1. Erfolgsfaktor Mensch
Die entscheidende Rolle der Site Owner bei der weltweiten Einführung von SharePoint
Wissen wird mehr, wenn man es teilt
Sandra Schädle
Festo AG & Co. KG
Esslingen
ssd@de.festo.com
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2. Festo –Das Unternehmen
• Geschäftsbereich:
Automation: Automatisierungstechnik
Didactic: Lernsysteme, Training und Consulting
• Umsatz (Konzern) 1,7 Mrd. EUR
• 13.500 Mitarbeiter weltweit
• Rund 30.000 Katalog-Produkte in mehreren
hunderttausend Varitanten
• 300.000 Kunden in 176 Ländern
• 2.800 Patente weltweit
• 7,5 % F+E-Anteil vom Umsatz
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3. Office Rollout gefolgt durch den Wechsel von Lotus Notes auf Outlook
Implementation Infrastruktur
Integration des Schulungs-Teams Präsenzveranstaltung am Morgen
nach der Umstellung
Erstellung eines Start der E-Mail Umstellung
Trainingskonzepts: Terminklärung Abteilungsleiter Footwalk nach der
Test • Planung von Präsenzveranstaltung
Roadshows Terminklärung User
• Erstellung von
Unterlagen
Begleitet durch Roadshows
und Awareness- Check der Umstellung
Umstellung in der Nacht
Kampagnen
Flächendeckender Abteilungen wurden
Rollout Office 2007 in 2 o. 3. Teile gesplittet
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4. Annahmen
• Sinn, Arbeitsweise und Nutzen von SharePoint sind „selbsterklärend“
• Einfache und intuitive Bedienung
• Wenig Schulungsaufwand
• Teams sind in der Lage, Ihre SharePoint Seite selbst anzupassen und zu administrieren
• Teammitglieder können in einer SharePoint Seite sofort mitarbeiten
• Besitzer einer SharePoint Seite können mit wenig Aufwand eine Seite den
Teammitgliedern zur Verfügung stellen
• Mit einer Roadshow von ca. 1 h können 90 % des Informationsbedarf beim Anwender
abgedeckt werden
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5. Wirklichkeit
• Sinn, Arbeitsweise und Nutzen von SharePoint sind schwierig zu vermitteln
• Gewohnheiten machen die Akzeptanz, den Umgang und die Arbeitsweise schwierig
• Eine Roadshow ist wichtig, kann aber nur zur Orientierung und Kommunikation dienen
• Eine reibungslose Bedienung der Teamseite nach der Roadshow war nicht möglich
• Anwender Trainings sind nötig, vor allem für PowerUser
• Trainings für SharePoint Seiten Besitzer sind unumgänglich
• IT Affinität ist hilfreich, Prozessdenken häufig notwendig
• Nach den Trainings für SharePoint Seiten Besitzer gab es:
• Eine konzeptionelle Unsicherheit (Was braucht mein Team wirklich? Tool –Prozess-
Matching)
• Zu wenig Praxis in der Umsetzung
• Unsicherheit beim Thema Berechtigungen
• Einen hohen Anspruch an die IT mit der Bitte, um Hilfe bei Konzeption und
Erstumsetzung
• Überforderung durch vielfältige Anwendungsmöglichkeiten
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6. Qualifikationsmaßnahmen/Design
• „Keep it simple“ -> war die Anforderung für eine ersten flächendeckende Einsatz von
SharePoint als Tool für die Zusammenarbeit und den Dokumentenaustausch bei Festo.
Das Startpaket hat fokussiert die Themen Aufgaben, Dokumente, Kalender und Meetings.
• Trainings wurden im Baukastensystem angeboten
• Roadshow: (1 h)
• Was ist SharePoint und was der Gewinn durch SharePoint ?
