1. 你的文件和電腦資料夾雜亂無章嗎？ 你老是花太多時間找會議記錄和檔案嗎？ 成為文件指揮家！

3. 文件尺寸規格化才方便整理， 而且不會顯得雜亂， 大小不一的文件， 可以統一使用 A4 透明夾收納。 秘訣一：讓文件穿上一樣大的衣服

4. 依照個人需要， 按時間或是主題分類， 分類要有系統才便於尋找 所有文件分成五到十個大分類， 每個大分類中再細分出小分類。 秘訣二：分類 5 個不嫌多， 10 個恰恰好

5. 花一分鐘寫上重點摘要， 讓你不用再花時間整份重看。 不要用便利貼或 N 次貼來當標籤， 因為它們很容易掉落！ 秘訣三：善用標籤註明日期和摘要

6. 還有，先將當天要處理的文件， 分類後放到「待辦」資料箱中 不怕臨時找不到重要的文件了！ 建立「待辦」資料箱

7. 資料不要橫著放，會造成拿取困難 秘訣四：別讓書躺著！ 不要拿文件來玩疊疊樂！

8. 書或資料豎著排列， 要用就能立即取出了 有需要的才留下來， 不需要的就大方丟棄吧！ 讓你的書站起來！

9. 一進辦公室就看看今天的信件，急事立即處理，邀約會議寫到記事本，剩下的看完就丟掉吧！ 秘訣五：信件、賀卡、邀請函看完就丟 一天收兩次就足夠掌握所有信件， 因為 80 ％的信函其實不重要！

10. 「整理，也要今日事今日畢」， 下班前讓你所有文件都順利找到家！ 資料要立刻整理， 一旦累積多了，重新整理會更困難。 秘訣六：今天就讓文件找到家