QZ Artikel von unserem Experten René Kiem

1. Softwareeinführung CAQ
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S Y S T E M AT I S C H E E I N F Ü H RU N G VO N C AQ - S Y S T E M E N ( T E I L 2 )
Sondierung
vor dem Erstgespräch
Wer Risiken bei der Einführung eines CAQ-Systems vermei-
René Kiem, Dortmund
den will, sollte die eigenen Wünsche und Bedürfnisse syste-
matisch klären. Eine Projektmethode in sieben Schritten
unterstützt Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen, bei
der Auswahl und der Implementierung Ihres CAQ-Systems.
Der erste Schritt ist die Vorbereitung auf das Erstgespräch
mit einem Systemanbieter.
E
in bewährter Weg für die Software- entsteht ein Projektplan, die Terminpla- nehmen. Der Meilenstein ist also die Ab-
einführung ist ein projektmäßiges nung wird abgestimmt und eine Meilen- nahme des Detailkonzepts.
Vorgehen in sieben Schritten. So steinvereinbarung kann getroffen werden.
stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punk- Der Meilenstein besteht in der Abnahme Phase 4: Implementierung, Tests und
te in jeder einzelnen Projektphase berük- des Konzepts und dessen Budgetierung. Schulungen
ksichtigt und behandelt werden. Die Rol- Ein lauffähiges, intern und extern geteste-
len im Projekt sind dabei eindeutig defi- Phase 3: Detailkonzept erstellen tes und dokumentiertes CAQ-System
niert, Aufgaben und Ergebnisverantwor- Die Ergebnisse aus der zweiten Phase soll- wird Ihnen nun übergeben. Die Abnah-
tungen klar verteilt. Planung und ten in Absprache mit Ihnen durch Ände- me erfolgt in den Fachabteilungen gemäß
Erfolgskontrollen werden einfacher. Den rungswünsche und weitere Anforderun- einem definierten Abnahmeprotokoll.
zeitlichen und finanziellen Aufwand kön- gen ergänzt und spezifiziert werden. So Über Key User wird das gewonne Wissen
nen Sie besser einschätzen. Ein Einspar- erarbeitet der Systemanbieter ein Detail- im Unternehmen weitergegeben. Nun
potenzial von 20 Prozent für die Durch- konzept in schriftlicher Form, das Sie ab- kann die Systemversion produktiv
führung eines CAQ-Projekts ist auf die-
sem Weg möglich.
Phase 1: Erstgespräch mit Systeman-
bieter
In einem ersten Gespräch mit dem Soft-
wareanbieter sollten Sie die Anforderun-
gen an das CAQ-Projekt (Ziele, Branchen-
besonderheiten, IT-Infrastruktur, kauf-
männische Fragestellungen, Normen etc.)
im Detail klären. Anhand dieser Informa-
tionen entsteht eine Grobdefinition des
Projektrahmens. Mit diesem Ergebnis
kann der erste Meilenstein passiert werden.
Phase 2: Strategie- bzw. Anforderungs-
Foto: fotolia © photo-dave
phase
Die Ergebnisse aus der ersten Phase fließen
in das strategische CAQ-Konzept ein und
werden um die priorisierte Ziele und ein
Integrationskonzept (Fachabteilungen,
QS, IT, Prozesse, Organisation) ergänzt. So
QZ Jahrgang 54 (2009) 6

2. CAQ Softwareeinführung
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Autor wesentlicher Kennzahlen, die den Erfolg che Projekterfahrungen Sie auf Ihr Unter-
IT-System-Kaufm. René Kiem, geb. der Software belegen. Im Mittelpunkt ste- nehmen übertragen und aus welchen
1969, startete in der Internet- und Multi- hen Prozesskennzahlen, Fehlerkosten, möglichen Problemen bei der Einführung
mediabranche. 2003 wechselte er zur Auftragsdurchlaufzeiten, Kosten, Nutzen Sie lernen können. Allerdings stellen sich
Plato AG, Lübeck, und spezialisierte sich und Wirtschaftlichkeit. viele Probleme erst in der Implementie-
auf softwareunterstützte Produktentwick- rungsphase heraus.
