AUDITORIA BIBLIOTECA UNIVERSIDAD AMAZONIA

1. Universidad de la amazonia<br /> <br /> <br />PRIMERAENTREGA AUDITORÍA IGESTION DEL PRESTAMO DE MATERIAL Y PAGO DE MULTAS DE LA DIVISION BIBLIOTECA E INFORMACION CIENTIFICA DE LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA<br />Formato preliminar al documento:<br />Título:ENTREGAIGESTION DEL PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO Y PAGO DE MULTAS DE LA DIVISION BIBLIOTECA E INFORMACION CIENTIFICA DE LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIAFecha d/M/a:15/04/2011Sumario:El primer informe de la actividad contiene información preliminar de la documentación perteneciente al proceso de gestión de préstamo de material bibliográfico y pago de multas de la división de biblioteca e información científica de la universidad de la amazoniaPalabras Claves: Auditoría, Información, Prestamo, Gestión, multas, Prestamos Formato:.docFecha de emisiónd/M/a:15/04/2011Dependencia:División de biblioteca e información científica de la universidad de la amazoniaCódigo:Versión:1.0Estado de la versiónEN REVISIONAutor (es):CHRISTIAN CAMILO HOYOS HERNANDEZJOSE LUIS GUTIERREZ ARTUNDUAGAReviso:Aprobó:Información Adicional:<br />INTRODUCCIÓN<br />OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA<br />Objetivo General<br />Realizar la Auditoria de la gestión de préstamos de material bibliográfico y el pago de multas de la división de biblioteca e información científica de la Universidad de la Amazonia.<br />Objetivos Específicos<br />Recolectar información de los procedimientos y características de la gestión de préstamos del material bibliográfico de la biblioteca de la biblioteca universidad de la amazonia.<br />Recolectar información de los procedimientos y características de la gestión de multas por mora en la devolución del material bibliográfico de la biblioteca dela universidad de la amazonia.<br />Caracterizar el procesos conforme a la información recolectada<br />Identificar la estructura organizacional del proceso<br />Evaluar los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en la división de biblioteca correspondiente al proceso de préstamo de material bibliográfico y el proceso de pago de multas.<br />Realizar las pertinentes recomendaciones a el departamento Auditado, para el mejoramiento de las posibles fallas en los procedimientos en el proceso establecido<br />Presentar el informe de los avances del proceso Auditado<br />Concluir el trabajo<br />ELEMENTOS ORGANIZACIONALES<br />Descripción<br />La Biblioteca Universitaria es una moderna Edificación que contempla la normatividad nacional e internacional para edificio de biblioteca, con temperatura, ventilación y aireación controlada, amplios espacios de circulación y 5 salas en las cuales se distribuye el conocimiento clasificado según el Sistema de Clasificación Dewey, y diferenciadas en su totalidad por el color de sus sillas, Hemeroteca que alberga las publicaciones seriadas más representativas y los diarios nacionales e internacionales accesados electrónicamente vía web; una Plazoleta de eventos donde permanentemente se encuentran exposiciones de diferente índole, Préstamos y Devolución, Oficina, Zona de descanso de empleaos, Casilleros, Sala de Estudio, (02) Salas Auxiliares (postgrados), servicio de fotocopiado, Sala Virtual, Sala de Capacitación y Proyecciones, mediática, Depósito y encuadernación, baños en todos los pisos, catálogos de acceso públicos u Opac’s, Balcones y áreas libres de lectura, ascensor para tercera edad y limitados físicos.<br />GENERALIDADES DE LA EMPRESA<br />EMPRESA: División De Biblioteca E Información Científica De La Universidad De Amazonia<br />NIT: ¿?? <br />DIRECCION: Calle 17 Diagonal 17 con Carrera 3F | Barrio Porvenir Florencia, Caquetá, Colombia, Suramérica<br />PORTAL WEB: http://uniamazonia.edu.co/v8/index.php/otras-dependencias/division-biblioteca-e-informacion-cientifica.html.<br />MISION<br />La Universidad de la Amazonia, institución estatal de educación superior del orden nacional, creada por la ley 60 de 1982 para contribuir especialmente en el desarrollo de la región amazónica, está comprometida con la formación integral de un talento humano idóneo para asumir los retos del tercer milenio a través de una educación de calidad, amplia y democrática, a nivel de pregrado, posgrado y continuada, que propicie su fundamentación científica, desarrolle sus competencias investigativas, estimule su vinculación en la solución de la problemática regional y nacional y consolide valores que promuevan la ética, la solidaridad, la convivencia y la justicia social.