contact: laura27_b@yahoo.com
43. Silvia Câmpeanu, blog http://fashionistasil.blogspot.com/, contact
silvia.cimpeanu@gmail.com
44. Roxana Radu, blog: www.roxanaradu.com, contact: contact@roxanaradu.com

25. Fiecărui invitat special i se
va trimite câte o invitaţie
prin mail. Nu va trebui să se
prezinte cu ea la eveniment,
ci doar să se identifice la
intrare, unde va fi verificat.

26. În afară de invitaţii speciali, fiecare membru din echipa de organizare şi fiecare
angajat sau colaborator al clientului nostru are dreptul să ofere câte două invitaţii.
De asemenea, 50 de invitaţii (de două persoane) sunt disponibile pe site-ul
evenimentului. Cei interesaţi pot câştiga o invitaţie intrând pe site şi făcând o ţinută
dintr-o serie de haine expuse pe profil.
Sînziana Focşa împreună cu managerul de proiect, Dumitru Gabriela, vor alege cele
mai bune 50 de outfitt-uri şi le vom premia cu o invitaţie.
În acest fel, se pot controla şi aproxima numărul de oameni prezenţi la eveniment şi
putem, in acelaşi timp, să ne vizăm targetul ţintă şi să ne adresăm oamenilor
interesaţi de noua colecţie Brit it!.

27. Aşezarea invitaţilor în sală

28. Entertainment

29. Ca entertainment muzical, am ales trupa Les Elephants Bizarres. Această
formaţie este potrivită stilului neconvenţional pe care îl abordează noua
colecţie. Muzica va fi unplugged (live), cântată în timpul defilării
modelelor, dar şi la petrecerea de după.
Playlist pentru defilare:
Hello, says the Devil
Down the stream
Have no fear
Brasil

30. Catering
Alexandre Gorj, bucătar ale carui prăjiturele sunt foarte cunoscute în lumea modei,
sponsorizează evenimente fashion, pentru care pregăteşte tot felul de sortimente
potrivite stilului hainelor sau tematicii evenimentului. Avem nevoie de aproximativ 100
de prăjituri.
Invitaţii se vor putea delecta cu băuturi alcoolice si non-alcoolice, puse la dispoziţie de
barul clubului The ARK. Băuturile vor fi servite înainte şi după prezentarea colecţiei.

31. Promovare
Suporturi promovare:
• reţele de socializare (de exemplu: Facebook);
• flyere;
• print - afişe în universităţi (mai ales cele de profil), mall-uri,
zone aglomerate ale Bucureştiului;
• site web;
• site-uri de promovare evenimente;
• print reviste de profil;
• bloguri.

32. Reţele de socializare
Am ales ca mijloc de promovare, cu întâietate, reţelele de socializare precum
Facebook, Twitter şi Myspace întrucât constituie metode gratuite şi un mod
excelent de a face publicitate.
În Romania, Facebook-ul este de departe cea mai accesata reţea de socializare.
Crearea unui cont de Facebook este destul de uşoara, chiar şi pentru un
începator într-ale internetului. Este nevoie doar de o adresă de email validă.
Trucul pentru reuşita publicităţii pe aceste reţele sociale este „achiziţionarea
de prieteni”. Prietenii în cazul nostru sunt de fapt potenţialii clienţi. Cu cât
adunăm mai mulţi prieteni, cu atât vom avea mai multe şanse de a trezi
interesul pentru produsul promovat.

33. Astfel, au aparut programe de tipul “friend adder programs” create special
pentru marketing, pentru promovare în reţelele sociale. Cum funcţioneaza?
Putem adăuga prieteni sau trimite mesaje de pe orice group/fan club/profil
care s-ar potrivi cu targetul nostru. Foarte important este faptul că lucrează
singur fără a fi nevoie de cineva care să supravegheze fiecare contact sau
mesaj trimis.
Pentru evenimentul nostru vom crea profilul cu numele brandului „Brit
it!”. Vom da detalii despre eveniment, iar poza de profil va fi chiar afişul.
Vom trimite mesaj, cu cel mult o săptămână înainte de eveniment către toţi
membrii, în care vom aminti data, locaţia şi ora la care acesta va avea loc.

34. Flyere
Pentru flyere, compania va angaja 4-5 fete care vor împărţi pliante în zonele:
Universitate, Romana, Unirii, zona clubului The ARK. Ele vor avea ca
îmbracăminte haine realizate de către Ştefana Maior Production.
Faţă flyer Verso flyer

35. Afişul va fi amplasat în zonele
Universităţilor, Magazinul
Cocor, Magazinul Unirii şi în
mall-uri.
Datorită diversităţii potenţialilor
clienţi, vom pune la punct un
sistem foarte bun de centralizare
a numărului invitaţilor, pentru a
nu ne confrunta cu problema
supraîncărcării locaţiei sau, în
caz contrar, cu riscul de a nu
avea numărul aşteptat de
persoane.

