Lalo Huber - Administración del tiempo

Visionholistica

Cambio Personal & Organizacional

Administración
del Tiempo
Prof. Lalo Huber
lalohuber@visionholistica.com

Visionholistica
www.visionholistica.com

Prof. Ladislao Huber

1

Visionholistica


Objetivo del Curso
 Mejorar la eficacia y

eficiencia en el trabajo,
aplicando conceptos y
técnicas de
administración del
tiempo
 Iniciar un cambio


personal para eliminar
actitudes y hábitos que
producen derroche del
tiempo
2

Visionholistica


¿Qué es el tiempo..?

Un recurso de características únicas..!!!
 No se puede comprar...

¿Le suena este número?

292.000

 No se puede alquilar...
 No se puede acumular...

Esta es la cantidad de horas de
vigilia con que cuenta una persona
en toda su vida profesional..!!

 No se puede reemplazar...

Después de este curso: 8 horas
menos!!!

 No se puede dejar de consumir...
 Hace falta para todo...
 No se puede tener más...
 Ni menos...

3

Visionholistica


Síntomas
 Síntomas de mala

administración del tiempo
 ¿siente que siempre trabaja
bajo presión?
 ¿le parece que no hay horas
suficientes durante el día?
 ¿siente que está cargando
demasiado trabajo y no logra
terminar con lo importante?
 ¿cree que el trabajo que
realiza es tan importante que
no lo puede delegar a otros
subordinados?
 ¿siente que no puede contar
con otros?


4

Visionholistica


Cambio de hábitos
 Nadie pierde el tiempo a

propósito
 La pérdida de tiempo es

en general involuntaria
 Producto de malos

hábitos
 Entonces estamos

hablando de
cambio de hábitos!!

5

Visionholistica


Ejercicio - En qué perdemos el tiempo
 Divididos en grupos, describir las principales

fuentes de pérdida de tiempo en el trabajo
 Dividir la hoja en dos partes:
 Causa de pérdida de tiempo
 Soluciones a implementar

 Compartir los resultados


6

Visionholistica


Causas de mala administración del tiempo
•
•
•
•

•
•
•
•


Falta de organización personal
Confusión de prioridades
Escasa delegación en nuestros
colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar
nuestras habilidades y potencial de
trabajo
Intentar abarcar un campo de
actividades demasiado amplio
Poca puntualidad y control de horario
Dilación de las decisiones importantes
Precipitación en otras decisiones, sin
analizar a fondo el origen de los
problemas

7

Visionholistica


Claves de la Administración del Tiempo
1.

Mejorar comunicación con la superioridad

2.

Clarificar misión, objetivos y responsabilidades del puesto

3.

Desarrollar iniciativa - actitud proactiva

4.

Identificar pérdidas de tiempo

5.

No olvidar lo importante por lo urgente

6.

Prevenir – Anticiparse a crisis y emergencias

7.

No tomar tareas que no corresponden al puesto

8.

No tomar tareas simplemente porque se presentan o me las piden

9.

Formar a mi gente y delegar

10.

No aceptar la delegación inversa

11.

No procastinar

12.

Comprometer a otros siempre con suficiente tiempo de anticipación

13.

Avisar a todos sobre nuestros compromisos (facilitar la administración del tiempo de otros)

14.

Mantener tiempo de reserva para imprevistos (margen)

15.

Mantener siempre una agenda


8

Visionholistica


Actividad - Conéctese con su función
1. ¿Cuál es mi misión fundamental?
2. ¿Para qué existe mi puesto ?
3. ¿Qué es lo más importante de mi función ?
4. ¿Cuáles son mis objetivos principales?
5. ¿Qué esperan mis superiores?
6. ¿Cuáles son mis tareas principales?


9

Visionholistica


Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

2010

2001

me cuestiono...

tiempo

analizo...

planifico...

hago...

Accionar Proactivo-Preventivo

disfruto...

tiempo

10

Visionholistica


Técnicas para un mejor TM
Administración del tiempo en una frase:

“Nunca ponerme a hacer nada antes de
saber exactamente todo lo que quiero
hacer... Y como voy a acomodar todas
esas actividades en el tiempo
disponible..!”


