Ldb key management 2014 05-23 pedronetto-gestione delle riunioni

2° modulo – capacità organizzative:
La gestione delle riunioni
Noicàttaro, 24 maggio 2014
Paolo Pedronetto
People & Performance

Agenda 2ndo giorno:
La gestione delle riunioni
People & Performance 2
PREPARAZIONE E CONDUZIONE
DELLE RIUNIONI
LA COMUNICAZIONE E I GIOCHI
RELAZIONALI
LAVORO DI GRUPPO E
INNOVAZIONE
Test
assertività
Il colloquio di selezione
Brainstorming

1.
Preparazione
delle riunioni

Quando la riunione è necessaria
 confronto delle opinioni con il team
 raccogliere informazioni concrete
 risolvere un problema
 prendere una decisione
 ottenere chiarimenti con la collaborazione di altri
 se uno o più componenti del reparto lo richiedono
 se esistono uno o più problemi, ma non è chiaro chi deve
risolverli
 sviluppare idee e innovazione

Quando è meglio evitarla
Quando vi sono in ballo problemi di carattere economico /
rapporti personali
Quando non si dispone di una quantità adeguata di dati in
merito ai problemi da discutere
Quando vi sono problemi a livello individuale
Quando la linea di condotta è già stata decisa
Quando vi sono contrasti già annunciati all’interno del team

Gli obiettivi della riunione
 Obiettivi posti dall’esterno
Obiettivi interni al team interessato
Obiettivi di analisi
Soluzione di un problema
Presa di decisione

Gli obiettivi della riunione
 CHIARO
Deve essere compreso da tutti i partecipanti
PRECISO
In modo che ciascuno conosca il livello del suo
coinvolgimento
ACCETTABILE
Compatibile con la realizzazione degli obiettivi
personali

Logistica
 CURARE LO SPAZIO
Sala troppo grande: ostacola la comunicazione, impedisce il
rapporto diretto, spersonalizza il messaggio.
Sala troppo piccola: manca empatia, confusione tra i partecipanti
CURARE L’ACUSTICA
Chiedere se tutti sono in grado di sentire bene
ILLUMINAZIONE / AREAZIONE
STRUMENTI (pc, lavagna, filmati….da preparare in anticipo)

Le fasi della riunione 1
 La partenza
 E’ il momento più importante, in cui il pubblico legittima l’oratore e si
dispone ad ascoltarlo. (Va preparato)
Deve contenere:
Idea iniziale: una frase, una battuta, un esempio, un articolo, un
messaggio positivo che sappia in ogni caso attirare l’attenzione dei
partecipanti.
Scelta del metodo: di lavoro, le regole del gioco, i tempi, la
presentazione dei partecipanti.
Punti di riferimento: traccia dei temi da affrontare in modo che i
partecipanti conoscano i tempi e lo svolgimento della riunione.

 La fase centrale
 E’ consigliabile:
Rendere il gruppo dinamico, permettendo ai partecipanti di
esprimersi liberamente
Spiegare il metodo di lavoro che viene utilizzato
Sintetizzare gli obiettivi e i risultati raggiunti
Aiutare il gruppo a superare blocchi, resistenze, contrasti e
divergenze
Valorizzare tutti i contributi
Distribuire il tempo in base all’importanza degli argomenti

 La chiusura
 Riepilogo dei temi trattati e delle decisioni prese
Piano d’azione (chi fa cosa e perché, tempi e responsabilità)
Ricerca del feedback dei partecipanti per verificare che tutto sia chiaro
Ringraziare i partecipanti per i loro contributi
Redazione del verbale (in tempi rapidi, max 2 giorni)

 Dopo la riunione
 Monitorare risultati / tempi / costi
Verificare l’efficacia e l’efficienza delle decisioni prese
Follow up del piano d’azione
Autovalutazione critica

2. Comunicazione
e
giochi relazionali

Perché l’assertività
è importante nel
nostro lavoro?
14

L’assertività è l’insieme delle tecniche
che ci permette di difendere i nostri
valori.
E’ un comportamento naturale che,
come la creatività, abbiamo da bambini
e poi modifichiamo progressivamente.
Assertività
15

L’assertività è alla base di un buon
clima di lavoro.
Campi di applicazione:
• Colleghi
• Superiori
• Collaboratori
• Estranei
Assertività 2
16

L’assertività è utile per:
• Instaurare un rapporto
• Fare una richiesta
• Dire di no
• Fare dei complimenti
• Fare una critica
Assertività 3
17

Test
19
N. Piutto
sto
vero
Piutto
sto
falso
1. □ □ Mi metto spesso a fantasticare
2. □ □ Difendo le mie idee con convinzione
3. □ □ Evito i conflitti perché non conducono a niente
• Il test permette di circorscrivere il comportamento che vi è abituale nelle
relazioni personali. Vengoni individuati 4 atteggiamenti fondamentali.
• Rispondere spontaneamente, mettendo:
• Una crocetta in corrispondenza della prima colonna “piuttosto vero” se
pensate o agite nella maggior parte del tempo nel modo descritto.
• Una crocetta in corrispondenza della seconda colonna “piuttosto falso” se
pensate o agite raramente nel modo descritto.
• Non esistono risposte giuste o sbagliate.
• Il test è individuale, non vengono chiesti i risultati!

