2. Veilig werken met
freelancers
Voorwoord
Uniek aan de uitgeverssector is dat het belangrijkste element in het uitgeefproces,
het creëren van de content, voornamelijk ‘buiten de deur plaatsvindt’. Het werk wordt
uitbesteed aan auteurs en andere redactiemedewerkers die niet in dienst zijn en dus ook
niet bij de uitgeverij op de loonlijst staan. Deze constructie brengt diverse risico’s met zich
mee, waaronder een risico op kostbare claims van de Belastingdienst.
Deze brochure legt u uit hoe u onbezorgd kunt werken met freelancers en hoe u het best
kunt omgaan met de risico’s die er spelen wanneer u werk uitbesteedt aan freelancers. Bij
het schrijven ervan is niet alleen veel aandacht besteed aan de juridische correctheid, maar
vooral ook aan de praktische toepasbaarheid. Daarom is er bijvoorbeeld een groot aantal
veelgestelde vragen in opgenomen en treft u een checklist aan voor het onbezorgd werken
met freelancers.
De brochure is overigens gemaakt naar aanleiding van het in maart 2008 met de Belasting-
dienst gesloten Convenant Eigen Verklaring. Vandaar dat dit convenant een prominente
rol speelt in de brochure. Bent u meer geïnteresseerd in de auteursrechtelijke aspecten
van het werken met freelancers, dan kunt u terecht bij het vaksecretariaat Economische &
Juridische Zaken en Sociale Zaken én op de website van het Nederlands Uitgeversverbond.
Loek Hermans
Voorzitter Nederlands Uitgeversverbond

3. Inhoud
Voorwoord
Inhoudsopgave
Voorwoord. . . . . .brochure?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Waarom deze . . . . . . . . . . .
Inhoudsopgave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inleiding.3
Stappen bij het inhuren van freelancers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.
Welke.soorten.regels.zijn.er?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
.Waarover.zijn.er.regels? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Stap1:.Stel.vast.of.de.freelancer.in.werkelijkheid.geen.arbeidsovereenkomst.heeft. .15
. Stap.2:.Stel.vast.of.er.geen.sprake.is.van.een.zogenaamd.fictief.dienstverband. . . . . . . . . . 9
.Advertorial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 . 16
Stap.3:.Maak.afspraken.over.(her)gebruik.van.content. . .
.Alcohol. 18
Stap.4:.Besluit.hoe.u.met.aansprakelijkheid.omgaat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Brievenbusreclame,.huissampling.en.
direct.response.advertising .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .20
Veelgestelde vragen . . . . . .het .convenant .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 . 20
Direct.marketing. . . . . . . over . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.. Voor.wie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 . 21
•.Privacy. . . . . . .
. De.7200.euro.grens.voor.auteurs.en.redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 . 25
•.Telemarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.. Over.de.formulieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 . 28
•.Email. . . . . . . . . . . . . . . .
.Financiële.producten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 . 30
Beoordelen.van.de.formulieren. . . .
. .
Geneesmiddelen.en.Gezondheidsproducten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
.Kansspelen.en.prijsvragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 . 31
Identificatieplicht . . . . . . . .
.Milieu. 44
Rechten.en.plichten.bij.inhoudingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
.Minderjarigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 . 35
Freelancer.en.(ex-).werknemer. . . .
.Personenauto’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 . 37
Controle.op.naleving.van.het.convenant. . . . . . . .
Privacy.(zie.Direct.Marketing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Reizen. 50
Bijlagen
Sms.dienstverlening. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52
Streetmarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54
Checklist. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Tabak. 56
Stroomschema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Telefonische.informatiediensten.(0900-nummers). . . . . . .58
Televisiereclame.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
Verspreiding.ongeadresseerd.reclamedrukwerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Voorbeelden uit de uitgeverij. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Voedingsmiddelen.en.Zoetwaren. . . . . . . . .64
Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Overig. 68
Acquisitiefraude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
ROTA.. 69
Modelbrieven. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
De.Nederlandse.Reclame.Code.(algemeen.deel). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
Voor- en nadelen . van .opting-in .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Handige.links. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

4. 2 Waarom deze brochure?
3 Waarom deze brochure?
Waarom deze brochure? Vaak.wordt.aangenomen.dat.freelancers.niet.drukken.op.de.personeelsbegroting,.dat.zij.
geen.ontslagbescherming.genieten.en.dat.secundaire.arbeidsvoorwaarden.(zoals.bijvoorbeeld.
vakantiegeld).niet.op.hen.van.toepassing.zijn ..Maar.dit.hangt.er.nog.maar.vanaf .
Vermoedelijk werken er nergens zoveel freelancers of -moderner- zelfstandigen zonder personeel
(zzp’ers) als in de uitgeverssector. Denk bijvoorbeeld aan auteurs, fotografen of eindredacteuren die De.term.‘freelancer’.bestaat.wettelijk.namelijk.niet ..Wat.de.rechtspositie.van.een.freelancer.
werkzaam zijn voor een redactie. Zij sturen een factuur of ontvangen royalty’s voor hun werkzaam- is,.hangt.volledig.af.van.de.feitelijke.omstandigheden.waaronder.hij/zij.werkt.en.de.wet.biedt.
heden. Ook personen die op naam van een bv factureren zijn freelancers, waarvan de juridische status u.weinig.houvast ..
nog moet worden bepaald. Redacties die tijdelijk extra handen nodig hebben of een bepaald
specialisme niet in huis hebben, werken graag met dit soort flexibele krachten. Dat gaat vaak lang Zo.komt.het.voor.dat.iemand.die.zich.freelancer.noemt.in.werkelijkheid.een.arbeidsovereen-
goed, maar het werken met freelancers kent een aantal risico’s dat zich soms pas veel later openbaart. komst.blijkt.te.hebben ..Hij/zij.kan.dan.aanspraak.maken.op.allerlei.werknemersrechten,.
waaronder.ontslagbescherming.en.loondoorbetaling.bij.ziekte ..Maar.ook.al.heeft.de.
freelancer.in.werkelijkheid.geen.arbeidsovereenkomst,.dan.nog.kunnen.er.sociale.lasten.
verschuldigd.zijn.door.de.opdrachtgever ..Dit.kan.gebeuren.als.de.freelancer.in.vergaande.
mate.financieel.afhankelijk.is.van.één.opdrachtgever ..De.Belastingdienst.staat.dan.al.klaar.om.
achterstallige.premies,.belasting.en.een.boete.te.innen ..En.dat.over.de.afgelopen.vijf.jaar!.
Een.ander.boeiend.onderwerp.is.het.auteursrecht ..Wilt.u.materiaal.van.een.freelancer.
(bijvoorbeeld.een.foto.of.artikel).later.nog.eens.gebruiken,.dan.zult.u.daarvoor.toestemming.
moeten.hebben.van.die.freelancer ...Tot.slot.kunt.u.te.maken.krijgen.met.aansprakelijkheid.als.
de.freelancer.iets.overkomt,.of.een.ander.iets.laat.overkomen,.hetgeen.tot.kostbare.
gevolgen.kan.leiden ...
.
Kortom,.bij.het.werken.met.freelancers.bent.u.aan.spelregels.gebonden ..In.deze.brochure.krijgt.
u.stapsgewijs.een.uitleg.van.deze.spelregels,.zodat.u.zorgeloos.kunt.werken.met.freelancers .
Heeft u concrete vragen over het onderwerp freelancers die u hierin niet beantwoord ziet, dan kunt
u contact opnemen met de vaksecretariaten Economische & Juridische Zaken en Sociale Zaken van
het Nederlands Uitgeversverbond via telefoonnummer 020 – 430 91 50.

5. 14:
4 Stappen bij weten over van freelancers
Wat moet ikhet inhuren Veilig werken met freelancers?
5 Stappen bij het inhuren van freelancers
Stappen bij het
inhuren van freelancers
Hieronder volgt een overzicht van de stappen die u zult moeten doorlopen bij het inhuren van
freelancers, waarbij u concrete adviezen krijgt hoe u dit het best kunt aanpakken. Achterin deze
brochure vindt u al deze uitgewerkte stappen terug in een totaalchecklist.
1 Stel vast of de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst heeft
2 Stel vast of er geen sprake is van een ‘fictief dienstverband’
3 Maak afspraken over (her)gebruik van content
4 Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat
Stap 1: Stel vast of de freelancer in werkelijkheid
geen arbeidsovereenkomst heeft
Een.werknemer.met.een.arbeidsovereenkomst.kan.aanspraak.maken.op.werknemersrechten,.
zoals.doorbetaling.tijdens.ziekte.en.vakantie ..Ook.neemt.een.werknemer.deel.aan.een.
pensioenfonds,.heeft.hij.ontslagbescherming,.krijgt.hij.vakantiegeld.en.valt.hij.meestal.onder.
de.werkingssfeer.van.een.cao .
De.meeste.freelancers.kiezen.bewust.voor.een.bestaan.zonder.al.die.werknemersrechten ..
Het.is.vaak.de.vrijheid.die.het.bestaan.als.freelancer.aantrekkelijk.maakt ..Daarnaast.verdient.
een.freelancer.per.uur.meestal.meer.dan.een.werknemer ..En.voor.dat.voordeel.wordt.graag.
wat.werknemersbescherming.ingeleverd ..Maar.de.omstandigheden.kunnen.veranderen… . .
Als.u.al.jarenlang.prima.samenwerkt.met.een.freelancer.lijkt.de.kans.dat.hij.een.arbeidsover-
eenkomst.zal.claimen.waarschijnlijk.klein ..Maar.denkt.u.daar.nog.zo.over.als.u.de.freelancer.
na.jaren.vertelt.dat.u.geen.werk.meer.voor.hem.heeft,.of.als.u.in.conflict.komt.met.uw.
freelancer?.En.wat.zou.er.gebeuren.als.uw.freelancer.langdurig.ziek.wordt.en.zelf.geen..
goede.arbeidsongeschiktheidsverzekering.heeft.afgesloten,.maar.wel.een.gezin.en..
hypotheek.heeft?.
