Slide che uso quando faccio il corso di Time-Management di 8 ore

1. Time Management
Luca Foresti

2. Programma della giornata
 Presentazione
 Principi del Time Management
 Metodo GTD (Getting Things Done)
 Strumenti
 I ladri di tempo: cause e soluzioni
 La tecnologia del time management

3. Principi del Time Management

4. Gli unici due problemi della vita
1. Sai cosa vuoi ma non sai come ottenerlo
(emisfero sinistro)
2. Non sai cosa vuoi (emisfero destro)

5. Tre frasi da ricordare
 La visione non è sufficiente, va abbinata
all’attività. “Non basta guardare i gradini, bisogna
salire le scale” (V. Havel)
 Non c’è mai una ragione per avere due volte lo
stesso pensiero, a meno che quel pensiero vi
piaccia.
 Lo scopo è di togliervi dalla mente progetti e
situazioni, ma senza perdere alcuna idea
potenzialmente utile.

6. Lo spazio tra qui e là
 Dove sono oggi
 Dove voglio arrivare
 Percorso a ritroso, dalla fine all’inizio
 Un gradino alla volta per il programma
 Un gradino alla volta per l’azione
 Cosa succede se cambiano le condizioni o le
passioni?

7. Prima legge di Parkinson
 Illavoro tende ad occupare il tempo ad esso
disposto

8. La memoria a breve termine
 Quante unità semplici di informazioni
riusciamo a tenere in memoria?
 Fare più cose alla volta è possibile?
 Switching time tra task differenti

9. Sgombrare la mente
 Obiettivo: avere la mente libera da impegni
 Mezzo: avere gli impegni ordinati e
catalogati, pronti per essere eseguiti, uno per
uno
 Stato psicologico: senso di leggerezza
 Risultato: gestione del tempo ottima

10. Efficacia ed efficienza
 Cos’è l’efficacia?
 Cos’è l’efficienza?
 Quando è necessaria la prima e quando la
seconda?

11. Urgenza vs Importanza
 Urgenza: il tempo domina
 Importanza: il valore domina

12. Il passatoIl futuro
Materiale --> Immateriale
Capitale --> Persone
Esperienza --> Creatività
Avversione al rischio --> Risk Management
Localizzato --> Mobile
Dipendenti --> Imprenditori
Centralizzazione --> Decentralizzazione
Dovere --> Passione
Riservatezza --> Trasparenza
Uguaglianza --> Meritocrazia
Fini --> Principi
Politica --> Conflitti Espliciti e Risolti
Problemi --> Soluzioni
Obbedienza --> Leadership Diffusa

13. Il principio 80/20: contro il
perfezionismo
 L’80% dei risultati si ottengono con il 20% di
sforzo e viceversa
 L’80% dei clienti ci danno il 20% dei profitti e
viceversa
 Voler essere perfetti nelle istituzioni umane è
razionalmente stupido
 La perfezione è una trappola psicologica e
culturale

14. Il Metodo GTD (Getting Things Done)

15. I 5 stadi della gestione del tempo
 Raccogliere
 Esaminare
 Organizzare
 Verificare
 Fare

16. Raccogliere
 Annotare tutto ciò che è in sospeso
 Raccogliere tutti i fogli, gli oggetti, le idee
 Non lasciare nulla in “sospeso” durante la
raccolta
 Centralizzare la raccolta (e-mail?)

17. Esaminare
 Un elemento alla volta
 Si può fare ora?
Si
 Farlase richiede meno di due minuti
 Delegare
 Rimandare
No
 Cestinare
 Rimandare
 Archiviare

18. Organizzare
 Etichette possibili:
– In agenda ad una data precisa (eventualmente
anche con ora precisa)
– Progetti (da spacchettare in azioni e in
particolare in “la prossima azione”)
– Da fare appena possibile
– Prima o poi
– Altre (scelte da voi)
– Archivio

19. Verificare
 Agenda
 Attività successive
 Progetti
 “Prima o poi”
 Altre etichette applicate da voi

20. Fare: cosa viene prima?
 Dobbiamo ordinare secondo questa scala:
1. Contesto
2. Tempo a disposizione
3. Energia
4. Urgenza
5. Importanza

21. Contesti
 Computer
 Internet
 Telefono
 In viaggio
 A casa
 Con persone specifiche
 Ovunque
 Altro (scelto da voi)

22. Suggerimenti per diminuire lo stress
 Cercate di avere sempre a portata di mano qualcosa su cui
annotare, scrivere, appuntare.
 Centralizzate i vostri DataBase.
 Organizzate immediatamente tutto ciò che appare all’orizzonte.
 Fate subito le azioni che vi richiedono meno di 2 minuti.
 Concludete sempre i meeting con risultati, prossime azioni,
designazione di responsabili e tempo limite dei progetti.
 Processate immediatamente le informazioni create nei meeting.
 Trattate solo e solamente azioni, non idee vaghe.
 Legate i vostri obiettivi ultimi alle azioni giornaliere.

