2. Lara Selem
Advogada e Consultora em
Gestão de Serviços Jurídicos.
Executive MBA pela B-W College
(EUA), especialista em Gestão de
Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP
(São Paulo, SP) e em Liderança de
Empresas de Serviços
Profissionais pela HBS (EUA).
Colaboradora da Revista
Consulex, Advogados: Mercado &
Negócios, e outras. Autora dos
livros “Advocacia:
Gestão, Marketing e outras
Lendas”, “Estratégia na
Advocacia”, “Gestão de
Escritório”, “A Reinvenção da
Advocacia” , “Gestão Judiciária
Estratégica” e “Advocacia
Sustentável” (no prelo).
3. Pontos de mutação na Advocacia
Conhecimento Democratizado
Inovação em Teses e Serviços
Resultado esperado = eficiência + alta qualidade
Gestão Estratégica da Carreira
Marketing Jurídico e Produção Intelectual
Relacionamento com o Cliente
Relacionamento na Equipe
Tecnologia Aplicada
Cultura do Planejamento
Administração do Tempo
4. País dos Advogados
Dados de set/2008 (CF OAB):
614 mil advogados
84 mil estagiários
120 mil bacharéis de Direito ingressam no
mercado a cada ano, oriundos de mais de 1.000
faculdades de Direito.
Mais de 10 mil sociedades de advogados
registradas nas seccionais da OAB em todo Brasil.
97% das sociedades de advogados têm
até 5 advogados (OAB/SP)
5. Advocacia no Brasil
Mercado abarrotado.
Crise no Exame da Ordem.
Imagem desgastada do advogado.
Expansão dos escritórios de grande porte para
o interior do país.
Formação de alianças estratégicas.
Entrada de escritórios estrangeiros no Brasil.
Profissionalização das bancas de advogados.
7. Desafios do Advogado
Adaptar-se rapidamente às mudanças
Responsabilizar-se com a própria carreira
Manter o foco
Equilibrar Eficiência + Alta Qualidade
Acompanhar a evolução tecnológica
Satisfazer o cliente
Aproveitar as Oportunidades X Evitar as
Ameaças
Desenvolver a mentalidade estratégica!
8. Advocacia Sustentável
Um escritório de advocacia passa a ser sustentável
quando, numa visão de longo prazo, gera lucros para seus
sócios sem causar impactos negativos à sua
equipe, clientes, concorrentes, governo, meio
ambiente, comunidade em torno de si, etc.
Elementos da Estratégia Integrada:
Metas do Diferencial Cliente- Proposta de
Escritório Competitivo Alvo Valor
10. Organização
TALENTO = fonte de vantagem competitiva
Papéis: produtor, gestor, proprietário
Critérios sobre Promoções
Políticas de Remuneração
Análises de Desempenho
Divisão do trabalho profissional
Estrutura hierárquica
Participação nas decisões
11. Cultura
Afeta diretamente o comportamento
de cada pessoa na banca.
A cultura é um conjunto de indicadores
invisíveis que definem como as pessoas se
comportam.
Analise:
Formalidade x Informalidade
Liderança hard x Liderança soft
Valorização de Pessoas x Valorização de Resultados
12. Liderança
É crítica para o sucesso de
qualquer organização.
Sem liderança forte, a difusão de poder pelo
escritório pode paralisar as decisões e minar o
alinhamento.
Formadora de consenso e inspiradora.
Vinculada diretamente à integração da
equipe.
Fundamentos básicos do líder: caráter,
discernimento, intuição.
13. Liderança na Prática
Reunião é
Confiança entre os
prioridade do Tolerância zero
pares
grupo
Comprometimento Conseqüências
Princípios sob
Total – falar e fazer para violação de
vigília
o que falou princípios
Receptividade às Foco em
Consenso
idéias inovadoras resultados
Não apontar
culpados – Tempo de
Maturidade
resolver o Dedicação
problema
15. 1º PILAR: Pessoas
OBJETIVOS FERRAMENTAS
Satisfação Sistema de Contratação
Retenção / Turnover Plano de Carreira
Produtividade Avaliação de Desempenho
Crescimento na Carreira Treinamentos
Sugestões apresentadas Ações de Integração
Reconhecimento pela Pesquisa de Clima
realização de bons Organizacional
trabalhos
16. Formação da Equipe
FASE 1 FASE 2 FASE 3
Necessidade Recrutamento Incentivo
Perfil Seleção Retenção
Busca Contratação Treinamento
17. Sair ou Ficar?? Eis a questão...
Evitam fontes Geram relações
de insatisfação duradouras
Segurança Possibilidade de Realização
Remuneração, Benefícios Autonomia
Oportunidades de
Políticas de Gestão
Crescimento
Condições de Trabalho e
Reconhecimento
Conforto
18. Sair ou Ficar?? Eis a questão...
Evitam fontes Geram relações
de insatisfação duradouras
19. Plano de Carreira
Escalonamento e projeção da carreira do
advogado no escritório.
