1. Planteamiento del Problema 2. Recolección de Los Datos 3. Análisis de Los Datos 4. Interrogantes para el análisis crítico 5. Formulación de recomendaciones 6. Implantación 7. Seguimiento, Evaluación y Control 8. Ejemplo claro para cada uno de los puntos. 9. Conclusiones y Recomendaciones

1. “ Add your company slogan ”
METODOLOGIA DE
SIMPLIFICACION
DEL TRABAJO
LOGO

2. SIMPLIFICACION DEL TRABAJO
ES REDUCIR A LA MINIMA EXPRESION TODAS
LAS ACTIVIDADES DE UNA ORGANIZACIÓN ,
LO CUAL PERMITE EL AHORRO DE LOS
RECURSOS , SEAN ESTOS MATERIALES ,
HUMANOS , Y ECONOMICOS ,ELIMINANDO ASI
LAS TAREAS O ACTIVIDADES IMNECESARIAS
QUE NO PERMITEN UN MEJOR DESEMPEÑO
TANTO DE TRABAJADORES COMO DE
EJECUTIVOS ,CONTRIBUYENDO AL LOGRO
DE OBJETIVOS .

3. PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA
En esta etapa es necesario precisar la
naturaleza del problema, visualizar el
alcance,
Los resultados que se esperan, las acciones
a desarrollar, el potencial humano requerido
Y otros recursos, en tal sentido, se hacen
necesarios:

4. DEFINIR EL PROBLEMA
OBJETIVO DEL
ESTUDIO
RECURSOS ALCANCE
ACTIVIDADES PROFUNDIDAD

5. RECOLECCION DE DATOS
a) Objetivos y funciones de cada unidad
y sus relaciones con las demás unidades.
b) Organización y responsabilidad de la
unidad objeto de estudio.
c. Estadísticas sobre volumen de trabajo,
tiempo consumido en la ejecución de
operaciones, frecuencia, costos y patrones
de rendimiento adaptados.
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del
equipo de oficina existente.

6. ANÁLISIS DE LOS DATOS
Para analizar los datos obtenidos es
necesario efectuar un examen crítico de la
situación actual del mismo, a fin de
determinar las causas o posibles fallas que
impiden su óptima ejecución y verificar
como puede ser mejorado.

7. INTERROGANTES PARA UN
ANALISIS

8. FORMULACIÓN
 Poner en práctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con
la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen.
 Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible
solución.
 Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones
positivas y negativas del mismo.
 Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
 No perder de vista el objetivo del estudio.
 Priorizar las recomendaciones prácticas y objetivas que se ajustan a
la realidad.
 Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos
que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas
o procedimientos racionalizados.
 Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación.
 Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema.

9.  Eliminación de pasos, fases o etapas del sistema o
procedimiento: reemplazo de formularios, registros o
informes; eliminación de tareas y movimientos inútiles,
disminución de la carga de trabajo de cada puesto,
eliminación de equipos obsoletos. Etc.
 Incorporación de nuevos procesos, siempre y cuando
se justifique a través de la estructura orgánica, en la
normativa o producto del aumento en la planta.
 Combinación del orden de los procesos, operaciones
y pasos del sistema o procedimiento.
 Simplificación de los métodos de trabajo, de las
funciones, de la estructura orgánica, de los sistemas
de comunicaciones, de coordinación, así como el de
toma de decisiones.

10. IMPLANTACIÓN
 Esta fase constituye el momento de aplicar las
medidas propuestas en la etapa anterior para
solucionar el problema que origino el estudio.
 Se deben definir las actividades que deben
desarrollarse y establecer la secuencia de su
realización, asimismo, fijar el tiempo y la fecha en
que habrán de iniciarse y terminar cada una de las
actividades, considerando la necesidad de recurso
humano y material, planos de las instalaciones,
mobiliario y equipos, formularios, manuales
y documentos utilizados por trabajadores y
usuarios.

11. IMPLANTACIÓN
 Es importante dejar
claramente definido quien o quienes
son los responsables de la ejecución del
programa en su totalidad, conviene sea la
oficina de organización y sistemas a
través de sus técnicos, las responsables
de implementar los cambios, contando
con la participación de las unidades
involucradas.

12. En la fase de seguimiento se observa el
desarrollo de la aplicación de las medidas de
mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar
y asegurarse de que se están aplicando de
acuerdo a los estudios realizados.
la fase de evaluación comprobar la eficacia
de las mejoras introducidas y de ser
necesario sugerir medidas correctivas
convenientemente.
La experiencia recomienda hacer una
revisión periódica de los sistemas y
procedimientos, que permitan detectar
y evitar la obsolescencia de los
mismos
Para implementar la fase de control se hace
necesario recurrir a una serie de normas y
procedimientos diseñados por los órganos
centrales de control.

