Deze presentatie werd gegeven tijdens het seminarie 'Het Nieuwe Werken' op 15/12/11 bij MÖBIUS

1. Het Nieuwe Werken
Seminarie
15 december 2011
Peter Willen
Tom De Mits
www.mobius.eu

2. Resultaat Controle Plaatsonafhankelijk Werken
Vrijheid
Het Netwerk Flexibiliteit
Technologie
Cultuur
Efficientie Social Media
Nieuwe
Sturing
Processen
Leiderschap
Werken
Tijdsonafhankelijk Werken
Service design ROI
Lean
Workplace Innovation Klantenfocus
p. 2

3. Feiten
Kent u het nieuwe werken?
Vlaanderen: 42% ja
Nederland: 96% ja
p. 3

4. Feiten
76% van de Belgische werknemers
geven het kantoor aan als
voornaamste plaats van
tewerkstelling.
p. 4

5. Feiten
Meer dan de helft (56%) van de
werkende Belgen zou minstens
één keer per week van thuis uit
willen werken. In de praktijk doet
slechts één op de zes (16%) dat.
p. 5

6. Feiten
Indien 20 procent van de
beroepsbevolking in 2015
gedurende een dag per week thuis
zou werken, levert dat in
Nederland bijna 2 miljard euro op.
Zouden deze mensen twee dagen
per week thuiswerken, dan zou de
winst oplopen tot bijna 3 miljard
euro.
p. 6

7. Evolutie impact groepswerk
100%
90%
80%
Verschillende tijd,
70% verschillende plaats
60% Zelfde tijd, verschillende
50% plaats
40% Zelfde tijd zelfde plaats
30%
Alleen werken
20%
10%
% werk dat afhangt
0% van groepsinput
2000 2005 2010
Bron: Gartner
p. 7

8. Feiten
Is uw organisatie klaar voor het
nieuwe werken?
22% ja
p. 8

9. Invalshoeken
Tijd- en plaats
Sturen op
onafhankelijk
resultaat
werken
Vrije toegang
Flexibele
tot kennis en
arbeidsrelaties
ervaring
p. 9

10. Pijlers van het nieuwe werken
 Werkplaats en omgeving
 Technologie
 Mens en organisatie
p. 10

11. Stelling 1
 Processen zijn voorbij gestreefd. Ze worden vervangen door
wolken en netwerken.
p. 11

12. Meer of minder proces?
 Flex
– Kennis en het customer decoupling point
– Front office en flexibiliteit
– Management by exception en creativiteit
– Nood aan flexibel proceskader
 Fix
– Straight through processing
– Automatisering
– Handmatig werk
– Nood aan een vast procesverloop
p. 12

13. Meer of minder proces?
Process design en competentieontwikkeling in de
context van HNW is geënt op netwerken en social
media. Social media zijn netwerk, marketing én process
 enablers!
Process design en competentieontwikkeling in de context van
HNW is geënt op netwerken en social media. Social media zijn
netwerk, marketing én process enablers!
p. 13

14. Social media, process integratie
p. 14

15. Stelling 2
 Zonder aangepaste leidersschapsstijl blijft het nieuwe werken
dode letter. Responsabilisering en vertrouwen zijn de basis...
p. 15

16. Leiderschap
 Loosening control without losing control
 Vrijheid vs vrijblijvendheid
 Sturen op resultaat
 Waarden en richtlijnen
 Minimale set van regels en procedures als vangnet
 Hiërarchie van titels vs hiërarchie van verantwoordelijkheden
– Overtuiging vs macht
– Teamresultaat vs individueel resultaat
p. 16

17. Vertrouwen
Verant-
Vrijheid
woordelijkheid
Transparantie
p. 17

18. Stelling 3
 HNW verdient zichzelf terug! Dit idee vormt de enige
duurzame drijfveer voor de introductie van HNW.
p. 18

19. HNW, waarom?
 Kostenbesparing
 Productiviteit
 Mobiliteit
 Duurzaamheid
 Werving en retentie: “the sexy employer”
 Klantentevredenheid
 Green field scenario: opportuniteit voor
procesoptimalisatie en Lean office
p. 19

20. Impact van HNW: concreet
 90 procent van de medewerkers van HP flexibiliteit in locatie
en tijd als belangrijkste arbeidsvoorwaarden voor het bedrijf
 Rabobank bespaart door Werken Nieuwe Stijl 5 à 10% kosten
per FTE
 Microsoft Nederland is van 17m² naar 10m²
kantooroppervlakte per medewerker gegaan
 HP is van 8000€ werkplekkost per medewerker naar 3000€
kost per medewerker geëvolueerd
 Rabobank verwacht een daling van het ziekteverzuim van 4,2
naar 2,5 %. Werknemerstevredenheid steeg met 10 tot 30%
 Microsoft Nederland: Productiviteit stijgt 28 minuten per
persoon per dag
p. 20