In.deze.gevallen.gaat.het.inkomen.van.de.freelancer.er.sterk.op.achteruit,.maar.zijn.vaste.lasten.
gaan.gewoon.door ..Uw.freelancer.kan.zich.dan.-begrijpelijkerwijs-.zo.in.het.nauw.gedreven.voelen.
dat.hij.een.beroep.doet.op.ontslagbescherming,.of.op.doorbetaling.van.zijn.honorarium.

6. 6 Stappen bij het inhuren van freelancers
7 Stappen bij het inhuren van freelancers
gedurende.ziekte ..Zelfs.als.hij.dit.zelf.helemaal.niet.wil.kan.een.uitkeringsinstantie.hem.daartoe. Wanneer is er sprake van een arbeidsovereenkomst?
dwingen ..Ook.heeft.hij.dan.met.terugwerkende.kracht.over.een.periode.van.vijf.jaar.recht.op. De.arbeidsovereenkomst.is.wettelijk.geregeld.in.boek.7.van.het.Burgerlijk.Wetboek ..Deze.
onder.andere.vakantiegeld,.vakantiedagen,.opname.in.de.pensioenregeling,.et.cetera . vorm.van.samenwerking.voldoet.aan.drie.criteria:
Ook.instanties.als.de.Belastingdienst.en.het.UWV.kunnen.tijdens.looncontroles.of.naar. • Persoonlijke arbeid
aanleiding.van.een.claim.door.de.freelancer.vaststellen.dat.de.‘freelancer’.in.werkelijkheid. • Betaling
een.werknemer.is ..Gevolg.is.dat.er.dan.sociale.lasten.afgedragen.moeten.worden ..Gebeurt. • Gezagsrelatie
dit.niet,.dan.wordt.de.freelancer.eigenlijk.beschouwd.als.een.soort.zwartwerker,.ook.al.staat.
er.met.grote.letters.‘freelance.contract’..boven.zijn.opdrachtbevestiging ..Ook.hier.geldt.weer. De.gezagsrelatie.is.hiervan.het.belangrijkste.kenmerk ..Of.een.freelancer.als.zelfstandige.
dat.de.feiten.doorslaggevend.zijn . werkzaam.is,.op.naam.van.een.bv.factureert,.royaltyinkomsten.verdient,.of.een.ander.
hoofdberoep.heeft,.doet.bij.deze.beoordeling.nog.niet.echt.ter.zake ..Dus.zelfs.een.zelfstandig.
Blijkt.tijdens.een.controle.dat.de.beoordeling.niet.correct.is.gebeurd,.dan.kunt.u.worden. ondernemer.die.werkt.vanuit.een.bv.kan.door.het.feitelijk.bestaan.van.een.gezagsrelatie.in.
geconfronteerd.met.een.naheffing.(eventueel.vermeerderd.met.een.boete).van.de. werkelijkheid.een.arbeidsovereenkomst.hebben ..De genoemde uitzonderingsgevallen worden
Belastingdienst ..De Belastingdienst kan daarbij tot vijf jaar teruggaan, zodat het bedrag flink pas relevant als het duidelijk is geworden dat de gezagsrelatie werkelijk ontbreekt. De.eerste.
kan oplopen..Een.contractuele.afspraak.die.de.freelancer.aansprakelijk.stelt.voor.zo’n. twee.criteria.zijn.niet.zo.moeilijk.vast.te.stellen ..
naheffing.is.niet.toegestaan.en.heeft.ook.geen.rechtskracht;.betaling.kunt.u.op.geen.enkele.
manier.afdwingen ..Kortom,.u.bent.als.opdrachtgever.volledig.financieel.aansprakelijk.voor. Het.is.steeds.weer.de.gezagsrelatie.die.vragen.oproept ..Met.gezagsrelatie.wordt.bedoeld.de.
een.goede.beoordeling ..Er.zijn.zelfs.ondernemingen.failliet.gegaan.aan.dit.soort.naheffingen,. doorlopende,.algemene.aanwijzingsbevoegdheid.aan.de.medewerker ..Het.verschil.met.de.
dus.onderschat.dit.risico.niet! aanwijzingsbevoegdheid.binnen.de.overeenkomst.van.opdracht,.op.basis.waarvan.de.meeste.
auteurs.en.redactiemedewerkers.werkzaam.zijn,.is.dat.die.beperkt.is.tot.aanwijzingen.over.
Een.‘echte’.freelancer.is.werkzaam.op.basis.van.een.overeenkomst.van.opdracht. de.overeengekomen.opdracht,.die.in.de.regel.alleen.vooraf.kunnen.worden.gegeven .
(artikel.400,.boek.7.van.het.Burgerlijk.Wetboek) ..Wettelijk.bestaat.deze.overeenkomst.uit.
de.volgende.elementen: Hier.volgt.een.lijst.met.aanwijzingen.van.het.bestaan.van.een.gezagsrelatie ..Deze.lijst.is.
samengesteld.op.basis.van.de.rechtspraak:
de de 6
• Er wordt een opdracht verstrekt Zie ges te l 5 en
• Er wordt werk (de opdracht) verricht ve e l n 1, 4, en 22 • Opdrachtgever bepaalt de werktijden
e 1
vrag agina 2
p p
• Het werk wordt verricht buiten dienstbetrekking • Freelancer krijgt doorbetaald wanneer hij niet werkt, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie
o
• Er wordt een vergoeding betaald als tegenprestatie • Freelancer is verplicht zich te houden aan een werkrooster
• Freelancer is verplicht aanwijzingen van de opdrachtgever te volgen
Uit.het.derde.punt.blijkt.dat.een.overeenkomst.van.opdracht.per.definitie.geen.arbeidsover- • Opdrachtgever is bevoegd instructies te geven over de inhoud van het werk
eenkomst.is ..Het onderscheidende kenmerk van de arbeidsovereenkomst, de gezagsrelatie, • Freelancer is verplicht een bepaald (minimum) aantal uren te werken
ontbreekt in een overeenkomst van opdracht.. • Freelancer verricht de werkzaamheden op een (door de opdrachtgever bepaalde) vaste
werkplek (bijvoorbeeld in het kantoor van de opdrachtgever)
Hoe.u.het.contract.met.uw.freelancer.noemt.is.overigens.niet.zo.belangrijk;.de.feitelijke.omstandig- • Freelancer is opgenomen in de interne telefoonlijst/interne maillijst van opdrachtgever
heden.zijn.uiteindelijk.bepalend.(cola.blijft.cola,.ook.al.schenkt.u.het.in.een.wijnglas.en.noemt.u. • Freelancer moet toestemming vragen voor vakantie- en snipperdagen
het.wijn) ..Wilt.u.niet.geconfronteerd.worden.met.een.freelancer.die.claimt.in.dienst.te.zijn,.dan. • Freelancer wordt in het colofon genoemd als vaste medewerker
zult.u.moeten.voorkómen.dat.de.arbeidsrelatie.te.veel.gaat.lijken.op.een.arbeidsovereenkomst . • Honorarium van freelancer wordt gebaseerd op cao-schalen

7. 8 Stappen bij het inhuren van freelancers
9 Stappen bij het inhuren van freelancers
• Binnen het bedrijf worden gelijksoortige werkzaamheden over het algemeen op basis van Stap 2: Stel vast of er geen sprake is van een
een arbeidsovereenkomst verricht
fictief dienstverband
• Freelancer draagt niet de eindverantwoordelijkheid voor het werk en heeft niet het laatste woord
• Freelancer wordt beperkt in de mogelijkheid elders werkzaamheden te verrichten
Hiervoor.heeft.u.kunnen.lezen.dat.freelancers.die.in.werkelijkheid.een.arbeidsovereenkomst.
• Freelancer woont redactievergaderingen en werkoverleg bij, is betrokken bij de
blijken.te.hebben.als.een.soort.zwartwerkers.worden.beschouwd ..De.Belastingdienst.kan.in.
bestuurlijke organisatie en heeft inspraak in medezeggenschapsorganen
dat.geval.naheffingen.en.boetes.opleggen.over.de.afgelopen.vijf.jaar ..Dit.geldt.echter.niet.
• De overeenkomst zoekt aansluiting bij wettelijke arbeidsrechtelijke bepalingen
alleen.voor.freelancers.die.een.echte.arbeidsovereenkomst.hebben ..Er.bestaat.een.categorie.
• Ook de Belastingdienst en/of het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
medewerkers,.die.zich.bevindt.tussen.de.werknemers.en.loondienst.enerzijds.en.echte.
(UWV) vinden de arbeidsrelatie een arbeidsovereenkomst
zelfstandig.ondernemers.anderzijds,.waarvoor.de.opdrachtgever.dezelfde.fiscale.verplichtingen.
• Freelancer loopt geen ondernemersrisico
heeft:.freelancers.met.een.fictief.dienstverband ....
• Beide partijen hebben klaarblijkelijk de intentie dat freelancer regelmatige bijdragen
voor langere tijd (bijvoorbeeld tot aan de pensioengerechtigde leeftijd) zal leveren
Voor.freelancers.die.zo’n.‘fictief.dienstverband’.hebben.bent.u.als.opdrachtgever.wettelijk.
• Freelancer ontvangt een periodieke betaling van het honorarium, in plaats van een
verplicht.loonheffing.op.het.honorarium.in.te.houden.en.af.te.dragen ..Ook.hier.geldt.dat.het.
prijsafspraak per opdracht
niet.voldoen.aan.deze.verplichting.maakt.dat.de.freelancer.als.een.soort.zwartwerker.wordt.
• Freelancer ontvangt een vaste onkostenvergoeding
gezien,.met.alle.financiële.consequenties.van.dien ..
Het.is.niet.zo.dat.als.één.van.deze.omstandigheden.voorkomt.dit.automatisch.leidt.tot.de. oo k
Le es Het grote verschil tussen de fictieve arbeidsovereenkomst en de werkelijke arbeidsovereen-
35 op komst is dat een freelancer die werkzaam is op basis van een fictief dienstverband geen
vraag
conclusie.dat.er.sprake.is.van.een.arbeidsovereenkomst ..Het.hangt.steeds.weer.van.alle.
