1. TEMA 3. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
1. La integración de los sistemas de gestión.
1.1.
Necesidad
La integración de dos o más sistemas de gestión en un sistema global
que incluya los requisitos de las normas de dichos sistemas se presenta
como una alternativa para aumentar la eficacia y eficiencia de la
gestión de la organización, especialmente si la organización tiene la
necesidad de cumplir con los requisitos de dos o más sistemas de
gestión independientes. El documento PAS 99 reúne los requisitos
comunes de las normas y especificaciones sobre sistemas de gestión, y
2. está destinada a constituir un marco para implementar los sistemas de
forma integrada, sin embargo, cuando se aplica este marco de alto
nivel, es importante reconocer que hay requisitos particulares en
normas individuales que no se incluyen en el marco genérico y que se
hace necesario abordar para cumplir las normas de sistemas de gestión
a los cuales está suscrito la organización.
Cada norma de sistemas de gestión tiene sus propios requisitos
específicos, pero los seis tópicos señalados en PAS 99, estarán
presentes en todas ellas y se pueden adoptar como base para la
integración, ya que permite integrar sus sistemas hasta el punto
apropiado a las necesidades de la organización.
3. 1.2.
Finalidad.
La combinación de dos o más sistemas puede ayudar a reducir
significativamente la magnitud global del sistema de gestión y mejorar
la eficiencia y la eficacia del mismo.
La Figura 1 (PAS 99) muestra que si los diversos requisitos del sistema
de gestión se disponen de modo tal que los requisitos básicos se
aborden de forma común, es posible integrar los sistemas al grado que
resulte más apropiado para la organización a la vez que se reduce al
máximo la duplicación. Adicionalmente, emprender la integración de
forma planificada y estructurada ayuda a la eficacia en la
implementación de los requisitos de los diversos sistemas de gestión.
4.
5. 2. Comprensión del enfoque basado en procesos como la base para la
integración eficaz de los sistemas de gestión.
Para que una organización funcione eficazmente, se deben identificar y
gestionar los numerosos procesos que la componen. Cuando esto se
ejecuta sistemáticamente, se denomina “Enfoque basado en
procesos”. Este enfoque se fundamenta en la comprensión, el análisis
y la evaluación del desempeño de los procesos para conocer cómo se
están realizando las actividades y para determinar dónde están las
oportunidades de mejora.
ISO 9001 utiliza el enfoque basado en procesos para identificar las
áreas que es necesario controlar para suministrar un producto de
6. forma eficaz y eficiente y, de esta manera asegurar que se
implementan los procesos adecuados para satisfacer los requisitos de
los clientes y otras partes interesadas. En algunas de las otras normas
de sistemas de gestión no existe tal requisito, pero este enfoque se
puede utilizar provechosamente para identificar los aspectos que la
organización necesita gestionar y luego identificar aquellos que sea
necesario controlar, porque en ausencia de un control eficaz existirían
riesgos para alguna de las partes interesadas.
3. Riesgos, aspectos e impactos
El núcleo de las normas de gestión modernas es el “enfoque basado en
el riesgo”, lo cual se puede reconocer a partir de la definición del
7. sistema de gestión en combinación con la definición del riesgo. El
sistema de gestión ayuda a la organización a establecer políticas y
lograr objetivos. Por tanto, es lógico que los sistemas de gestión sirvan
para la gestión del riesgo con vistas al logro de los objetivos. En
algunas disciplinas, el enfoque basado en el riesgo está estrechamente
relacionado con los requisitos legales (por ejemplo, de seguridad) que,
obviamente, es preciso cumplir.
