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getrieben - und wirkt selber auch als Treiber des Business
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Entwicklung Einführung Wachstum Sättigung Rückgang Abschaffung
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Welches (zukünftige) Geschäft soll das System unterstützen?
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welche Organisation soll das System ermöglichen?
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Was muss das System in Bezug auf Funktionen, Technik,
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Welche konkreten Angebote können die Hersteller und
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Wer schnürt das attraktivste Gesamtpaket?
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Kirchner + Robrecht-White Paper "IT-Systeme erfolgreich auswählen"

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Von gescheiterten IT-Projekten kann fast jedes Unternehmen ein Lied singen. Studien sprechen davon, dass rund jedes zweite Projekt in Deutschland scheitert, international ist die Quote sogar noch höher. Woran liegt das? Wie kann ich die Erfolgswahrscheinlichkeit meines Projektes erhöhen? Das White Paper der Unternehmensberatung Kirchner + Robrecht GmbH zeigt Ihnen sechs Erfolgsfaktoren, wie Sie Ihr IT-Projekt erfolgreich abschließen.

Veröffentlicht in: Leadership & Management
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Kirchner + Robrecht-White Paper "IT-Systeme erfolgreich auswählen"

  1. 1. Kirchner + Robrecht GmbH management consultants | info@kirchner-robrecht.de | www.kirchner-robrecht.de Büro Berlin: Martin-Buber-Str. 18 | 14163 Berlin | Tel. +49. 30. 88 03 39 4-0 Büro Alzenau: Burgstraße 3 | 63755 Alzenau | Tel. +49. 6023. 94 35 3-0 Büro München: Oettingenstr. 25 | 80538 München | Tel. + 49. 89. 72 63 12 5-60 IT-Systeme erfolgreich auswählen » Whitepaper « Alzenau, 12. Juni 2014
  2. 2. Eine einfache Frage: Welches System ist für mein Unternehmen das richtige? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 2 ?
  3. 3. Aber keine schnelle Antwort, denn die künftige Systemland- schaft soll effizientes und flexibles Agieren ermöglichen Whitepaper Professionelle Systemauswahl 3 Typische (allgemeine) Anforderungen an IT-Systeme integriert • Harmonische Ein- und Anbindung in die bestehende Systemlandschaft • Übergreifende Planungs- und Steuerungsfunktionen • Standardisierte APIs für gängige (Branchen-)Software strukturiert • Zentrale, strukturierte Datenhaltung, Informationen als singuläre Assets organisiert • Durchgängiges Berechtigungs- und Rollenkonzept • Groupware- und Workflowunterstützung flexibel • Schnelle Anpassbarkeit an sich ändernde Produkte, Preise, Kanäle, Gesetze, … • Mandantenspezifische Konfiguration von Strukturen und Prozessen • Modularer Aufbau des Gesamtsystems wirtschaftlich • Hoher Automatisierungsgrad, ausgeprägte Ergonomie, einfacher Betrieb • Systemausprägung (kann) nah am Hersteller-Standard (bleiben) • Umfangreiche funktionale Grundausstattung, geringer Eigenentwicklungsbedarf zukunftssicher • Gängige Standards bei Programmiersprache, Entwicklungsumgebung, Datenbanken • Saubere Schnittstellen (z.B. REST-API, Ex-/Import XML + JSON) • Durchgängig objektorientierter Systemaufbau
  4. 4. Die IT wird von der permanenten technischen Entwicklung getrieben - und wirkt selber auch als Treiber des Business Whitepaper Professionelle Systemauswahl 4 Die 10 wichtigsten IT-Trends 2014 vgl. http://www.computerwoche.de/a/die-zehn-wichtigsten-it-trends,2551615 Digitalization – IT as Product Software as a Service (SaaS) ERP, CRM, SCM of the future Cloud Computing Dynamic Infrastructure Social Business Identitiy Management and Cybersecuity Big Data Mobile Workspace and Apps Consumerisation