32
omstandigheden.van.het.geval.af ..Deze.omstandigheden.zult.u.ook.in.onderlinge.samenhang. pagina aanspraak kan maken op andere werknemersrechten,.buiten.de.werknemersverzekeringen ..
moeten.afwegen ..Daarbij.steunt.de.wet.de.freelancer.overigens.wel,.doordat.er.twee.rechtsver-
Denk.bijvoorbeeld.aan.doorbetaling.van.loon.bij.ziekte,.cao-verhogingen,.vakantiegeld.etc ..
moedens.in.het.arbeidsrecht.voorkomen ..Het.begrip.‘rechtsvermoeden’.houdt.kort.samengevat.
Hierop.heeft.een.werknemer.in.loondienst.wel.recht,.maar.de.fictieve.werknemer.niet ...
in:.het.is.zo,.tenzij.de.wederpartij.(werkgever).het.tegendeel.weet.te.bewijzen ..Natuurlijk.
Het.fictieve.dienstverband.biedt.de.freelancer.wel.de.bescherming.van.de.werknemers-
verdient.schriftelijk.bewijs.vooraf,.bijvoorbeeld.in.de.vorm.van.een.schriftelijk.auteurscontract,.
verzekeringen,.zoals.de.WW.en.de.WIA ..
de.sterke.voorkeur ..Deze.rechtsvermoedens.maken.het.bewijzen.van.een.arbeidsovereen-
komst.en.de.omvang.daarvan.voor.de.freelancer.zeer.eenvoudig ..Zij.luiden.als.volgt:
Criteria.voor.een.fictief.dienstverband.zijn:
610 a. Hij die ten behoeve van een ander tegen beloning door die ander gedurende drie
• De opdracht duurt ten minste 30 dagen én
opeenvolgende maanden, wekelijks dan wel gedurende ten minste twintig uren per maand
• De freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week ongeacht het aantal uren én
arbeid verricht, wordt vermoed deze arbeid te verrichten krachtens arbeidsovereenkomst.
• Het honorarium is doorgaans ten minste 40 procent van het wettelijk minimumloon
(per 1 juli 2008: 40 procent van 1356,60 euro = 542,64 euro per maand)
610 b. Indien een arbeidsovereenkomst ten minste drie maanden heeft geduurd, wordt de
bedongen arbeid in enige maand vermoed een omvang te hebben gelijk aan de gemiddelde
De.achterliggende.gedachte.van.het.fictief.dienstverband.is,.dat.de.freelancer.in.financiële.zin.
omvang van de arbeid per maand in de drie voorafgaande maanden.
dermate.afhankelijk.is.van.een.bepaalde.opdrachtgever,.dat.hij.bij.het.wegvallen.van.die.opdrachtge-
ver.onevenredig.veel.risico.loopt.en.daarom.een.beroep.zou.moeten.kunnen.doen.op.een.uitkering ..
Kortom,.de.‘freelancer’.hoeft.dus.alleen.maar.aan.te.tonen.dat.hij.voldoet.aan.deze.criteria.en.de.
opdrachtgever.zal.moeten.komen.met.tegenbewijs ..Meestal.komt.het.er.dan.op.neer.aan.te.
Voldoet.uw.freelancer.aan.deze.criteria,.dan.bent.u.in.beginsel.verplicht.inhoudingen.te.
tonen.dat.er.geen.gezagsrelatie.bestond ..Daarom.is.van.belang.om.van.tevoren.glashelder.te.
doen.op.het.honorarium ..Voor.de.uitgeverssector.bestaan.op.deze.verplichting.diverse.
hebben.hoe.de.verhoudingen.liggen.en.dat.gezag.daarvan.geen.deel.uitmaakt .

8. 10 Stappen bij het inhuren van freelancers
11 Stappen bij het inhuren van freelancers
uitzonderingen ..Het overgrote deel van de freelance auteurs/redactiemedewerkers valt onder vastleggen.dat.u.niet.-of.alleen.met.inhoudingen-.betaalt.zolang.de.gewenste.bewijsstukken.niet.
één van die uitzonderingen, waardoor de uitzonderingen feitelijk de regel vormen...Valt.uw. zijn.ontvangen.van.de.freelancer ..Dit.is.de.enige.manier.waarop.u.zich.kunt.indekken.tegen.
freelancer.onder.één.van.deze.uitzonderingscategorieën,.dan.hoeft.u.niets.in.te.houden . . . . . .. naheffingen.en.boetes ..In.veel.gevallen.is.het.leveren.van.bewijs.zeer.eenvoudig.omdat.u.het.
mits.u.dit.kunt.bewijzen ..Over.de.uitzonderingen.en.het.bewijs.daarvan.leest.u.hieronder . bewijs.zelf.al.in.huis.heeft ..U.bent.dan.niet.afhankelijk.van.de.medewerking.van.uw.freelancers ..
Uitzonderingen op inhoudingsplicht Tijdens.de.onderhandelingen.met.de.Belastingdienst.over.het.convenant.heeft.het.NUV.
In.de.uitgeverssector.geldt.per.1.januari.2008.een.convenant.tussen.het.NUV,.de. overigens.steeds.de.wens.benadrukt.om.zoveel.mogelijk.gebruik.te.mogen.maken.van.bewijs.
Belastingdienst.en.het.UWV.voor.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.(waarvan.dan.al. dat.binnen.de.uitgeverij.toch.al.aanwezig.is ..Dit.kan.de.administratieve.last.(versturen.of.
is.vastgesteld.dat.zij.niet.in.werkelijkheid.in.loondienst.zijn!) ..Zie.voor.de.tekst.van.het. opvragen.van.formulieren,.in.de.gaten.houden.of.ze.retour.komen,.freelancers.te.woord.staan,.
convenant.pagina.53.e .v . discussiëren.met.freelancers.of.hun.boekhouders,.herinneringsbrieven.sturen.etc .).immers.
de
oo k
beperken ..De.Belastingdienst.heeft.deze.wens.ingewilligd:.bewijzen.die.al.binnen.de.uitgeverij.
e
L e es s te ld In.dit.convenant.zijn.de.uitzonderingen.op.het.fictief.dienstverband.verduidelijkt.en.
lg e
aanwezig.zijn,.zijn.inderdaad.vaak.al.voldoende ..
ve e n 2
e geconcretiseerd ..Het.convenant.geldt.uitsluitend.voor.freelance.auteurs.en.redactiemede-
vrag op
3 Uitzondering 1 Auteur met royaltyinkomsten: royaltycontract als bewijs
en a 21
werkers*,.die.worden.gedefinieerd.als.‘een.persoon,.die.met.arbeid.van.creatieve.aard.
p agin meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/of.
inhoud.van.een.werk.dat.door.de.uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals.bijvoorbeeld. Bewijs.leveren.van.de.eerste.uitzonderingscategorie.is.zeer.eenvoudig ..Kunt.u.een.royaltycon-
columnist,.cartoonist,.eindredacteur,.illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler’ . tract.laten.zien.bij.een.looncontrole.en.vormen.royalty’s.het.grootste.bestanddeel.van.uw.
betalingen.aan.hem,.dan.is.die.auteur.uitgezonderd ..
De uitzonderingsgevallen die de regel vormen
Dit.is.ook.logisch ..Allereerst vormen royaltybetalingen feitelijk geen beloning voor de arbeid, maar
1 Auteur/redactiemedewerker werkt hoofdzakelijk op royaltybasis of gaat het om betalingen die de freelancer ontvangt als beloning voor het exploiteren van zijn
2 Honorarium van auteur/redactiemedewerker bij deze opdrachtgever blijft vermoedelijk of auteursrechtelijk beschermd werk..Met.andere.woorden:.het.betreft.een.betaling.voor.het.gebruik.
werkelijk onder de 7200 euro per jaar (of onder het naar rato bedrag) of van.zijn.intellectuele.eigendomsrechten ..Dit.is.een.geheel.andere.grondslag.dan.loon.uit.arbeid ..Is.er.
3 Freelancer is werkzaam als ‘erkend’ zelfstandig ondernemer (VAR-WUO of VAR-DGA) of geen.sprake.van.loon,.dan.kan.er.ook.geen.sprake.zijn.van.verplichte.inhoudingen.van.loonheffing .
4 Auteur/redactiemedewerker heeft een ander hoofdberoep.
Daarnaast.wordt.een.auteur.die.voornamelijk.op.royaltybasis.werkzaam.is.beschouwd.als.zelfstandig.
*Freelancers, niet zijnde auteurs en redactiemedewerkers, vallen niet onder het convenant en moeten ondernemer ..Zelfstandigen.zijn.wettelijk.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Royaltyauteurs.worden.
volgens de algemene wettelijke regels worden beoordeeld. als.zelfstandigen.beschouwd.omdat.zij.ondernemersrisico.lopen ..Betalingen.aan.een.royaltyauteur.
zijn.tenslotte.gebaseerd.op.navenante.verkoop.van.zijn.auteursrechtelijk.beschermd.werk ..Het.
Opdrachtgever moet bewijzen! wettelijk.minimumloon.is.op.royaltyauteurs.niet.van.toepassing ..NB:.Om.ook.voor.fiscale.
Het.overgrote.deel.van.de.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.in.de.uitgeverssector.valt. faciliteiten.in.aanmerking.te.komen.moet.de.royaltyauteur.wel.voldoen.aan.aanvullende.eisen .
wel.onder.één.van.deze.vrijstellingen,.zo.is.gebleken.uit.onderzoek.van.het.NUV.eind.2007/
begin.2008 ..Toch.blijft.u.als.opdrachtgever.wettelijk.verplicht.te.beoordelen.of.u.premies.en. Het.verschil.in.status.tussen.een.freelancer.en.een.werknemer.blijkt.ook.uit.de.Auteurswet ..
belasting.moet.inhouden.en,.als.u.besluit.dat.dit.niet.nodig.is,.bewijs.te.leveren.van.de.reden .. Van.auteursrechtelijk.beschermde.werken.gemaakt.in.het.kader.van.een.dienstverband.is.de.
U.moet.dus.alert.blijven.op.riskante.gevallen ... werkgever.de.maker,.terwijl.een.freelancer.altijd.het.auteursrecht.behoudt,.voor.zover.niet.in.
