Erfolgsfaktor Mensch
Die entscheidende Rolle der Site Owner bei der weltweiten Einführung von SharePoint


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Festo –Das Unternehmen
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Office Rollout gefolgt durch den Wechsel von Lotus Notes auf Outlook
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Annahmen
•           Sinn, Arbeitsweise und Nutzen von SharePoint sind „selbsterklärend“
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Wirklichkeit
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Qualifikationsmaßnahmen/Design
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Collaboration Key User
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Site Owner
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Training Concept
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SharePoint Rollout
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Erfolgsfaktoren
1. Einbindung des Schulungsteams bereits beim Infrastruktur-Setup
2. Einsatz interner Consultants zur Wahr...
Fazit
1. SharePoint-Einführung ist primär ein Change-Mangement-Projekt:
    • kontinuierliche Begleitung der Teams
    • M...
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit




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Erfolgsfaktor Mensch - welche Rolle spielt der Mensch bei der Einführung von MS SharePoint

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Erfolgsfaktor Mensch - welche Rolle spielt der Mensch bei der Einführung von MS SharePoint

  1. 1. Erfolgsfaktor Mensch Die entscheidende Rolle der Site Owner bei der weltweiten Einführung von SharePoint Wissen wird mehr, wenn man es teilt Sandra Schädle Festo AG & Co. KG Esslingen ssd@de.festo.com IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009
  2. 2. Festo –Das Unternehmen • Geschäftsbereich: Automation: Automatisierungstechnik Didactic: Lernsysteme, Training und Consulting • Umsatz (Konzern) 1,7 Mrd. EUR • 13.500 Mitarbeiter weltweit • Rund 30.000 Katalog-Produkte in mehreren hunderttausend Varitanten • 300.000 Kunden in 176 Ländern • 2.800 Patente weltweit • 7,5 % F+E-Anteil vom Umsatz IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 2
  3. 3. Office Rollout gefolgt durch den Wechsel von Lotus Notes auf Outlook Implementation Infrastruktur Integration des Schulungs-Teams Präsenzveranstaltung am Morgen nach der Umstellung Erstellung eines Start der E-Mail Umstellung Trainingskonzepts: Terminklärung Abteilungsleiter Footwalk nach der Test • Planung von Präsenzveranstaltung Roadshows Terminklärung User • Erstellung von Unterlagen Begleitet durch Roadshows und Awareness- Check der Umstellung Umstellung in der Nacht Kampagnen Flächendeckender Abteilungen wurden Rollout Office 2007 in 2 o. 3. Teile gesplittet IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 3
  4. 4. Annahmen • Sinn, Arbeitsweise und Nutzen von SharePoint sind „selbsterklärend“ • Einfache und intuitive Bedienung • Wenig Schulungsaufwand • Teams sind in der Lage, Ihre SharePoint Seite selbst anzupassen und zu administrieren • Teammitglieder können in einer SharePoint Seite sofort mitarbeiten • Besitzer einer SharePoint Seite können mit wenig Aufwand eine Seite den Teammitgliedern zur Verfügung stellen • Mit einer Roadshow von ca. 1 h können 90 % des Informationsbedarf beim Anwender abgedeckt werden IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 4
  5. 5. Wirklichkeit • Sinn, Arbeitsweise und Nutzen von SharePoint sind schwierig zu vermitteln • Gewohnheiten machen die Akzeptanz, den Umgang und die Arbeitsweise schwierig • Eine Roadshow ist wichtig, kann aber nur zur Orientierung und Kommunikation dienen • Eine reibungslose Bedienung der Teamseite nach der Roadshow war nicht möglich • Anwender Trainings sind nötig, vor allem für PowerUser • Trainings für SharePoint Seiten Besitzer sind unumgänglich • IT Affinität ist hilfreich, Prozessdenken häufig notwendig • Nach den Trainings für SharePoint Seiten Besitzer gab es: • Eine konzeptionelle Unsicherheit (Was braucht mein Team wirklich? Tool –Prozess- Matching) • Zu wenig Praxis in der Umsetzung • Unsicherheit beim Thema Berechtigungen • Einen hohen Anspruch an die IT mit der Bitte, um Hilfe bei Konzeption und Erstumsetzung • Überforderung durch vielfältige Anwendungsmöglichkeiten IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 5
  6. 6. Qualifikationsmaßnahmen/Design • „Keep it simple“ -> war die Anforderung für eine ersten flächendeckende Einsatz von SharePoint als Tool für die Zusammenarbeit und den Dokumentenaustausch bei Festo. Das Startpaket hat fokussiert die Themen Aufgaben, Dokumente, Kalender und Meetings. • Trainings wurden im Baukastensystem angeboten • Roadshow: (1 h) • Was ist SharePoint und was der Gewinn durch SharePoint ? • Sinn, Nutzen und Anwendung werden klar • PowerUser Training für Vielnutzer (4 h) • Funktionen und Ziele für die tägliche Arbeite mit SharePoint • Vorbereitung für das Training von SharePoint Seiten Besitzern • Site Owner Training (1,5 d) • Arbeitsszenarien • Vorstellung des Werkzeugs SharePoint (Konfiguration, Administration) IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 6