21. Meningen over thuiswerk
Thuiswerken is een recht voor elke werknemer 34%
Thuiswerken is een gunst die de werkgever kan
73%
verlenen
Ik hou rekening met de mogelijkheid tot
31%
thuiswerken als ik solliciteer
Thuiswerk staat een goede teamgeest in de weg 25%
Ik vind het vervelend als collega's van thuis uit
11%
werken
p. 21

22. Stelling 4
 HNW vereist een weldoordachte strategie m.b.t. Werkplek
Innovatie (WPI). Technologie is de driver.
p. 22

23. Drivers voor WPI
 Technologie en ICT...
 Kostenbewustzijn
 Mobiliteit
 Productiviteit van kenniswerkers
 Architectuur
 Werkbalans
 Tijdssoevereiniteit
p. 23

24. Case study: Kind & Gezin
 Proces en taak gebaseerd
– Stil vs interactief werken
– Delen van werkplekken
– Dimensioneren en inplanten van vergaderruimtes
– Concentratiewerkplekken
– Interactiviteit bevorderen
 Kwantitatief benaderd
– Bezetting van de werkplek
– Tevredenheid van de medewerker
– Productiviteit
– Kost – m²/werknemer vs m²/werkplek
p. 24

25. Case study: Kind & Gezin
 Integrale aanpak van work place innovation
 Werken rond 3 pijlers
– HR: het concept
– ICT: de enabler
– Infrastructuur: de realisatie
Infra
HR
structuur
ICT
p. 25

26. Proces en interactie als voorwaarde voor
Het Nieuwe Werken
p. 26

27. Proces en interactie als voorwaarde voor
Het Nieuwe Werken
Interactie
DEN CLUB
HIVE CELL
Kwadrant van Duffy Autonomie
p. 27

28. Proces en interactie als voorwaarde voor
Het Nieuwe Werken
HIVE
Deze kantoren worden vergeleken met bijenkorven, waarbij iedere bij op zich zeer druk in de weer is met haar eigen werk. Hives
worden gekarakteriseerd door individueel gericht en routine matig werk, met weinig interactie en een lage graad van
autonomie.
Interactie laag Voorbeeld:
Autonomie laag Telesales, data invoer, routine banking,….
Plaatsonafhankelijk
Voorwaarde
Aangepaste infrastructuur gericht op controle van de medewerkers. Remote toegang tot
data, dossiers, applicaties.
Ja
Centrale aansturing van remote teams en nauwgezette monitoring van werklast en
prestaties.
Management van de werkverdeling
Tijdsonafhankelijk
Aard van activiteiten vereist doorgaans een nauwgezette tijdsindeling en werkschema.
Eigen keuze van het tijdsgebruik ligt doorgaans moeilijk. Culturele hindernissen kunnen
Moeilijk tijdsonafhankelijk werken in de weg staan. Een radicale wijziging inleidersschapsstijl en
een toepassing van resultaatsgericht werken en responsabilisering is een absolute
voorwaarde.
Uitdaging
Verhogen van de klantgerichtheid door werktijd af te stemmen op de behoeften van de klant. Bijvoorbeeld thuiswerk voor
helpdesk buiten de kantooruren.
p. 28

29. Proces en interactie als voorwaarde voor
Het Nieuwe Werken
CEL
De CEL verwijst naar de middeleeuwse cellen van de monniken. Deze kantoren huisvesten medewerkers die geconcentreerd en
individueel gericht werk uitvoeren met een hoge graad aan autonomie. Iedere medewerker beschikt over een individueel
kantoor en zijn werkprocessen zijn vaak complex en bestaan uit een reeks verschillende taken.
Interactie laag Voorbeeld:
Autonomie hoog Advocaten, accountants, consultants
Plaatsonafhankelijk
Voorwaarde
Aangepaste infrastructuur gericht op toegankelijkheid van informatie en communicatie
Ja
naar de buitenwereld. Integratie van social media, kennisdeling.
Duidelijke resultaatsgerichte rapporteringslijnen
Tijdsonafhankelijk
Aard van de activiteiten laten zich moeilijk inpassen in een strikte tijdsindeling en een
Ja
hoge mate van flexibiliteit is vereist door de complexe aard van de werkprocessen.
Uitdaging
Verder verhogen van de flexibiliteit voor een betere werklastbeheersing. Pieken en dalen worden opgevangen door een win
win situatie van organisatie en werknemer. Beheersen van een verregaande integratie van werk en privé. Behouden van een
Risico
Beheersen van een verregaande integratie van werk en privé. Behouden van een duidelijk zicht op de werklast.
p. 29

