Im Mittelpunkt des Lean Managements steht die Ausrichtung auf den Bedarf des Kunden – aber auch die Mitarbeiter profitieren von stabilen Arbeitsprozessen und geregelter Arbeitsumgebung. Im Vortrag werden konkrete Beispiele aufgezeigt, wie Lean Management auch zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann.

1. Warum Lean
Management aktueller
denn je ist!
Kathrin Saheb
saheb-consulting

2. 2016©Saheb Consulting
Vortrag
Warum Lean aktueller ist denn je-
Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Administration
Mannheim, 25. Februar 2016

3. 2016©Saheb Consulting
Dort ist
niemand. Ich
warte
Zu Begin: Eine alltägliche Geschichte
3
Am Schalter
Informiert und
zum Container
gelaufen
Dort gewartet
bis MA1 fertig
mit
telefonieren
Rechnung
gezeigt & was
ich brauche
MA1 schickt
mit zu MA2
MA1 bedient
PC und druckt
Auftrag falsch
Ich suche
jemanden.
Ich spreche
einen Fahrer
an. Der sucht
auch
MA 2 kommt.
Er ist sehr nett
+ kompetent
Sein Telefon
klingelt
ständig und
unterbricht ihn
Er ruft die
Rechnung auf
und berät
mich
Die Bestellung
ist
aufgenommen
Baumaterialien für die Terrassenpflasterung mussten nachgekauft werden.
Im Baumarkt:

4. 2016©Saheb Consulting
Fazit
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 85 Minuten Warte- und Suchzeiten
 15 Minuten Bearbeitungszeiten
 6 Rückfragen/Unterbrechungen des Mitarbeiters
 1 x Fehler
Dauer des Einkaufs: ca. 110 Minuten
17%
83%
Beratung
Warten
Wertschöpfend im Sinne des Kunden
Kundenzufriedenheit: Mitarbeiterzufriedenheit ???

5. 2016©Saheb Consulting
8 Argumente für Lean aus Mitarbeitersicht
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1. Streben nach Sinn
2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse
3. Fähigkeiten & Know How einsetzen
4. Im Flow arbeiten
5. Arbeitsklima
6. Langweilige Besprechungen verkürzen
7. Entrümpeln macht glücklich
8. Weniger suchen – weniger Warten
…………………………………?
Ihre Beispiele ?
Gerne auf dem Blog zum Buch:
www.lean-administration-schritt-fuer-schritt.de

6. 2016©Saheb Consulting
1. Streben nach Sinn
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 Das Streben nach Sinn als Urbedürfnis des Menschen und primäre Motivationskraft
(siehe Victor Frankl)
 Extrinsische – von außen kommende - Motivation ist nur bedingt erfolgreich
(Prämien, finanzielle Belohnung guter schulischer Leistungen…..)
 LEAN bedeutet:
 Werte schaffen ohne Verschwen-
dung
 Überprüfung der Sinnhaftigkeit
jeder Tätigkeit
 Entlastung von sinnlosen Aufgaben
wie Doppelarbeit, Blindleistung,
Fehler, Nacharbeit ……

7. 2016©Saheb Consulting
2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse
 Erfolgserlebnisse machen glücklich und stärken unsere Selbstwertgefühl und
Wohlbefinden.
 Z.Bs. Zufriedene oder begeisterte Kunden, dankbare Kollegen….
 Unzufriedenheit durch organisatorische Rahmenbedingungen, die es uns nicht
erlauben, unsere Arbeit erfolgreich durchzuführen.
 Beispiele: Schaffner im Zug, Servicemitarbeiter Telekom……..
 Lean Administration :
 Optimierung der Abläufe mit der Wertstromanalyse aus der Perspektive des
Kunden. Voraussetzungen werden geschaffen, so dass jeder Mitarbeiter seine
Aufgabe optimal zur Zufriedenheit des Kunden (extern oder intern) ausführen
kann.
 Klare und transparente Informationsstrukturen –eindeutig definierte Rollen
und Aufgaben.
7

8. 2016©Saheb Consulting
3. Fähigkeiten richtig einsetzen
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 Motivation und Zufriedenheit durch Einsatz der
eigenen Fähigkeiten
 Verschwendungsart: Falschere Einsatz der
Mitarbeiter
 Mit Lean Administration werden Aufgaben und Rollen überprüft und angepasst.
 Mitarbeiter werden als Experten ich ihrem Arbeitsbereich anerkannt, erhalten
Verantwortung, werden gefördert und gefordert.
 Führungskraft – Rolle als Coach – der die Mitarbeiter befähigt eigene Lösungen zu
entwickeln.
 Lean Tools: Gemeinsame Prozessoptimierung - Tätigkeitstrukturanalyse
 Beispiel: Hochqualifizierte Ingenieure verbringen 30% ihrer Arbeitszeit mit
Sekretariatsaufgaben/ Außendienstmitarbeiter müssen Aufgaben des
Innendienst erledigen

9. 2016©Saheb Consulting
4. Arbeiten im Flow
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 Lean Administration :
 Drastische Reduzierung von Rückfragen
und Störungen durch Prozessstandards
 Anlagenbau – 54%, HR -35% ….
 Tools: Wertstromanalyse / Informations-
strukturanalyse
 Glück durch Vertiefung, Konzentration, Aufgehen in einer Tätigkeit, beruflich oder
privat , arbeiten im Flow (Mihaly Csikszentmihalyi)
 Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails, Kollegen etc.
gehören zum Alltag - jeder zweite Angestellte massiv betroffen.
 Leistungsabfalls durch Unterbrechungen – siehe Studie King‘s Colleg und lange
Dauer bis zur Rückkehr zur eigentlichen Arbeit – sieh Gloria Mark und bis zu 28%
Verlust der Arbeitszeit durch Unterbrechungen.