Kunt.u.dit.bewijs.niet.leveren,.dan.krijgt.u.als.opdrachtgever.de.volledige.naheffing.en.boete.opge- licentie.gegeven.of.overgedragen.aan.zijn.opdrachtgever ..De.uitgever.als.opdrachtgever.dient.
legd ..Verhaal.van.naheffingen.en.boetes.in.verband.met.niet.ingehouden.premies.werknemers- die.rechten.voor.ieder.werk.van.de.freelancer.te.verwerven,.terwijl.de.freelancer.altijd.zijn.
verzekeringen.op.de.freelancer.is.wettelijk.niet.mogelijk ..Wel.kunt.u.vooraf.contractueel. morele.rechten.behoudt.(niet.overdraagbaar) .

9. 12 Stappen bij het inhuren van freelancers
13 Stappen bij het inhuren van freelancers
Uitzondering 2 Auteur/redactiemedewerker met honorarium onder de 7200 euro Let op: Alleen bij een VAR Winst Uit Onderneming (VAR-WUO), of Inkomsten voor rekening en
(naar rato): boekhouding als bewijs risico van een vennootschap (VAR-DGA) voor dezelfde werkzaamheden die u laat uitvoeren, mag u
na
Kijk op pagi ervan uitgaan dat er sprake is van zelfstandig ondernemerschap.
14 t/m 19
Via.uw.boekhouding.kunt.u.precies.laten.zien.hoeveel.uw.auteur/redactiemedewerker.in.een.
voor de
e
ve e lges te ld bepaald.jaar.heeft.ontvangen.aan.honoraria ..Kunt.u.aannemelijk.maken.dat.u.erop.mocht. U.hoeft.dan.geen.premies.werknemersverzekeringen.en.belasting.in.te.houden.en.de.
vrag en vertrouwen.dat.het.honorarium.onder.de.7200.euro.per.jaar.zou.blijven.(bijvoorbeeld. opdrachtnemer.kan.dan.geen.recht.doen.gelden.op.een.ZW-,.WIA-.of.WW-uitkering.en.er.is.
ove r di t vanwege.het.honorarium.van.vorig.jaar.en/of.inkomsten.van.freelancers.met.vergelijkbare. geen.sprake.van.verzekeringsplicht.voor.de.werknemersverzekeringen ..Dit.is.echter.anders.
onde rwe rp werkzaamheden),.dan.is.dat.voldoende ..Begint.een.auteur/redactiemedewerker.gedurende. wanneer.de.Belastingdienst.achteraf.kan.bewijzen.dat.er.feitelijk.toch.sprake.was.van.een.
een.lopend.jaar,.dan.geldt.niet.het.volledige.bedrag.van.7200.euro,.maar.wordt.dit.naar.rato. arbeidsovereenkomst ..Dit.wordt.niet.volledig.uitgesloten.door.de.VAR ..Kan.de.Belastingdienst.
aangepast.aan.de.nog.resterende.duur.van.het.kalenderjaar ..Voor.het.daaropvolgende.jaar. op.basis.van.feiten.en.omstandigheden.achteraf.bewijzen.dat.er.sprake.is.van.een.civielrechte-
geldt.dan.wel.de.grens.van.7200.euro .. lijke.dienstbetrekking,.dan.zijn.er.twee.mogelijkheden:
Uitzondering 3 Zelfstandig ondernemer: geldige VAR-WUO of VAR-DGA als bewijs • Opdrachtgever is te kwader trouw: naheffing komt terecht bij de opdrachtgever
• Opdrachtgever is te goeder trouw: naheffing komt terecht bij de freelancer
De.letters.VAR.staan.voor.Verklaring.Arbeidsrelatie ..Deze.verklaring.schept.vooraf.duidelijk- Le es ook
heid.over.de.zelfstandigheid.van.de.opdrachtnemer.(freelancer) ..De.VAR.wordt.op.verzoek. vraag 21 op De.bewijslast.voor.de.eventuele.kwade.trouw.van.de.opdrachtgever.ligt.bij.de.Belastingdienst ...
van.de.freelancer.afgegeven.door.de.Belastingdienst,.aan.de.hand.van.het.standaardformulier. pagina 28 Meestal.verlegt.de.VAR-WUO.of.VAR-DGA.het.risico.van.de.opdrachtgever.naar.de.freelancer .
‘Aanvraag.verklaring.arbeidsrelatie’,.dat.de.freelancer.kan.downloaden.via.de.site.van.de. De.VAR.is.in.beginsel.maximaal.één.jaar.geldig,.waardoor.deze.elk.jaar.opnieuw.door.u.moet.
Belastingdienst,.www.belastingdienst.nl..Aanvragen.kan.digitaal.en.schriftelijk.en.alle. worden.opgevraagd.(bij.verwachte.overschrijding.van.de.7200.euro-grens) ..Staatssecretaris.De.
aanvragen.worden.centraal.behandeld.door.de.Belastingdienst.in.Winterswijk ..Volgens.eigen. Jager.is.voornemens.dit.te.veranderen.en.wil.een.stilzwijgende.verlenging.mogelijk.maken ..
richtlijnen.van.de.Belastingdienst.verstrekt.zij.de.VAR.binnen.acht.weken.na.indiening.van. Houd.voor.de.actuele.stand.van.zaken.www.nuv.nl.in.de.gaten .
het.verzoek ..Aan.de.VAR.is.zowel.de.Belastingdienst.als.het.UWV.gebonden ..De.VAR.is.een.
beschikking:.bezwaar.en.beroep.is.mogelijk . In.geval.van.wijziging.van.omstandigheden.of.een.onjuiste.aanvraag.kan.de.Belastingdienst.de.VAR.
Tip: Le es de . herzien.of.intrekken ..Een.dergelijke.herziening.of.intrekking.heeft.geen.gevolgen.voor.de.status.van.
e
ve e lges te ld Dat een freelancer een VAR heeft zegt nog niets: het gaat erom wat erop staat over zijn betrokkene.voor.de.werknemersverzekeringen ..Dit.is.zo.geregeld,.omdat.de.opdrachtgever.moet.
vragen 23, kunnen.vertrouwen.op.de.VAR,.ook.als.deze.achteraf.op.onjuiste.gronden.blijkt.te.zijn.verkregen .
24 en 31 werkzaamheden en zijn inkomsten!
Op.de.VAR.geeft.de.Belastingdienst.aan.wat.de.aard.van.de.inkomsten.is.die.de.freelancer. VAR-ROW?
gaat.verdienen.met het werk waarvoor de verklaring is aangevraagd. Als.op.VAR.staat.dat.de.freelancer.’resultaat.uit.overige.werkzaamheden’.(ROW).geniet,.zegt.
Afhankelijk.van.de.omstandigheden.kan.de.Belastingdienst.de.inkomsten.aanmerken.als: dat.over.de.werknemersverzekeringen.en.loonheffing.nog.helemaal.niets ..Heeft u alleen een
VAR-ROW van uw freelancer, dan zult u nader onderzoek moeten verrichten..Hiermee.is.nog.
• Loon uit (fictieve) dienstbetrekking (loon) niet.zeker.dat.u.dan.premies.en.belasting.moet.afdragen .
• Resultaat uit overige werkzaamheden (ROW)
• Winst uit onderneming (WUO) Allereerst.moet.de.freelancer.om.in.aanmerking.te.komen.voor.inhoudingen.ook.voldoen.
• Inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap (DGA) aan.de.andere.criteria.voor.een.fictief.dienstverband:
te lde
Zie ook de ve elges
vragen 20 en 29
• Opdracht duurt tenminste 30 dagen én
• Freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week

10. 14 Stappen bij het inhuren van freelancers
15 Stappen bij het inhuren van freelancers
Voldoet.de.freelancer.ook.hier.aan,.dan.nóg.heeft.u.geen.zekerheid.over.de.inhoudingen .. • Leg een einddatum vast, zodat de relatie ten minste op dat tijdstip eindigt
Immers,.weliswaar.is.er.dan.geen.sprake.van.zelfstandig.ondernemerschap,.maar.er.kan.nog. • Leg vast dat de beloning voor de werkzaamheden bruto is en kan worden aangepast
wel.sprake.zijn.van.andere.uitzonderingscategorieën:.auteurs.met.royaltyinkomsten.of.auteurs/ • Leg eventuele afspraken over onkostenvergoedingen vast
redactiemedewerkers.met.een.ander.hoofdberoep ..Dit.kunt.u.bijvoorbeeld.vaststellen.aan.de. • Leg planning en aanleverschema vast
hand.van.een.eigen.verklaring . • Vermijd omstandigheden die duiden op een gezagsrelatie (en daarmee op een
arbeidsovereenkomst). Gebruik hierbij de lijst in deze brochure op pagina 7
Uitzondering 4 Ander hoofdberoep: Eigen Verklaring als bewijs • Zoek uit of de freelancer al werkzaam is voor de uitgeverij en zo ja, bepaal welke inkomens-
de grens er geldt: 7200 euro of een ‘lopend’ naar rato bedrag. Vergelijk de dit jaar te
oo k e
L e es s te ld Auteurs/redactiemedewerkers.die.een.ander.hoofdberoep.hebben,.waar.zij.meer.dan.50. verwachten inkomsten hiermee
ve e lg e procent.van.hun.tijd.aan.besteden.en.meer.dan.50.procent.van.hun.inkomsten.mee.verdienen,. • Bij een nieuwe freelancer: Bereken hoeveel maanden het kalenderjaar nog duurt,
en
vrag n 3 0 zijn.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Omdat veel auteurs niet kunnen leven van hun werk als
e deel dit door 12 en vermenigvuldig met 7200 euro. Schat in hoeveel de freelancer dit
22 freelance auteur/redactiemedewerker hebben velen een ander hoofdberoep...In.educatieve.en. jaar nog zal verdienen
wetenschappelijke.uitgeverijen.werken.heel.wat.freelancers.die.in.het.dagelijkse.leven.een. • Overschrijdt de freelancer vermoedelijk de toepasselijke inkomensgrens, vraag dan om
ander.beroep.hebben ..Zij.zijn.vaak.juist.gevraagd.als.auteur.vanwege.dat.andere.hoofdberoep .. een Eigen Verklaring (als u weet dat de freelancer een ander hoofdberoep heeft) of om
Het.is.aan.de.uitgever/opdrachtgever.om.deze.auteurs.te.vragen.om.een.Eigen.Verklaring .. een VAR (als u weet dat de freelancer zelfstandig ondernemer is) of om beide (als u niet
weet wat zijn achtergrond is). Is het minder dan 7200 (naar rato), houd dan bij of de
Dit.formulier.is.meer.dan.25.jaar.geleden.ontwikkeld.als.hulpmiddel,.maar.door.de.invoering. grens alsnog wordt overschreden
van.de.VAR.was.dit.document.verouderd.geraakt ..In.overleg.met.de.Belastingdienst.en.het. • Zorg voor bewijs voor alle freelancers en bewaar dit ten minste zeven jaar:
ministerie.van.Financiën.is.er.nu.een.geactualiseerde.versie.van.dit.formulier.beschikbaar,.die.in.
