1. EJE TEMATICO No. 2
Presentado por:
Liliana Esther Lopez González
Yamid Leyva Palencia
Aida Yolima Martínez
Yuri Paola Vanegas Hernández
Docente
Jorge Mario Zuluaga
Ingeniero de Sistemas
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.
Gestión de Documentos Electrónicos – 01
2012

2. CONTENIDO
Introducción
1. Documentos Electrónicos
 Definición
2. Descripción
 Componentes
 Características
 Clasificación
3. Conservación de Documentos Electrónicos
 Problemática de la conservación de Documentos electrónicos
4. Documento electrónico de archivo
Conclusiones
Referencias

3. INTRODUCCIÓN
Con la importancia que se le ha brindado
recientemente a la información, se ha notado un
incremento exponencial en la producción
documental; implicando costos de mantenimiento
y personal capacitado en el cuidado y manejo de
la información, sin contar con el espacio
estratégico que implica el almacenamiento. En la
actualidad, las nuevas herramientas tecnológicas
abren paso a un nuevo concepto de información
y soporte, brindado un fácil acceso y distribución
de la información.

4. 1. DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Se considera documento electrónico a la información de cualquier naturaleza
que se encuentre almacenada en un dispositivo electrónico o magnético, y en
el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que
puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores
de magnetización; que se conserva y transmite también mediante medios
electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una
selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas
de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización
respetuosa con su modo de producción (Principios Archivísticos), con el fin de
garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su
acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
.

5. 2. DESCRIPCIÓN
- COMPONENTES
Estructura:
Contenido: Se relaciona
Hace referencia con la forma
a la información como se
del documento. organizan los
datos.
Contexto: Presentación:
Se relaciona Es la apariencia
con otros datos del documento
o información una vez ha sido
asociada. recuperado.

6. - CARACTERÍSTICAS
 Escritura
 Alterabilidad - Actualizables: modificables
 Copias - Duplicables: copiables
 Respaldo y Conservación del material - Recuperables: localizables por mecanismos de
 Disminución de costos y necesidad de búsqueda
Espacio físico - Colectivos: consultables por varios usuarios a la vez.
 Tratamiento automatizado y recuperación - Descriptibles: incluir información de sí mismos.
 Celeridad tramitación, agilidad en las - Medio (el portador físico del mensaje).
Comunicación - Contenido 8el mensaje que el documento trata de
 Facilidad para duplicar formatos digitales comunicar.
 Electrónicos: binarios. - Vínculo archivístico (la relación que vincula cada d
 Procesables: creados y editados con aplicaciones documento con el anterior y con el siguiente).
 informáticas. - Contexto (el marco jurídico, administrativo,,
 Grabables: registrables en soportes ópticos y procedimental y documental en el que es creado el
magnéticos. documento.
 Reutilizables: consultados desde cualquier
ordenador.
 Exportables: enviados por la red

7. CARACTERÍSTICAS
Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas
etc.
Es virtual.
Se opera desde un ordenador o PC.
No tiene limite de caracteres

8. Carácter Esencial:
1. Es material y tiene una finalidad representativa de un hecho
o acontecimiento.
2. Reviste garantías de permanencia e inmutabilidad.

9. Carácter Hipertextual: Los documentos tradicionales
obligan a lecturas lineales: un libro se lee desde la primera página
hasta la última; en un documento electrónico, es posible establecer
relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -
párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del
documento . De hecho, en un documento digital, es posible
establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o
sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o
auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda
acceder electrónicamente

10. Carácter Omniacccesible:
La posibilidad de establecer híper relaciones entre
documentos ubicados en distintos sitios Web, no
importa la región o país donde se encuentren,
permite que los documentos electrónicos, ubicados
no importa donde, si están en un medio conectado
en red con Internet, puedan ser accedidos desde
cualquier otro lugar. Son, en consecuencia,
accesibles desde todas partes.

11. Carácter Sustancial
 Los documentos electrónicos se consignan en
soportes, magnéticos u ópticos y su información
representada por códigos binarios que necesita ser
descodificada para ser apreciable por los sentidos.
 El entorno tecnológico en el que se producen estos
documentos deja su huella en ellos. Datos
relativos al sistema en el que son generados y al
contexto administrativo, que en muchos casos son
invisibles para el lector (metadatos) y tienen una
gran importancia para la comprobación de la
autenticidad del documento.

12.  Las tecnologías que intervienen en la generación de estos
documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es
necesario reseñar estos aspectos en las descripciones archivísticas.
 Ubicuidad de la información que es usada por varios organismos
que la comparten, lo que nos impide identi-ficar al productor,
evidentemente uno de los aspectos más importantes en la
Descripción Multinivel.
 Dificultades para identificar el tipo y la forma documental de estos
documentos. Por lo que será necesario clarificar estos aspectos
que tienen especial relación con el valor probatorio de estos
documentos.