36. Site web
Site-ul brandului va fi, practic, structura activităţii de promovare. Flyer-ul, afişul,
printul din reviste vor îndruma către site pentru mai multe detalii. Aşadar, va trebui pus
la punct cu răspunsuri la toate eventualele întrebari pe care le poate avea un viitor client.
Detalii despre designer, despre colecţie, concept, detalii despre evenimentul de lansare,
puncte de vânzare etc.
Vom avea şi o aplicaţie prin care se va putea intra în posesia invitaţiilor pentru
eveniment. Cu ajutorul unui flash player vom putea realiza o aplicaţie pentru cei care
intra pe site. Ei vor avea posibilitatea de a realiza o ţinută de zi pentru un model (fie
fată, fie băiat). Îl/o va îmbrăca după propriul gust, alegând din hainele preexistente în
sistem, iar rezultatul va ajunge în baza noastră de date. Dacă o vom considera a fi o
ţinută fericită, ca răsplată îi vom ataşa pe mail codul cu care va avea acces la eveniment.
Astfel, vom putea antrena puţin publicul, vom contoriza şi numărul aproximativ de
invitaţi prezenţi la eveniment şi, mai mult de atât, vom putea selecta într-o oarecare
măsură publicul.

37. Site-uri de promovare evenimente
Colaborăm cu site-uri axate pe promovare de evenimente precum:
www.nights.ro şi www.beatfactor.ro. Vom posta pe ele afişul şi detalii despre
eveniment (ora, locaţie, invitaţii). În general, pe aceste site-uri este gratuită
promovarea, însă trebuie contactaţi din timp cei care se ocupă de ele, pentru că
au foarte multe solicitări şi poate dura destul de mult până primim un răspuns.
Promovare în reviste
Vom alege şi reviste de profil pentru a cumpăra spaţiu publicitar, unde vom
avea afişul. Revistele vizate vor fi: Cosmopolitan, Bolero, Look, Glamour, Joy,
GQ. Frecvenţa va fi de minimum o apariţie în fiecare revistă, având în vedere
că fiecare dintre cele menţionate sunt reviste lunare.
Bloguri
Blogurile au impact ridicat asupra targetului nostru. Sunt gratuite, online şi mai
ales foarte căutate şi citite. Vom vorbi cu bloggerii pentru a ne ajuta cu
promovarea evenimentului. Unii poate vor dori să scrie un post despre şi/sau să
posteze afişul. Toţi cei care ne vor ajuta, vor primi invitaţie la eveniment.

38. Evaluare finală

39. Conform calendarului de activităţi, proiectul a fost monotorizat pe tot
parcursul derulării sale. Din dorinţa atingerii unei eficienţe maxime, s-a lucrat
urmând etapele stabilite şi s-au respectat termenele impuse.
Comunicarea în echipă a decurs bine şi membrii s-au dovedit a fi compatibili.
Fiecare dintre ei şi-a ales pachetul de lucru în funcţie de cunoştintele pe care le
deţinea, iar pentru a-şi realiza atribuţiile, au recurs la metode pe care le
stăpâneau.
În ceea ce priveşte scopul propus, acesta a fost dus la îndeplinire respectând în
primul rând obiectivele specifice ale proiectului: s-au ales mijloace adecvate
de promovare, s-au găsit modalităţi de a trezi interesul publicului ţintă, al
mediei şi al specialiştilor în domeniu. De asemenea, au fost asigurate spaţiul şi
decorul ideal prezentării de modă. Acestea au fost în concordanţă atât cu
cerinţele beneficiarului proiectului (Ştefana Maior Production), cât şi cu
produsele în sine (hainele din colecţia Brit it!).

40. Prin urmare, există un grad de oportunitate al proiectului, având în vedere
că s-au asigurat şi anumite standarde de calitate (chiar dacă această calitate
este doar una potenţială).
Pe de altă parte, s-ar putea ca proiectul să satisfacă nevoile unei arii mai
largi de beneficiari, întrucât desfăşurarea lui va avea efect şi asupra
persoanelor din categoriile menţionate anterior (cumpărători, specialişti în
domeniul modei, mass-media).
Datorită tuturor acestor aspecte, deşi gradul de participare al beneficiarului
în cadrul proiectului a fost unul redus, gradul de acceptabilitate va fi unul
ridicat.