<br />VISION<br />La Universidad de la Amazonia será una institución de educación superior en permanente acreditación social, reconocida y líder en la construcción, apropiación, adecuación, implementación y difusión de procesos académicos, científicos, investigativos y de proyección a la comunidad; preferencialmente encaminados a la búsqueda del desarrollo humano sostenible de la región amazónica, de manera comprometida y articulada a la consolidación del proyecto de nación contemplado en la Constitución Nacional.<br />OBJETIVOS D ELA EMPRESA<br />Objetivo General<br />Este documento tiene como propósito fundamental describir los procedimientos con base en los procesos y las rutinas de trabajo que deben ser agrupadas de tal manera que faciliten la consulta y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las diferentes actividades, para que sirva como herramienta de trabajo y contribuya con el cumplimiento eficaz y eficiente de la misión de la Biblioteca y por ende con el cumplimiento de la misma como un todo dentro de la universidad.<br />Objetivos Específico:<br />El servicio de Biblioteca, es un servicio con múltiples dimensiones, las personas que coinciden en una biblioteca, pueden tener intereses muy distintos, desde fotocopiar algún material bibliográfico, buscar una lectura amena, investigar entre gran variedad de materiales para un proyecto, estudiar alguna materia, resolver dudas de alguna materia, recolectar información para elaborar un informe.<br />SERVICIOS<br />La Biblioteca tiene definidos sus objetivos en función de apoyar los procesos de docencia, investigación y extensión de la institución y su compromiso con mantener calidad en sus colecciones, recursos y servicios, de conformidad a lo establecido en su reglamentación: Estatuto de la División de Biblioteca (Acuerdo N.8 de 1999), Reglamento de Servicios (Acuerdo No.007 de 2004<br />La División de Biblioteca de la Universidad de la Amazonia dispone para el servicio de la comunidad universitaria los siguientes servicios:<br />1.Prestamos material bibliográfico<br />2.Capacitación usuarios<br />3.Referencias a usuarios<br />4.Realización de bibliografías<br />5.Diseminación selectiva de información<br />6.Conmutación bibliográfica<br />1. PRÉSTAMO DE MATERIAL <br />Servicio mediante el cual se dispone el material bibliográfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para la consulta y préstamo al usuario por un tiempo determinado.<br />Préstamo externo:<br />Servicio mediante el cual se dispone a la comunidad universitaria el material bibliográfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para su consulta y préstamo, conforme a los periodos y tiempos estipulados.<br />Préstamo en sala:<br />Servicio que permite a la comunidad Universitaria, así como a usuarios externos y egresados el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos en las salas de consulta de la Biblioteca.<br />Préstamo interbibliotecario:<br />Servicio que permite establecer un convenio recíproco entre Bibliotecas, Instituciones, con el fin de facilitar el préstamo de material bibliográfico a la comunidad universitaria.<br />2. CAPACITACIÓN A USUARIOS<br />Servicio orientado a brindar a la comunidad universitaria conocimientos y estrategias en el uso, búsqueda y recuperación de información a través de las diferentes herramientas y servicios existentes en el departamento de biblioteca, por medio de inducción y talleres, individuales o grupales a lo largo del periodo académico.<br />3. REFERENCIA A USUARIOS<br />Servicio de orientación, asesoría y apoyo en búsqueda, localización y recuperación de información dentro de la Biblioteca de la Universidad o en fuentes externas, incluyendo bases de datos bibliográficas, así como el uso de otras fuentes bibliográficas e informativas de otras instituciones.<br />4. REALIZACIÓN BIBLIOGRAFÍAS<br />Proporcionar a la comunidad de la Universidad la búsqueda, clasificación y descripción de los documentos e ítems, con el fin de elaborar una serie de repertorios que ayuden a la realización de sus actividades académicas e investigativas cada vez que así lo requiera.