23. Strumenti

24. I tre tipi di lavoro
 Lavoro pre-definito
 Lavoro che “arriva” e da fare ora
 Definire il lavoro da fare

25. Produttività
 Ilvalore di quello che stiamo facendo
 L’efficacia
 L’efficienza
 L’ambiente
 La dipendenza dagli altri per fare ciò che
dobbiamo fare
 L’energia

26. Velocità e Fretta
 La fretta rende lenti
 La gestione del tempo è una maratona, non i
100 m!
 La velocità è figlia della volontà, della
concentrazione e dell’organizzazione

27. Dead-line
 Abitudine sbagliata: finire i task dopo la data di
scadenza.
 Tanto più quello che dobbiamo fare non ci piace,
tanto più procrastiniamo il momento in cui iniziare.
 Finire un lavoro prima di una scadenza produce
soddisfazione per noi e per chi ce lo ha chiesto.
 Dobbiamo imparare a definire noi le dead-line sulle
azioni che ci competono (aggiungendo il 30% in più
rispetto all’esperienza)

28. Vita Privata vs Lavoro
I due mondi interagiscono e si influenzano
 Se si sta bene in uno dei due mondi è più
probabile che si stia bene anche nell’altro e
viceversa
 La vita privata va protetta dal lavoro
 I guadagni in produttività possono essere
investiti in:
– Maggiori guadagni o avanzamenti di carriera
– Più tempo per la vita privata
– Investimento in sè stessi

29. Il soliloquio interno
 L’autoformazione
 Gliimpegni con se stessi
 Lo specchio
 L’autogratificazione
 I momenti di relax
 Ciò che ci piace
 L’onestà intellettuale

30. Lettura e Memoria: il software per
l’efficienza sul lavoro
 Tecniche di lettura veloce
 Tecniche di memoria

31. Delegare: le condizioni per farlo
 Se c’è qualcuno che può farlo al posto nostro: esistono
risorse con competenze specifiche ed è possibile dare
loro le informazioni necessarie ad agire
 Se abbiamo troppo lavoro rispetto al tempo a
disposizione
 Se stiamo formando i nostri collaboratori
 Se il nostro tempo può e deve essere usato per attività
più complesse
 Se dobbiamo trasferire know-how ad altri nell’istituzione

32. Delegare: come
 Definire gli obiettivi, non i mezzi
 Mettersi a disposizione per fare coaching e aiutare,
se richiesto
 Definire insieme alla persona un tempo limite e un
budget economico
 Prima della scadenza del task informarsi su come
vanno le cose
 Premiare e riconoscere pubblicamente chi fa un
buon lavoro, criticare in maniera specifica e
costruttiva chi fa errori

33. I 7 livelli della delega
 1. “Aspetta che ti venga detto qualcosa, o fai esattamente quello che ti dico" –
Questo è l’approccio di non delega assoluta.
 2. “Analizza questo e dimmi come lo risolveresti" - Richiesta di investigazione e analisi
ma non di indicazione ad agire.
 3. “Fammi le tue segnalazioni, dammi opinioni con i pro e i contro di ognuna. Ti farò
sapere se puoi procedere" – Richiesta di analisi e opinioni. Le idee vengoro però
controllate prima di procedere all’azione.
 4. “Decidi e fammi sapere cos’hai deciso. Aspetta però il mio consenso per
proseguire" - state segnalando al vostro dipendente fiducia nel giudicare le varie opzioni,
anche se è ancora necessaria la vostra approvazione prima di farlo passare all’azione.
 5. "Decidi e fammi sapere cos’hai deciso. Prosegui a meno di ricevere un mio stop."
– Livello in cui l’altra persona sta iniziando a controllare le azioni. Questo permette un
veloce aumento di autonomia.
 6. "Decidi e agisci, ma fammi sapere cos’hai fatto” – In questo modo si guadagna
ancora più tempo. Questo approccio permette una veloce reazione da parte vostra se la
decisione presa dal vostro subordinato è sbagliata.
 7. "Decidi e agisci. Non hai più bisogno del mio controllo – A questo livello state
dando al vostro dipendente la più totale libertà d’azione, dimostrando un elevato livello di
fiducia nei suoi confronti. Assicuratevi comunque di avere un buon controllo della
situazione per correggere evntuali errori, prima che possano diventare ancora più gravi.

