Este documento reglamenta la transferencia de documentación histórica de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, de acuerdo con el Decreto 1382 de 1995. Establece que los secretarios generales de los organismos nacionales deben transferir dicha documentación histórica al Archivo General y que este último fijará las políticas y expedirá los reglamentos necesarios para organizar la conservación del patrimonio documental de la nación.

1. ACUERDO No. 9
(octubre 18 de 1995)
“Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental
al Archivo General de la Nación. Ordenada por el Decreto No. 1382 de 1995”.
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de
1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y
C O N S I D E R A N D O
Que el Artículo 1º del Decreto 1382 de 1995, ordenó a los organismos del orden
nacional, presentar al Archivo General de la Nación, sus Tablas de Retención
Documental.
Que se hace necesario precisar el alcance y la operatividad para la presentación
de las Tablas de Retención.
Que el desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de
1990 y en el Decreto 1382 de 1995,
ACUERDA
ARTICULO 1º.- La presentación de las Tablas de Retención Documental al
Archivo
General de la Nación, por los organismos del orden nacional, tiene
ámbito de aplicación en las tres (3) Ramas del Poder Público.
ARTICULO 2º.- Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a ninguna
de
Ramas del Poder Público, también deberán presentar sus Tablas
de
Retención Documental.
ARTICULO 3º.- Los organismos del orden nacional de la Rama Ejecutiva,
adscritos

2. O vinculados, a los Ministerios y Departamentos Administrativos,
deberán presentar sus Tablas de Retención, una vez analizada
por su respectivo Comité de Archivo, al Jefe de Archivo del
correspondiente Ministerio o Departamento Administrativo, quien
deberán remitirlas al Archivo General de la Nación para su
aprobación o improbación.
ARTICULO 4º.- Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa,
Judicial y los no pertenecientes a ninguna de ellas, deberán
presentar sus Tablas de Retención, una vez analizada por su
respectivo Comité de Archivo, directamente al Archivo General de la
Nación para su aprobación o improbación.
ARTICULO 5.- Las Tablas de Retención Documental deberán elaborarse
siguiendo
los principios de la archivística y los criterios generales señalados
por
el Archivo General de la Nación.
ARTICULO 6º.- Las Tablas de Retención deberán presentarse para el estudio del
Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación,
anexando el sustento escrito que contenga los criterios en su
elaboración y que describa el proceso de desarrollo.
ARTICULO 7º.- Los Jefes de Archivo de los Ministerios y Departamentos
Administrativos
Deberán liderar el proceso de elaboración de las Tablas de
Retención de los
organismos del orden nacional, adscritos o vinculados a su Ministerio
o
Departamento Administrativo
ARTICULO 8º.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santafé de Bogotá D.C., a los dieciocho (18) días del mes de octubre de
mil novecientos noventa y cinco (1995).
EL PRESIDENTE
DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA
EL SECRETARIO
JOSE ALBERTO GIRALDO LÓPEZ

3. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR No.004 DE 2003
PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos
Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas
Especiales y demás Entidades de la Rama Ejecutiva del
Orden Nacional
DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo
General de la Nación
ASUNTO: Organización de las Historias Laborales
FECHA: Junio 6 de 2003.
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función
Pública y el Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No. 07, a través
de la cual se expresó la necesidad de que todas las Entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la
Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas técnicas generales
sobre la conservación de la información oficial de las entidades.
Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la
Administración Pública se viene adelantando por parte de la Presidencia de la
República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la
Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de
contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al manejo de los
archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro
de sus procesos de reforma institucional y de manera específica la relacionada
prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias clínicas, entre
otras.
Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General
de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los
siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada
entidad:
♦ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
♦ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
♦ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

4. ♦ Documentos de identificación
♦ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

5. ♦ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos
del cargo
♦ Acta de posesión
♦ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
♦ Certificado de Antecedentes Fiscales
♦ Certificado de Antecedentes Disciplinarios
♦ Declaración de Bienes y Rentas
♦ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
♦ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc.
♦ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos,
permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa,
suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
♦ Evaluación del Desempeño
♦ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde
consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia,
destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, etc.
El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo
por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su
naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus
propios requerimientos documentales, complementándola.
De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la
transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad
de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento
humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de
2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de
organización de archivos, deberán verificar que:
♦ En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la
secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se
establece entre el funcionario y la entidad.
♦ Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente,
el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que

6. refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias
unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se
recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación
debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas,
por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
♦ Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se
anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso
indebido de documentos.
♦ Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el
Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
♦ Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de
acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los
documentos.
Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las
entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la
Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos
que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la
organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las
disposiciones anteriormente descritas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría
técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas
a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al
manejo archivístico y en especial de las series documentales anteriormente
citadas.
FERNANDO GRILLO RUBIANO
Director
Departamento Administrativo de la Función Pública
JORGE PALACIOS PRECIADO
Director
Archivo General de la Nación
C.C. Director Departamento Nacional de Planeación- Dr. Santiago Montenegro
Trujillo.
Directora Programa de la Renovación de la Administración Pública-Dra.
Claudia
Jiménez Jaramillo.
Secretario Jurídico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.