30. Proces en interactie als voorwaarde voor
Het Nieuwe Werken
DEN
DEN kantoren worden geassocieerd met groepswerk, waarbij veel interactiviteit aan te pas komt, maar niet noodzakelijk een
Interactie hoog Voorbeeld:
Autonomie laag Ontwerpbureaus, redacties (Televisie, radio, krant)
Plaatsonafhankelijk
Fysieke aanwezigheid en nabijheid van collega's is vaak onmisbaar voor DEN kantoren.
Voorwaarde
Hoofdzakelijk digitale cultuur met community gerichte applicaties die intens groepswerk
faciliteren. Digitaliseren van een "war room" (moeilijk)
Moeilijk
Duidelijk afgelijnde processen met welafgelijnde rollen en verantwoordelijkheden.
Duidelijk beeld van ieders capaciteiten en eigenheden.
Regelmatige fysieke groepssessies waarbij kennis van elkaar primordiaal is. Teambuilding.
Tijdsonafhankelijk
Teamleden zijn in hoge mate afhankelijk van elkaars resultaten en de nood aan hoge
Beperkt, moeilijk reactiesnelheid maakt dat teamleden voornamelijk op hetzelfde ogenblik aan het werk
zullen moeten zijn.
Uitdaging
Digitale cultuur en communicatiemedia.
Risico
Verlies van kennis en groepsgevoel.
p. 30

31. Proces en interactie als voorwaarde voor
Het Nieuwe Werken
CLUB
Organisaties die aan informatieverwerking doen, in de zin van het beoordelen en intelligent verwerken, maken gebruik van
Interactie hoog Voorbeeld:
Autonomie hoog Management consultancy, ICT consultants, ...
Plaatsonafhankelijk
Vaak vereist de aard van het werk reeds een plaatsonafhankelijke arbeid.
Klantenbezoeken, projecten, werkgroepen, ...
Ja Voorwaarde
Aangepaste infrastructuur gericht op toegankelijkheid van informatie en communicatie
naar de buitenwereld. Integratie van social media, kennisdeling.
Tijdsonafhankelijk
Aard van de activiteiten laten zich moeilijk inpassen in een strikte tijdsindeling en een
hoge mate van flexibiliteit is vereist door de complexe aard van de werkprocessen.
Ja
Voorwaarde:
succesvol toepassen van sterk resultaatsgerichte cultuur
Uitdaging
Vinden van de juiste trade off tussen individueel werk en werken in teamverband
Risico
Druk om buitenshuis te presteren gaat voorbij aan belang teamverband
p. 31

32. Voorwaarden voor HNW
 Cultuur
 Proces en interactie
 Technologie
 Organisatiemodel
 Wetgeving
 Buy in
p. 32

33. Komen tot het nieuwe werken…7 stappen
Secure
Roll-out Experiment
Co-design
Envision
Discover Explore

34. Draagvlak en win-win
p. 34

35. Een voorbeeld

36. Samenvatting
1. Maak je huiswerk en objectiveer
2. Zoek de win-win
3. Co- en lean design
4. Definieer regels,
afspraken,…maar op het juiste
niveau
5. Zorg voor een juist opvolgproces
p. 36

37. Principes die werken
-Synergie
-Eigen verantwoordelijkheid
-Vermogen en ambitie boven structuur
-Onderneem
-Respect en vertrouwen
-Transparantie
p. 37

38. Aandachtspunten
 Voldoende technologische en
reglementaire hygiëne
 Nood aan etiquette
 Laat de nieuwe medewerker niet
verdwalen
 Proces nabijheid vertalen naar
ruimtelijk/virtuele nabijheid
 Vermijd organisatorische
onrechtvaardigheid
 Let op voor georganiseerde
onbeschikbaarheid
p. 38

39. Valkuilen voor HNW
 Not fit to the job
 Wettelijke hindernissen
 Budget
 Technologie (!)
 Gebrek aan management support
 Gebrek aan visie, strategie en
doelstellingen
 Gebrek aan de juiste mindset
 Verspreiden van de foute boodschap
 Beleven van het foute gevoel
p. 39

40. p. 40