34. Coaching come metodo
 Incompetenza incosciente
 Incompetenza cosciente
 Competenza cosciente
 Competenza inconsciente

35. Gli investimenti in produttività
 Pulire ed eliminare
 Focalizzarsi
 Strutturare e ristrutturare
 Azione

36. Management
• “Make things happen through others”

37. Comunicazione
• Protocollo della comunicazione
• Filtri di chi riceve
• Memoria a breve termine
• Immagini si ricordano meglio
• Se non si riceve l’informazione non la si
ricorda

38. Cosa bisogna chiarire prima di
comunicare
• Di cosa stiamo parlando
• Quali obiettivi hai tu, quali io
• Che significato ha questa parola per me e
quale significato ha per te

39. Regole d’oro del time management
• Ciò che PUO’ essere fatto da una macchina DEVE essere fatto da una
macchina
• Ciò che PUO’ essere fatto da miei sottoposti DEVE essere fatto da
loro
• Se una azione complessa dovrà essere fatta molte altre volte
DOCUMENTA come l’hai eseguita la prima e tieni la documentazione
aggiornata (Check-List)
• Tieni la mente libera. Quando è occupata, prima liberala, poi fai la
prossima cosa che vuoi fare
• Taglia le azioni ripetitive, laddove possibile
• Passa il tempo a strutturare e ristrutturare, non a fare
• L’obiettivo lungo il percorso è alzare il valore del proprio tempo
• Dividi e definisci gli spazi temporali: cosa sto facendo ora?
• Definisci, difendi e goditi il tempo libero

40. I ladri di tempo: cause e soluzioni

41. I Ladri di tempo: troppo o troppo poco
• Priorità confuse
• Mancanza di planning
• Tempi irrealistici
• Urgenze che dominano le cose importanti
• Over-reaction
• Desiderio di impressionare il capo
• Esagerazione nel sembrare cooperativo
• Under-staffing
• Perfezionismo

42. I Ladri di tempo: poca comunicazione
• Non ascoltare
• Obiettivi non chiari
• Canale sbagliato
• Momento sbagliato
• Comunicazione insufficiente
• Mancanza di recettività
• Linguaggio non adatto al background di chi ci parla
• Mancanza di feedback

43. I Ladri di tempo: responsabilità e
autorità confuse
• Mancanza di un responsabile
• Mancanza di una job-description
• Responsabilità senza autorità
• Job-description che si sovrappone a quello di altri
• Autorità che si sovrappongono
• Titoli slegati dall’autorità reale
• Mancanza di una struttura aziendale chiara ed
esplicitata a tutti
• Personale che boicottano le responsabilità a loro
assegnate

44. I Ladri di tempo: delega inefficace
• Insicurezza, paura di sbagliare
• Mancanza di fiducia verso chi deleghiamo
• Istruzioni incomplete e confuse
• Confronto con quello che noi possiamo fare
• Abitudine a fare piuttosto che gestire
• Aspettative esagerate sulla conoscenza dei dettagli da parte
degli altri
• Mancanza di controlli appropriati
• Controlli esagerati e pressanti
• Mancanza di un follow-up
• Sotto-staffare e riempire di lavoro oltre ogni limite

45. I Ladri di tempo: visitatori improvvisi
• Porte aperte per chiunque, in ogni momento
• Ego
• Desiderio di essere sempre disponibile
• Nessun piano per gestire I periodi in cui non siamo disponibili
• Paura di offendere
• Richiedere o aspettarsi che I collaboratori chiedano a noi come
procedere per le loro decisioni
• Incapacità di porre fine ad una visita
• Boss e amici persistenti
• Ufficio predisposto per essere disturbati
• Clienti che vogliono parlarci “troppo”

46. I Ladri di tempo: incapacità di dire di
no
• Desiderio di avere l’approvazione altrui
• Paura di offendere
• Senso del dovere
• Non sapere come dire di no
• Mancanza di scuse disponibili
• Mancanza di tempo per trovare scuse o risposte
• Mancanza di obiettivi e priorità
• Aspettative sulla tua disponibilità
• Non saper dire di no al capo

47. I Ladri di tempo: informazioni
incomplete
• Priorità non assegnate
• Difficoltà nel conoscere quali informazioni sono necessarie
• Mancanza delle informazioni necessarie per prendere decisioni
• Informazioni non affidabili
• Dare e ricevere informazioni inutili
• Fallimenti nel prevedere I ritardi nella ricezione delle
informazioni
• Mancanza di autorità nel richiedere informazioni
• Indecisioni o ritardi altrui nel darci informazioni
• Staff di supporto disinformato