8. INSTRUCTIVO HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES
Las entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los
expedientes de Historias Laborales de los funcionarios, mediante la utilización del
Formato HOJA DE CONTROL.
El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral
cronológicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha
más antigua y el último el que registre la fecha más reciente, realizada esta labor se
procederá a foliar a partir del No. 1 todo el expediente laboral, consecutivamente
1
.
En el caso de existir otra foliación, ésta se anulará y quedará como válida la última
realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control.
Una vez realizado este procedimiento se procederá a diligenciar la Hoja de Control,
así:
1. Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario
al que corresponde la historia laboral.
2. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los
documentos corresponden a anexos de otro principal como el Formato Unico de
Hoja de Vida o de oficio remisorio, deberá tenerse en cuenta las fechas de estos
últimos.
3. Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento así: Resolución
de Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliación a Fondo de Pensiones, etc.
4. Folios: Debe consignarse el número del folio (s) que corresponde(n) al tipo
documental anotado, por ejemplo: Acta de Posesión folio 5, o Resolución de
Comisión de Estudios, folios 7-9 porque este documento tiene 3 folios.
5. Fecha de elaboración: Debe consignarse la fecha en que se diligenció el
formato para cada expediente.
6. Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe
firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del
funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que
se utilice.
7. Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe
firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del
funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que
se utilice.
Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de
la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y
deberá actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.
1
Los folios tienen una relación directa con la Hoja de Control, la cual
se constituye en el instrumento legal y jurídico que soporta cada uno
de los documentos que contiene el expediente.

9. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
GRUPO DE TALENTO HUMANO
HISTORIA LABORAL
HOJA DE CONTROL
Nombre Funcionario:__________________________________________
FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)
Fecha Elaboración: _____________________________ Firma: ____________________________________
Funcionario responsable manejo Historia Laboral
Firma: ___________________________________
Jefe Recursos Humanos

11. ACUERDO No. 008
(Octubre 18 de 1995)
“Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los
organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
La Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de
1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995 y.
CONSIDERANDO
Que el artículo 2º del Decreto 1382 de 1995, ordenó a los secretarios generales
de los organismos nacionales la transferencia de la documentación histórica al
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION y en su literal b) Preceptúa: “fijar políticas y expedir el
reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.
Que el artículo 8º del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva,
y en su numeral c) dispone:” Expedir normas y reglamentos generales sobre
organización de los archivos, administración y gestión de documentos,
descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias,
retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos
aspectos que exija racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel
nacional”
Que en el desarrollo de la facultad anterior, la Junta Directiva adoptó y expidió el
Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer
archivístico país, mediante el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994.
Que el artículo 5º del Acuerdo 7 estableció: “Categorización de archivos oficiales,
los archivos de carácter oficial, de acuerdo con la documentación que conservan,
se tipifican en las siguientes categorías:

12. 1. Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales
procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su
especial valor reciba en custodia....”
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990,
el Decreto 1382 de 1995, y el Acuerdo No. 07 de 1994.
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO.- De conformidad con lo señalado en el artículo 2º del
Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artículos 5 y 24 del Acuerdo 07
de 1994, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, deberán transferirse, bajo la
responsabilidad de los Secretarios Generales, la documentación histórica de los
archivos del orden nacional del Sector Central de la Rama Ejecutiva,
entendiéndose por tales: la Presidencia de la república, la Vicepresidencia, los
Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias.
PARÁGRAFO: El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de
Seguridad del Departamento Administrativo Nacional de Estadística y el
Departamento de la Función Pública, por la naturaleza de la información que
maneja y por tener normas especiales, sólo estarán obligadas a transferir la
documentación histórica con cincuenta (50) o más años de antigüedad y previo
acuerdo con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
ARTÍCULO SEGUNDO.- Los organismos del orden nacional adscritos o
vinculados a los Ministerios y Departamentos Administrativos, transferirán la
documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de
las entidades, y en su defecto en custodia a los archivos del orden departamental
o municipal, con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histórico
documental de la respectiva región.
ARTÍCULO TERCERO.- Los organismos del orden nacional de la Rama
Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas transferirán la
documentación histórica a su respectivo archivo histórico creado en cada una de
las entidades, y en su defecto en custodia al ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION, al archivo del orden departamental, municipal o Distrital, según el caso.