k
Kijk oo
het.convenant.in.deze.brochure.is.opgenomen .. o auteurs/redactiemedewerkers <7200 euro: eigen financiële administratie
bij de o auteurs met royaltyinkomsten: royaltycontract
s te lde
ve e lge Belangrijke.wijziging.in.de.geactualiseerde.versie.van.de.Eigen.Verklaring.is,.dat.er.nu.aandacht. o zelfstandig ondernemer: VAR-WUO of VAR-DGA (niet: VAR-ROW of VAR-Loon)
vrag en
2 7 is.voor.de.bijzondere.status.van.royaltybetalingen ..Daarnaast.wordt.in.de.Eigen.Verklaring.het. o auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep: Eigen Verklaring
26 en a 29 bedrag.van.7200.euro.vermeld,.waaronder.geen.sprake.is.van.inhoudingsplicht.en.de.Eigen.
op p agin
Verklaring.dus.niet.nodig.is . • Beoordeel nauwkeurig of er sprake is van inhoudingsplicht en handel conform de uitkomst
• Zorg voor een jaarlijkse update van het freelance bestand en de benodigde formulieren.
Doe dit bij voorkeur tegen het einde van elk kalenderjaar
Advies • Vraag om ID-bewijzen aan freelancers met een VAR-WUO of VAR-DGA én aan freelancers
waarvoor u verplicht moet inhouden
• Zorg voor een centrale administratie van alle ingehuurde freelancers binnen dezelfde • Stel persoonlijk de identiteit vast van de freelancers waaraan u een ID-bewijs moet vragen
onderneming (redacties zijn geen afzonderlijke opdrachtgevers in juridische zin, ook niet (het laten opsturen van een kopie van een ID-bewijs is niet voldoende!)
als zijzelf bevoegd zijn freelancers in te zetten) • Zorg jaarlijks voor correcte IB 47-opgave van inkomsten van freelancers
• Leg afspraken met freelancers altijd zoveel mogelijk schriftelijk vast. Benadruk daarbij de • Richt de administratie zo in dat bij het ontbreken van de benodigde bewijzen niet
bedoeling van partijen géén arbeidsovereenkomst aan te gaan wordt uitbetaald, laat betalingen blokkeren als u wacht op bewijsstukken
• Verplicht een freelancer via het contract desgevraagd een Eigen Verklaring (bij ander • Zorg voor controle door uw accountant of controller en vraag om een schriftelijke
hoofdberoep) of een VAR (bij zelfstandig ondernemerschap) te overhandigen, op straffe bevestiging van een correcte toepassing van het convenant
van niet-betalen (zie voorbeeldbepaling voor in het contract op pagina 35)
• Verwijs, indien aanwezig, naar uw eigen inkoopvoorwaarden

11. 16 Stappen bij het inhuren van freelancers
17 Stappen bij het inhuren van freelancers
NB: Vrijwillig loonheffing afdragen: opting-in uitgeefovereenkomsten gehanteerde begrip ‘werk’ werd dan ten onrechte gezien als uitgevoerd
werk en niet als auteursrechtelijk beschermd werk (van wetenschap, letterkunde of kunst). Ook
In dit hoofdstuk ging het steeds over de wettelijke verplichting loonheffing in te houden en af te verwarde men dan de afspraken die betrekking hadden op de exploitatie van een reeds
dragen. Naast die verplichting bestaat er ook een vrijwillige keuzemogelijkheid om onder de regels vervaardigd werk (waarop de licentie of overdracht betrekking heeft) ten onrechte met de
van de loonheffing te vallen. De freelancer hoeft dan zelf geen boekhouding bij te houden. Dit heet totstandkoming van het werk. Een aantal uitgevers en het Nederlands Uitgeversverbond hebben
‘opting-in’. Opting-in geldt alléén voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, dus premiebetaling hun huis- en modelcontracten voorgelegd aan het UWV of de Belastingdienst en steeds was de
voor werknemersverzekeringen is daarbij niet aan de orde en ook van andere werknemersrechten is terechte conclusie dat uit een uitgeefovereenkomst an sich geen gezagsverhouding kan worden
dan geen sprake.Op pagina 56 vindt u meer informatie over deze constructie. geconcludeerd, ook niet in geval van overdracht van het auteursrecht. Mocht u toch over dit
aspect vragen krijgen bij een controle, kunt u altijd contact opnemen met het secretariaat
Economische en Juridische Zaken van het NUV.
Stap 3: Maak afspraken over (her)gebruik van content
Wanneer iemand ‘een werk van creatieve aard’ creëert, zoals een boek, een artikel, een Advies
illustratie of foto, ontstaat op dat werk automatisch auteursrecht. Auteursrecht is het
exclusieve recht van de maker van een werk ‘van wetenschap, letterkunde of kunst’ om zijn • Leg een nauwkeurige omschrijving van de opdracht (op titelniveau) vast
werk te verveelvoudigen (reproduceren) en openbaar te maken (publiceren). Dat betekent dat • Bepaal welke rechten u nodig heeft
de maker zelf bepaalt wat er met zijn creatie, zijn ‘werk’ in auteursrechtelijke zin, mag • Bezoek de pagina Auteursrecht in de praktijk op:
gebeuren, tenzij er met zijn uitgever andere afspraken zijn gemaakt. Dit is anders wanneer de www.nuv.nl/web/ejz/auteursrechtindepraktijk/Pages/default.aspx
maker in loondienst is bij de uitgeverij en zijn werk creëert in het kader van zijn functie, want Daar vindt u tal van adviezen en modellen, op basis waarvan u afspraken kunt maken met
dan geldt zijn werkgever als auteur. Wanneer een uitgeverij afspraken maakt over auteursrech- uw auteurs. Gebruik deze om afspraken rondom hergebruik schriftelijk vast te leggen
ten geeft zij daarmee feitelijk aan dat van een arbeidsovereenkomst geen sprake is (anders zou • U kunt ook tegen kostprijs maatwerkcontracten laten maken of contracten laten checken
zij immers niets behoeven te regelen). door de Stichting Juridische Dienstverlening van het NUV.
• Neem voor meer informatie of voor een persoonlijk advies contact op met het vaksecretariaat
Een afspraak kan zijn dat de maker al zijn rechten overdraagt aan (bijvoorbeeld) de uitgever, die Economische en Juridische Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond, via 020 – 430 91 50
het werk dan exclusief en onbeperkt mag reproduceren en exploiteren. Dit kan zelfs opgaan
wanneer het werk in opdracht is gemaakt. Spreekt u niets af of maakt u onduidelijke afspraken,
dan kunt u in vervelende discussies belanden die door een rechter vaak al snel in het voordeel Stap 4: Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat
van de auteur worden beslist.
Freelancer stelt u aansprakelijk
Door alle nieuwe vormen van hergebruik die in de loop der jaren zijn ontstaan, bijvoorbeeld in Gedurende het werk kan een freelancer van alles overkomen. Hij kan worden bedolven onder
een digitaal nieuwsarchief op de website van een dagblad of tijdschrift, is een eenmalig een archiefkast, uitglijden over gemorste koffie, aangevallen worden door de hond van de
publicatierecht meestal niet voldoende meer. Het is nu belangrijk na te denken over de bekende Nederlander die hij gaat interviewen. Wanneer zo’n gebeurtenis leidt tot inkomens-
benodigde rechten en daarover heldere afspraken te maken met uw auteurs/redactiemedewer- schade bestaat de kans dat de freelancer die schade gecompenseerd wil krijgen….. door u.
kers en deze ook schriftelijk vast te leggen.
Dan is het belangrijk te weten dat voor de freelancer die zijn werkzaamheden uitvoert binnen
Het overdragen of in licentie geven van exploitatierechten op een werk is geen indicatie de muren van de uitgeverij dezelfde regels gelden als voor de veiligheid van werknemers.
van een gezagsverhouding. Dit misverstand is in het verleden wel eens opgedoken. In die Denk daarbij aan stagiaires, uitzendkrachten en ieder ander die aan het werk is. De werkgever
gevallen bleek het dan te gaan over gebrek aan kennis over auteursrecht. Het in veel die zijn zorgplicht niet nakomt, is ook op vergelijkbare wijze aansprakelijk als tegenover
medewerkers met een arbeidsovereenkomst. Het is dan ook zaak om hiermee rekening te

12. 18 Stappen bij het inhuren van freelancers
19 Stappen bij het inhuren van freelancers
houden.en.ook.voor.freelancers.te.zorgen.voor.veilige.en.gezonde.omstandigheden ..Er.is.nog. lezer.via.het.colofon.vooraf.duidelijk.te.maken.dat.hij.een.eigen.verantwoordelijkheid.heeft.
wel.een.opmerkelijk.verschil:.in.tegenstelling.tot.de.ongevallen.met.‘gewone’.werknemers. bij.gebruik.van.de.informatie ..Dit.biedt.weliswaar.geen.garanties.op.het.uitblijven.van.