Perspectiva de longo prazo
Integração da equipe e bom ambiente de trabalho
Propiciar comprometimento
Estimular o desenvolvimento profissional e
produção intelectual
Democratizar a remuneração
Meritocracia
20. Estruturação da Carreira
Sócio
Advogado
• Junior
Assistente • Pleno
Jurídico • Sênior
Estagiário
•I
• II
• III
21. Remuneração
Indicação de
Novos
Clientes
Participação Indicação de
no Resultado Novos
Operacional Serviços
Resultado da
Participação
Aval. de
na Receita
Desempenho
22. 2º PILAR: Produção
OBJETIVOS FERRAMENTAS
Medidas: Organograma
custo, qualidade, produtivi
Regulamento Interno
dade e tempo.
Redução do tempo de Controladoria
entrega dos serviços Fluxogramas
Eficácia do ciclo de Gestão do Conhecimento
produção
Manual de Procedimentos
Evitar o re-trabalho
Reduzir os custos de
produção
Evitar os gargalos.
23. Eficiência requer...
• Definir os • Dividir o trabalho
objetivos, funções • Alocar os recursos
e metas da equipe • Definir quem faz o quê
• Programar as
atividades no
tempo
PLANEJA- ORGANI-
MENTO ZAÇÃO
CONTROLE DIREÇÃO
• Definir os padrões • Designar as pessoas
• Monitorar e Avaliar o • Comunicar e Orientar
desempenho • Motivar e Liderar
• Agir para corrigir
24. Arquitetura Organizacional
Retrata a estrutura do escritório e seu funcionamento em
termos de divisão do trabalho, levando-se em conta as
funções e atividades necessárias para que os objetivos
sejam alcançados.
Como distribuir a autoridade para outros tomarem Centralização e
decisões? descentralização
Como definir regras e regulamentos para controlar
Estrutura formal e informal
colaboradores e processos?
Cadeia de comando, tipos e níveis de
A quem se reportam os indivíduos e os grupos?
autoridade
Como os diferentes cargos e atividades podem ser Departamentos, setores,
agrupados? áreas, células
Quantos subordinados um gestor pode comandar
Amplitude de comando
com eficiência?
26. Regulamento Interno
Regulamento Interno
É a “constituição federal” do escritório. Define a forma
de conduta dos integrantes da equipe.
Processo de Integração do novo membro da
equipe
Entrega do Regulamento Interno e apresentação do
escritório, contendo o que faz, a descrição da função
das pessoas que lideram e auxiliam as equipes técnicas
e de apoio, das áreas de atuação do escritório, sua
missão, valores, como atua, e para onde deseja
ir, descrevendo-se as metas que estamos buscando, o
que inclui a descrição e apresentação dos clientes.
27. Fluxograma de Trabalho
Manual de Procedimentos Internos (MPI)
Os fluxogramas de trabalho para orientar o trabalho
tanto das áreas Técnicas quanto das de Apoio,
resultarão na elaboração do MPI.
Alguns fluxos importantes
Contratação de Honorários
Faturamento
Novo trabalho jurídico
Atendimento telefônico
Controle de prazos
28. Controladoria
Prazos
Publicações Qualidade
Conferências
Protocolos Informação
Assinaturas
Alimentação do Sistema
Emissão de Relatórios
de Controle Processual
Agendas Formatação
29. Arquivo
Informatização do arquivo –
integração com o controle de processos.
Definição da responsabilidade pelo arquivamento,
empréstimo e circulação de pastas e documentos.
Definição de critérios para abertura e cadastramento de
pastas.
Destino do Arquivo morto.
Listagens de arquivo: movimentações, abertura,
circulação e morto.
30. Biblioteca
Informatização da Biblioteca –
cadastramento de todo acervo.
Critérios para empréstimo de livros ou
publicações.
Clipping de artigos sobre o escritório e artigos elaborados
pela equipe.
Circulação de jornais, boletins e sumários de revistas.
Aquisições e classificações de novos livros.
31. 3º PILAR: Clientes
OBJETIVOS FERRAMENTAS
Segmentos de clientes Agenda de visitas
Participação no mercado Gestão de Contratos de
Retenção de clientes Honorários
Captação de clientes Pesquisas de Satisfação
Manutenção de clientes Plano de Marketing Jurídico
Carteira: ativa, inativa e Produção intelectual
potencial. Gestão da Marca
32. ADVOCACIA PADRONIZADA
• CLIENTE: quer soluções rápidas para problemas comuns
• PRODUÇÃO: Eficiência, metodologia, modelos e processos estabelecidos.
• EQUIPE: grande, jovem, menos intelectual, mais operacional, baixa autonomia.
• $$$: honorários baixos, alto custo, ganho no alto volume.
ADVOCACIA CUSTOMIZADA
• CLIENTE: quer ajuda na escolha de várias opções para resolver o problema.
• PRODUÇÃO: conselhos amigáveis para reduzir a ansiedade do cliente na seleção da melhor opção.
• EQUIPE: jovem, preparada, operacional, autonomia relativa, boa competência de relacionamento.
• $$$: honorários médios, ganhos na fidelidade do cliente.