13. ARTÍCULO CUARTO.- Para la transferencia de la documentación histórica de los
fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales del Sector
Central de la Rama Ejecutiva al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, deberán
seguirse los siguientes lineamientos:
• Establecer la clasificación documental teniendo en cuenta la evolución de la
estructura orgánica – funcional de la institución.
• Efectuar la selección y eliminación natural de la documentación, previa
verificación de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor
calidad.
• Retirar el material impreso no susceptible de archivo (revistas, periódicos,
sobre, tarjetas de invitación entre otros), siempre y cuando no afecte la
integridad del expediente.
• Foliar la documentación en orden consecutivo por cada unidad conservación.
• Identificar y rotular cada una de las unidades de conservación.
• Elaborar el inventario general de la documentación, de acuerdo con los
parámetros establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (Nº de
carpetas, procedencia, asunto, contenido o serie, fechas extremas y número de
folios).
• Determinar el volumen en metros lineales de la documentación a transferir.
• Elaborar en forma conjunta con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, el
plan de transferencias documentales.
• Organizar físicamente la documentación y efectuar el realmacenamiento de las
unidades de conservación que se consideren necesarios.
ARTÍCULO QUINTO.- El presente acuerdo rige a partir de su publicación.
PÚBLIQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los dieciocho (18) días del mes de octubre de
mil novecientos noventa y cinco (1995).
DIANA FAJARDO RIVERA JOSE ALBERTO GIRALDO
L.
Presidente Secretario

14. ACUERDO 11 DE 1996
(Mayo 22)
Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En usos de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de
1989, el Decreto 1777 de 1990 y
CONSIDERANDO
Que el literal b) del articulo 2 de la Ley 80 de 1989 establece dentro de las
funciones del Archivo General de la Nación la de: fijar políticas y expedir los
reglamentos necesarios para garantizar la conservación y uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la materia adopte la Junta Directiva.
Que el literal a) del Articulo 3 del Decreto 1777 establece dentro de los objetivos
del Archivo General de la Nación el de: Velar por la conservación, incremento y
difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la formulación de la
política archivistica a nivel nacional.
Que el numeral c) del artículo 4 del Decreto 1777 establece dentro de las
funciones del Archivo General de la Nación la de: seleccionar, organizar,
conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo General de la
Nación así como el que le confíe en custodia.
De conformidad con los anteriores objetivos y funciones del Archivo General de la
Nación y teniendo en cuenta que en los fondos de los archivos se encuentra
documentación de gran importancia para la investigación histórica y que en
algunos casos tales documentos vienen acompañados de mapas, planos, dibujos
e ilustraciones, que además del valor histórico, poseen un alto valor estético.
Que tales documentos gráficos en algunas ocasiones se encuentran en grandes
formatos, lo origina muchos dobleces, circunstancia que atenta contra la adecuada
conservación del documento, produciendo el deterioro a corto plazo de los mismos
y ocasionando traumas a los demás.

15. Ver art. 2, literal b) Ley 80 de 1989
Ver art. 3, literal a), Decreto Nacional 1777 de 1990
Ver art. 4, literal c), Decreto Nacional 1777 de 1990
ACUERDA
ARTICULO 1. El material gráfico que se encuentra entre las unidades de
conservación deben extraerse dejando en su lugar un testigo y llevarse aquella
sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en distintos
formatos.
PARAGRAFO. Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis,
mapas, planos, fotografías, ilustraciones, pictografias, prensa entre otros.
ARTICULO 2. El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el
documento gráfico, debe indicar las características del mismo, nombre de la
unidad archivistica a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor, numero
del folio y señalar la referencia de su actual ubicación en la sección de gráficos.
ARTICULO 3. Cuando se requiera la reproducción por cualquier medio técnico o
electrónico del documento que contenía originalmente algún material gráfico, debe
traerse a la sección correspondiente dejando allí el respectivo testigo y una vez se
haya efectuado este procedimiento, se debe devolver el documento a la sección
de material gráfico.
ARTICULO 4. El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material
gráfico que se encuentre en los archivos, bien sea que este mezclado con la
documentación textual o que se halle de manera independiente.
ARTICULO 5. Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se encuentre en
los protocolos notariales, siempre y cuando tenga una antigüedad de cincuenta a o
más años.
ARTICULO 6. El presente acuerdo rige a partir de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santafé de Bogotá, D.C; a los veintidós (22) días del mes de mayo de mil
novecientos noventa y seis (1996).
DIANA FAJARDO RIVERA
Presidente
JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ

16. Secretario