10. 2016©Saheb Consulting
5. Arbeitsklima
 Positives Arbeitsklima wird für Arbeitnehmer immer wichtiger
– Mensch als soziales Wesen – Entwicklung durch Interaktion
 Heutige Rahmenbedungen und Veränderungsgeschwindigkeit
erschweren den Aufbau stabiler und gut funktionierender
Teams.
27.02.2016 10
 Lean Administration:
 Alle Lean Projekte werden gemeinsam mit den betroffen Mitarbeitern
durchgeführt - Im Zentrum: gemeinsame Aufnahme der Unternehmens-
prozesse und Verständigung wie die Aufgaben abzuwickeln sind.
 Schnittstellenübergreifende Kommunikation und Projektabwicklung als Basis
für den Aufbau gut funktionierender Teams.
 Respekt und Verständnis für Kollegen - Blick über den Tellerrand
 Beispiel: Mitarbeiter reden erstmalig über ihr Verständnis von Preisen,
Terminen etc.

11. 2016©Saheb Consulting
6. Produktivere Besprechungskultur
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 Studie zeigt dass Mitarbeiter im Schnitt 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen
verbringen und nur 61% der geplanten To Dos davon umgesetzt werden.
 Sehr viel Zeitverlust aufgrund fehlender Planung sowie unzureichender Moderation
 Lean Administration:
 Analyse der bestehenden
Besprechungskultur – Aufdeckung von
Verschwendung und Kosten –
Transparenz.
 Gemeinsame Entwicklung von Besprechungsstandards – Umsetzung und regelmäßige
Erfolgskontrolle
 Beispiel: PM im Anlagenbau, 9% der Arbeitszeit für allgemeines Besprechungen (nicht
Projektrelevant). Reduzierung um 50% nach erster Analyse.

12. 2016©Saheb Consulting
7. Glücklich durch Entrümpeln
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 Belastung durch Gegenstände, die man
nicht braucht , die unordentlich und
schlecht organisiert sind
 Zuviel Dinge auf zu engem Raum
 Unerledigtes
 Lean Administration:
 Mit 5 S für ordentliche und
strukturierte Arbeitsumgebung und
Datenhaltung

13. 2016©Saheb Consulting
7. Entrümpeln - auch elektronisch
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14. 2016©Saheb Consulting
8. Weniger Suchzeiten…..
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15. 2016©Saheb Consulting
…….und Wartezeiten
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16. 2016©Saheb Consulting
Entlastung durch Lean?
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17. 2016©Saheb Consulting
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Schritt 1: Ganzheitliches Lean Know How
System
KAIZEN
Fluss
KAIZEN
Punkt
KAIZEN
Schnittstellenübergreifend
Prozesse/Teilprozesse
Informationsflüsse
Arbeitsabläufe
Optimierung am
Arbeitsplatz & im Team
Prozessketten -
Werksübergreifend
Optimierung des
Standortes/
Organisationsstrukturen
5 S
Besprechungskultur
E-Mail Effizienz
Ablagestruktur

18. 2016©Saheb Consulting
Schritt 2: Systematische Einführung
27.02.2016 18
Lean Programmmanagement
Zentrale Steuerung - Lean Organisiation
Aktivierung der Mitarbeiter – Leadership – Change Management

19. 2016©Saheb Consulting
Die Einwände
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 Die Methode ist immer so gut, wie sie angewendet wird.
 Eine Verdichtung der Arbeit und Erhöhung der Geschwindigkeit ist auf jeden Fall
möglich und kann u.U. zum Gefühl von Stress und Überforderung führen.
 Wichtig: ein Bruchteil der eingesparten Potentiale sollte auch den Mitarbeitern
direkt zugute kommt, sei es durch Pausen, Weiterbildung, Sportmöglichkeiten,
flexiblere Arbeitszeiten…
 Derartige ‚Auszeiten‘ - gesünder als Leerlaufzeiten oder Wartezeiten aufgrund von
Verschwendung.
Lean macht
krank
Lean
bedeutet
mehr Stress
Lean
überfordert
mich

20. 2016©Saheb Consulting
Win-win durch Lean Administration
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Zufriedene
Kunden
Zufriedene
Mitarbeiter
Wirtschaftlichkeit
Wettbewerbsfähigkeit

21. 2016©Saheb Consulting
Und worauf warten Sie noch?
27.02.2016 21
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit!

22. 2016©Saheb Consulting
Zum Weiterlesen
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 Unterbrechungen:
 Gloria Mark: https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
 http://www.zeit.de/2006/46/Unterbrechungen/seite-3
 http://www.baua.de/de/Startseite.html
 Entwicklung & Interaktion:
 http://portal.volkswagenstiftung.de/search/projectDetails.do?ref=86752
 Mitarbeiterzufriedenheit
 http://www.fr-online.de/wirtschaft/arbeitnehmer-was-mitarbeiter-zufrieden-
macht,1472780,26772714.html
 Der Test: Brauchen wir Lean Administration?
 http://blog.saheb-consulting.com/wp-content/uploads/2014/07/Selbsttest-
Lean-Administration.pdf
 Studie zur Langeweile
 http://info.kopp-verlag.de/neue-weltbilder/phaenomene/steve-
watson/studie-lieber-einen-elektroschock-als-15-minuten-allein-mit-sich-
selbst.html