ADVOCACIA ESPECIALIZADA
• CLIENTE: quer a cura de um problema mais complexo, do qual tem pouca ou nenhuma experiência.
• PRODUÇÃO: Diagnóstico e julgamento preciso e imediato.
• EQUIPE: experiente, sinérgica, profundos conhecimentos, forte habilidade de relacionamento.
• $$$: honorários altos, baixo custo, ganhos na conquista de reputação.
ADVOCACIA CIENTÍFICA
• CLIENTE: quer a solução para um problema altamente complexo nunca vivido antes.
• PRODUÇÃO: Capacidade para gerar soluções inovadoras e únicas, conceitos pioneiros.
• EQUIPE: sênior, criativa, conhecimento em nível de estado da arte, juristas.
• $$$: honorários altíssimos, ganhos por ser o “único a resolver o problema”.
34. Comunicar para Ser Percebido
Assessoria de
Imprensa
Produção Mktg de
Intelectual Relacionamento
Eventos
Material Gráfico
direcionados
Boletim
Novas Teses
Informativo
35. 4º PILAR: Financeiro
OBJETIVOS FERRAMENTAS
Crescimento da receita Gestão Financeira
Redução de custos e profissional
despesas Política de Honorários
Aumento da produtividade Metas financeiras anuais
Estratégias de honorários Relatórios Gerenciais
Redução da inadimplência Despesas Recuperáveis
37. Política de Contratação de Honorários
É desejável que a contratação de honorários seja
feita apenas pelos sócios e/ou responsáveis por
clientes, com a supervisão dos sócios
responsáveis pela orientação técnica.
Uma cópia de todas as correspondências a
clientes referentes ao assunto “honorários” deve
ser encaminhada à Administração com vistas a
fornecer-lhe os instrumentos necessários à
cobrança de honorários e faturamento.
38. Cálculo dos Honorários
Serviços
Oferecidos
Margem de Custos
Lucro Totais
Tipos de Perfil do
Cobrança Cliente
Utilização
de
Advogados
39. Serviços oferecidos
Contencioso de maior valor agregado
causas com grandes fortunas envolvidas, de alta
complexidade, de grande impacto para o cliente.
Contencioso de massa
causas de menor valor agregado, mas em grande
volume para um só cliente (consumidor, trabalhista).
Consultoria
estudos, elaboração de contratos, análise de
contratos, pareceres, consultas, acompanhamento
empresarial.
40. Custos totais
Despesas tributárias sobre a Nota Fiscal
IR, PIS, COFINS, CSLL, ISS
Despesas diretas
Advogados
(remuneração, encargos, benefícios, treinamento)
Estagiários (bolsa auxílio, benefícios, treinamento)
42. Custos totais
Despesas com relações públicas
Participação em câmaras e associações
Presença em eventos de terceiros
Almoços e jantares com clientes
Viagens
Assessoria de imprensa
Promoção de eventos
43. Perfil do Cliente
Pessoa Jurídica Pessoa Física
empresa grandes fortunas
multinacional classe média
empresa de médio trabalhadores
porte desempregados
micro-empresa
aposentados
Sindicatos
44. Utilização de Advogados
A produtividade do escritório somente pode
ser verificado se o escritório utilizar
timesheet, onde cada advogado anota o
tempo trabalhado nos serviços para cada
cliente e/ou caso.
Ao final de um período determinado será possível
verificar quantas horas efetivamente foram gastas
para prestar os serviços.
Estime quantas horas e pessoas serão
necessárias para realizar o serviço.
45. Tipos de cobrança
Partido
fixo mensal com limite de horas, fixo mensal para
consultoria sem contencioso, valor fixo por ação
por mês (contencioso de massa).
Por hora
para consultoria, para acompanhamentos a
reuniões, para casos especiais.
Ad êxito
percentual sobre o valor da causa no final, com ou
sem fixo mensal; sucumbência.
46. Reembolso de Despesas
Recuperar as despesas havidas com clientes, tais
como cópias, telefone, correios, quilometragem e
outras, pode significar até 20% da despesa do
mês.
Controle de ligações telefônicas por sistema de
tarifação.
Sistema de anotação de cópias junto às
copiadoras, visando a identificação e recuperação
dessas despesas.
Conta-corrente de cliente
(adiantamentos/ressarcimentos).
Incluir a política de reembolso de despesas no
contrato de honorários.
47. Margem de Lucro
Lucro Receita Despesa
Nos escritórios de grande porte a margem de
lucro gira em torno de 20%, e nos escritórios
menores de 40 a 60%.
48. Sistema de Causa & Efeito
Crescimento
da Receita
Clientes Aumento #
Satisfeitos de Clientes
Entregas no
Prazo
Advogados
motivados
49. quot;A excelência pode ser
obtida se você se
importa mais do que os
outros julgam ser
necessário, se arrisca
mais do que os outros
julgam ser seguro,
sonha mais do que os
outros julgam ser prático,
e espera mais do que os
outros julgam ser possível.“
Vince Lombardi