1. Principios o criterios para el diseño de las estructuras organizativas
adaptadas a la naturaleza de una organización.
Existe diversidad de empresas clasificadas por su ámbito de acción, por su
producción, por su tamaño públicas o privadas en las cuales se desempeña un sin
número de actividades, razón que invita a la aplicación de principios
administrativos para encauzar dichas actividades con el mejor aprovechamiento
de recursos.
La organización comprende la coordinación y acción conjunta de recursos y
actividades puestas en funcionamiento en pro de la consecución de un objetivo.
El diseño de la estructura organizativa de la empresa representa en sí
mismo una de las funciones primordiales para su funcionamiento y viene dado en
función del tamaño como de las características de la actividad económica de la
empresa y la posición estratégica de la dirección, sin olvidar visualizar
objetivamente la situación interna y externa de la empresa.
Los continuos y crecientes cambios en la administración han enfocado las
miras de la empresa en la manera cómo organizarse a fin de tener gestiones más
efectivas y eficientes. Es por ello que se plantean una serie de elementos
esenciales, que sirven de base para definir de una manera implícita o explícita la
estructura organizativa de toda empresa.
Contamos entonces con el principio de división del trabajo de gran
relevancia para iniciar la definición de la estructura al dividir hasta el menor
número posible de funciones y actividades, coordinación de las mismas en su
desarrollo por pasos en busca de la mayor sencillez práctica entre los miembros
con el fin de obtener más y mejores resultados, vistos en términos de eficacia y
eficiencia en el uso de los recursos. Esta es la esencia de las formas organizativas
ya que se impide la concentración de deberes en pocas manos dando paso a la
departamentalización y especialización de funciones. La departamentalización va
enfocada a la agrupación de las actividades en un área o departamento
especializado en el desarrollo de las mismas bajo una unidad de mando o lo qué
es lo mismo siguiendo una organización funcional donde se recibe órdenes para la
realización de actividades directamente del Jefe del Departamento. La
especialización va dirigida a la asignación a cada persona o unidad de una tarea
específica de forma que se haga experta en ella. De esta manera la Coordinación
resulta indispensable para la ordenación armónica de las actividades.
2. Se nos presenta entonces la línea de autoridad definida de manera lineal,
staff y de línea-staff. La organización lineal desarrolla niveles jerárquicos donde se
dirige la autoridad de un superior a un subordinado mientras que la organización
de staff está representada por la asesoría cuando se requiere de conocimientos
especializados en un área, pese a ser ésta una de forma de organización que
presenta muchas ventajas ya que implica mayor tiempo para el estudio y análisis
de los problemas también puede ser fuente de conflictos en la organización, ya
que en algunas ocasiones su persistencia puede generar conflictos y afectar la
autoridad del Jefe del departamento. Por último la organización de línea-staff
resulta muy adecuada pues pretende equilibrar las anteriores estructuras
combinándolas para evitar distancias físicas y psíquicas entre los miembros de la
organización.
La Responsabilidad en concordancia con la autoridad debe ser entendida,
asumida y respetada por todos los miembros, inclusive en los casos de
Delegación de Funciones donde por determinadas razones de fuerza mayor se
asigna determinado grado de autoridad a alguna persona de un nivel inferior a fin
de que desarrolle alguna actividad evitando pérdidas de tiempo, problemas de
comunicación o descontrol.
Es importante resaltar en dicha definición de la estructura organizacional la
capacidad de toma de decisiones presentándose en dos formas básicas la
Centralización, donde el poder de decisión se concentra en un solo punto con
poca o nula participación de los otros niveles y la Descentralización donde se
maneja el caso contrario con una mayor capacidad de participación y poder de
decisión a los gerentes de cada departamento trabajando conjuntamente hacia el
logro de los objetivos organizacionales, ya que éstos se encuentran más cercanos
a las actividades a ejecutar y tienen mayor conocimiento de los detalles que la
envuelven desarrollando una mejor visión de los pro y los contra. Sin embargo una
organización nunca se inclina totalmente hacia los extremos de una u otra forma
de toma de decisiones, por el contrario tiende a combinarlas a fin de alcanzar
mayores niveles de estabilidad y eficacia.
Todos estos criterios funcionan de manera conjunta en el desarrollo de la
mejor estructura organizacional que se adapte a la organización en pro del
alcance de los objetivos.