• Sinn, Nutzen und Anwendung werden klar
• PowerUser Training für Vielnutzer (4 h)
• Funktionen und Ziele für die tägliche Arbeite mit SharePoint
• Vorbereitung für das Training von SharePoint Seiten Besitzern
• Site Owner Training (1,5 d)
• Arbeitsszenarien
• Vorstellung des Werkzeugs SharePoint (Konfiguration, Administration)
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7. Organisation
• Bereitstellung der Plattform
Department I • Implementierung von Projekten
Service Provider • Definition von Szenarien
• Koordiniert die Site Hierarchie für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts
Collaboration Key User • Erster Kontakt und Berater für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts
• Berät und entscheidet über Weiterentwicklungen im Ressort
• Definiert den Inhalt der Templates
• Administriert die Site für Abteilung -oder Projektteam
Site Owner • Verantwortlich für Detailanpassungen und Inhaltliche Struktur
• Steuert User und Gruppen Berechtigungen
• Bereitstellung der Informationen
User
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8. Collaboration Key User
Aufgaben
Collaboration Key User • Koordiniert die Site Hierarchie für Abteilungs- und
Projektgruppen seines Ressorts
• Erster Kontakt und Berater für Abteilungs- und
Projektgruppen seines Ressorts
• Berät und entscheidet über Weiterentwicklungen im Ressort
• Definiert den Inhalt der Templates
Während der SharePoint Implementierung
~20Tage
Nach der SharePoint Implementierung
~12 Tage pro Jahr
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9. Site Owner
Aufgaben
Site Owner
• Administriert die Site für Abteilung- oder Projektteam
• Verantwortlich für Detailanpassungen und inhaltliche Struktur
• Umsetzung des Team – Konzepts
• Koordinator zwischen Team- und Ressortanpassungen
• Stellt Ansichten und Metadaten bereit
• Steuert User- und Gruppen Berechtigungen
Während der Implementierung einer Site
~5 Tage pro Site
Nach der Implementierung der Site
~6 Tage pro Site und Jahr
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10. Knowledge Network Collaboration
Knowledge tasks
Network
• exchange knowledge and experience about SharePoint
• discuss and rate possible future enhancements
Collaboration
• develop and share best-practice solutions for requirements
• act as a collaboration ambassador
Participants
• Collaboration Key Users
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11. Training Concept
VIP coaching for Executive users
Knowledge
Network
Advanced Training 2
for Collaboration Key
Users
functions & objectives work scenarios
Basic Training Advanced Training 1
for Power Users for Site Owners
Best Practice Guidelines & Web based trainings
Roadshow
• creating, working on and distributing documents
work • creating, assigning and supervising tasks
scenarios • managing joint dates
• planning, performing and documenting meetings
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12. SharePoint Rollout
Collaboration Intl. Rollout
Implementation Infrastruktur Knowledge Base:
Integration des Schulungs-Teams • HowTos (1:1) VirtCl Zusatztool Berechtigung
Nutzungsanalyse: Befragung • Unterlagen
• ShowCases Redesign:
Startpaket: 4 Module •Berechtigungs-Schulung
Test Schulungsdesign • Verlängerung Trainings
Schulungen
• 3 Zielgruppen • Konzeptions-Schulung
• 2 ind. Unterlagen Betreuung der MA vor Ort • „Kochrezept“-Skript
Awareness- Awareness-
Kampagnen Probleme: Kampagnen
• zu komplex in der Umsetzung
Annahmen falsch bzw. • kein vorhandenes Prozessmodell
nicht ausreichend spezifiziert • Tool-Prozess-Matching
• undurchsichtiges
Technikprobleme: MS-Berechtigungs-Modell
• Performance
• Bugs
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13. Erfolgsfaktoren
1. Einbindung des Schulungsteams bereits beim Infrastruktur-Setup
2. Einsatz interner Consultants zur Wahrung der Kontinuität und der Kulturaspekte
3. Einsatz externer Consultants zur Optimierung des Gesamtkonzepts
4. Kontinuierliche und eng verzahnte Zusammenarbeit der internen und externen Consultants
5. Ehrlicher und offener Umgang mit Problemen
6. Probleme ernst nehmen und gegensteuern
7. Bereitschaft, Wissen innerhalb von Teams zu teilen
8. SharePoint-Einführung als Change-Projekt begreifen
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14. Fazit
1. SharePoint-Einführung ist primär ein Change-Mangement-Projekt:
• kontinuierliche Begleitung der Teams
• Management aller Ebenen als Vorbilder
• SiteOwner „pampern“
• Forum für Bestpractice-Transfer pflegen
• hohe Transparenz schaffen
• Sinn kommunizieren
2. Schulungsbedarf ernst nehmen
3. Unterlagen auf die konkreten Bedürfnisse und für verschiedene Zielgruppen anpassen
4. Prozessmodelle in die Köpfe der Mitarbeiter bringen.
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15. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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