11

Visionholistica


Clasificar tareas
Urgentes!

No
urgentes...

Importantes!

QII

No
importantes!


QI
QIII

QIV

Abordamos los asuntos más sencillos o los que resultan más atractivos, mientras
que abandonamos otras tareas de mayor importancia.

12

Visionholistica


Las cuatro zonas


SECTOR I: tareas importantes y urgentes:





Los asuntos que son a la vez muy importantes y urgentes son aquellos que todo el tiempo requieren su atención
inmediata. Son los primeros de los que debe hacerse cargo en su programación de actividades.
De todos modos, vale la pena preguntarse si una mejor planificación podría haberles reducido la urgencia

SECTOR II: tareas importantes pero no urgentes:



Están relacionados con los objetivos a largo plazo.





Son asuntos que no deben ser jamás ignorados.
Tratar dichos asuntos es verdaderamente importante, ya que si no se le presta atención cuando un plazo se acerca
amenazadoramente las tareas del cuadrante II pueden ascender rápidamente al cuadrante I

SECTOR III: tareas urgentes pero no importantes


El hecho de que sean urgentes no las hace más importantes. Pregúntese por qué son urgentes.





No permita que las tareas de esta categoría desvíen su atención de las del grupo II.



Se trata de tareas que se pueden delegar a otras personas.

SECTOR IV: tareas no importantes ni urgentes


No pierda el tiempo con este tipo de tareas.



Frecuentemente son tareas generadas por uno mismo o excusas para no llevar a cabo otras tareas más importantes.


13

Visionholistica


¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
 Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La

regla de oro..!!!
 Ejemplo...
 Llevar el auto a una revisión periódica lleva un par de
horas... Y cuesta algunos pesos....
 Chocar en la autopista por una falla en los frenos
puede hacernos perder muchos días.... En trámites....
O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y
también puede costar miles y miles de pesos...


14

Visionholistica


Test
1.

Reservo parte de mi jornada de trabajo para la planificación

2.

Acuerdo explícitamente mis objetivos con mi jefe

3.

Establezco un plan general de trabajo en función de los objetivos

4.

Diariamente fijo objetivos y tareas por orden de prioridad, asignándole
mayor prioridad a lo más importante

5.

Intento estar trabajando en un solo tema a la vez

6.

No le dedico tiempo a las cosas cuando se presentan

7.

Trato de tener presente permanentemente los “para qué”(objetivos
trascendentes) de cada tarea

8.

En mi plan diario de tiempo existen los “colchones” de tiempo para
asuntos importantes

9.

Intento organizar mis actividades de forma de concentrarme en los
problemas esenciales primero

10. Soy capaz de decir “no” cuando otros demandan mi tiempo y yo tengo

cosas más importantes que hacer

0
1

Rara vez
A veces

2

A menudo

3

Casi siempre

15

Visionholistica


Test - Resultados
 0 a 15 puntos: Su planificación del tiempo falla, y usted

se deja influir demasiado por los demás. Podría, sin
embargo, conseguir alguno de los objetivos si empleara
una lista de prioridades.

 16 a 20 puntos: Intenta tener el control de su tiempo,

pero no es lo suficientemente constante para lograrlo.

 21 a 25 puntos: Su auto-administración es buena
 26 a 30 puntos: Usted es un modelo a seguir en cuanto a

manejo del tiempo!


16

Visionholistica


Procastinación
El estrés que supone no realizar una tarea es mayor que el que supone
afrontarla...perdemos tiempo y energía preocupándonos por lo que no
hemos hecho!
Las razones de las demoras pueden ser:


El miedo a fallar o a cometer un error



El aburrimiento



La incertidumbre sobre cómo abordar una tarea



El perfeccionismo


17

Visionholistica


Técnicas para una mejor AT
 Delegue!!!
 No haga actividades para las cuales
esté sobrecalificado...!!!
 Todo aquello que pueda delegar...
Deléguelo..!
 Recuerde que antes de delegar debe
enseñar....
 Solo resérvese actividades centrales


