Perceptive Live 2013 - Atelier Finance
Comment Perceptive Intelligent Capture permet d’améliorer le processus de comptabilité fournisseurs ?
Conférence animée par Cristina Gonzalez-Bezout, Directeur Administratif et Financier, Lexmark France
2. Sommaire
• La comptabilité fournisseurs chez
Lexmark
• Comment Perceptive Intelligent
Capture permet d’améliorer le
processus de comptabilité fournisseurs
• Indicateurs clés
3. Lexmark International
• Dans le monde
• Effectif mondial : 12 200 personnes
• Des produits distribués dans plus de 170 pays
• Des filiales dans plus de 70 pays
• Trois centres de contrôle de la production sur trois continents
• Deux CSP dédiés à la comptabilité
• Comptabilité fournisseurs
• Traitement de factures en provenance de plus de 50 pays
• 77 codes compagnies dans SAP
• 25,000 factures fournisseurs traitées par mois
4. Les CSP dédiés à la comptabilité chez Lexmark
Évolution
• Cebu, Philippines
• 2006 : Comptabilité EMEA
• 2007 : Comptabilité Amérique du Nord
• 2009 : Comptabilité Asie Pacifique (sauf la Chine)
• 2010 : Comptabilité Chine (en cours)
• 2011 : Comptabilité Perceptive Software
• Buenos Aires, Argentine
• Créé en 2008
Chiffres clé
• Plus de 200 salariés
Clients
• Centre de Services Partagés de Cebu
• Amérique du Nord
• EMEA
• Asie Pacifique
• Centre de Services Partagés de Buenos Aires
• Amérique Latine
Succès
• Plus de 100 entités juridiques
• Mise en œuvre de SAP pour les régions EMEA
(2009), Amérique du Nord et Amérique Latine
(2010) et Asie-Pacifique (2011)
• Support à plus de 50 pays
• Organisation fonctionnelle (pilotage par les
processus au lieu d’équipes géocentriques)
• Exploitation des outils Perceptive@Work
4
5. Activités des Services Partagés
De l’achat au
paiement (PTP)
De la commande au
règlement (OTC)
Traitement et contrôle
Revue et analyses
Consolidation des
comptes
Opérations
comptables
Audit et
intégrité
financière
Clôture
comptable
Comptabilité
spécialisée
Gestion des immos
Support statutaire
Traitement du CA différé
6. Le processus de comptabilité fournisseurs
étape par étape
Création de la commande dans le portail SAP
•
•
•
•
•
Numéro de fournisseur
Montant
Date de livraison
Imputation comptable
Processus d’approbation
7. Le processus de comptabilité fournisseurs
étape par étape
Communication du numéro de
commande au fournisseur
8. Le processus de comptabilité fournisseurs
étape par étape
Réception des articles ou
des services auprès du
fournisseur
9. Le processus de comptabilité fournisseurs
étape par étape
Réception et vérification de la
facture, puis numérisation dans
Perceptive Intelligent Capture
10. Le processus de comptabilité fournisseurs
étape par étape
Triple rapprochement dans SAP
(commande, confirmation, facture)
11. Le processus de comptabilité fournisseurs
étape par étape
Règlement de la facture
12. Ensemble du processus de comptabilité
fournisseur
Communication du
numéro de commande au
fournisseur
Création de la
commande dans SRM
(portail SAP)
• Numéro de fournisseur
• Montant
• Date de livraison
• Codage comptable
• Flux des approbations
Réception et vérification de la
facture, puis numérisation
dans Perceptive Intelligent
Capture
Réception des articles
auprès du fournisseur
Règlement de la facture
Triple rapprochement
dans SAP
(commande, confirmati
on, facture)
14. Qu’est-ce que Perceptive Intelligent Capture ?
Perceptive Intelligent Capture trie les
documents en fonction de leur contenu,
extrait les données non structurées,
puis valide ces données avant de les
transmettre à l’ERP
15. Une vue plus détaillée de la solution
Perceptive Intelligent Capture
Factures
Système ERP
Import
ROC
Tri
Extraction
et
validation
Exportation
Imprimante
multifonction
011010011
Système ECM
Email
Fax
EDI
Gestion des exceptions
Apprentissage intelligent
Reporting, business intelligence
Workflow
16. Perceptive Intelligent Capture - Les avantages
Élimination de
85 à 95 % de la
saisie manuelle
Multiplication de
la productivité
par 3 à 5, voire
plus
Amélioration de
la qualité des
données
Apport de
nouveaux
éclairages par le
reporting et les
indicateurs
Réduction du
temps de
traitement des
documents
18. Principaux indicateurs et « best practices »
de la comptabilité fournisseurs
• VOLUME : Factures par ETP et par jour (ou par mois)
• Les opérateurs chargés de la saisie manuelle traitent généralement 85 à 125 factures par
ETP et par jour
• Les équipes de saisie de Lexmark ont réalisé des gains de productivité de 400 à
600 % depuis la mise en œuvre d’Intelligent Capture à la Comptabilité fournisseurs
• COÛT : Coût direct par facture
• Organisations les plus performantes = 2,04 $/facture
• Troisième quartile = 7,75 $/facture
• Chez Lexmark, le résultat du calcul donne 2,50 $
• TEMPS DE TRAITEMENT : Jours nécessaires pour passer une facture au statut
« Prête à payer »
• Organisations les plus performantes = 4 jours
• Troisième quartile = 25,8 jours
• Chez Lexmark, le temps de traitement est passé de 3-14 jours à 1,5 jour
• 90 % de l’ensemble des factures sont saisies en moins de 24 h.
