1. TARJETEROS Y
FORMULARIOS
RECURSOS PARA EL
MANEJO DE DATOS
Profa. Carmen M. Maldonado

2. ¿QUÉ ES UN TARJETERO O FICHA
DE REGISTRO?
 Son piezas pequeñas de cartulina en las
que se anota, de manera breve y lógica,
cierta información.
 Estos registros en tarjeta se guardan
tarjeteros, conocidos como ficheros.

3. VENTAJAS DE LOS TARJETEROS
 Ocupan poco espacio y se pueden mantener
en el escritorio.
 Un grupo de varios empleados puede trabajar
simultáneamente con el mismo archivo de
tarjetas.

4.  Facilitan:
 Anotar, procesar y localizar datos
 Descartar o añadir nuevas tarjetas
 Organizar y reorganizar las tarjetas en orden
alfabético, numérico, por zonas geográficas o
por asunto

5. BASES DE DATOS EN TARJETEROS
 Empleados
 Solicitudes de empleo
 Visitantes frecuentes
 Clientes y suplidores de bienes o servicios
 Miembros de organizaciones cívicas

6.  Inventario de mercancía, equipo o docu-
mentos
 Cuentas de clientes
 Mantenimiento y reparación de equipo
 Títulos de libros y nombres de autores
 Recetas de cocina

7. PROPÓSITO DE LOS TARJETEROS
 Para proveer información de referencia
 Como registro acumulativos de anota-
ciones o asientos
 Como recordatorios de asuntos pendientes

8. TARJETA ÍNDICE-INFORMACIÓN DE
REFERENCIA

9. TARJETA DE ASIENTO O
ANOTACIÓN
Fecha Hora
Dr. Carlos A. Correa
Medicina Interna
Si por alguna razón no puede asistir
tenga la bondad de notificarlo con 1 día
de anticipación.
Nombre: _________________________
# Expediente____________________

10. TARJETAS CRONOLÓGICOS
 Sirven de recordatorio
para asuntos pendientes y
para dar seguimiento a
otros, como son los
documentos o expedien-
tes prestados, pagos
pendientes, asuntos en
proceso y reuniones.
Lay Away

11. CARACTERÍSTICAS DE LOS
TARJETEROS

12. TARJETEROS VISIBLES
 La información clave para
localizar las tarjetas se
anota en el borde inferior.
 Este borde sobresale de la
tarjeta anterior.
 Las tarjetas descansan
una sobre otra en forma
escalonada. Esto permite
leer la información clave
de las tarjetas con tan sólo
abrir la sección del
tarjetero.

13. TARJETEROS VERTICALES
 La información clave para
archivar y localizar las tarjetas
se anota en el borde superior.
 Las tarjetas descansan en su
borde inferior.
 No hay que retirar las tarjetas
para ver la información que
contienen.

14. LAS GUÍAS
 Son tarjetas indicadoras
y están hechas de un
material fuerte y
resistente.
 Las guía se coloca al
principio de la sección a
la que pertenece.
 En el sistema alfabético
se recomienda una guía
por cada 25 a 50 tarjetas

15. RÓTULO: ES LA PARTE IMPRESA O TÍTULO ESCRITO EN
LA PESTAÑA SUPERIOR DE LA GUÍA.
Sencillo Doble
 Es sencillo si indica el  Es doble cuando indica el
número o la letra o com- número o la letra o com-
binación de letras con las binación de letras con
que comienza la sección. que comienza la sección y
el número o la letra o
combinación de letras
110
con la que termina.
R
225-249
Re
B-D
Rod
D-Del
Ga-Go

16. LAS TARJETAS
Medidas
5x3
6x4
8x5

17. REGLAS GENERALES PARA LAS
TARJETAS
 Determinar el orden en que se debe
considerar el nombre del individuo, de la
institución o del asunto, según las reglas.
 Escribir el nombre tal y como se debe
codificar en mayúscula sólida.
 Tres (3) espacios del margen izquierdo
 Dos (2) espacios del borde superior

18.  Luego del nombre codificado, se escribe a
dos (2) espacios verticales el nombre y
la dirección, tal y como aparece en el
documento y cualquier otro dato
relevante.

19. MODELO DE TARJETA
DÍAZ COLÓN CARLOS E 103-38-4051
CARLOS E DÍAZ COLÓN
PO BOX 1378
SAN JUAN PR 00902-1378
1-787-724-2137
cediaz@coqui.net
SS 550-75-2896
Límite de crédito $10,000

20. EL FORMULARIO
 Es un impreso con espacios en blanco para
anotar una diversidad de datos.
 Es un medio eficaz para anotar, recopilar,
analizar, procesar y tramitar más rápida-
mente información de naturaleza
repetitiva.

21. TIPOS DE FORMULARIOS
 Solicitudesde empleo
 Órdenes de compra
 Factura (formulario de egreso)
 El
uso de los formularios le facilita a las
empresas la facturación y el cobro.

22. FORMULARIOS
 Ventajas
 La uniformidad en la presentación de los datos
hace más fácil su localización, manejo, archivo
y procesamieto.
 Los proceso se realizan en menos tiempo, ya
que se facilita anotar la información.
 Se obtiene la información necesaria y se evita
que se olvide la inclusión de ciertos datos.
 Se pueden procesar y tramitar los asuntos más
rápidamente.

23. MODELOS DE FORMULARIOS

24. PARTES DEL FORMULARIO
 Información estática- las palabras
impresas para completar.
 Nombre
 Dirección
 Fecha
 Teléfono
 Lugar del accidente
 El número de la póliza
 Sueldo annual
 Información variable- información que
se anota en los espacios en blanco

25. REFERENCIA
Correa, C., Díaz, A., (2004) Administración
de Documentos, Sistemas, procedimientos
y tecnología, McGraw-Hill