geldt.er.-nog-.geen.meldingsplicht.voor.(bedrijfs)ongevallen.met.zzp’ers .. aansprakelijkheid,.maar.kan.u.wel.helpen ..De.tekst.kan.bijvoorbeeld.luiden:
Werkt.uw.freelancer.niet.binnen.de.muren.van.de.uitgeverij.(en.dat.is.aan.te.bevelen),.maar. ‘Deze uitgave is bestemd voor…. (doelgroep). Ondanks het feit dat de auteur en redactie met de
thuis.of.elders,.dan.heeft.u.in.beginsel.geen.arboverplichtingen.jegens.hem.of.haar ..Deze. grootst mogelijke zorg te werk zijn gegaan, is het denkbaar dat er fouten of gebreken in de
aansprakelijkheid.geldt.namelijk.alleen.voor.werknemers.en.thuiswerkers.die.onder.uw.gezag. weergegeven informatie zijn getreden. Hiervoor kunnen auteur en uitgever niet aansprakelijk
werken.(en.dus.feitelijk.een.arbeidsovereenkomst.hebben) ..Wie.wél.een.arbeidsovereen- worden gesteld. Bij het toepassen van de informatie dient u af te gaan op uw eigen kennis en
komst.heeft,.kan.u.overigens.niet.alleen.aansprakelijk.stellen.voor.de.schade,.maar.heeft.. inzicht. Bij twijfel over de juistheid van informatie kunt u contact opnemen met .......’
ook.recht.op.loondoorbetaling.bij.ziekte,.gedurende.maximaal.twee.jaar ..Ook.uit.oogpunt.
van.aansprakelijkheidsrisico’s.is.het.dan.ook.beter.alle.schijn.van.gezag.over.freelancers..
te.vermijden . Advies
Derde stelt u aansprakelijk • Zorg.voor.veilige.en.gezonde.arbeidsomstandigheden.binnen.de.muren.van.de.uitgeverij
Natuurlijk.kan.het.ook.voorkomen.dat.een.freelancer.die.in.uw.opdracht.werkt.schade. • Voorkom.alle.schijn.van.een.gezagsrelatie.=.arbeidsovereenkomst
toebrengt.aan.een.ander ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.modefotograaf.die.kleding.leent.voor. • Zorg.voor.goede.afspraken.over.aansprakelijkheid.voor.schade.door.de.freelancer.en.leg.deze..
een.reportage.en.deze.zoekmaakt.of.beschadigt ..De.eigenaar.van.de.kleding.weet.u.dan. . altijd.schriftelijk.vast
ongetwijfeld.te.vinden ..Of.uw.freelance.reisgidsenauteur.levert.letterlijke.vertalingen.aan.uit. • Is.uw.uitgeverij.in.de.toekomst.mogelijk.aansprakelijk?.Maak.keuze.over.verzekeren.ja/nee.
een.buitenlandse.reisgids.en.presenteert.die.als.zijn.eigen.tekst ..Uw.buitenlandse.collega.eist. . en.zo.ja,.welke
schadevergoeding.wegens.inbreuk.op.zíjn.auteursrecht….U.bent.dan.als.de.uitgever.van.het. • Voorzie.uw.publicaties.van.een.disclaimer,.waarin.u.uw.aansprakelijkheid.uitsluit.
inbreukmakende.werk.degene.die.de.inbreuk.heeft.gemaakt.en.u.bent.daardoor.allereerst. • Leg.vrijwaring.vast.tegen.rechten.van.derden
aansprakelijk ..De.aansprakelijkheid.in.de.relatie.opdrachtgever/freelancer.is.anders.geregeld.
dan.in.de.relatie.werkgever/werknemer,.waarin.de.werknemer.alleen.aansprakelijk.is.bij.
‘bewuste.roekeloosheid’.of.opzet .
Wie uiteindelijk opdraait voor die schade (u of uw freelancer) hangt af van de afspraken die u
daarover met uw freelancer heeft gemaakt en in hoeverre die afspraken te bewijzen zijn..U.
kunt.over.aansprakelijkheid.afspraken.maken.in.de.opdrachtbevestiging.(overeenkomst.van.
opdracht),.maar.ook.in.algemene.voorwaarden.(die.u.dan.wel.correct.van.toepassing.moet.
verklaren!) ..Denk.daarbij.bijvoorbeeld.aan.een.clausule.waarin.uw.freelancer.u.vrijwaart.voor.
inbreuken.op.rechten.van.derden ..Leiden.die.afspraken.toch.tot.mogelijke.toekomstige.
aansprakelijkheid.voor.uw.uitgeverij,.dan.is.het.zinvol.na.te.denken.over.een.eventueel.te.
sluiten.aansprakelijkheidsverzekering .
Tot.slot:.zowel.de.auteur.als.de.uitgeverij.kan.te.maken.krijgen.met.een.schadeclaim.van.
derden.wanneer.de.publicatie.heeft.geleid.tot.schade ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.foute.
formule.voor.een.scheikundeproef.in.een.vakblad ..Hoewel.in.het.algemeen.pas.sprake.is.van.
aansprakelijkheid.voor.inhoud.van.informatie.bij.schuld.of.nalatigheid.kan.het.zinvol.zijn.de.

13. 20 Veelgestelde vragen over het convenant
21 Veelgestelde vragen over het convenant
Veelgestelde vragen
over het convenant
Is er een adviseur/deskundige binnen de Belastingdienst (of het UWV) die mij kan
informeren over werken met freelancers?
Ja,.die.is.er ..Belastingkantoor.Groningen.was.zelf.nauw.betrokken.bij.de.totstandkoming.van.
het.convenant.en.daar.is.voldoende.expertise.aanwezig ..U.kunt..Belastingkantoor.Groningen.
bereiken.via.telefoonnummer.050.-.365.46.68 ..Binnen.het.NUV.kunt.u.terecht.bij.de.
vaksecretariaten.Economische.&.Juridische.Zaken.en.Sociale.Zaken.via.020.–.430.91.50 ..
Uitgebreide.informatie.vindt.u.overigens.ook.op.www.nuv.nl,.op.de.pagina.van.Economische.en.
Juridische.Zaken,.dossier.Freelancers ..
Voor wie?
1 Wat is een freelancer?
Freelancer.in.de.zin.van.deze.brochure.is.iemand.die.persoonlijk.werk.voor.een.ander.verricht,.
zonder.daarvoor.in.loondienst.te.zijn ..Dat.kan.eventueel.zelfs.de.directeur.van.een.eenpersoons-bv.
zijn,.mits.hij.geacht.wordt.het.werk.persoonlijk.te.verrichten ..Die.persoonlijke.arbeidsverrich-
ting.is.het.belangrijkste.element ...‘Freelancer’.is.overigens.geen.wettelijke.term,.dus.de.
rechtspositie.van.iemand.die.zich.zo.noemt.is.afhankelijk.van.de.omstandigheden .
2 Geldt het convenant alleen voor auteurs/redactiemedewerkers?
Ja,.alleen.bij.het.inzetten.van.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.gelden.de.richtlijnen.uit.
het.convenant ..De.freelancers.met.andere.beroepen.zult.u.volgens.de.wettelijke.regels.moeten.
beoordelen ..Vraag.hierbij.advies.aan.uw.accountant.of.aan.het.NUV ..
3 Wat zijn auteurs/redactiemedewerkers?
Als.auteur/redactiemedewerker.wordt.aangemerkt.een.persoon.(ook.eenpersoons-bv’s).die.
met.arbeid.van.creatieve.aard,.in.de.zin.van.de.Auteurswet,.meewerkt.aan.de.redactionele.
leiding.en/of.redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/of.inhoud.van.een.werk.dat.door.een.
uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals.bijvoorbeeld:.columnist,.cartoonist,.eindredacteur,.
illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler ..
4 Geldt het convenant ook voor stockbureaus?.
Stockbureaus.leveren.foto’s.uit.een.bestand ..Zij.worden.dus.niet.in.opdracht.van.de.uitgever.

14. 22 Veelgestelde vragen over het convenant
23 Veelgestelde vragen over het convenant
gemaakt ..In.dat.geval.is.er.geen.sprake.van.een.overeenkomst.van.opdracht,.maar.van.een. op.een.vaste.vergoeding.zou.het.kunnen.dat.de.uitzondering.voor.auteurs.met.royaltyinkom-
koopovereenkomst ..Van.inhoudingsplicht.zal.dan.geen.sprake.zijn ..Neemt.u.foto’s.af.van.een. sten.niet.geldt ..Een.vooraf.afgesproken.maximum.levert.geen.extra.risico’s.op .
stockbureau,.dan.hoeft.u.dus.niet.te.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Wel.zult.u.
bij.een.eventuele.controle.moeten.aantonen.dat.u.zaken.heeft.gedaan.met.een.stockbureau .. 8 Als u zeker weet dat een freelancer genoeg andere opdrachtgevers heeft (bijvoor-
Bewaar.daarom.de.facturen.of.andere.bewijzen.van.de.aankoop.van.foto’s ..Maak.als.bewijs. beeld via de website), mag u dan aannemen dat er geen sprake is van inhoudingsplicht?
desnoods.prints.van.de.website.van.het.bureau.(handig.als.het.bureau.later.misschien.niet. Nee,.dat.is.zeker.niet.verstandig ..Gezien.het.aantal.opdrachtgevers.lijkt.het.erop.dat.de.
meer.bestaat) . freelancer.als.zelfstandig.ondernemer.werkzaam.is.en.dat.u.geen.risico.loopt ..Toch.kunt.u.
. beter.niet.vertrouwen.op.de.(vluchtige).informatie.op.websites.of.op.informatie.waarover.u.
5 Een freelance redacteur factureert vanuit een VOF. Is alleen een inschrijving bij of.uw.medewerker.beschikt ..
de KvK voldoende om verzekeringsplicht uit te sluiten of moet deze firmant toch
een VAR aanvragen? Realiseert.u.zich.dat.looncontroles.eens.per.vijf.jaar.plaatsvinden.en.dat.naheffingen.met.