13. ETAPA DE
SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO
EVALUACIÓN
El Seguimiento y la Evaluación son El seguimiento se deberá realizar como un
herramientas interdependientes y
básicas para la gestión del proceso
proceso continuo y sistemático por el cual
de simplificación, por tanto, no se verifica la eficiencia y la eficacia del
pueden pensarse como acciones a proceso de simplificación mediante la
encarar en forma separada. Ambas
deben efectuarse durante todo el identificación de los logros y debilidades
proceso de simplificación lo que del proceso.
implica una verificación constante
de las actividades y el cumplimento por ejemplo, como resultado de las
de objetivos de cada etapa del actividades de seguimiento se pueden
mismo
realizar medidas correctivas para optimizar
A continuación se dan algunas los resultados esperados del proceso de
pautas para realizar tanto el simplificación. Por tanto, el seguimiento es
seguimiento como la evaluación:
una actividad indispensable para rectificar y
mejorar la ejecución.

14. Para que el seguimiento sea exitoso Con el fin de informar sobre los
se requiere del diseño y ejecución de resultados del seguimiento es
un Plan de Seguimiento en el que se necesario establecer mecanismos de
detalle las actividades a realizar así difusión de la información; estos
como el cronograma y plazos para el pueden ser reuniones de trabajo y
desarrollo de éste. difusión de informes en entidades
pequeñas y medianas
Se recomienda que los responsables En el caso de entidades grandes en
del seguimiento sean miembros del las que se debe garantizar el flujo de
Equipo y sólo en ocasiones en que la información de manera oportuna se
éste exija un conocimiento muy podría establecer un sistema de
especializado sobre algún tema o la información gerencial que identifique
carga de trabajo sea muy grande se los usuarios de la información y la
pedirá el soporte de algunos forma en que la información del
responsables del proceso. seguimiento deberá ser presentada.

15. Los tipos de información que se usa para el seguimiento son de
índole cualitativa y cuantitativa y pueden referirse a aspectos
relacionados con:
 La gestión del  El avance del
proceso, es decir si procedimiento
se están cumpliendo administrativo
las actividades, los rediseñado respecto
plazos, y los objetivos de los indicadores
y metas planteados. trazados como línea
de base en la etapa
de diagnóstico.

16. El Equipo deberá desarrollar
un Plan de Evaluación sobre
la base del Plan del Proceso
de Simplificación
La evaluación estará a cargo del
líder del Equipo y de una persona
externa a modo de auditoría con el
fin de garantizar la objetividad y
definir adecuadamente las acciones
correctivas
Esta persona puede ser un
funcionario de la entidad pero lo
ideal es que no haya sido parte
del proceso de simplificación.

17.  Evaluación ex‐ante:
Este tipo de evaluación supone la incorporación
de ajustes necesarios en el diseño del
procedimiento administrativo a simplificar.
 Evaluación de medio término o continua:
Se hará mientras el proceso se va
desarrollando, permitirá conocer en qué medida
A continuación se presentan los se vienen logrando los objetivos.
tipos de evaluación que se pueden  Evaluación ex‐post, de resultados o de fin
realizar: del proceso de simplificación:
Se realizará cuando culmine el proceso. Se
buscará indagar sobre el nivel de cumplimiento
de los objetivos , Se indagará sobre los
aspectos positivos, negativos e inesperados.
 Evaluación de impacto:
en esta se identificarán las mejoras en el
procedimiento administrativo y su impacto en los
ciudadanos usuarios, es decir, se enfoca en
conocer si la mejora ha significado cambios en
el comportamiento de los usuarios

18. Conclusiones: Recomendaciones:
 Se simplificarán aquellos Las personas que realizan el trabajo
procedimientos y requisitos: son la mejor fuente de ese
 Que no sean necesarios y sean conocimiento. Es por ello que
sólo meras formalidades. recomendamos su participación en
 Que estén demasiado los procesos de Mejoramiento. Sin
arborizados, que constituyan embargo, el conocimiento del trabajo
“cuellos de botella” o demoras y no es suficiente. Para obtener
que involucren quejas. verdaderas mejoras es necesario
abordar el trabajo desde nuevas
 Cuya documentación exigida perspectivas. Por consiguiente, se
pueda ser reemplazada por la debe convinar dos ingredientes
documentación sucedánea. elementales:
 Cuyos documentos exigidos estén  1. Conocimiento del trabajo.
prohibidos.
 2. Nuevas perspectivas para llevar
 Que no sean necesarios y a cabo el trabajo
relevantes para obtener el
pronunciamiento requerido.

19. Ejemplo:
RESUMEN DE UN PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO DE
EXPEDICION DE PASAPORTE.
ANTES AHORA
 1. Se presentaba más de 08  1. Declaración Jurada, que
documentos (entre ellos los reemplaza a los certificados antes
certificados de antecedentes mencionados. Se eliminó la
policiales, penales, domiciliario, opinión de los vecinos, en
de no padecer enfermedades aplicación del principio de
contagiosas y la opinión favorable presunción de veracidad.
de tres vecinos sobre el
solicitante)  2. Las fotos pueden tomarse en
 2. Tenía que hacerse largas colas cualquier establecimiento.
para tomarse fotos en el mismo
local de la entidad.
 3. El costo es menor.
 3. El costo del pasaporte era U.S.
$ 100.
 4. Demoraba más de una (01)  4. Al reducirse el papeleo y el
semana. flujo, se entrega en 24 hrs.