Test: interpretazione delle risposte
20
Fuga Assertività Manipolazione Aggressività
1
8
14
15
19
23
28
30
36
40
41
43
2
7
9
13
18
22
25
29
35
38
45
48
3
6
10
12
17
21
26
31
33
39
42
47
4
5
11
16
20
24
27
32
34
37
44
46
2 7 5 4

21
Dissimulazione Franchezza
Vivo interesse per gli altri
Ripiegamento in se stessi

22
Aggressività – Assertività
Segnala un atteggiamento
ritenuto assertivo
dall’interessato, che viene
invece percepito come
aggressivo, per mancanza di
ascolto o per eccesso di
franchezza.

23
Manipolazione-Assertività
Segnala un dubbio rispetto
all’assertività, non si è
persuasi che questo sia
l’atteggiamento più efficace e
viene rimpiazzato con la
manipolazione.

24
Fuga – Aggressività
Piuttosto raro,
l’atteggiamento dominante è
il ripiegamento.

25
Fuga – Manipolazione
Conferma l’atteggiamento di
fuga, che si ritiene inefficace
in alcuni casi, preferendo
tentare una manovra di
manipolazione per
raggiungere lo scopo: è
definita come dissimulazione.

In sintesi
26
 L’atteggiamento di FUGA:
 Individua coloro che sono poco motivati, disillusi, temono la gerarchia,
ricercano la tranquillità.
 Caratteristiche: mancanza di comunicazione, inattività, agitazione,
sovradattamento.
 L’atteggiamento AGGRESSIVO:
 Sono persuasi della loro efficienza personale e sono convinti che gli altri
non lo siano altrettanto e abbiano bisogno di forti sollecitazioni.
 L’atteggiamento di MANIPOLAZIONE:
 Interesse per gli altri, ma comunicazione mirata a raggiungere solo i
propri fini. Si indirizzano verso coloro che hanno un atteggiamento
passivo.

In sintesi
27
 L’atteggiamento ASSERTIVO:
 Saper ascoltare gli altri
 Dire chiaramente: cosa penso, cosa mi aspetto e cosa spero
 Rendere partecipe il proprio interlocutore, chiunque sia,
delle proprie difficoltà, bisogni, aspirazioni, sentimenti,
desideri riconoscendo che quest’ultimo ha il diritto di dire di
NO, assumendosene il relativo RISCHIO.

In sintesi
28
 L’atteggiamento ASSERTIVO va preso con cautela:
 I confini tra i diversi atteggiamenti sono sfumati
 L’atteggiamento assertivo può essere interpretato come
aggressivo
 Occorre non dimenticare i diversi punti di vista

Il mix ideale
29
Fuga: 0 – 1 Aggressività: 2-3
Manipolazione : 4 – 5 Assertività: 10

Le tecniche assertive
30
Entrare in relazione con gli altri
Fare delle critiche
Atteggiarsi

Entrare in relazione con gli altri
31
Esprimersi:
• Il rito preliminare
• Le domande
• Chiuse
• Aperte
• Forma dell’espressione
• Importanza dell’IO
• Frase ternaria:
• Situazione / sentimenti / motivo logico

32
Rito preliminare:
• Serve per capire se l’interlocutore è disposto ad
ascoltarvi e a creare un clima di interesse reciproco
• Trascurarlo può essere percepito come atteggiamento
aggressivo
• Attenzione ai segnali in questa fase
• Attenzione ai fattori culturali
• Esempi:
• Buongiorno!
• Come va ?
• Ha passato un buon fine settimana ?
• Ci ha trovato facilmente ?

33
Le domande
rappresentano un segnale di vivo interesse che arricchisce il dialogo.
• Domande chiuse neutre: SI / NO
• Domande chiuse orientate: implicano la risposta attesa
• Domande aperte: raccolgono informazioni /avviano il dialogo
• Domande di rimando: riprendono una frase o una espressione
dell’interlocutore per aiutarlo ad esprimere un’idea che fatica a
formulare

34
Esempi di domande chiuse, aperte, di rimando:
«Lei ha già partecipato al corso di inglese ?»
«Lei non è contrario a rimanere fino a tardi in caso di necessità ?»
«Cosa ne pensa del nuovo sistema informatico ?»
«Pensa che il lavoro cambierà con la nuova procedura ?»
«…..mi sento qualche volta un po’ superato….»
«superato in che senso ? Mi può fare un esempio ?»