<br />5. DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN<br />Proporcionar a la comunidad de la Universidad información respecto a las nuevas adquisiciones, artículos y demás documentos que amplíen e informen acerca de los temas de su interés previamente solicitados.<br />6. CONMUTACIÓN BIBLIOGRÁFICA<br />Proporcionar a la comunidad de la Universidad, así como usuarios externos la obtención de documentos que puedan encontrase en otras unidades de información a nivel, local o nacional, por medio de correo convencional, electrónico, fax o Internet.<br />RESEÑA HISTÓRICA:<br />La Universidad de la Amazonia en Florencia tiene su origen en el Instituto Tecnológico Universidad Surcolombiana (ITUSCO) cuya sede principal fue la ciudad de Neiva en el Departamento del Huila.<br />Como seccional en Florencia inicia sus actividades en 1971 ofreciendo cuatro programas a nivel tecnológico: Ciencias Sociales, Matemáticas, Contaduría y Topografía. Con la ley 13 de 1976 se transformo ITUSCO se transformó en la Universidad Surcolombiana, en consecuencia el ITUSCO-Florencia se transforma en su seccional, cuyas actividades son orientadas desde tres facultades: Ciencias de la Educación, Ciencias Agropecuarias y Ciencias Contables y Económicas.<br />En 1982, a través de la ley 60 del 30 de diciembre sancionada por el entonces presidente de la república, Doctor Belisario Betancur Cuartas, la seccional de la Universidad Surcolombiana es transformada en la Universidad de la Amazonia.<br />Nuestra universidad es oficial, del orden nacional y su misión, visión, objetivos, funciones y políticas están orientadas a contribuir al desarrollo sostenible de la región amazónica. Se conocen plenamente los retos y compromisos, no solo los que se derivan de los estatutos vigentes que tienen que ver con el desarrollo de programas acordes con las particularidades de la región, con la cualificación del talento humano a través de la difusión del conocimiento científico y tecnológico, y con la investigación en la Amazonia, sino los que ha impuesto la Declaración Mundial sobre la Educación Superior en el Siglo XXI: Visión y Acción, aprobada por la UNESCO enoctubre de 1998. La declaración amplía el horizonte y el quehacer de la Educación Superior para el próximo milenio, en aspectos sobre los cuales ya se trabaja: la acreditación, la cobertura, el acceso a la universidad, la internacionalización, las nuevas tecnologías educativas, etc.<br />ORGANIGRAMA UBICACIÓN DE LA DIVISION DE BIBLIOTECA DENTRO DEL MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA<br />ORGANIGRAMA DIVISION DE BIBLIOTECA E INFORMACION CIENTIFICA<br />Instalaciones<br />CARACTERIZACION DEL PROCESO<br />NOMBRE DEL PROCESOGESTIÓN DE PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Y PAGO DE MULTAS DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA E INFORMACIÓN CIENTÍFICA DE LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIAOBJETIVOSGeneralFacilitar el préstamo de material bibliográfico, controlar su devolución y gestionar la generación y cobro de multas en la división de biblioteca e información científica, como proceso de apoyo al macro proceso misional de docencia de la Universidad de la Amazonia.Objetivos Específicos:Realizar el préstamo de los materiales bibliográficos disponibles en la biblioteca de la universidad a los diferentes usuarios que requieran de este servicio, registrando las operaciones en el sistema de información.Controlar la devolución de los materiales prestados, registrando también estas operaciones en el sistema.Asignar multas a los usuarios que incumplan con los plazos de devolución, conforme a lo establecido en los acuerdos.Cobrar las multas pertinentes a los deudores morosos de la biblioteca.ALCANCESDonde Comienza: En la necesidad del usuario de adquirir un préstamo de material bibliográfico, y en el préstamo de este por parte de la biblioteca.Donde Termina: Con la entrega del material, o con la cancelación de la multa por entrega inoportuna de este.