  5. 5. Entwicklung Einführung Wachstum Sättigung Rückgang Abschaffung Systemnutzung Systemnutzen Systemkosten Die eigenen Systeme im Unternehmen können da oft nicht mehr mithalten Whitepaper Professionelle Systemauswahl 5 Systemlebenszyklus vgl. http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de • Entwicklung: Schritte der Ideenfindung und -verwirklichung der Software-Entwicklung werden durchlaufen. • Systemeinführung: Erfolgt eine schrittweise Einführung, ergibt sich eine wachsende Nutzung. Die Nutzungsintensität wird auch vom Auftreten und Beseitigen von Fehlern während der Tests und zu Beginn des produktiven Betriebes bestimmt. • Wachstum: Alle Tests sind abgeschlossen, alle während der Einführung aufgetretenen Fehler beseitigt und alle Funktionen können produktiv genutzt werden. Die Nutzung nimmt durch weitere Nutzer zu. • Sättigung/Reife: Die Nutzung erreicht ihren Höhepunkt. Bisherige Nutzer können keine weiteren Nutzungsmöglichkeiten entdecken und weitere Nutzer kommen nicht mehr hinzu. Das System entspricht nicht mehr dem Stand der Technik, konkurriert mit anderen oder die unterstützten Aufgaben verlieren an Bedeutung. • Rückgang: Der in der Phase Sättigung/Reife einsetzende Rückgang setzt sich fort. • Abschaffung: Hier muss die Entscheidung getroffen werden, zu welchem Zeitpunkt ein System durch ein neues abgelöst wird. ?
  6. 6. Mit Kirchner + Robrecht folgt die Auswahl einem systemati- schen Vorgehen und führt zu sicheren Entscheidungen Whitepaper Professionelle Systemauswahl 6 Aufgaben im Auswahlprojekt • Business- und Produktstrategie beschreiben • IT-strategischen Rahmen ggf. erarbeiten und beschreiben • Sollprozesse und –organisation definieren • Anforderungen an die technischen Systeme ableiten und Lastenheft erstellen • Marktsichtung durchführen • Leistung / System ausschreiben • Businesscase erarbeiten • Anbieter auswählen • Vertrag gestalten • Umsetzungsprojekt planen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  7. 7. Welches (zukünftige) Geschäft soll das System unterstützen? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 7 Business- und Produktstrategie Worauf es ankommt:  Beschreibung des bestehenden und künftigen Produkt- und Dienstleistungsspektrums sowie der resultierenden systemtechnischen Anforderungen  Beschreibung der zugrundeliegenden Geschäfts- modelle und Zuordnung der Rolle, die die Systeme bei Entwicklung, Herstellung und Betrieb der Produkte und / oder der Administration spielen  Darstellung der zu bedienenden Vertriebskanäle und relevanten Vermarktungsformen sowie der hierfür erforderlichen systemtechnischen Unterstützung  Ableitung der dafür benötigten Kundendaten und Beschreibung, wie diese gewonnen und verarbeitet werden können  Festlegung der zu bedienenden Märkte und der resultierenden Bedeutung für das System 1
  8. 8. Welche Rahmenbedingungen gibt die IT-Strategie des Unternehmens vor? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 8 IT-strategischer Rahmen Worauf es ankommt:  Formulierung der Grundsätze, die sich das Unternehmen bei der Beschaffung von Software gibt, nämlich:  Bedingungen, unter denen Applikationen eigenent- wickelt bzw. als Kaufsoftware bezogen werden  Die Rolle von Standardsoftware im Verhältnis zu Individual- oder branchenspezifischen Applikationen  Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von Open Source Software, Bedingungen für den Einsatz kommerzieller Produkte  Betriebsgrundsätze für Software: On-Premise- Implementierungen versus Bezug als Service (SaaS)  Einführungsprinzip für neue Software: Big Bang, modulweise, mittels Piloten, … 2