48. I Ladri di tempo: management by crisis
• Mancanza di contingency plans
• Reazioni esagerate
• Spegnere continuamente fuochi che si accendono
• Procrastinare
• Stime sui tempi irrealistiche
• Rotture meccaniche
• Errori umani
• Riluttanza nell’essere ambasciatore di una cattiva
notizia
• Reazioni esagerate dovute a richieste di VIP

49. I Ladri di tempo: meetings
• Mancanza di obiettivi
• Mancanza di una agenda
• Troppe/poche persone (o persone sbagliate)
• Mancanza di planning
• Troppi/pochi meetings
• Mancanza della defiizione dell’ora di inizio e dell’ora di chiusura
• Atteggiamento permissivo verso le interruzioni
• Scarsa aderenza all’agenda
• Mancanza di ricapitolazione delle conclusioni
• Mancanza di follow-up verso le decisioni prese

50. I Ladri di tempo: carta
• Indecisione: leggere una volta e decidere
• Procrastinare
• Sindrome da collezionista
• Organizzazione delle carte troppo strutturata
• Lettura lenta

51. I Ladri di tempo: viaggi
• Obiettivi del viaggio non chiari
• Alternative non valutate
• Dimenticanza nel prendere cose importanti
• Uso del tempo durante il viaggio
• Schedule organizzata male
• Gestione delle attività in ufficio durante
nostra assenza

52. GMAIL e google suite come
strumento di gestione del tempo

53. Perchè gmail e google suite?
• Funziona
• E’ gratuito
• Viene continuamente sviluppato e migliorato
• Ho accesso ai miei dati da ovunque (E’ web-based)
• E’ pienamente integrato
• Puo’ essere usato dal cellulare
• Ha una GUI efficace
• E’ fatto in modo da essere perfetto per GTD
• Le ricerche hanno la stessa logica e velocità di google
• Non ha praticamente limiti di spazio
• Può essere un efficace DB delle proprie informazioni
• Permette la condivisione con altri delle informazioni

54. Una proposta eretica: paperless office!
• E’ oggi possibile fare a meno della carta, per quasi tutto
• Bisogna avere abitudine e manualità con l’informatica
• Bisogna educare I collaboratori a mandarci sempre le
informazioni in formato elettronico
• Bisogna avere uno scanner veloce e funzionale (buoni scanner
multifunzione oggi costano meno di 300€)
• Bisogna avere strumenti web-based per poter acedere da
ovunque alle informazioni
• Bisogna abituarsi a riportare in formato elettronico tutto ciò che
vogliamo archiviare
• Bisogna avere uno smart-phone che dialoghi con I computer
• Bisogna avere qualcuno in azienda o una azienda esterna che
risolva velocemente I problemi tecnici quando appaiono

55. Pronti… via!
• La fine del corso è l’inizio del cambiamento
• Tenete sempre il cervello acceso e adattate I metodi
qui imparati ai vostri casi concreti e alle vostre
personalità
• Chiedetevi sempre perchè fate quello che fate e se è
il modo più efficace ed efficiente per ottenere gli
obiettivi che vi siete posti
• Cambiate, esplorate, sbagliate, discutete con I vostri
collaboratori, scrivetemi per avere consigli

56. Iniziare: Tempo, spazio, strumenti
• Tempo: prendetevi una giornata per raccogliere e
organizzare tutto quello che esiste già
• Spazio: definite lo spazio in cui raccoglierete le cose.
Liberatelo da altro che non siano le cose di vostro
interesse
• Strumenti: scatole, raccoglitori, vaschette
portadocumenti, computer con conessione Internet,
penne, bucatore, post-it, pinzatrice, scotch, agenda,
cestino, cartelline, carta bianca

57. Le difficoltà del cambiamento
• All’inizio dobbiamo recitare un personaggio diverso
• Dobbiamo convincere gli altri che siamo cambiati
• Dobbiamo ripetere le stesse azioni molte volte prima
di sentirle naturali, nostre
• Dobbiamo difenderci dai momenti di sconforto in cui
le cose non sembrano funzionare
• Dobbiamo difenderci dalla tendenza naturale,
soprattutto sotto stress, a ritornare ai comportamenti
precedenti

58. Grazie!
lforesti@gmail.com

59. Bibliografia
• David Allen – “Detto, fatto” - Sperling e
Kupfler
• Alec Mackenzie – “The Time Trap” –
www.amacombooks.org