19. Principaux indicateurs et « best practices »
de la comptabilité fournisseurs
• ERREURS : % des factures présentant des erreurs de saisie
• Les erreurs les plus fréquentes portent sur la date, l’imputation comptable, le montant, le
numéro de facture et le code du fournisseur
• Moyenne des erreurs de saisie : 5 %
• Entreprises les plus performantes : 1 %
• FACTURES ÉLECTRONIQUES : % de factures électroniques
• Les factures électroniques réduisent les inefficacités et le coût associés à la gestion des
documents papier
• Lexmark a amélioré son pourcentage de factures électroniques, pour passer de 9 %
environ en novembre 2012 à 60 % du volume environ, grâce à Perceptive Intelligent
Capture
• C’est encore mieux qu’une performance de premier rang, selon Hackett Group
• PROCESSUS DE COMMANDE : % de factures basées sur des commandes
• L’utilisation d’un processus normalisé de commandes et du rapprochement triple est une
façon efficace de maîtriser les dépenses
• Lexmark utilise des commandes pour plus de 90 % du volume de ses factures
• Ce chiffre est supérieur aux résultats du premier rang mondial, qui est de 84 %
20. Principaux indicateurs et « best practices »
de la comptabilité fournisseurs
• ORGANISATION
• Selon l’étude IFO 2013 Automatisation de la comptabilité fournisseurs, 77,3 % des
entreprises ont centralisé leur environnement de comptabilité fournisseurs, et 15 %
supplémentaires travaillent dans un environnement de services partagés.
• Lexmark s’appuie sur un modèle de services partagés et a mis en place une
standardisation des processus de sa comptabilité fournisseurs au niveau mondial
• Il s’agit d’une « best practice ».
• ERP
• General Electric est en cours de consolidation de ses 400 ERP en seulement 40
• Disney fonctionne avec une seule instance de SAP, la plus grande au monde
• Lexmark utilise une seule instance de SAP au niveau mondial
• Il s’agit d’une « best practice ».
• PERCEPTIVE INTELLIGENT CAPTURE
• Lexmark utilise une instance unique de Perceptive Intelligent Capture, qui traite
toutes les factures de 77 entités juridiques de Lexmark
• Il s’agit d’une « best practice ».
21. L’optimisation de la comptabilité fournisseurs passe par le
bon équilibre entre Organisation, Processus et Technologie
Ce type de projet doit être porté par l’équipe de Direction
Hinweis der Redaktion
On ne peut pas comprendre la vision Lexmark ilfauts’intéresser à l’informationdansl’entreprise. Et on verra aussi que le rôle que tient l’infrastructure d’impression est tout à fait critique dans la maîtrise de l’information dans l’entreprise.
The solution typically eliminates 85-95% or more of the data entry that is otherwise required to key information into backend systems. Fewer keystrokes translate directly into reduced cost of data entry, fewer errors, and faster input cycle time.Manual data entry is costly, and it leads to inconsistency, errors, and longer cycle times. In a typical manual data entry process, staff can process roughly 125 invoices per person per day. With Intelligent Capture, that number is routinely increased by 5X or more.Consistency reduces errors and helps harmonize AP operations across business units and regions.Reporting and metrics for each step of the data extraction process yield insight that can be used to continuously enhance the business process.Reducing cycle time helps organizations get better visibility into cash flow, optimize working capital, take advantage of early payment discounts, and ultimately provide more strategic alignment between purchasing and payables.
Intelligent Capture validates every extraction field on an invoice prior to exporting it to the ERP system. When the capture system is uncertain about one or more fields on a given invoice, that invoice is passed to a Verifier for manual inspection and/or correction.Examples of the types of validations that are being performed include:Mathematical ValidationsPO-based invoices: Total Tax + Freight + Miscellaneous Charge - Discount - Withholding Tax + Sum of Line Items = Invoice Total within a configurable varianceNon PO-based invoices: Subtotal + Total Tax + Freight + Miscellaneous Charge - Discount - Withholding Tax = Invoice Total OR Total Tax + Freight + Miscellaneous Charge - Discount – Withholding Tax + Sum of Line Items = Invoice Total within a configurable varianceLine Items: Quantity * Unit Price - Discount = Line Total within a configurable varianceExternal ValidationsInvoice Number format is compared to other recent invoices from same vendorPO Validation compares PO data to invoiceCompany Code is validated against PO data or a separate company code address fileAddress Information on invoice compared to vendor master file to derive Vendor ID and Tax Reference NumberLine PairingSystem identifies corresponding PO and PO line number for each invoice line extracted from the documentThe extracted PO number(s) from the invoice is used to determine the ERP PO(s) used for line pairing routine
The solution typically eliminates 85-95% or more of the data entry that is otherwise required to key information into backend systems. Fewer keystrokes translate directly into reduced cost of data entry, fewer errors, and faster input cycle time.Manual data entry is costly, and it leads to inconsistency, errors, and longer cycle times. In a typical manual data entry process, staff can process roughly 125 invoices per person per day. With Intelligent Capture, that number is routinely increased by 5X or more.Consistency reduces errors and helps harmonize AP operations across business units and regions.Reporting and metrics for each step of the data extraction process yield insight that can be used to continuously enhance the business process.Reducing cycle time helps organizations get better visibility into cash flow, optimize working capital, take advantage of early payment discounts, and ultimately provide more strategic alignment between purchasing and payables.
VolumeCost – Costs vary widely from one organization to anotherAs an example, Disney’s cost per invoice is $1.71