A primera vista, ISO 9001 es menos explícita en su enfoque basado en
el riesgo porque no hay un requisito general para identificar y evaluar
características críticas relacionadas con la calidad. Sin embargo, es
necesario identificar los requisitos del cliente y los regulatorios y formar
la base para la evaluación, el control y el seguimiento de los procesos
8. de la organización con el fin de asegurar que se cumplan estos
requisitos. Muchas organizaciones aplican técnicas tales como el MFAE
(Modos de Fallo y Análisis de los Efectos) en su sistema de la calidad
para abarcar el enfoque al riesgo. La evaluación de los riesgos es la
principal fuerza impulsora de los sistemas de gestión de la salud y la
seguridad del trabajo, la seguridad de la información y la seguridad de
los alimentos, y es probable que aparezca en todas las normas futuras
de sistemas de gestión.
En PAS 99, el término “aspecto” se utiliza para identificar los aspectos
que podrían requerir control porque constituyen un riesgo (positivo o
negativo). Se hará evidente que hay muchos aspectos relacionados con
la seguridad de la información, la calidad, el medio ambiente, etc., que
9. pueden tener un impacto en la organización. No sería aconsejable que
la organización tratara de lidiar con todos a la vez. El enfoque que se
recomienda se basa en que la organización identifique los que tienen el
impacto más significativo y es necesario controlar y/o reducir mediante
programas de mejora.
4. Implementación del Sistema Integrado de Gestión
4.1.
Generalidades.
Según PAS 99, Es un requisito común para la integración tener un
sistema de gestión que sea implementado, documentado y mantenido
de forma eficaz. Por un lado, la documentación es el proceso de
10. elaborar, establecer, revisar y mantener los documentos del SIG,
mientras que implementar dicho sistema significa llevar a la práctica los
requisitos establecidos por la Alta Dirección y que por lo general se
encuentran en los documentos. En tal sentido, la organización debería
emprender un proceso planificado y sistemático, durante el cual se
lleven a cabo las actividades tendientes a asegurar que tanto los
requisitos comunes como los particulares de los sistemas de gestión
independientes sean documentados y llevados a la práctica.
Las organizaciones que emprenden el proceso de integración de su
sistema de gestión ya cuentan con alguno de sus sistemas
implementado de forma eficaz, y la integración surge como una
necesidad de incorporar otras disciplinas de la gestión. Utilizar este
11. sistema como base para la integración pudiera resultar de mucha
utilidad para favorecer la implementación. A nivel mundial el número
de empresas certificadas según ISO 9001 supera
las otras
certificaciones, por tanto, será muy común que el Sistema de Gestión
de Calidad sea la base para la implementación de un sistema integrado.
Luego, para cumplir los requisitos de una norma específica de sistemas
de gestión será necesario hacer un análisis detallado de dichos
requisitos y compararlos con los que ya se han incorporado al sistema
integrado. Incluso, los elementos que se consideran comunes pueden
tener pequeñas diferencias en el contexto de una norma individual.
12. 4.2.
Premisas
Generalmente, la implementación se lleva a cabo en conjunto con la
documentación. Esto asegura la eficacia en la implementación del SIG.
Como premisas básicas para llevar adelante estos procesos, se requiere
en primer término, de un compromiso firme y evidente de la Alta
Dirección. En segundo lugar, de la toma de conciencia a todo nivel
dentro de la Organización, acerca de la importancia que tiene la Calidad
para el logro de sus objetivos (e incluso, de los objetivos personales de
sus miembros); tercero, de la activa participación del personal (en
particular de quienes estén involucrados en las actividades que afectan
la calidad de los productos y/o servicios) y, por último, de la
preparación de un plan de acción para llevar adelante el proceso.
13. 4.3.
Elementos claves
Los elementos claves a considerar a la hora de emprender la
documentación y la implementación son:
a) Planificar el trabajo mediante un plan que incluya objetivos,
alcance, cronograma de actividades y los mecanismos de evaluación
y seguimiento;
b) Conformar equipos de trabajo y establecer las responsabilidades de
cada quien;
c) Crear los mecanismos que faciliten la participación del personal en
las diferentes actividades planificadas;
d) Formar al personal que se encargará de preparar los documentos y
14. de llevar a la práctica sus disposiciones;
e) Desarrollar mecanismos de evaluación y seguimiento que aseguren
la culminación con éxito del proceso.
