Buenas prácticas para el uso del correo electrónico en las empresas Autor: Paquita García

1. Buenas prácticas para el uso
del correo electrónico
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By Paquita G. Garrido

2. ¿Es la mejor vía?
Antes de tratar un tema por e-mail, piénsalo.
Evalúa si es mejor tratarlo por teléfono o cara
a cara, antes de ponerte a escribir.
En muchas ocasiones una llamada de 5’
resuelve un asunto que podría significar el
intercambio de varios correos.
Si el asunto es importante es mejor tratarlo
en persona.
El correo es una herramienta y no sustituye
a las personas: no hay mejor sistema de
comunicación que el cara a cara.
Y… ¡qué bueno es saludar a un compañero
y cuidar así nuestras relaciones!
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3. A quién concierne
directamente: Para
Es el lugar de la dirección del receptor
primario.
Es decir, la o las personas afectadas
directamente por el correo o aquellas que
han de tomar alguna acción en base a
contenido.
Escríbelo al final. ¿Por qué? Evitarás el error
de enviar un correo a alguien que no estaba
en tus planes.
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4. Con Copia
CC se utiliza para indicar que se le envía el
mensaje a modo de información, por ello, elige con
cuidado quién tiene que actuar y quien sólo debe
estar informado.
Esta regla permite gestionar mejor el correo a los
receptores que pueden, puesto que sólo es para
su información, crear una regla para que aquellos
correos en los que van en copia vayan
directamente a una carpeta y leerlos más tarde.
Recuerda, generalmente no irá en copia una
persona de categoría inferior a la persona que va
en Para.
Y atención al uso de CCO: no hay nada mejor que
la transparencia en la comunicación. Sólo resulta
útil si es necesario enviar mensajes a una gran
cantidad de destinatarios.
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5. El asunto
Evita usar títulos genéricos. Cuando se envía un
mensaje hay que indicar en el asunto una frase
corta y descriptiva del contenido del mensaje, de
forma que el receptor pueda conocer el tema del
mensaje y organizar mejor los correos que recibe.
Tu email estará en la bandeja de entrada con
muchos más. Cuando el receptor quiera recuperar
tu mensaje, un título descriptivo le ayudará.
Igualmente, cuando lo vea aparecer en su bandeja
de entrada, un asunto descriptivo le pondrá
mentalmente en el tema mientras abre el mensaje.
Si en un intercambio de mail se cambia de tema,
modifica el asunto para que siempre estén
relacionados con lo que se escribe.
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6. Los adjuntos pueden ser una
pesada carga
Si vas a enviar archivos adjuntos verifica su
tamaño. Hay formas eficaces de enviarlos:
comprímelos, usa el formato pdf, usa links a
espacios compartidos.
Adornos e imágenes de fondo aumentan el
tamaño del mensaje y en algunos casos
aparecen (erróneamente) como documentos
adjuntos. Esto puede crear confusión en el
receptor si no puede abrir o entender el
mismo.
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7. Confirmaciones de apertura
Evita usar confirmaciones de apertura. No
resulta correcto enviar una exigencia al
destinatario que nos indique si lo abrió y
cuando.
Además, el destinatario puede elegir si envía
o no la confirmación, así que, en realidad,
¿sirve de algo?
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8. A veces lo urgente no deja
sitio para lo importante
Presta atención cuando asignes Nivel de
Prioridad a tus correos.
No indiques que todos tus mensajes son
Importantes, Urgentes o de Alta Prioridad: le
restarás valor a los verdaderamente
importantes.
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9. Responder a todos
Resiste la tentación de “responder a todos”
cuando no es necesario.
Si la respuesta atañe solamente al remitente
respóndele sólo a él.
No es necesario copiar a todos con cada
“OK” o “Gracias”.
¿Necesitan estar en copia? Ellos también
gestionan muchos correos
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10. Va, viene, va, viene…
Evita caer en un ping-pong de correos.
Cuando van y regresan respuestas sobre el
mismo asunto, uno se pregunta si no hay
una mejor vía: ten en cuenta la
recomendación 1 y busca otro medio para
resolverlo.
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11. No cuentes tu vida
A no ser que ese sea el propósito del correo.
Escribe correos cortos.
No divagues, no te extiendas en detalles
innecesarios.
Revisa tu mensaje antes de enviarlo y
elimina lo superfluo.
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12. Estilo y corrección
Revisa tu email antes de enviarlo. Quizás lo
que escribiste no es lo que pretendías decir.
Sólo tomate un minuto y vuelve a revisarlo
para darle mayor claridad.
Cuida la redacción y ortografía: Parece obvio
pero la rapidez y el aligeramiento de las
convenciones han relajado en exceso la
corrección del lenguaje.
Utiliza mayúsculas y minúsculas
correctamente. Las mayúsculas dan la
impresión de que estuvieras gritando.
Conviene no abusar de las marcas gráficas
(negrita, subrayado, colores), los excesos
entorpecen y no ayudan.
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13. Se puede liar parda
Considera no escribir un mensaje cuando
estás enfadado. No discutas por correo
electrónico: el e-mail no es el medio para
gestionar emociones.
Los mensajes escritos tienden a amplificar la
percepción de emociones y sentimientos en
el contenido.
Si estás de mal humor, no escribas y envíes
correos en caliente. Recuerda el dicho, las
palabras se las lleva el viento, pero lo escrito
permanece.
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14. Lo posible ya lo hice. Lo imposible
lo estoy logrando. Para milagros
me estoy organizando
Ayúdate del gestor de correo: crea carpetas por
años, temas, personas. Las reglas automáticas te
serán de gran utilidad.
Borra. Guarda ficheros adjuntos o correos en el
ordenador y… suprime correos.
Evita la suscripción a newsletters y alertas que no
puedas leer, quedarán acumuladas en tu bandeja
de entrada complicándote discriminar entre lo útil y
lo que no lo es. Seleccionar las suscripciones es
una buena idea para limpiar nuestra cuenta de
correos innecesarios.
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15. Unos días de descanso…
La opción de respuesta automática resulta
muy útil cuando nos vamos de vacaciones o
vamos a estar ausentes del correo durante
un tiempo.
Además de la respuesta automática, puedes
desviar tu cuenta a la de alguien que pueda
atender tu correo. No causa muy buena
impresión dejar el correo desatendido varias
semanas y cuando veas la bandeja de
entrada al llegar, quizá pienses que
necesitas otras vacaciones
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16. Corre la voz
Comparte tus buenas prácticas en el manejo
del correo electrónico. Ganaremos en
eficacia y comunicación si todos hacemos un
uso apropiado.
Como resumen, actúa con los demás como
te gustaría que lo hicieran contigo. La
próxima vez que abras tu correo fíjate en tus
reacciones: qué borras sin abrir, qué lees con
atención, si crees que van demasiadas
personas en copia, qué tipo de correos te
producen buena impresión y cuales no...
Probablemente tus reacciones son muy
similares a las de la mayoría, así que ya
tienes algunas ideas para mejorar tus
propios correos.
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17. www.laplazaformacion.com