1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Đề tài :
Quản lý phân phối hàng hóa
Công ty cổ phần Y Dược Phẩm Việt Nam

2. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
MỤC LỤC
I. PHẦN TỔNG QUAN
a. Mô tả nội dung đề tài...................................................................................
b. Xác định phạm vi và ràng buộc cho hệ thống .............................................
c. Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên ...................................
d. Kế hoạch thực hiện ......................................................................................
II. PHÂN TÍCH
a. Phân tích hiện trạng .....................................................................................
i. Phân tích dữ liệu ..................................................................................
ii. Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng vai trò ........
iii. Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng .........................................
b. Phân tích dữ liệu ..........................................................................................
i. Mô hình quan niệm dữ liệu ER (có đặc tả cho mô hình) ....................
ii. Biểu diễn mô hình quan niệm ER bằng Power Designer....................
c. Phân tích yêu cầu hệ thống..........................................................................
i. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng.............................
ii. Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD ..................................................
iii. Mô hình quan niệm xử lý bằng tựa Merise .........................................
III. THIẾT KẾ
a. Thiết kế dữ liệu............................................................................................
i. Thiết kế vật lý dữ liệu..........................................................................
ii. Mô tả ràng buộc toàn vẹn ....................................................................
b. Thiết kế giao diện ........................................................................................
i. Thiết kế thực đơn, form, .....................................................................
ii. Thiết kế báo hiệu .................................................................................
c. Thiết kết hệ thống .......................................................................................
i. Mô tả các hệ thống con.......................................................................
ii. Cấu trúc phân cấp chức năng tự động hóa ..........................................
iii. Thiết kế chức năng tự động hóa (phân chia thành các module)..........
IV. KẾT LUẬN
i. Tóm tắt kết quả....................................................................................
ii. Tự đánh giá..........................................................................................
iii. Hướng phát triển..................................................................................

3. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
PHẦN I : TỔNG QUAN
a. Mô tả nội dung đề tài:
Tổng quan về công ty Y Dược Phẩm là một công ty cổ phần Dược Phẩm, ra
đời dựa trên cơ sở nắm bắt được thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng về tình
trạng sức khỏe. Trong đó, bộ phận phân phối hàng hóa của công ty cần quản lý việc
điều phối giao hàng, thu tiền và báo cáo hoạt động giao hàng của công ty. Sản phẩm
của công ty được nhiều người tiêu dùng. Vì sản phẩm mang lại sức khỏe cho con
người, với nhiều mặt hàng đa dạng và với giá thành hợp lí.
b. Xác định phạm vi và ràng buộc hệ thống:
Khách hàng là người có thể trực tiếp đến công ty yêu cầu đạt các mặt hàng
,có thể gọi điện thoại đặt hàng hoặc cũng qua mạng đạt các mặt hàng và sau đó ghi
lại đầy đủ thông tin của khách hàng như: địa chỉ giao hàng, họ tên khách hàng nhận,
số điện thoại, số lượng , mặt hàng ……
Nhân viên giám sát giao hàng (GSGH) của công ty điều phối toàn bộ việc
quản lý giao hàng của các nhân viên.
Quản lý việc điều phối bộ phận giao hàng: có hai bộ phận nhỏ là giao hàng sỉ
và giao hàng lẻ.
Bộ phận giao hàng lẻ: gồm các nhân viên giao hàng lẻ, phương tiện giao
hàng là xe gắn máy. Bộ phận này chỉ phụ trách giao hàng trong thành phố (các trang
thiết bị cần thiết được cung cấp sẵn).
Bộ phận giao hàng sỉ: gồm các nhân viên giao hàng sỉ, phương tiện giao
hàng là xe tải. Bộ phận này phụ trách giao hàng ở tỉnh và cả trong thành phố. Mỗi xe
một ngày đi 2 chuyến. Mỗi chuyến giao khoảng 150 thùng.
Qui trình thời gian làm việc của nhân viên giao hàng : Hàng ngày, vào
mỗi đầu buổi (sáng, chiều), các nhân viên giao hàng (NVGH) sỉ và lẻ sẽ nhận các
đơn đặt hàng (ĐĐH) từ GSGH. Thông thường mỗi ngày, NVGH lẻ đảm nhận
khoảng 20-30 ĐĐH. NVGH sỉ nhận các ĐĐH đảm bảo đủ 2 chuyến/ngày. Nếu ngày

4. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
đó số lượng đơn hàng cần giao quá nhiều hay trong đội có nhân viên nghỉ phép (tối
đa 1 ngày chỉ có 1-2 nhân viên nghỉ phép), NVGH khác phải đảm nhận thêm tối đa
5-10 ĐĐH nữa. Nếu vượt mức thời gian làm việc 8h/ngày nhân viên sẽ được tính
giờ làm thêm (tối đa không quá 2h/ngày). Sau đó, NVGH sẽ nhận hàng tại kho và
sắp xếp đi giao hàng.
Khách hàng thanh toán với nhân viên viên giao hàng: Khi giao hàng, nếu
ĐĐH có hình thức thanh toán trả ngay thì nhân viên phải thu đủ tiền (không giao
tiền thì không giao hàng), đưa khách ký nhận hàng và gởi 1 tờ hóa đơn đỏ cho
khách, còn 1 bản đem về lưu. Cuối buổi hay sau khi giao hàng xong hết, NVGH
phải quay về báo cáo cho GSGH tình hình giao hàng của buổi đó. Nếu ĐĐH không
có trở ngại thì NVGH nộp tiền cho thủ quỹ và báo cáo cho kế toán làm phiếu thu.
Đơn đặt hàng không xử lý được: Nếu ĐĐH có trở ngại vì nhiều lý do khác
nhau thì hàng được đem về và chờ bộ phận xử lý ĐĐH giải quyết (có thể thương
lượng với khách hàng để nhận lại hoặc hủy ĐĐH đó).
Điều phối ĐĐH: GSGH nhận các ĐĐH đã hoàn chỉnh từ bộ phận nhận đặt
hàng. GSGH tập hợp các ĐĐH theo buổi (sáng, chiều), sắp xếp, phân loại theo từng
quận huyện, tỉnh. Tùy vào số lượng ĐĐH, khối lượng hàng hóa của các ĐĐH đó và
số lượng nhân viên có thể điều phối trong ngày mà các ĐĐH sẽ được phân phối hợp
lý cho các nhân viên giao hàng đảm bảo hàng hóa được giao trong vòng 24h. Thông
thường, ĐĐH của buổi sáng sẽ được giao trong buổi chiều cùng ngày; ĐĐH của
buổi chiều sẽ được giao ngay trong buổi sáng hôm làm việc tiếp theo. ĐĐH cần giao
khẩn cấp phải có yêu cầu của khách hàng và không quá 5 ĐĐH khẩn /ngày.
Mỗi NVGH trong thành phố có thể đảm trách nhiều quận huyện. GSGH cần
điều phối giao hàng hợp lý sao cho mỗi NVGH trong mỗi buổi đảm nhận số công
việc tương đối đồng đều nhau và có thể hoàn thành tốt.
Hoãn thời gian giao hàng: Nếu số lượng ĐĐH trong một buổi quá nhiều,
GSGH sẽ xem xét những ĐĐH nào không gấp, có thể liên hệ với khách để hoãn lại
thời gian giao hàng. Nếu không thể hoãn được, GSGH phải cố gắng giải quyết hết số

5. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
ĐĐH đó ngay trong buổi (có thể cho NVGH làm việc ngoài giờ). Nếu hoãn được,
ĐĐH đó sẽ được ưu tiên giao trước vào buổi sau
Kiểm tra giao hàng: Khi việc giao hàng đã hoàn tất, các NVGH nộp lại
chứng từ hóa đơn và phiếu nộp tiền cho GSGH để kiểm tra và xác nhận giao hàng.
Chứng từ sẽ được lưu trữ tại khâu hóa đơn. Đối với các ĐĐH bị khách hàng từ chối
nhận thì GSGH sẽ liên hệ với bộ phận nhận ĐĐH để chờ hướng giải quyết. Bộ phận
nhận ĐĐH sẽ phải thương lượng với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý nhận lại
thì giao lại, nếu không thì đối với ĐĐH bị từ chối một phần thì sẽ hủy ĐĐH cũ và
làm lại ĐĐH mới theo đúng số lượng hàng thực tế khách hàng đã nhận; với ĐĐH bị
từ chối toàn phần thì hủy toàn bộ ĐĐH.
Lập và hủy hóa đơn: Khi nhận các ĐĐH chuyển đến, bộ phận phân phối
hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn cho khách hàng. Mỗi hóa đơn chỉ thuộc
một ĐĐH duy nhất. Một ĐĐH có thể lập một hoặc nhiều hóa đơn theo yêu cầu của
khách hàng. Trường hợp khách hàng trả lại hàng thì hóa đơn sẽ bị hủy hoàn toàn
hoặc hủy và tạo lại hóa đơn mới theo đúng thực tế giao hàng.
Các thông tin trong hóa đơn gồm có:
Tên công ty bán hàng – địa chỉ - điện thoại – fax – mã số thuế - tài
khoản
Số hóa đơn
Số ĐĐH
Ngày giao hàng – địa chỉ giao hàng – hình thức thanh toán – hạn thanh
toán
Tên khách hàng (thường là nhà thuốc, bệnh viện, đại lý,…)
Địa chỉ khách hàng
Mã số thuế khách hàng (nếu có)
Điện thoại - Fax
Số thứ tự (các mặt hàng đặt).
Thông tin Đơn đặt hàng của Khách hàng:

6. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
Tên mặt hàng
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Tổng tiền trước thuế
Chiết khấu
Tổng tiền còn lại
VAT
Tổng tiền phải trả
Hình thức thanh toán: trả ngay hay trả chậm
Yêu cầu đối với chức năng:
Hệ thống phải cung cấp đầy đủ các chức năng để GSGH có thể truy xuất và
quản lí các thông tin sau:
Các ĐĐH đã giao trong tháng.
Tổng số lượng ĐĐH giao đúng thời hạn, tỷ lệ phần trăm.
Tổng số lượng ĐĐH giao không đúng thời hạn (bị hoãn lại), tỷ lệ phần
trăm.
Các ĐĐH bị từ chối 1 phần, toàn phần, nguyên nhân bị từ chối.
Các hóa đơn giao cho khách hàng.
Các khách hàng đã đặt hàng trong tháng.
Số lượng ĐĐH của từng nhân viên giao hàng trong tháng, NVGH đảm
nhận nhiều ĐĐH nhất trong tháng, NVGH đảm nhận ít ĐĐH nhất trong tháng.
Số lượng ĐĐH trung bình mỗi nhân viên đảm nhận/ngày.
Thời gian làm thêm giờ của từng nhân viên giao hàng trong ngày, tháng
Các nhân viên giao hàng làm nhiều giờ nhất trong tháng.
Yêu cầu đối với phi chưc năng:
Xử lý việc đặt hàng của khách hàng nhanh chóng và tốt nhất nếu có thể.

7. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
Bảo mật thông tin các khách hàng và nhân viên.
Phần mềm giao diện thân thiện dễ sử dụng.
Phần hướng dẫn sử dụng trực quan, sinh động.
c. Ràng buộc hệ thống :
• Ngày hoàn thành hệ thống: 15/09/2006
• Nhân lực: 2 người
• Các nhu cầu về Đơn đặt hàng, hóa đơn, báo cáo, tính toán phần mềm phải
đảm bảo như hiện trạng đang khai thác.
• Cần xây dựng một hệ thống dễ sử dụng giúp cho các nhân viên liên quan
của công ty mất ít thời gian để làm quen.
• Hệ thống phải thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ nhanh chóng, hiệu quả và
cần nhất là sự bảo mật và an toàn thông tin.
• Khi hệ thống hoạt động một điều quan trọng cần nói đến là phải tiện lợi và
hiệu quả hơn trước đây khi chưa sử dụng phần mềm.
d. Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên:
a. Thành viên tham gia:
Mã số Sinh
STT Họ tên
viên
1 Nguyễn Quốc Trung 04HC449
2 Nguyễn Thị Hoàng Yến 04HC473
b. Nhóm phân chia công việc như sau :
• Nguyễn Quốc Trung đóng vai trò mô tả chức năng của hệ thống., phân
tích hiện trạng, , Thiết kế giao diện, Thiết kế xử lý.

8. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
• Nguyễn Thị Hoàng Yến xác định tổng quan yêu cầu , phân tích dữ liệu,
phân tích yêu cầu hệ thống.
• Các công việc của từng thành viên luôn cập nhật và tìm hiểu trao đổi lẫn
nhau, các phần thực hiện xong phải có sự thống nhất của cả hai thành viên lúc đó
công việc mới xem là hoàn tất.
e. Kế Hoạch Thực Hiện:
Khảo sát và lập kế hoạch
- Người thực hiện: Nguyễn Quốc Trung, Nguyễn Thị Hoàng Yến.
- Ngày bắt đầu: 19/06/2006
- Ngày kết thúc: 26/06/2006
Công việc Mô tả Kết quả cần đạt được
Khảo sát hiện trạng Khảo sát hiện trạng hệ Các mẫu phiếu yêu cầu,
(03/06/2006 - 16/6/2006) thống để nắm rõ hoạt các nghiệp vụ cụ thể, qui
động của hệ thống trình quản lý phân phối
hàng hóa.
Lập kế hoạch Lập kế hoạch cho việc Kế hoạch phát triển (đánh
(16/06/2006 – 19/06/ phát triển hệ thống mới giá khả thi, mô tả và phân
2006) công công việc, đánh giá
rủi ro)
Phân tích
- Người thực hiện: Nguyễn Quốc Trung, Nguyễn Thị Hoàng Yến.
- Ngày thực hiện: 27/06/2006 - 3/07/2006

9. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
- Ngày thực hiện: 18/07/2006 - 31/07/2006
Công việc Mô tả Kết quả cần đạt được
Xác định và thu thập yêu Xác định các yêu cầu hệ Mô tả hiện trạng của hệ
cầu thống thống và Bảng yêu cầu chi
(27/06/2006 – 29/06/2006) tiết về hệ thống mới
Đặc tả yêu cầu Xác định yêu cầu chức Bảng đặc tả yêu cầu hệ
(29/06/2006 – 03/07/2006) năng, phi chức năng và thống mới
đặc tả từng chức năng của
hệ thống mới
Phân tích tổng quan Nắm rõ được quy trình xử Mô hình ER
(18/07/2006 - 23/07/2006) lý của hệ thống hiện tại. Mô hình DFD hệ thống
Phát thảo Cơ sở dữ liệu và hiện tại.
kiến trúc hệ thống mới Mô hình DFD quan niệm
Thể hiện các yêu cầu của hệ thống mới.
hệ thống mới dưới dạng
trực quan.

10. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
PHẦN II : PHÂN TÍCH
a. Phân tích hiện trạng:
i. Phân tích dữ liệu:
ii. Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng vai trò:
iii. Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng:
b. Phân tích dữ liệu:
i. Mô hình quan niệm dữ liệu ER (có đặc tả cho mô hình):

11. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
Biểu diễn mô hình quan niệm ER bằng Power Designer:
DON DAT HANG CHI TIET GIAO HANG
So DDH ID
CO Ng ay giao
Ng ay DH
GOM CO Tinh trang giao
Tinh trang
Muc do Ng uyen nhan
T HUOC CUA
KHACH HANG
Ten khach hang HOA DON NHAN VIEN GIAO HANG
Dia chi So HD Ten NV
Ma so thue Ng ay lap Dia chi NV
Dien thoai Tri gia Dien thoai NV
Fax
BAO GOM
CHI TIET HOA DON
STT
Ten MH
Don vi
SL
Don gia
Hinh thuc thanh toan

12. DON_DAT_HANG CHI_TIET_GIAO_HANG
SO_DDH LongInteger ID Integer
TEN_KHACH_HANG Memo SO_DDH LongInteger
TEN_KHACH_HAN = TEN_KHACH
G _HANG
Memo TEN_NV = TEN_N V
DIA_CHI = DIA_CHI DIA_CHI Memo SO_DDH = SO_DDH TEN_NV
DIA_CHI_NV = DIA_CH _NV
I
ID Integer DIA_CHI_NV Memo
NGAY_DH DateTime NGAY_GIAO DateTime
TINH_TRANG Memo ID = I D TINH_TRANG_GIAO Memo
MUC_DO Memo NGUYEN_NHAN Memo
Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
KHACH_HANG
TEN_KHACH_HANG Memo HOA_DON NHAN_VIEN_GIAO_HANG
DIA_CHI Memo SO_HD LongInteger TEN_NV Memo
MA_SO_THUE Memo SO_DDH = SO_DDH SO_DDH LongInteger DIA_CHI_NV Memo
DIEN_THOAI Integer NGAY_LAP DateTime DIEN_THOAI_NV Integer
FAX Integer TRI_GIA Double
CHI_TIET_HOA_DON
STT LongInteger
SO_HD LongInteger
TEN_MH Memo
DON_VI Memo
SO_HD = SO_HD
SL Integer
DON_GIA Double
HINH_THUC_THANH_TOAN Memo

13. Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin
c. Phân tích yêu cầu hệ thống :
i. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng:
ii. Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD:
iii. Mô hình quan niệm xử lý bằng tựa Merise :