18

Visionholistica


Ventajas de la delegación:
Jefe:
Ahorra tiempo y gestión
Potencia capacidades gerenciales
Libera sobre la presión del trabajo inmediato
Potencia a su gente generando valor humano y económico
Motiva al personal
Mejora la comunicación
Reduce costos de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a otras funciones).
Empleado:
Incrementa la participación
Incrementa motivación
Aprende
Se desarrolla


19

Visionholistica


Barreras a la delegación
 Renuncia a ceder un poco de autoridad
 Incapacidad para considerar la delegación como un medio de
potenciar el
 esfuerzo en equipo.
 Ignorancia de qué delegar
 Ignorancia de cómo hay que delegar
 No proporcionar el apoyo suficiente a los subordinados que
ejercen una autoridad delegada.
 Insistencia en que las funciones delegadas se ejerzan tal como
ellos las llevarían
 a cabo.
 Falta de confianza en su personal
 Incapacidad para perfeccionar a su personal

20

Visionholistica


Barreras a la delegación
 Falta de experiencia
 Evitación de responsabilidades
 Desorganización
 Sobredependencia del jefe
 Sobrecarga de trabajo
 Inmersión en trivialidades
 Política de "el gran hombre lo hace todo"
 Intolerancia de errores
 Criticidad de las decisiones
 Urgencia, sin dar tiempo a explicaciones
(dirección por crisis)
 Confusión en responsabilidades y autoridad
 Falta de personal


21

Visionholistica


Proceso de delegación

 Definir claramente

la tarea a delegar

 Formar e informar

al delegado

 Aceptación

voluntaria

 Supervisión de la

tarea delegada


22

Visionholistica


¿Delego correctamente?


¿Lleva trabajo a casa con regularidad?



¿Trabaja más horas que sus colaboradores?



¿Dedica parte del tiempo a hacer para los demás los que
podrían hacer ellos mismos?



Cuando vuelve a la oficina tras una ausencia, ¿se encuentra
la bandeja de entrada demasiado llena?



¿Sigue realizando actividades y resolviendo problemas que
tenía antes de su última promoción?



¿Le interrumpen a menudo con consultas y encargos sobre
proyectos en marcha y trabajo ya asignados?



¿Gasta su tiempo en detalles rutinarios que otros podrían
resolver?



¿Le gusta mantener un dedo en todos los papeles?


23

Visionholistica


Actividad


Analizar en grupos las respuestas dadas en el trabajo anterior



En equipos, proponer soluciones

Numero de
respuesta


Soluciones propuestas

24

Visionholistica


Para una buena delegación
 Conocer a la gente
 Tener interés en desarrollar a la gente
 Saber enseñar
 Tener confianza
 Tolerar errores
 Respetar la debida autonomía de los otros
 Asumir la responsabilidad por la delegación


25

Visionholistica


Por qué hay delegación invertida
 Tener la seguridad de que los demás lo necesitan y que

no son nada sin él, lo que lo hace proclive a las
demandas de ayuda o a completar en tiempo y forma
las insuficiencias del trabajo de sus subordinados

 Ser sensible al halago, al "nadie como usted“
 Ser hipercrítico, implacable con cualquier error
 Tener mayor preferencia por el trabajo operativo sobre

el trabajo gerencial

 Una gran inseguridad, propia o adquirida, justificada o

no

 Haber descubierto que el jefe acepta con facilidad

hacer, completar, rehacer, terminar o mejorar las tareas
que a él como subordinado le corresponden


26

Visionholistica


Cuando un empleado solicita ayuda

1-Haga que su colaborador especifique el problema.

2-Pregúntele qué soluciones se intentaron para resolverlo.

3-Haga enumerar otros medios a considerar.

4-Sugiera sus propias recomendaciones

5-Haga que su colaborador precise qué plan de acciones implementará.
6-Exprese su confianza respecto de su capacidad para resolver su problema y aliéntelo.

27

Visionholistica


 Automotívese
 Desarrolle actitud positiva
 Evite criticar
 Auto-prémiese al
completar tareas
 Ayude a otros...