lung und Fertigung, Reklamations- und
Dokumentenmanagement sowie Audit- Stellen Sie die Wie können Kennzahlen ermittelt wer-
und Maßnahmenmanagement. Seit 2008 entscheidenden Fragen! den?
ist er Inhaber des Beratungsunterneh- In vielen Unternehmen werden Fragen
mens CAQ Kontor, Dortmund. Sobald die Entscheidung zur Durchfüh- nach der Nutzung von Kennzahlen aufge-
rung eines CAQ-Projekts gefallen ist, soll- worfen: Wie können beispielweise Rekla-
Kontakt te eine Ist-Analyse durchgeführt werden. mationskosten,Auftragsabarbeitung oder
René Kiem Bereits im Vorfeld eines Erstgesprächs der Stand von Maßnahmen erhoben wer-
CAQ Kontor
empfiehlt es sich, die folgenden Fragen zu den. Die Generierung dieser Daten ist oft
T 0231 1501-646
r.kiem@caq-kontor.de
stellen: mit einem hohen Zeit- und Kostenauf-
www.caq-kontor.de wand verbunden, da die Daten in ver-
Inwiefern profitiert mein Unternehmen schiedenen Medien (verschiedene Soft-
www.qm-infocenter.de von der Einführung einer CAQ-Lösung? waresysteme, E-Mail-Boxen, Datenban-
Diesen Beitrag finden Sie online unter In der Planungsphase zur Einführung ei- ken, Papierordner etc.) vorliegen. Daher
der Dokumentennummer: QZ110079
ner CAQ-Lösung herrscht oftmals Un- sollten Sie überlegen, welche Daten benö-
klarheit über den Nutzen für das Unter- tigt werden und ob diese möglichst in ei-
nehmen. Die Geschäftsleitung erwartet nem System gehalten werden können.
Kennzahlen und eine Optimierung der
Prozesse. Das Qualitätsmanagement Welche Aufgaben fallen intern an, was
geschaltet, also gestartet werden. Zuvor ist wünscht eine Entlastung von administra- übernimmt der Systemlieferant?
allerdings die Freigabe für die Produktiv- tiven Tätigkeiten wie der mehrfachen Da- Über alle Phasen des Softwareprojekts ist
schaltung abzuwarten. teneingabe. Häufig wird der geplante Nut- zu planen, wer Aufgaben wie Installation,
zen einer neuen Software nicht erreicht, Test und Schulung der Mitarbeiter über-
Phase 5: Produktivschaltung und Kom- und dann wird weiter gearbeitet wie bis- nimmt. Häufig wird nicht klar definiert,
munikation her. Auch werden Systeme als zu komplex wer welche Aufgaben zu erfüllen hat. Das
Nach erfolgreichem Abschluss der System- empfunden oder die Schulungsmaßnah- führt zu langen Projektlaufzeiten und er-
Implementierung sowie der Tests und men waren nicht hinreichend. Im Sinne höhten Kosten. Im Vertrag mit dem Lie-
Schulungen erfolgt die technische Produk- einer möglichst durchgängigen Akzeptanz feranten sollten Sie unbedingt den Leis-
tivschaltung des CAQ-Systems. Die Mit- sollten Sie bei der Systemauswahl auf ei- tungsumfang klären. Es sollte Klarheit
arbeiter sollten über den Termin der Pro- ne einfache, verständliche und anpassba- darüber herrschen, welche Aufgaben
duktivschaltung informiert werden. Das re Oberfläche achten. hausintern von Schulungs- und IT-Abtei-
CAQ-System geht damit in den Produk- lung – sofern vorhanden – übernommen
tivbetrieb über. Die Phase wird mit einem Wie gelingt es, die Kommunikation zwi- werden können.
