1. Key Control Dashboard
Module: Interne Controle

2. Agenda
1. Inleiding en context
2. Key Control Dashboard: module Interne Controle
3. Demonstratie
4. Dienstverlening
Pagina 2 Introductie Key Control Dashboard

3. 1
Context
Inleiding en context

4. 1.1 Inleiding
► De organisatie specifieke context wordt digitaal vertaald en weergegeven.
► Het Key Control Dashboard (KCD) is ondersteunende tooling voor interne controle
werkzaamheden en risicomanagement.
► Met het Key Control Dashboard (KCD) voor interne controle levert E&Y en Yellowtail u een
standaard raamwerk en een digitaal controle instrument ten behoeve van de opbouw van een
uniform IC-dossier voor de materiële processen, waaronder: Personeel en urenregistratie, Inkoop en
aanbesteding, Subsidieverstrekkingen, Grondexploitatie, etc.
► Het KCD gaat uit van een systeemgerichte interne controle. Het is bovendien faciliterend in de
transitie van gegevensgericht naar systeemgericht. Indien gewenst kunnen separate onderdelen
gegevensgericht gecontroleerd blijven worden .
Een uniforme opzet voor de interne controle met een minimale set van key controls vormt de basis voor de
inrichting van het Key control dashboard.
Pagina 4 Introductie Key Control Dashboard

5. 1.2 Key Control Dashboard – IC en Risico
In-Control
monitoring en aantonen beheersing materiële processen
Key Control Dashboard
Digitale registratie, verslaglegging / verantwoording
E&Y Intern controle E&Y risico management
raamwerk raamwerk
Digitaal IC-plan met Beoordelen, beheersen en
Key Controls bewaken van risico’s
Met het Key Control Dashboard richting “in-control statement”.
Pagina 5 Introductie Key Control Dashboard

6. 1.3 KCD - Interne Controle
Risico’s Raamwerk van 16
(wet- materiële gemeente
/regelgeving) processen (incl. AO)
Proces IC plan
(beheersing) (key controls)
Beheersmaatregelen
vanuit minimale set
aan wet- & regelgeving
Systeemgerichte
Uitvoeren audits controle, tenzij
Actieve bijsturing gegevensgericht
(systeemgericht /
(In-control)
gegevensgericht) gewenst
Monitoren &
Rapporteren Standaard rapportages
voor elk niveau
Van risico, naar control, naar beheersing van het proces.
Pagina 6 Introductie Key Control Dashboard

7. 1
2
Context
Key Control Dashboard:
module Interne Controle

8. 2.1 Het Key control dashboard - kenmerken
Kenmerk Specificatie
Faciliteert digitale jaarrekeningcontrole ► Digitaal raamwerk met uniforme IC aanpak
(in control proces) getrouwheid en rechtmatigheid
Ondersteund proces gerichte controle ► Op welke processen en processtappen loopt u risico's
en bijbehorende key controls die deze risico’s
beheersen
Eenvoudige registratie, overzichtelijk en visueel ► De applicatie houdt bij in hoeverre de key controls zijn
uitgevoerd en geeft visueel resultaten weer
► Dashboard voor Proceseigenaar, IC’er, Management
► Uniforme Rapportage functionaliteit
Toegankelijk via internet ► Accountant of IC’er hoeft niet altijd ter plaatse te zijn
om de controles na te gaan
► Dossier koppeling mogelijk
Als applicatie beschikbaar voor organisatie ► De afzonderlijke organisatieonderdelen,
proceseigenaren, krijgen een eigen omgeving binnen
de applicatie
► Resultaten van controles worden hier in vastgelegd en
gemonitord
Pagina 8 Introductie Key Control Dashboard

9. 2.2 Het Key Control Dashboard - systeemvoordelen
Voordeel Specificatie
Gecentraliseerde registratie van controleresultaten ► Waarnemingen en bevindingen worden
gecentraliseerd op één plaats vastgelegd
► Alle organisatieprocessen samen in één systeem
Efficiëntere verslaglegging en verantwoording ► Controleresultaten worden automatisch transparant
gebundeld in rapportages en dashboards
Aantoonbaar ‘In control’ ► Management krijgt vroegtijdig (visueel) inzicht in
resultaten van processen (bevindingen), ook over
jaren heen
► Hierdoor is tijdige bijsturing eenvoudiger en kan een
‘In-control statement’ worden afgegeven
Betere spreiding controleactiviteiten over het jaar ► Management en IC’ers krijgen een statusoverzicht
waaruit is af te lezen welke controles (waarnemingen
en het bijbehorende aantal) nog moeten worden
uitgevoerd
Actiemanagement ► Uitzetten van op te volgen acties aan personen. Direct
reageren op bevindingen in het proces. Toewijzen van
uit te voeren actie
Pagina 9 Introductie Key Control Dashboard

10. 2.3 Het Key control dashboard - procesvoordelen
Voordeel Specificatie
Eén uniforme manier van werken ► Afspraken maken over processen die aantoonbaar
goed zijn ingericht, minder meerwerk, minder
gegevensgerichte controle, minder risico door goede
en tijdige verantwoording
► Dezelfde manier van rapporteren en registreren
► Focus op beheersing van processen
Eén manier van controleren ► Procestemplates en key controls die voldoen aan de
minimale wettelijke vereisten en de vereisten van de
accountant
► Efficiencywinst interne controle. Een duidelijk en
transparant overzicht van uit te voeren controles op
processen, normen en checklisten ter voorbereiding
op de jaarrekeningcontrole
► Inhoudelijk altijd actueel. Periodieke update E&Y
key controls op basis van geldende wet- en
regelgeving
Aansluiting op de accountantscontrole ► Ongeacht welke accountant
Eenvoudig communiceren met toezichthouder ► Communicatie met de accountant of management
over de uitgevoerde controles verloopt eenvoudiger
doordat u ze toegang kunt geven tot de applicatie.
Pagina 10 Introductie Key Control Dashboard