  9. 9. In welche Organisation wird das System implementiert – und welche Organisation soll das System ermöglichen? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 9 Sollprozesse und –organisation Worauf es ankommt:  Beschreibung der Geschäftsprozesse, die das System abdecken soll: Wie gestalten sich diese heute, wie sollen sie in Zukunft aussehen?  Örtliche und organisatorische Zuordnung der künftig wahrzunehmenden Aufgaben: Welche funktionale Aufteilung bzw. Abgrenzung zwischen den bestehenden und zukünftigen Systemen folgt daraus?  Trennung zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben: Welche Folgen hat das für die Auslegung und den Betrieb der Systeme?  Darstellung der abzubildenden Workflows, des Prozess- und Qualitätsmanagements und eines daraus abgeleiteten (groben) Rollenkonzeptes 3
  10. 10. Was muss das System in Bezug auf Funktionen, Technik, Ergonomie und Wirtschaftlichkeit leisten? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 10 Anforderungen und Lastenheft Worauf es ankommt:  Festlegung einer angemessenen Form der Anforderungsbeschreibung: Soll die Entwicklung bzw. das Customizing eher agil oder nach einer ausformulierten Spezifikation erfolgen?  Definition des Personenkreises, der zur Entwicklung der Anforderungsbeschreibung beitragen soll und mit wem diese abgestimmt werden muss  Strukturierung und Beschreibung der konkreten funktionalen, technischen ergonomischen und wirtschaftlichen Anforderungen an die Systeme  Gewichtung der Anforderungen, ausgerichtet am Beitrag der beschriebenen Features zum Geschäfts- erfolg  Zusammenführung der Ergebnisse in einem Lastenheft oder Backlog 4
  11. 11. Welche Systeme und welche Anbieter kommen hierfür in Frage? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 11 Marktsichtung Worauf es ankommt:  Eruierung der grundsätzlich geeigneten und am Markt verfügbaren Systeme  Zuordnung der in Frage kommenden Anbieter (Hersteller, Integratoren) national / international  Longlist  Definition der wesentlichen Bewertungskriterien sowie der Ausschlusskriterien (z.B. Qualität der Referenzen, Standort, Größe, technologische Plattform der Lösung, …)  Reduzierung der Liste der potenziellen Anbieter auf eine handhabbare Zahl von etwa 3 bis maximal 10 Anbieter  Shortlist 5
  12. 12. Welche konkreten Angebote können die Hersteller und Integratoren machen? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 12 Ausschreibung Worauf es ankommt:  Erstellung und Versand einer (formalen) Ausschrei- bung auf Grundlage des Lastenheftes und strategi- scher, organisatorischer und prozessualer Vorgaben  Auswertung der Angebote nach den definierten Bewertungskriterien; Ranking der Anbieter / Systeme und Selektion der weiter zu verfolgenden Optionen  Bewertung der Leistungsfähigkeit der Systeme und Anbieter durch Angebots- und Systempräsentatio- nen (nach einem strukturierten „Drehbuch“), Referenzbesuche bei vergleichbaren Anwendern und (optional) Teststellungen, sofern sinnvoll möglich  Gegenüberstellung der Angebote in Scoring-Modell  Workshops mit den (beiden) am besten bewerteten Anbietern zur weiteren Vertiefung der Beurteilung 6
  13. 13. Wie rechnet sich das insgesamt? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 13 Businesscase Worauf es ankommt:  Gegenüberstellung des zu tätigenden Investments und der laufenden Kosten mit den zu erwartenden (quantifizierbaren) Nutzeneffekten wie Wegfall bestehender Kosten, nicht anfallende Kosten für zusätzliche Leistungen, Opportunitätskosten o.ä. im Sinne einer Wirtschaftlichkeitsrechnung  Abgleich der sich daraus ergebenden wirtschaftlichen Kennwerte (z.B. ROI) mit den Unternehmens- vorgaben  Bei Nichterreichung der Vorgaben Ermittlung der Kosten- und Nutzentreiber und darauf aufbauend Überprüfung des Projektumfangs  ggf. Anpassung des Umfangs (Rescoping)  Überführung des Ergebnisses in die Budget- und Kostenplanung des Unternehmens 7