<br />ACTIVIDADESInsumosPlan de desarrollo de la universidad de la AmazoniaNormatividad y reglamentosMaterial bibliográficoMaterial bibliográficoDocumentos con descripción de procedimientos y manuales de usuario.Solicitud del servicio de préstamo de material bibliográficoSistema integral automatizado de bibliotecas SIABUCProveedores Dirección Universidad de la Amazonia Consejo académico de la Universidad de la AmazoniaDivisión bibliotecaDivisión bibliotecaEstudiantes-Docentes-Otros usuariosDepartamento de tecnología de la Universidad de la AmazoniaPlanear:Plan operativoPlan de recuperaciónPlan de difusiónPlan de capacitaciónSalidas:Plan de procedimientos yPlanes de mejoras en los procesosNecesidad de recursos y descripción de riesgos Plan de difusiónPlan de Clientes:ExternosSecretaria de EducaciónMinisterioOrganismos de ControlInternosAlumnosDocentesAdministrativosHacer:Planes de procedimientos Identificación de las funcionalidades.Determinar espacios para el desarrollo del personalEjecución de estrategias para el préstamo de los libros y el cumplimiento de entrega para evitar multasEjecución de tarifas para pago de multasDocumentación de registros de pagos por multasVerificar:La compañía de seguridad hará el acompañamiento del ingreso del personalAnálisis de riesgos de préstamo de material bibliográficoAnálisis de Riesgo del pago de las multas Confirmar ingreso de préstamo en el SIABUCSoportes de registros de pagos por multasValidacion Datos del usuarioActuar:Actualizar manuales de procedimientos y de funcionesIdentificar tarifas de pago de multasPlanes para las mejoras en el préstamo de material bibliográfico.Actualizaciones de procedimientos para el préstamos de material bibliográfico y procedimientos para el pago de las multas. Cumplimiento de los estándares de préstamo y pago de multas<br />Requisitos Por CumplirLegalesInternosDe la industriaLEY 1301 DE 2009ACUERDO 30 DEL 2004ISO 9001ZONAS PARA LA UBICACIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICOSEIBUCIndicadores de GestiónUn indicador por cada actividad. PHVACalidad de servicio calidad de solicitudes de préstamo / Cantidad de Prestamo acordadoCalidad de Capacitaciones cantidad de capacitaciones / cantidad de capacitaciones cumplidas Control de Riesgos Numero de riesgos que se identifican/ Riesgos ControladosMejora de Planes Planes Propuestos/Planes Mejor EjecutadosRecursos Personal/recursosMateria PrimaAplicaciónInformaciónInfraestructuraInstalaciones FisicasMaterial BibliograficoEquipos de computoAuxiliares de Oficina prestamosFichas técnicas para registro físicoAplicativo SIABUCLibrosComputadoras Lectores de códigos barraAplicaion para el registro de prestamos y cobro de multas,unaaplicaion de escritorio Las fichas técnicas ayudan de soporte para el préstamos de librosEl lector código de barra permite poder leer el código del libro para registrarlo en el sistema SIABUcDocumentos ExistentesGuía del funcionarioEstrategias de Servicio Procedimientos para el prestamos de material bibliográficoEstrategias de Servicios De PréstamoManual del FuncionarioGUIAS Y MANUALESResponsables del ProcesoDependenciasCargosLiliana María Pérez SierraUbicación: Bloque Biblioteca, Segundo Piso.Teléfono Directo: 4361557Teléfono: 4358786 Ext. 115Jefe de Biblioteca: Liliana María Perez SierraSecretaria: Ext. 114Procesos Técnicos: Ext. 124Desarrollo e Información Científica: 154<br />CONCLUSIONES<br />La investigación preliminar a la división de biblioteca es muy importante para conocer el análisis la identificación y la planificaion de procesos como los prestamos de material bibliográfico y el pago de multas, identificando como es su funcionamiento paso a paso.<br />La fundamentación de la Gestión Del Préstamo De Material Y Pago De Multas De La División Biblioteca E Información Científica De La Universidad De La Amazonia ayuda a planificar el desarrollo del trabajo de una manera eficiente con la idea de mejorar la aplicabilidad de los procesos en la biblioteca de la universidad de la amazonia y avanzar en los estudios del comportamiento del comportamiento del sistema de préstamo y el pago de multas<br />BIBLIOGRAFÍA<br />Documentos electrónicos:<br />PROTAL UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA,http://www.uniamazonia.edu.co/v8/index.php/otras-dependencias/division-biblioteca-e-informacion-cientifica.html<br />[ppt] Manuel Cartuche Flores. AUDITORÍA FÍSICA. http://www.slideshare.net/macartuche/auditora-fsica. [Consulta: 07-octubre-2009] <br /> [ppt] Julio Plaza. AUDITORÍA INFORMÁTICA, LA AUDITORÍA FÍSICA. http://www.slideshare.net/jiplaza/auditoria-fisica [Consulta: 07-octubre-2009] <br />http://www.uniamazonia.edu.co/v8/index.php/acerca-de-la-entidad/objetivos-y-funciones.html<br />