Projektrückblick beendet, wobei auf die schen Mitarbeitern und Kunden zu ver-
Akzeptanz des CAQ-Systems durch die bessern? Wie sieht eine einfache Bedienung der
Nutzer, die Einhaltung des Zeitplans und Kommunikationsabläufe,etwa im Zuge der Software aus?
des Budgetrahmens gelegt werden sollte. Maßnahmenverfolgung der Reklamations- Die Auswahl von Softwarelösungen wird
bearbeitung, sind vielfach verbesserungs- von der Geschäftsleitung mit fachlicher
Phase 6: Produktivbetrieb würdig. So ist das Maßnahmenmanage- Unterstützung der Abteilungsleiter getrof-
Sie haben nun ein stabiles CAQ-System ment in vielen Unternehmensbereichen fen. Bei der Auswahl wird oftmals nicht an
im aktiven Einsatz. Es folgen Kundenbe- von Bedeutung. Oder Reklamationsabläu- die einfache Bedienung gedacht. Doch ge-
treuung, Support und Services. Mit Ab- fe könnten über Portalanbindungen mit rade die Anforderungen der Mitarbeiter,die
schluss eines Wartungsvertrags stehen Ih- Kunden und Geschäftspartnern verzahnt ein System in der täglichen Arbeit nutzen,
nen regelmäßige Software-Updates zur werden. Doch in der Praxis werden die sollten bedacht werden. So werden in zahl-
Verfügung. Die Installation der Updates Möglichkeiten für eine verbesserte Kom- reichen Projekten die benötigten Sprachva-
sollte der Projektleiter des CAQ System- munikation selten erkannt und genutzt. rianten zu spät bedacht. Das Ergebnis sind
lieferanten mit der IT-Abteilung in Ihrem fehlende Qualitätsdaten aus der Fertigung.
Haus abstimmen. Welche Systeme werden von Kunden
und Geschäftspartnern genutzt? Wie können Daten aus der kaufmänni-
Phase 7: Ergebnisanalyse Viele Ihrer Kunden oder Geschäftspart- schen und Fertigungsebene genutzt wer-
Das Projekt sollte gemeinsam von Ihnen ner nutzen CAQ-Systeme. Es liegt an Ih- den?
und dem Systemlieferanten nachbearbei- nen, aus dem wertvollen Wissen um spe- Eine zeitintensive, mehrfache Dateneinga-
tet werden. Die Nachbearbeitung konzen- zielle Systeme sowie deren Chancen und be in Enterprise-Ressource-Planing-
triert sich auf die Messung und Analyse Risiken zu lernen. Sie sollten prüfen, wel- (ERP), CAQ- oder Produktplanungssyste-
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3. Softwareeinführung CAQ
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Bild 1. Die hier vorgestellte
Projektmethode sieht sie-
Anforderungen Produktiv-
klären, Detailkonzept Implemen-
schaltung, Produktiv- Ergebnis- ben Schritte vor. Mittels
Erstgespräch Strategie erstellen tierung, Tests,
Kommunikation betrieb analyse
festlegen
Schulungen
an Mitarbeiter Meilensteinen ist eine Er-
folgskontrolle nach jedem
1 2 3 4 5 6 Schritt möglich.
Auftrag Konzept- Abnahme Freigabe Projekt- Wartung
für abnahme des für Rückblick
Beratungs- und Detailkonzepts Produktiv-
projekt Budgetierung schaltung
© QZ – Qualität und Zuverlässigkeit
me (PPS) sollte unbedingt vermieden wer- Wie können bestehende Daten integriert Wie wird der Budget- und Zeitplan ein-
den. Stammdaten, etwa Kunden- und Lie- werden? gehalten?
feranteninformationen, sollten aus dem Unternehmen halten Altdaten aus ver- Für eine im Budget- und Zeitplan einzu-
führenden ERP-System auch für die ferti- schiedenen Medien in Softwaresystemen, haltende Projektumsetzung ist eine ter-
gungsnahen Abläufe zur Verfügung ste- Datenbanken und auch in Papierform vor. mingetreue und reibungslose Einführung
hen. In einigen am Markt verfügbaren In die Planung des CAQ-Projekts sollte notwendig. Häufig werden die Planun-
CAQ-Systemen ist ein Datenaustausch mit auch der Umgang mit Altdaten einbezo- gen unklar definiert, oder Projekte sind
der kaufmännischen Ebene nur mit einem gen werden. Welche Altdaten werden für durch fehlende Mitarbeiter oder techni-
hohen Entwicklungs- und IT-Aufwand zu die zukünftige Arbeit benötigt? Wie kön- sche Ressourcen nicht im vorgesehenen
leisten. nen bestehende Daten importiert werden? Plan realisierbar. Die Folge: Budget- und
Zeitpläne können nicht eingehalten wer-
Sollen weitere Standorte angebunden Welche Datensicherungsstrategie ist den. Die Akzeptanz für das CAQ-Projekt
werden? vorgesehen? schwindet.