28

Visionholistica


 Evite caer en el perfeccionismo

exagerado!
 No hay nada más triste que una persona
capaz que nunca hace nada...
 Porque nunca es suficiente....
 Critica a todo por su falta de perfección...
 Pero no se da cuenta que su propio
perfeccionismo le impide
alcanzar logros tangibles
 Recordar que “lo perfecto
es enemigo de lo posible”

29

Visionholistica


 Maneje expectativas...!!
 Maneje bien las expectativas
de quienes lo rodean...!
 Nunca prometa demasiado...
 Mejor prometa poco...
 Y exceda expectativas..!!!
 Si uno no maneja las
expectativas de otros... Ellos
mismos las generarán... A su
propio gusto...!!!!
 Nunca eleve las expectativas
de otros sobre Ud.... A menos
de estar seguro de luego
superarlas...!!!!

30

Visionholistica


 Aprenda a decir NO!!!
 Aprenda a hacerlo sin
agredir...
 Sin ser desagradable...
 “Te agradezco mucho la
invitación... Realmente sos
una persona de primera...
Pero lamentablemente no
podré ir...”
 Gracias.... Pero NO....
 Es increíble la cantidad de
tiempo que muchas
personas pierden por
hacer cosas a las cuales
no se atrevieron a decir
NO!!!!
 Sin mencionar los
conflictos que esto suele

Aprecio mucho tu
invitación pero....

NO
GRACIAS!!
!

31

Visionholistica


Aprender a decir NO
 Decir “no” suele resultar

difícil debido a que:
 No queremos decepcionar a
los demás
 Queremos dar imagen de
que podemos hacer todo
 No sabemos cómo plantear
el “no” sin ofender
 Es más agradable y fácil
decir “si”
 No nos damos cuenta de
que decir que “no” es una
opción

32

Visionholistica


Aprenda a decir “no”

Pensemos un instante...
-¿Qué me alivia decir NO?
-¿A qué sectores debería decir NO? Por favor, en base a lo conversado
anteriormente, completar el cuadro que figura debajo.

Sectores


Temas

33

Visionholistica


 Aprenda a reclamar!!!
 Aprenda a hacerlo sin
agredir...
 Sin ser desagradable...
 Le ruego me disculpe......
Pero creo que a este plato le
falta..... Puede ser..?
 Disculpeme que lo
interrumpa....
 Señor, podría Ud.. por favor
aclararme este.....
 Tengo un problema señor...
Podría Ud ser tan amable de
ayudarme..,?
 Armar escándalo SI Y SOLO
SI es imprescindible...!!!

34

Visionholistica


 Use To-do-lists!!
 Haga to-do-lists diarias, al iniciar el
día... Por escrito..!!!!!! - la
importancia de escribir
 Cuestione TODOS los puntos del todo-list..!! ¿por qué debo hacerlo?
¿para qué..? ¿y si no lo hago..?
 No haga nada hasta no tener el
to-do-list definido
• Orden ANTES de la ACCION!!

 Mantener to-do-list separada para
proyectos


35

Visionholistica


 Evite distracciones...
 Bloqueelas físicamente..!!!
 Enciérrese si es necesario
 No interrumpa... Para no ser interrumpido
 Establezca tiempo para no atención de
visitas
 Asegúrese momentos de aislación...
 Ármese un lugar para estar en soledad...
 No acepte interrupciones gratuitas...
 No acepte la charla automática de
otros...


36

Visionholistica


 Diseñe un lugar de trabajo

productivo

 Integrar todos los elementos necesarios
 Haga una lista de las herramientas que
necesita... Y trate de tenerlas todas en
un mismo lugar...!
 Haga que su lugar de trabajo sea
agradable...


37

Visionholistica


 Sea siempre puntual y

exija puntualidad..!!
 Genérese una imagen de
puntualidad..!
 Empiece cumpliendo...
 Para luego exigir...
 Si todos saben que Ud. es
puntual.... Se comportarán
puntuales con Ud...!!


 Genérese una imagen de
impuntual.... Y todo el
mundo le hará perder
tiempo sin sentirse

38

Visionholistica


 Trabaje duro para eliminar

sentimientos inútiles..! Son una
de las principales fuentes de
pérdida de energía...
 Pre-ocupación,
 rencor,
 bronca,
 envidia,
 miedo
 celos...
 ansiedad

39

Visionholistica


 Elimine el vicio argentino de

la queja continua..!!!!