Een.VOF.is.een.vennootschap.onder.firma ..Dat.is.een.samenwerkingsverband.tussen. terugwerkende.kracht.over.vijf.jaar.mogen.worden.opgelegd ..Van.auteurs/redactiemedewerkers.
verschillende.personen ..Wie.zaken.doet.met.een.VOF.zal.het.doorgaans.niet.uitmaken.wie.van. die.boven.de.‘7200.euro-grens’.zitten.(en.geen.auteur.met.royaltyinkomsten.zijn).moet.u.bij.
de.vennoten.de.werkzaamheden.uitvoert ..De.VOF.als.geheel.(en.daarmee.de.firmanten).staat. zo’n.controle.over.de.afgelopen.vijf.jaar.bewijzen.waarom.er.niets.is.ingehouden ..
garant.voor.het.eindresultaat ..De.plicht.tot.persoonlijke.arbeidsverrichting.is.één.van.de.
voorwaarden.voor.verzekeringsplicht ..Is.dit.niet.aan.de.orde,.dan.zal.er.geen.sprake.zijn.van. Dat.uw.medewerker.zeker.weet.dat.de.freelancer.genoeg.opdrachtgevers.heeft.vormt.dan.op.
inhoudingsplicht.en.behoeft.de.VOF.ook.geen.VAR.in.te.leveren .. zichzelf,.dus.zonder.nadere.onderbouwing,.onvoldoende.bewijs ..Bovendien,.misschien.is.
degene.in.de.uitgeverij.die.dit.weet.al.vertrokken.op.het.moment.van.de.controle ..
6 Stel dat de auteur factureert vanuit een bv. Is dan alleen een uittreksel KvK voldoende?
Nee,.dat.is.niet.voldoende.als.het.gaat.om.een.eenpersoons-bv ..Het.werken.via.een.bv.is.wel. De.bewijskracht.van.een.website.van.de.auteur.zelf.zal.gering.zijn ..Wie.garandeert.u.dat.die.
een.indicatie.dat.er.sprake.is.van.zelfstandig.ondernemerschap,.maar.dit.is.geen.garantie .. indrukwekkende.namenlijst.op.de.website.geen.marketingstunt.is?.Misschien.zijn.die.andere.
Het.werken.via.een.bv.zegt.nog.niets.over.de.relatie.tussen.de.bv.en.de.opdrachtgever ... opdrachtgevers.verzonnen,.en.bent.u.in.werkelijkheid.wel.de.enige.betalende.opdrachtgever ..
Nog.altijd.kan.de.relatie.feitelijk.een.arbeidsovereenkomst.blijken,.waardoor.de.Belasting- Dan.heeft.de.freelancer.waarschijnlijk.een.fictief.dienstverband.met.u ..
dienst.niet.eens.aan.de.vraag.naar.zelfstandig.ondernemerschap.toekomt ..Ook.komt.het.
voor.dat.de.bv.slechts.één.opdrachtgever.heeft,.waardoor.de.persoon.in.werkelijkheid.geen. Bovendien.is.niet.alleen.het.aantal.opdrachtgevers.relevant,.maar.ook.de.mate.waarin.deze.
echte.zelfstandige.is,.maar.een.fictief.dienstverband.heeft ..Dan.bestaat.het.risico.op. opdrachtgevers.bijdragen.aan.de.totale.inkomstenstroom.van.de.auteur ..Eén.bedrijf.dat.90.
naheffingen.en.boetes ..Dit.risico.is.alleen.voor.rekening.van.de.freelancer.als.u.bij.een. procent.van.de.omzet.levert.van.een.freelancer.kan.dus.nog.steeds.een.naheffing.krijgen,.ook.
looncontrole.een.VAR-WUO.of.een.VAR-DGA.van.hem.kunt.laten.zien . al.heeft.hij.daarnaast.bijvoorbeeld.nog.drie.kleinere.opdrachtgevers ..De.enige.manier.om.dit.
risico.als.opdrachtgever.te.voorkomen.is.het.overleggen.van.een.VAR-WUO.of.VAR-DGA ..
7 Wat zijn royalty’s volgens dit convenant? Het.dringende.advies.is.dan.ook.hier.altijd.om.te.vragen.bij.het.passeren.van.de.7200.
Als.het.honorarium.van.de.auteur.is.gebaseerd.op.het.exploitatieresultaat.van.het.werk.(netto. euro-grens.(niet.zijnde.royalty’s) .
of.bruto,.afhankelijk.van.de.uitgeefovereenkomst),.dan.is.er.sprake.van.royaltyinkomsten ..
Royaltybetalingen vormen de beloning aan de auteur voor het exploiteren van zijn auteursrech- Kortom,.ook.al.weet.u.dat.uw.freelancer.andere.opdrachtgevers.heeft,.zorg.dan.bij.overschrij-
telijk beschermd werk door de uitgever..Betaling.op.royaltybasis.betekent.dat.de.ontvanger.het. ding.van.de.7200.euro-grens.toch.altijd.voor.schriftelijk.bewijs:.een.VAR,.een.Eigen.Verklaring,.
risico.loopt.dat.hij.niets.ontvangt.van.de.uitgeverij.die.zijn.werk.exploiteert ..Dit.risico.is.een. of.een.royaltycontract .
ondernemersrisico,.waardoor.de.auteur.die.werkt.op.royaltybasis.wordt.beschouwd.als.
zelfstandig.ondernemer ..Het.risico-element.is.dus.essentieel.voor.deze.uitzondering . 9 Is het nodig een 65-plusser om een VAR of een Eigen Verklaring te vragen?
Wel.is.het.zaak.alert.te.zijn.op.een.minimum.betalingsgarantie ..Omdat.dit.(te.veel).kan.lijken. Ja,.dat.is.nodig.onder.dezelfde.voorwaarden.als.voor.andere.auteurs/redactiemedewerkers ..

15. 24 Veelgestelde vragen over het convenant
25 Veelgestelde vragen over het convenant
Het.gaat.dan.om.65-plussers.die.niet.hoofdzakelijk.royalty’s.ontvangen.en.die.met.hun. gedurende.de.opdracht?.Maakt.betrokkene.deel.uit.van.het.organisatorische.verband.van.de.
inkomsten.de.grens.van.7200.euro.overschrijden ..Voorheen.werd.de.Eigen.Verklaring.vaak.niet. “werkgever”?.Kan.hij.bijvoorbeeld.naar.eigen.believen.gaan.en.komen?.Heeft.hij.zijn.eigen.
ingevuld.door.65-plussers,.omdat.zij.niet.behoren.(nog.altijd.niet).tot.de.kring.van.verzekerden. werkplek/telefoonnummer/e-mailadres.binnen.de.organisatie?.Moet.hij.zijn.vakantiedagen.
voor.de.werknemersverzekeringen ..Echter,.65-plussers.kunnen.wel.belastingplichtig.zijn.voor. aanvragen.net.als.een.gewone.werknemer?.Al.dit.soort.aspecten.is.van.belang ..De.hele.feitelijke.
de.loonheffing ..Dit.wordt.nu.ook.bepaald.aan.de.hand.van.de.Eigen.Verklaring . situatie.moet.worden.beoordeeld ..
10 Een Nederlandse freelance auteur woont en werkt in het buitenland. Komt zo Blijkt.de.arbeidsrelatie.geen.arbeidsovereenkomst.te.zijn,.dan.is.de.volgende.vraag.of.het.
iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht? gaat.om.royaltyinkomsten ..Dat.is.grotendeels.het.geval ..Royaltyinkomsten.zijn.volgens.het.
Nee,.want.de.inkomsten.uit.niet-zelfstandige.arbeid.van.een.opdrachtnemer.die.in.het. convenant.uitgezonderd.van.inhoudingen,.dus.die.uitzondering.op.die.inhoudingsplicht.zou.
buitenland.woont.en.werkt.zijn.niet.onderworpen.aan.loonheffing ..Dat.betekent.dat.een. van.toepassing.kunnen.zijn ..
toets.op.zelfstandigheid.of.ander.hoofdberoep.voor.in.het.buitenland.wonende.freelancers.
niet.nodig.is .. Echter,.deze.auteur.verdient.naast.zijn.royaltyinkomsten.ook.nog.honoraria.voor.opdrachten ..
Volgens.het.convenant.worden.ook.die.inkomsten.dan.vrijgesteld.van.inhoudingen ..Dit.kan.
11 Freelancer is buitenlander en werkt in Nederland. Komt zo iemand in aanmerking anders.zijn.wanneer.de.royaltyinkomsten.slechts.een.klein.aandeel.vormen.in.het.totale.
voor inhoudingsplicht? inkomen.van.die.uitgever,.maar.hier.bestaat.niet.meer.dan.de.helft.van.het.inkomen.bij.deze.
Buitenlandse.auteurs.zijn.niet.uitgezonderd.van.het.convenant,.zij.kunnen.gewoon.in.aanmer- uitgeverij.uit.niet-royaltyinkomsten.en.is.de.verhouding.dusdanig.dat.de.uitgever.zich.geen.
king.komen.voor.inhoudingen ..Om.te.beoordelen.of.en.wat.u.moet.inhouden.zult.u.allereerst. zorgen.hoeft.te.maken ..
moeten.vaststellen.of.de.relatie.met.uw.freelancer.feitelijk.een.(fictieve).arbeidsovereenkomst. .
is ..Is.dit.het.geval,.dan.moet.u.in.beginsel.(beperkt).loonheffing.gaan.inhouden ..Hoe.dit.ingevuld. Kortom,.ondanks.de.forse.inkomsten.van.de.auteur.bij.deze.uitgeverij.zal.er.geen.sprake.zijn.van.
wordt.hangt.af.van.het.belastingverdrag.dat.Nederland.heeft.gesloten.met.het.land.van. een.verplichting.loonheffing.en.premies.werknemersverzekeringen.in.te.houden.en.af.te.dragen .
herkomst ..Voor.meer.informatie.kunt.u.het.best.contact.opnemen.met.de.Belastingdienst .
12 Freelancer is buitenlander, werkt in het buitenland voor een Nederlandse De 7200 euro-grens voor auteurs
uitgeverij. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht?
en redactiemedewerkers
Nee,.want.de.inkomsten.uit.niet-zelfstandige.arbeid.van.een.opdrachtnemer.(dienstbetrek-
king).die.in.het.buitenland.woont.en.werkt.zijn.niet.onderworpen.aan.loonheffing ..Dat.
14 In het convenant staat dat u moet bepalen of een auteur/redactiemedewerker naar
betekent.dat.een.toets.op.zelfstandigheid.of.ander.hoofdberoep.voor.in.het.buitenland.
verwachting meer dan 7200 euro bij uw uitgeverij zal verdienen. Hoe bepaalt u dat?
wonende.freelancers.niet.nodig.is .