La Alta Dirección debería asumir el liderazgo a través de su compromiso
y facilitar y motivar la participación de las personas, así como también
proporcionar los recursos necesarios para que todo el proceso culmine
exitosamente.
4.4.
Planificación
La documentación y la implementación son actividades que consumen
tiempo y recursos de la Organización que los emprende. Por tal razón,
15. se requiere una cuidadosa planificación de sus actividades para
aprovechar al máximo los recursos disponibles y así asegurar el éxito de
esta labor. Mediante el desarrollo y la ejecución de un plan según las
premisas señaladas en 4.2 y que incluya los elementos claves señalados
en 4.3, se puede planificar de una manera coordinada todas las
actividades necesarias. Entre los propósitos del plan pueden incluirse:
Asegurar que se cumpla la Política establecida para el sistema de
gestión y se alcancen los objetivos;
Asegurar que se lleven a la práctica todos los requisitos del Sistema
de gestión según estén especificados en las normas de sistemas de
gestión y en los documentos del sistema integrado;
Asegurar el cumplimiento de los requisitos de todas las partes
16. interesadas;
Asegurar que se Aprovechen al máximo los recursos disponibles;
Instaurar la mejora continua en cada uno de los procesos claves de
la Gestión de la organización;
Obtener la Certificación para los sistemas de gestión particulares
(ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.) según las necesidades de la
organización.
Dado que el plan se establece con fines específicos según la
Organización, se debería definir lo que se quiere lograr con la
implementación del Sistema Integrado de Gestión, y así se podrá
evaluar posteriormente la adecuación del sistema a las necesidades y a
la estrategia diseñada por la Organización.
17. 5. La implantación de los cambios
La implementación de un Sistema Integrado de Gestión en muchas
ocasiones representa un cambio profundo en la manera cómo se
visualizan los diversos sistemas de gestión. Ya éstos no pueden verse de
forma independiente, sino que, además de tener algunos requisitos
comunes como señala PAS 99, las relaciones entre los diferentes
procesos deberían visualizarse bajo el enfoque basado en procesos
(principio 4 de la gestión de calidad, ISO 9000 y el enfoque de sistemas
para la gestión (principio 5 de la gestión de la calidad, ISO 9000).
Incluso, la implementación del sistema integrado puede traer consigo
cambios en la forma de realizar el trabajo y hasta en la misma cultura
de la Organización.
18. Casi con seguridad aparecerá entonces la llamada "Resistencia al
cambio". Para vencer este obstáculo, el plan de implementación
debería incluir actividades dirigidas con este fin.
¿Cuáles serían las actividades esenciales?
Existen tres categorías básicas: Información, formación y motivación. A
través de la información se busca concienciar al personal, es decir,
lograr la toma de conciencia sobre el impacto de los cambios
involucrados, a fin de conseguir su cooperación en la implementación
de los mismos. Entre estas actividades está la divulgación a través de
carteleras, charlas y talleres de sensibilización. La formación es
igualmente esencial para poner en práctica los cambios. Entre estas
19. actividades están los cursos, talleres de implementación, la práctica y la
supervisión para dar instrucciones directas y claras. La motivación
busca producir un cambio de actitud hacia el compromiso y el apoyo a
los cambios que han de implementarse. En esta categoría se puede
echar mano al liderazgo de la Dirección y de los trabajadores, y a las
técnicas usuales de motivación.
Por último es esencial comunicar al personal los resultados obtenidos
por los cambios en términos de la eficacia y la eficiencia del Sistema de
Gestión. Esto promueve la motivación para seguir avanzando con la
implementación de nuevos cambios y mejoras destinados a lograr un
trabajo más organizado y productivo.