  7. 7. Organisation • Bereitstellung der Plattform Department I • Implementierung von Projekten Service Provider • Definition von Szenarien • Koordiniert die Site Hierarchie für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts Collaboration Key User • Erster Kontakt und Berater für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts • Berät und entscheidet über Weiterentwicklungen im Ressort • Definiert den Inhalt der Templates • Administriert die Site für Abteilung -oder Projektteam Site Owner • Verantwortlich für Detailanpassungen und Inhaltliche Struktur • Steuert User und Gruppen Berechtigungen • Bereitstellung der Informationen User IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 7
  8. 8. Collaboration Key User Aufgaben Collaboration Key User • Koordiniert die Site Hierarchie für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts • Erster Kontakt und Berater für Abteilungs- und Projektgruppen seines Ressorts • Berät und entscheidet über Weiterentwicklungen im Ressort • Definiert den Inhalt der Templates Während der SharePoint Implementierung ~20Tage Nach der SharePoint Implementierung ~12 Tage pro Jahr IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 8
  9. 9. Site Owner Aufgaben Site Owner • Administriert die Site für Abteilung- oder Projektteam • Verantwortlich für Detailanpassungen und inhaltliche Struktur • Umsetzung des Team – Konzepts • Koordinator zwischen Team- und Ressortanpassungen • Stellt Ansichten und Metadaten bereit • Steuert User- und Gruppen Berechtigungen Während der Implementierung einer Site ~5 Tage pro Site Nach der Implementierung der Site ~6 Tage pro Site und Jahr IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 9
  10. 10. Knowledge Network Collaboration Knowledge tasks Network • exchange knowledge and experience about SharePoint • discuss and rate possible future enhancements Collaboration • develop and share best-practice solutions for requirements • act as a collaboration ambassador Participants • Collaboration Key Users IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 10
  11. 11. Training Concept VIP coaching for Executive users Knowledge Network Advanced Training 2 for Collaboration Key Users functions & objectives work scenarios Basic Training Advanced Training 1 for Power Users for Site Owners Best Practice Guidelines & Web based trainings Roadshow • creating, working on and distributing documents work • creating, assigning and supervising tasks scenarios • managing joint dates • planning, performing and documenting meetings IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009
  12. 12. SharePoint Rollout Collaboration Intl. Rollout Implementation Infrastruktur Knowledge Base: Integration des Schulungs-Teams • HowTos (1:1) VirtCl Zusatztool Berechtigung Nutzungsanalyse: Befragung • Unterlagen • ShowCases Redesign: Startpaket: 4 Module •Berechtigungs-Schulung Test Schulungsdesign • Verlängerung Trainings Schulungen • 3 Zielgruppen • Konzeptions-Schulung • 2 ind. Unterlagen Betreuung der MA vor Ort • „Kochrezept“-Skript Awareness- Awareness- Kampagnen Probleme: Kampagnen • zu komplex in der Umsetzung Annahmen falsch bzw. • kein vorhandenes Prozessmodell nicht ausreichend spezifiziert • Tool-Prozess-Matching • undurchsichtiges Technikprobleme: MS-Berechtigungs-Modell • Performance • Bugs IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 12
  13. 13. Erfolgsfaktoren 1. Einbindung des Schulungsteams bereits beim Infrastruktur-Setup 2. Einsatz interner Consultants zur Wahrung der Kontinuität und der Kulturaspekte 3. Einsatz externer Consultants zur Optimierung des Gesamtkonzepts 4. Kontinuierliche und eng verzahnte Zusammenarbeit der internen und externen Consultants 5. Ehrlicher und offener Umgang mit Problemen 6. Probleme ernst nehmen und gegensteuern 7. Bereitschaft, Wissen innerhalb von Teams zu teilen 8. SharePoint-Einführung als Change-Projekt begreifen IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 13
  14. 14. Fazit 1. SharePoint-Einführung ist primär ein Change-Mangement-Projekt: • kontinuierliche Begleitung der Teams • Management aller Ebenen als Vorbilder • SiteOwner „pampern“ • Forum für Bestpractice-Transfer pflegen • hohe Transparenz schaffen • Sinn kommunizieren 2. Schulungsbedarf ernst nehmen 3. Unterlagen auf die konkreten Bedürfnisse und für verschiedene Zielgruppen anpassen 4. Prozessmodelle in die Köpfe der Mitarbeiter bringen. IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 14
  15. 15. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit IS-KI/Sandra Schädle Erfolgsfaktor Mensch 24. Juni 2009 15

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