Allereerst:.de.7200.euro-grens.geldt.voor.een.heel.jaar ..Begint.een.nieuwe.freelancer.later.
dan.1.januari,.dan.zult.u.het.bedrag.van.7200.euro.naar.rato.moeten.berekenen.voor.de.
13 Een leraar op een middelbare school is daarnaast een goed verdienende auteur met
resterende.duur.van.het.jaar ..Bijvoorbeeld:.freelancer.begint.op.1.mei.met.zijn.eerste.klus ..
40.000 euro aan royaltyinkomsten. Hij doet ook nog wat eindredactionele en internet-
Tot.het.einde.van.het.jaar.zijn.dat.nog.acht.maanden,.dus.8/12.jaar ..8/12.x.7200.euro.=.4800.
klussen voor ongeveer 15.000 euro per jaar. Loopt deze uitgever risico op naheffingen?
euro ..U.zult.het.bedrag.dat.de.freelancer.‘naar.verwachting’.gaat.verdienen.moeten.
Die.kans.lijkt.niet.zo.groot,.maar.ook.bij.deze.freelancer.zal.de.uitgever.dit.moeten.toetsen ..
vergelijken.met.dit.bedrag ..Zal.de.freelancer.naar.verwachting.bij.uw.uitgeverij.meer.gaan.
Allereerst.is.het.zaak.te.beoordelen.of.de.relatie.ten.opzichte.van.de.uitgever.geen.kenmerken.
verdienen.dan.die.4800.euro,.dan.zult.u.de.status.van.de.freelancer.aan.de.hand.van.
vertoont.van.een.arbeidsovereenkomst ..Het.lijstje.met.indicatoren.in.deze.brochure.kan.hierbij.
formulieren.moeten.beoordelen ..Zo.niet,.dan.mag.u.dit.voorlopig.achterwege.laten ..Pas.
als.hulpmiddel.dienen ..Bij.beantwoording.van.de.vraag.naar.het.ontbreken.van.de.dienstbetrekking.
wanneer.dit.naar.rato.bedrag.eventueel.wordt.overschreden.hoeft.u.de.freelancer.om.een.
is.een.heel.scala.van.omstandigheden.van.belang ..Het.komt.erop.neer.dat.er.geen.sprake.mag.
Eigen.Verklaring.of.een.VAR.te.vragen ..
zijn.van.een.gezagsrelatie ..Een.aantal.van.de.relevante.criteria:.Is.er.een.instructiebevoegdheid.

16. 26 Veelgestelde vragen over het convenant
27 Veelgestelde vragen over het convenant
Hoeveel.de.freelancer.naar.verwachting.gaat.verdienen.bepaalt.u.vooral.aan.de.hand.van.de. 17 Een auteur/redactiemedewerker krijgt zijn eerste opdracht voor de uitgeverij
opdrachten.die.hij.al.op.zak.heeft ..Ook.de.jaarinkomsten.van.freelancers.die.dezelfde.soort. halverwege april. Hij werkt dit jaar nog een paar keer, maar volgend jaar een hele tijd
werkzaamheden.voor.u.uitvoeren.kunt.u.daarbij.gebruiken.als.hulpmiddel .. niet. Pas vanaf mei in dat jaar gaat hij weer opdrachten aannemen.
Hoe bepaalt u wanneer u moet vragen om een Eigen Verklaring of een VAR?
Een.freelancer.die.al.eens.eerder.voor.uw.uitgeverij.heeft.gewerkt.mag.u.wel.langs.‘de.7200. Voor.het.jaar.van.aanvang.van.de.werkzaamheden.geldt.de.7200.euro-grens.naar.rato.van.het.
euro-lat’.leggen ..Heeft.hij.het.afgelopen.jaar.minder.verdiend.dan.dat.bedrag,.dan.kunt.u. resterende.jaar,.in.dit.geval.dus:.8,5.maanden/12.maanden.x.7200.euro.=.5100.euro ..Wordt.dit.
ervan.uitgaan.dat.dit.zo.blijft,.tenzij.u.redenen.hebt.of.moet.hebben.om.aan.te.nemen.dat. bedrag.overschreden.in.dit.jaar,.dan.dient.u.een.Eigen.Verklaring.te.laten.invullen.door.de.betrokken.
het.meer.zal.worden ..Zo’n.reden.kan.bijvoorbeeld.zijn.dat.de.freelancer.voor.een.extra. freelancer.en/of.hem.te.vragen.om.een.VAR ..In.het.volgende.jaar.geldt.de.grens.van.7200.euro .
redactie.gaat.werken,.of.dat.hij.gewoon.meerdere.opdrachten.(=.extra.inkomsten).
toegezegd.heeft.gekregen ..Belangrijk om te weten:.het gaat bij een looncontrole vooral om 18 Een auteur/redactiemedewerker gaat naar verwachting meer dan 7200 euro
de geloofwaardigheid van uw beslissing. verdienen en heeft geen VAR-WUO of VAR-DGA. Wat nu?
Dit.betekent.nog.niet.dat.er.sprake.is.van.inhoudingsplicht ..U.zult.nader.onderzoek.moeten.
15 Welke betalingen tellen mee bij het bepalen of de grens van 7200 euro is bereikt? verrichten.naar.de.situatie ..
Voor.het.bepalen.van.de.7200.euro-grens.moet.u.alle.betalingen.aan.een.auteur/redactieme-
dewerker.bij.elkaar.optellen ..Dat.betekent.dat.u.niet.alleen.het.honorarium.meetelt,.maar. Allereerst.is.dan.de.vraag.of.de.freelancer.werkt.op.basis.van.een.royaltycontract,.want.
ook.andere.vergoedingen ..Denk.daarbij.bijvoorbeeld.aan.betaling.van.gedeclareerde. royaltyinkomsten.worden.uitgezonderd.van.de.inhouding.van.loonheffingen ..Is.er.geen.
reiskosten.(bijvoorbeeld.een.vliegticket) ..Deze.moet.u.meerekenen.als.u.de.optelsom.maakt. royaltycontract,.dan.moet.u.aan.de.auteur/redactiemedewerker.vragen.een.Eigen.Verklaring.in.
om.het.overschrijden.van.de.7200.euro-grens.te.bepalen ..Dat.betekent.overigens.niet.dat.er. te.vullen ..Aan.de.hand.van.de.Eigen.Verklaring.kunt.u.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.
ook.inhoudingen.nodig.kunnen..zijn.over.verstrekte.onkostenvergoedingen,.want.deze.zullen. uitvoering.van.de.werkzaamheden ..Is.dit.niet.het.geval.en.heeft.de.auteur/redactiemedewerker.
niet.worden.gezien.als.loon ..Dit.geldt.echter.alleen.wanneer.de.onkosten.werkelijk.zijn. een.ander.hoofdberoep,.dan.is.hij.uitgezonderd.van.heffingen ..Is.de.auteur/redactiemedewer-
gemaakt.en.daarvan.bij.een.looncontrole.bewijs.voorhanden.is,.bijvoorbeeld.in.de.. ker.wel.beroepsmatig.bezig,.dan.zou.hij.in.aanmerking.kunnen.komen.voor.inhoudingen ..Of.dit.
vorm.van.bonnetjes.en.facturen ..Onkostenvergoedingen.die.zijn.verstrekt.zonder.dat.de. zo.is,.hangt.af.van.zijn.arbeidspatroon ..
gemaakte.kosten.te.bewijzen.zijn.kunnen.worden.gezien.als.loon.waarover.wel.inhoudingen.
verplicht.zijn . Er.is.namelijk.pas.sprake.van.inhoudingsplicht.voor.de.loonheffingen.indien.de.auteur/
redactiemedewerker.doorgaans.op.ten.minste.twee.dagen.per.week.werkzaam.is.(ongeacht.
16 Als de inkomsten van een freelancer de grens van 7200 euro overschrijden, moeten het.aantal.uren) ..Een.zeer.gevarieerd.patroon,.waarbij.de.auteur/redactiemedewerker.
er dan inhoudingen met terugwerkende kracht plaatsvinden? bijvoorbeeld.niet.doorgaans.elke.week.op.twee.dagen.werkzaam.is,.zal.niet.leiden.tot.
Nee,.dat.hoeft.niet ..Mocht.na.uw.toetsing.aan.de.criteria.voor.een.werkelijk.en.daarna.voor. inhoudingsplicht ..Hetzelfde.geldt.voor.een.zeer.kortdurende.relatie.(korter.dan.één.maand).
een.fictief.dienstverband.blijken.dat.u.verplicht.bent.inhoudingen.te.doen.op.het.honora- tussen.opdrachtgever.en.opdrachtnemer.en.een.arbeidsbeloning.die.doorgaans.lager.is.dan.
rium,.dan.gaat.deze.verplichting.pas.in.vanaf.de.eerstvolgende.betaling.na.het.constateren. 2/5.van.het.wettelijk.minimumloon.(exclusief.vakantiegeld) .
van.de.overschrijding,.dus.zonder.terugwerkende.kracht ..
19 Moet u een contract sluiten met een freelance auteur als u minder
Dit.is.echter.anders.wanneer.de.inschatting.van.de.inkomsten.niet.geloofwaardig.en.daarmee. betaalt dan 7200 euro?
feitelijk.niet.te.goeder.trouw.is.geweest ..Bijvoorbeeld.wanneer.een.freelancer.vorig.jaar.ruim. Het.is.altijd.verstandig.om.de.afspraken.binnen.een.zakelijke.relatie.schriftelijk.vast.te.leggen,.
boven.de.7200.euro.heeft.verdiend.en/of.wanneer.de.reeds.verstrekte.opdrachten.een. om.welk.bedrag.het.ook.gaat ..Dit.kan.later.vervelende.discussies.voorkomen ..Die.discussies.
waarde.vertegenwoordigden.van.een.fiks.bedrag.waardoor.overschrijding.van.de.7200. behoeven.niet.alleen.te.gaan.over.de.aard.en.inhoud.van.de.arbeidsrelatie,.maar.deze.kunnen.
euro-grens.voor.de.hand.lag . ook.auteursrecht.of.aansprakelijkheid.voor.schade.betreffen ..Is.er.niets.schriftelijk.vastgelegd.
over.bijvoorbeeld.hergebruik.door.dezelfde.uitgeverij.(zoals.plaatsing.op.een.website).of.