Hat ein Unternehmen mehrere nationale Während eines CAQ-Projekts tauchen häu-
und internationale Standorte, stellt sich fig Risiken auf: vom Ausfall der Software- Was ist die geeignete Realisierungsstra-
die Frage nach der Nutzung von gemein- systeme über Datenverlust bis zum Produk- tegie?
samen Stammdaten und Katalogen. Die tionsausfall. Daher sollten im Vorfeld der Wie und in welchem Umfang soll das
Möglichkeit eines internationalen Sup- Einführung Szenarien zum reibungslosen CAQ-Projekt umgesetzt werden? Die Re-
ports, einer Sprachunterstützung der Betrieb der Softwaresysteme,Datenbanken, alisierungsstrategie sollte sich an den ver-
Software, von Services oder der Imple- Schnittstellen, benötigten Hardware und fügbaren Ressourcen im Unternehmen
mentierung und Wartung sollten im Vor- auch eine Datensicherungsstrategie defi- orientieren. Häufig werden Ziele zu ehr-
feld geklärt werden. niert werden.Mangelhafte Sicherungen ha- geizig formuliert, und in der Folge werden
ben schon vielen Unternehmen erheb- Termine nicht eingehalten und Projektzie-
Welche Möglichkeiten bestehen für Ana- lichen wirtschaftlichen Schaden zugefügt. le nicht erreicht.
lysen und Auswertungen?
Führungskräfte erwarten aktuelle Qua-
litäts- und Fertigungsdaten. Diese sollen TIPP
sofort zur Verfügung stehen und über ver-
schiedene Analyse- und Auswertemög-
lichkeiten aufbereitet werden können. Mit
Überlegen – planen – fragen
Insellösungen ist das nicht zu leisten, denn Damit Ihr Softwareprojekt ein Erfolg wird, Wie kann die Nutzung von Daten aus
Daten müssen dann manuell zusammen- sollten Sie sich folgende Fragen stellen: der kaufmännischen und der Ferti-
geführt werden. Achten Sie daher auf Sys- Welcher Nutzen ist mit der Einführung gungsebene ermöglicht werden?
teme, die auf einer Datenbank basieren einer Softwarelösung für das Unterneh- Welche Standorte sollen das CAQ-
und einen durchgängigen Datenfluss ge- men verbunden? System nutzen?
währleisten. Wie gelingt es, interne und externe Pro- Welche Möglichkeiten bestehen für
zessabläufe mit Mitarbeitern und Kun- Analysen und Auswertungen?
Wie können bestehende Insellösungen den zu verbessern? Wie ist eine Harmonisierung der IT-In-
eingespart werden? Welche Systeme werden von Kunden frastruktur möglich?
In den IT-Abteilungen werden meist spe- und Geschäftspartnern genutzt? Wie sieht die Integration bestehender
zielle Softwaresysteme für verschiedene Wie können Kennzahlen ermittelt wer- Daten aus?
Aufgaben betrieben. Das sorgt nicht nur den? Welche Datensicherungsstrategie ist
für einen hohen administrativen Auf- Welche Aufgaben fallen intern an, was bei der Umsetzung vorgesehen?
wand, sondern diese Systeme müssen übernimmt der Systemlieferant? Wird der Budget- und Zeitplan einge-
auch geschult und gewartet werden. Ein Wie kann eine einfache Bedienung der halten?
CAQ-Projekt bietet inder Regel die Chan- Software aussehen? Was ist die geeignete Realisierungs-
ce, Insellösungen zu Gunsten der Nutzung strategie?
nur eines Systems einzusparen.
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