2. Başlıklar
Büro Otomasyonu
Temel Altyapısı
Sistemin Yararları
Karşılaşılan Problemler
Büro Yönetimi Teknikleri
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 2
3. Büro Otomasyonu
Sanayi devrimiyle fabrika iş yeri gibi büyük
işletmelerin çoğalması sonucu büro
elemanlarına ihtiyaç duyulmuş.
Rekabetin yaşandığı zamanda ise bürülarda
çalışanlarında kendi aralarında uzmanlaşmaları
gerektiği savunulmuştur.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 3
4. Büro Otomasyonu, büro
hizmetlerinde,elektronik makineler ve
bilgisayarlarla işlerin yapılması ve yine
bilgisayarlarla denetlenmesi olarak
tanımlanabilir.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 4
5. 1980 den bu yana gelişme göstermiştir.
Özellikle eğitim
ticaret,fabrika,otel,restoranlarda geniş
uygulama alanı bulmuştur.
Özel sektörün büro otomasyonundan
yararlanmasında birinci sebep %38 oranında
iletişim kolaylığı ve organizasyon etkinliğidir.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 5
6. İkinci sırada, %28 oranında iş ilgili sorunların
çözülmesi,
Üçüncü sırada, %14,4 oranında Teknik
nedenler ve iş tasarımı,
Diğer bir sebepte %3.9 oranında Takım
çalışmasının iyileştirilerek personel
azaltılmasına gidilmesi
sayılabilir.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 6
7. Otomasyon ile elde edilmesi arzulanan büro
hizmetlerinin verimliliği,etkinliği,kalitesinin
yükselmesidir.
Araçları nelerdir ?Bilgisayar, telefon
,faks,teleks ve bunlara birlikte daktilo,fotokopi
mekanik araçlarda yardımcı araçlar sayılabilir.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 7
8. Teknoloji kullanılmaya başlandıktan
sonra,arşivleme,dosyalama,evrak kayıt gibi
işlemler bilgisayarla
yapılmaktadır.Faydası,evrak yoğunluğunu ve
hareketini hafifletir,çalışanın işlerini daha
düzenli ve zamanında yapmasını sağlar.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 8
9. Bu yüzden bu teknolojiyi kullanmak için
mutlaka büro yönetimi eğitimi almış personele
ihtiyaç vardır.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 9
10. Sistemin Altyapısı
Genel amaç üretkenlik ve
verimlilik.Verimlilik, insan emeğinden çok
teknolojik araçların kullanmasıyla artırılır .
Büro otomasyonunda kullanılan temel
teknolojik araçlar,
Bilgisayarlar,
Fotokopi Makineleri
Sunu Cihazları,
Faks Makineleri
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 10
11. Sistemin Yararları
Bilgi ve teknoloji çağında, her türlü kurumsal
yönetimde büro teknolojilerini kullanmaksızın
rekabet edebilmek ve yaşayabilmek mümkün
değildir.
Geleneksel yöntemler,memur,daktilo,masa dır.
Yeni tekniklerde ise donanım,yazlım gibi
bilgisayar ürünleri ile tüm dünyada aynı anda
bilgiye ulaşmak çok basitleşmiştir.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 11
12. Veri tabanı ve ağ sistemleri ile bir
kurumun,kurum içimdeki tüm birimleri,ülke
içindeki tüm şubeler ve diğer ülkelerdeki
şubelerin (ses,görüntü,iletişim ve
işlem)hareketleri izlenebilmektedir.
Kağıt kullanımı büyük oranda
düşmüştür.Arşiv, dosya sistemi,yazışmalar
elektronik ortamlarda yapılmaktadır.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 12
13. Özetle Büro otomasyonun yaralarını
sıralarsak,
Hizmet üretimindeki maliyetler düşer,
Verimliliği yükseltir,
Büro yönetiminin kalitesini yükseltir,
İş doyumu ve İş verimini yükseltir,
Kaynaklar daha verimli kullanılır,
İnsan emeğine gereksinimi azaltır,
Kurumlar arası iletişim ve bilgi alışverişini
hızlandırır.
Bürolardaki fiziki yapının daha rasyonel
kullanılmasına yardımcı olur.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 13
14. Karşılaşılan Problemler
Bilindiği üzere otomasyonda sistemi oluşturan
tüm araçlar teknolojik ürünlerdir.
Teknolojiye sahip olmak yanında bu kültürü
kullanma bilincini de beraberinde
getirmektedir.
Yetişmiş elmanın olmaması bu aletlerden max
verimi almamızı engeller.
Öğrenilecek kavramlar,özellikleri,kullanım
alanları,fonksiyonları dır.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 14
15. Bu sistemin sadece ofiste olması yeterlimidir?
Bulunduğunuz şehirde ve ülkede de bu
otomasyon gelişmiş olmalıdır.
Bu sistemler elektrik enerjisi ile
çalışmaktadır.Çok iyi bir altyapı yoksa da bu
sistem istenilen düzeyde çalışmayacaktır.Bu
açıklamalar ışığında büro otomasyonunda
karşılaşılan güçlükler,
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 15
16. Kalifiye personel,
Ülkenin teknolojik gelişmişlik düzeyi,
Enerji dsağıtım sürekliliği,
Teknik servis desteği
Ekonomik büyümüşlük
Ar-Ge ye verilen önem
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 16
17. Büro Yönetimi Teknikleri
Büro yönetiminin temel amacı nedir,
İş, insan ve makine arasındaki uyumu
sağlamak ve en kısa zamanda,en kaliteli
biçimde ve ekonomik şekilde verimliliğin
sağlanmasıdır.
Büro çalışanı işleri basitleştirerek verimli
olmayı amaçlamalıdır.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 17
18. Büro yöneticileri bürolarda,işlerin
yapılması,planlama,programlar,örgütlenme,iş
analizleri,iş dağılımı,başarı standartları
hazırlama,başarı değerleme,insan
kaynaklarının etkili yönetimi için motivasyon
teknikleri geliştirme,iş basitleştirme,iş
geliştirme gibi birçok faaliyeti
sürdürmektedir.Tüm bunalrın yerine
getirilebilmesi için en önemli şart eğitimdir.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 18
19. Dosyalamada önemli bir
işlevdir.PTT,teleks,faks,kargo,kurye,e-posta
gibi haberleşme araçlarıyla gelen evraklar bu
çalışanlar tarafından alınmakta ve her
arandığında bulunacak şekilde
sınıflandırılmaktadır.
Bir evrak bulunamıyorsa veya çok uzun bir
sürede bulunuyorsa hata var demektir.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 19
20. Gelen evrak, tarih sayı vs. numaralarla gelen
Evrak Defterine kaydedilir.Sonra ilgili kişi
veya birime imza karşılığı teslim edilir.Bu iş
için kullanılan deftere Zimmet Defteri
denir.Dosyalama kayıt tutmanın zorunlu bir
sonucudur.
Neden dosyalamaya ihtiyaç vardır?
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 20
21. Evrak akışında iki kaynak vardır.Kurum dışı ve
kurum içi.Bir işletmedeki hızın temel
noktasıdır.Haberleşme max.düzeyde olmalıdır.
Dosyalama sistemi,
Alfabetik,
Kronolojik,
Konu esasına göre
Coğrafi dosyalama
Numaralı dosyalama
şeklinde sıralanabilir.Faaliyet alanına yönetimin
gereklerine ve işletmenin yapısına göre seçim yapılır.
29/10/12 dogangurdal@hotmail.com 21