  14. 14. Wer schnürt das attraktivste Gesamtpaket? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 14 Anbieterauswahl Worauf es ankommt:  Entscheidung, ob mit einem oder zwei Anbietern fortgefahren werden soll  Ggf. Formulierung eines LOI zur weiteren Vertiefung der Erkenntnisse, z.B. in Form einer weiteren Lösungsspezifikation  Vorverhandlungen zur Erreichung einer finalen Preisgestaltung durch den / die Anbieter  Zusammenfassung der Erkenntnisse und Ergebnisse und Ableitung einer Empfehlung für die entscheidungsrelevanten Gremien  Abstimmung der Empfehlung mit den Stakeholdern und Herbeiführung einer Entscheidung 8
  15. 15. Auf welcher vertraglichen Grundlage soll gearbeitet werden? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 15 Vertragsgestaltung Worauf es ankommt:  Erarbeitung und Abstimmung eines Vertrags- entwurfs zur Lizensierung und Implementierung der Systemkomponenten sowie der dafür erforderlichen begleitenden Dienstleistungen auf fachlicher Ebene, also Funktionen, Betrieb, Sicherheit, Mitwirkungspflichten, Vorgehen etc.  Veranlassung der juristischen Prüfung des Vertrags- werkes (Nutzungsrechte, Gewährleistungen, Vor- gehen im Fall von Streitigkeiten, Fristen, Pönalen etc.) und Abstimmung konsensfähiger Formulierungen  Herbeiführung eines (zügigen) Vertragsabschlusses 9
  16. 16. Wie sieht konkret die Umsetzung aus? Whitepaper Professionelle Systemauswahl 16 Umsetzungsplanung Worauf es ankommt:  Projektierung der Umsetzung  Strukturierung in Phasen (z.B. Vorbereitung, Blue- print, Realisierung, Schulung, Produktivschaltung und Betriebsbegleitung)  Zusammenstellung der Projektstruktur in Teil- projekte, Teams, Funktionen (Projektleitung, PMO, Testmanagement, Projektcontrolling, …) und Gremien (Lenkungsausschuss, Fachbereichsausschuss, Sounding-Board, …)  Planung der erforderlichen organisatorischen Maßnahmen und eines systematischen Change Management  Feinplanung des Implementierungsprojektes  Durchführung einer Kickoff-Veranstaltung 10
  17. 17. Um den Auswahlprozess erfolgreich zu gestalten, sind eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen Whitepaper Professionelle Systemauswahl 17 Erfolgsfaktoren im Auswahlprozess  Klare strategische Vorgaben bezüglich Produkte, Business und Technik  (Möglichst) breite Einbindung aller unmittelbar und mittelbar betroffenen Bereiche  Systematische und neutrale Moderation und Herstellung eines angemessenen Interessenausgleichs, Vermeidung einer einseitigen Durchsetzung von Partikularinteressen  Strukturiertes und stringentes Vorgehen  Professionelles und straffes Projektmanagement, Einsatz geeigneter Projektmanagement-Tools  Ganzheitliche Sicht über Bereiche und Marken des Hauses
  18. 18. Professionelle Systemauswahl lohnt sich Whitepaper Professionelle Systemauswahl 18 Ergebnisse des Auswahlprozesses  Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt  Der Weg ist für jeden transparent  Die Auswahl ist objektiv  Die Kriterien sind gewichtet  Die entscheidungsrelevanten Personen werden beteiligt  Die Wahl ist rein nutzenorientiert
  19. 19. Kontaktdaten Kirchner + Robrecht GmbH Whitepaper Professionelle Systemauswahl 19 Büro Berlin Martin-Buber-Str. 18 D-14163 Berlin Tel. +49. 30. 88 03 39 4-0 Fax +49. 30. 88 03 39 4-36 Büro Alzenau Burgstraße 3 D-63755 Alzenau Tel. +49. 6023. 94 35 3-0 Fax +49. 6023. 94 35 3-29 Büro München Oettingenstr. 25 D-80538 München Tel. +49. 89. 72 63 12 5-60 Fax +49. 89. 72 63 12 5-80 www.kirchner-robrecht.de info@kirchner-robrecht.de

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