13. DESCRIPCIÓN
- CLASIFICACIÓN
 Digitalizados: Son los documentos
creados a partir de documentos
impresos.
 Digitales para imprimir: son
creados a partir de las
herramientas electrónicas para ser
impresos.
 Multimediaticos: Son creados
para ser exclusivamente
consultados desde un ordenador.

14. 3. CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El principio de la preservación de los documentos electrónicos se basa
en mantener esta información por mucho tiempo y garantizando su
recuperación desde donde lo quieran solicitar.
Según la UNESCO, los principales problemas de conservación de este
tipo de formato es la insolencia de los diversos sistemas operativos,
la capacidad y durabilidad de los soportes usados para su
almacenamiento y por ultimo la fácil accesibilidad de la misma.

15. PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
 El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse
para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores,
la rápida obsolescencia de los equipos y programas
informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes
en torno a los recursos, la responsabilidad, los métodos para
su mantenimiento, conservación y la falta de legislación que
ampare estos procesos.
 La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar
que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm.
 Los soportes de almacenamiento digital tienen menos
esperanza de vida y requieren de la existencia de unas
tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una
velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se
deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los
contenidos.

16.  La accesibilidad será una pieza vital como parte de
la preservación de los documentos en formato
digital, ya que si los documentos logran sobrevivir
al paso del tiempo (la continuidad – por cuanto
tiempos será un formato “valido”) podrán ser
usables y accesibles.
 No se ha comprendido en toda su magnitud la
amenaza que pesa sobre el potencial económico,
social e intelectual y cultural que encierra el
patrimonio, sobre el cual se edifica el porvenir.
 Un problema añadido, está en que la creación de
metadatos no está suficientemente integrada en
las herramientas de creación de estos objetos
para confiar solamente en el proceso de creación.

17. 4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE
ARCHIVO
Son un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una
persona natural o jurídica de modo involuntario o espontaneó, los cuales se
conservan y trasmiten mediante medios electrónicos, allí se conservan tras
efectuarse una selección a partir de la identificación y valoración de las
series, con medidas de autentificación, preservación y organización
adecuada con su modo de producción, teniendo como fin garantizar su valor
informativo, legal y cultural, así como el de permitir su acceso y uso
mediante las tecnologías de la información.
Definición según el AGN Documento Electrónico De Archivo
Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.

18. Un documento electrónico de archivo tiene una función de dar
evidencia de las transacciones de la organización, y su
conocimiento a menudo resulta fundamental para tomar
decisiones. Será necesario que los documentos electrónicos de
archivo tengan unos formatos definidos para su conservación y
consulta, recomendándose que estos formatos estén basados en
estándares abiertos.
Características que deben cumplir los documentos en ese sistema:
 Ser manejables para que sirvan de base a la creación de nuevos
documentos.
 Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir
entre distintas versiones para que los usuarios tomen decisiones
basadas en información precisa.

19. CONCLUSIONES
Es importante entender que el trabajo del profesional en
Bibliotecología y Archivística, con el paso del tiempo aun posee el
mismo objetivo, salvaguardar la información y el patrimonio histórico
documental de la humanidad; sin importar su formato.
Los profesionales de la información en la actualidad nos enfrentamos
al dilema de conservar, distribuir y sostener la confiabilidad del
documento electrónico; sin contar que tecnologías avanzan demasiado
rápido lo que hace que la gran parte de estos formatos, soportes
digitales, software y hardware queden obsoletos en poco tiempo
sumando a todo ello la incompatibilidad de los nuevos sistemas con los
antiguos. Lo anterior nos hace un llamado a generar unas ideas y
estándares de calidad en la conservación de los diferentes formato,
para no perder la información almacenada durante años.

20. REFERENCIAS
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf
Archivo General de la Nación – AGN - http://www.archivogeneral.gov.co/
Universidad de Cádiz. Gestión de documentos electrónicos. Ultima visita Marzo 10
de 2012. http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentos
Documentos digitales: definición y características. Ultima visita Marzo 10 de 2012.
http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html
información, 1999, junio. Ultima visita Marzo 10 de 2012.
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivo
s_en_la_era_digital.html
Barrueco, José Manuel. Manual: preservación y conservación de documentos
digitales. Capitulo 7. Ultima visita Marzo 10 de 2012.
http://www.imaginar.org/digitalizacion/manuales/manual_preservacion_digital.pd
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