 La queja continua inconsciente es
una pérdida continua de tiempo y
energía..!!
 Sin mencionar la desmotivación que
provoca en los demás..!
 No entre en círculos viciosos de
“queja ritual”


40

Visionholistica


 Aprenda a ir al grano...
 Mantenga el foco en las
conversaciones...
 No permita cambio de tema sin
razón...
 No permita que el otro se desvíe...
 Acostúmbrese a no permitir la
“charla de bueyes perdidos...” salvo
que éste sea exactamente el
objetivo...!!
 NUNCA termine una conversación sin
resultado...
 Si el tema no se cerró, defina
próximos pasos...

41

Visionholistica


 Haga un buen manejo de las

reuniones

 Minimice la cantidad de reuniones
 Si una decisión la puede tomar solo, pues
tómela!
 Llame a reunión solo si es realmente
imprescindible
 Asista a una reunión solo si es
imprescindible...
 Prepare las reuniones con anticipación
 Defina los objetivos de antemano
 Establezca hora de comienzo y fin
 Genere una minuta


 En la minuta, que nunca falte

42

Visionholistica


 Maneje

eficientemente los
“papeles”
 Manipule documentos una
sola vez!
 Genere algún sistema de
archivo.. En el trabajo y en
su casa...
 Se archiva
ordenadamente... O se
tira..!!!
 Tire inmediatamente lo que
no sirve

43

Visionholistica


 Evite conflictos

interpersonales..!!! Los
conflictos son terribles
devoradores de tiempo..!
 Contrólese...
 No agreda a nadie...
 Trate bien a todos...
 No critique...
 Sea amable...


 Salude y agradezca efusivamente...
Siempre y en todo lugar
 Evite cualquier tipo de contienda
legal...
 Evalúe costo-beneficio antes de
generar un conflicto...!!!

44

Visionholistica


Técnicas para un buen TM
 Maneje eficientemente el e-mail
 No envíe más emails que los que quisiera recibir...!
 Sea breve
 No genere conflictos por mail
 Jamás un email “negativo”...
 Use el email para desarrollar contactos positivos...
 No genere “cadenas”....
 No utilice copias en forma indiscriminada
 clasifique los mails apenas llegan...
 Borre inmediatamente los que no sirvan
 No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr)


45

Visionholistica


Técnicas para un buen TM
 Haga buen uso del teléfono
 Concentre la realización de llamadas
 Use contestador con altavoz
 No atienda todas las llamadas!
 Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas
 Limite la duración de las llamadas
 Elimine hábito de “colgarse” al teléfono
 “Cierre” las llamadas
 Utilice teléfono manos libres
 Utilice inalámbrico
 Tenga detector de caller-id
 Use el teléfono .. No deje que él lo use a Ud..!


46

Visionholistica


 Mantenga un buen

estado físico y mental
 incluya momentos de relajación en el
día, breves
 en día y hora fijos practique deporte
 camine mucho o ande en bicicleta
 duerma las horas necesarias
 no duerma de más
 tome MUCHO líquido
 Lávese la cara cuando sea necesario
 Elimine el alcohol
 Coma liviano... Siempre...
 Capacítese continuamente


47

Visionholistica


 Establezca rutinas para las

actividades continuas!
 divida el tiempo para pensar y para
hacer... y para descansar...
 Establezca un plan semanal fijo!!!

 Aproveche los tiempos

muertos...
 Siempre lleve encima algo útil para leer...
Y un anotador para actualizar to-dolists...
 Utilice libros en CD o cassette... Para
viajes....


 Acostúmbrese a nunca estar sin hacer

48

Visionholistica


Actividad - Reasignación de tiempos
1. Actividades a las que dedicaré menos

tiempo
2. Actividades a las que dedicaré más

tiempo
3. Actividades que no realizo y que

comenzaré a realizar
4. Actividades que realizo y dejaré de

realizar

49

Lalo Huber - Administración del tiempo

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Ähnlich wie Lalo Huber - Administración del tiempo

Ähnlich wie Lalo Huber - Administración del tiempo (20)

Mehr von Lalo Huber

Mehr von Lalo Huber (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (20)

Lalo Huber - Administración del tiempo