35
L’espressione:
La forma e il tono sono tanto importanti quanto la sostanza.
• Preparazione del messaggio
• Parlare in prima persona
• Il «disco incantato»

36
La frase ternaria:
è una riformulazione utile nelle richieste, nella gestione dei rimproveri e
degli elogi.
• Parte iniziale : espone la situazione che vi fa reagire
• Parte centrale: espone i sentimenti o le reazioni alla situazione:
• Parte finale: spiega il motivo logico che lega la vostra reazione a
questa situazione.

37
Esempi di frasi ternarie:
«Quando lei arriva in ritardo come in questo caso….
…. mi mette in difficoltà….
…..perché non abbiamo più tempo per affrontare le priorità della giornata»
«Quando lei entra nel mio ufficio senza bussare…..
….mi sento come se fossi aggredito…..
…..perché la sento come un’intrusione nel mio territorio…..»
«Lei ieri sera ha lasciato l’ufficio senza fare ordine….
…ciò mi fa arrabbiare ….
…..perché quando oggi arrivo prima di lei, tocca a me mettere tutto a posto
prima di iniziare il lavoro»

38
Ascoltare:
• Ascolto passivo
• Ascolto semi-attivo
• Ascolto attivo (empatia)
• Riformulazione
• Alternanza ascolto/empatia/ritorno al progetto

39
Esempi di riformulazione:
«Se ho ben compreso, lei trova che il clima di lavoro nel vostro reparto stia
peggiorando da qualche settimana a questa parte ?»
«Se posso riassumere, lei mi propone di ridurre il budget nella futura
organizzazione»
«La tua opinione mi sorprende e sarei lieto se tu mi dicessi un po’ di più sui
motivi che ti fanno pensare in questo modo….»

Fare delle critiche
40
1. Comprendere i sentimenti altrui
• Se dovete criticare qualcuno, iniziate con un
apprezzamento sincero
• Fate domande prima di preoccuparvi delle
risposte
• Date la senzazione di essere interessati
sinceramente al caso

Fare delle critiche
41
2. Elaborate la vostra opinione sul caso
• Richiamate l’attenzione sugli errori altrui in
maniera indiretta
• Utilizzate esempi supportati da dati oggettivi
• Date agli altri l’impressione che hanno una
reputazione da difendere

42
Atteggiarsi: (non verbale)
• Distanza e rispettive posizioni
• Zona di disagio (> 2 metri)
• Zona favorevole (70cm – 1m)
• Zona intima (<50cm)
• Sguardo e sorriso
• Gesti di approvazione e di diniego
• Abbigliamento
• Silenzio
• Abitudine a sopportare i silenzi

Esercitazione
43
e il colloquio di lavoro
Lola

3. Lavoro di
gruppo e
innovazione
44

Assertività nelle riunioni
45
Il partecipante assertivo:
• Si accorge quando si abbandona l’ordine
del giorno
• Rileva se non tutti si sono espressi
sull’argomento
• Capisce e propone la pausa
• Distingue le priorità dalle questioni
secondarie
• Richiede la presenza dei responsabili di
un progetto
• Non è soggetto alla sindrome
dell’ascensore
• Applica le decisioni prese anche se non è
d’accordo

46
Creazione di un’idea Selezione di un’idea (censura)

Il Brainstorming
47
Creazione di un’idea: Fase divergente
• Esplorazione sistematica e vagabonda, raccolta dati
diversi, senza classificazione, né giudizio in merito;
tutto può essere detto, senza censura né
autocensura.
• Lavoro preferibilmente in gruppo
Selezione di un’idea: Fase convergente
• Vagliare, classificare e organizzare il materiale
raccolto nella prima fase. Non eliminare, ma
classificare e organizzare gerarchicamente.
• Lavoro preferibilmente a due / individuale

Esercitazione
48
Lola
Cola

Gli approcci al problem solving creativo:
 Combinatorio
 Principio: scomposizione del problema in elementi e funzioni e successiva
ricombinazione.
 Strumenti utilizzati: matrici di scoperta
 Associativo
 Principio: nessuna associazione di idee è frutto del caso.
 Strumenti utilizzati: brainstorming / mappe mentali
 Analogico
 Principio: stabilire somiglianze in ambiti diversi.
 Strumenti utilizzati: Simboli e metafore
 Onirico
 Principio: ispirazione creatrice da meccanismi non controllati dalla coscienza.
 Strumenti utilizzati: sogno
Le persone dimenticheranno quello
che hai detto
non ricorderanno quello che hai
fatto
ma non scorderanno mai come le
hai fatte sentire
Maya Angelou

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