11. 2.4 Het Key control dashboard - 3 betrokken partijen
•Aantoonbaar In Control
► ..
•Uniforme digitale manier van werken
► ..
Management •Uniforme digitale manier van verslaglegging
•Eenvoudig inzicht in resultaten
•Centraal updaten IC-plan (inhoudelijk altijd actueel)
•Aantoonbaar In Control
•Digitaal intern controle plan en processen
Key IC- (gebaseerd op lean IC-Aanpak E&Y)
medewerker
Control / proces •Eenvoudige digitale manier van werken
Dashboard eigenaar •Eenvoudig rapporteren resultaten, voortgang etc.
•Eenvoudig communiceren met management en
accountant
•Eenvoudig uniform inzicht in alle IC resultaten
Accountant •Eenvoudig communiceren over bevindingen
•Centraal actualiseren IC-plan
Het Key Control Dashboard biedt voordelen voor alle betrokken partijen
Pagina 11 Introductie Key Control Dashboard

12. 2.5 Het Key Control Dashboard - proces
► De medewerker IC logt in op zijn / haar persoonlijk dashboard en voert controles uit op basis van
het uniforme IC kader zoals minimaal gevraagd door de accountant.
► De uitgevoerde controle wordt door de medewerker in het Key Control Dashboard vastgelegd
► Als er tijdens een controle een bevinding wordt geconstateerd, wordt ook deze in het Key Control
Dashboard vastgelegd. En kan meteen aanvullend een actie worden uitgezet
► De indicatoren op het Key Control Dashboard worden real-time aangepast op basis van nieuw
ingevoerde gegevens
► De indicatoren en uitgevoerde controles worden periodiek met één druk op de knop verwerkt in een
rapportage
► De accountant kan op elk moment het Key Control Dashboard van organisatie raadplegen.
Het Key Control Dashboard is eenvoudig in gebruik.
Pagina 12 Introductie Key Control Dashboard

13. 1
3
Context
Demonstratie

14. 3.1 KCD - Dashboard - Proceseigenaar
Proces overzicht ICOR
Key Controls Prestatie overzicht
Rapporten /
Audit bevindingen Documenten
Pagina 14 Introductie Key Control Dashboard

15. 3.2 KCD – Kleuren
► Na inloggen zijn alle processen zichtbaar, waarvoor persoon is geautoriseerd.
► Per proces is direct af te lezen in welke processtap een bevinding is geconstateerd:
Groen = (positieve / negatieve) bevinding (wel ‘in-control’)
Oranje = (negatieve) bevinding (nog niet ‘in-control’)
Blauw = geen bevinding door ontbreken interne controle werkzaamheden
► Elk proces is opgebouwd met:
Afdelingen
processtappen
Pagina 15 Introductie Key Control Dashboard

16. 3.3 KCD - Indicatoren
► Per key control is inzichtelijk of er tijdens een
controle een bevinding is geconstateerd. Bij
één bevinding staat de wijzer op oranje, bij
geen bevinding op groen.
► De meters zijn gecumuleerd terug te vinden op
alle niveaus. Op het niveau van:
► Proces
► Processtap
► Key control
Pagina 16 Introductie Key Control Dashboard

17. 3.4 KCD - Dashboard - Interne controle
Pagina 17 Introductie Key Control Dashboard

18. 3.5 KCD - Dashboard – Management monitor
18 Introductie Key Control Dashboard

19. 3.6 KCD - Dashboard – Risicomanagement
Pagina 19 Introductie Key Control Dashboard

20. 3.7 KCD - Rapportage - Resultaten interne controle
Pagina 20 Introductie Key Control Dashboard

21. 3.8 KCD – Rapportage – Management
Pagina 21 Introductie Key Control Dashboard

22. 3.9 KCD – Rapportage – Voortgang
Pagina 22 Introductie Key Control Dashboard

23. 1
4
Context
Dienstverlening

24. 4.1 Implementatie
Materiële inrichting
► Organisatie / Ernst & Young
Technische implementatie
► Technisch opzetten omgeving
► Opzetten IC dashboard(s) in KCD
► Workshop validatie IC-Plan + processen met proceseigenaren
► Gebruikersaccounts en -rechten
► Opzetten eventuele persoonlijke dashboards
► Training gebruik Key Control Dashboard
Organisatie bepaalt hoe het KCD wordt opgezet
► Yellowtail heeft de basis staan
► Organisatie kan wensen / ideeën aandragen om het naar hun wens in te richten
Pagina 24 Introductie Key Control Dashboard

25. 4.2 Licentie en service
Vanuit jaarlijkse fee
► Software licentie
► Technisch Beheer
► Hosting
► Release beheer
► Functioneel Beheer
► Autorisatie beheer
► Onderhoud standaard raamwerk
► Beschikbaar stellen standaard raamwerk processen
► Jaarlijkse update vanuit E&Y
► Wijzigingen in standaard raamwerk processen
► Helpdesk
Pagina 25 Introductie Key Control Dashboard

26. Vragen?
Neem dan gerust contact op met uw contactpersoon binnen
Public Finance van Ernst & Young:
* Arjen van Veen arjen.van.veen@nl.ey.com (regio NH, ZH, Utrecht)
* Reinier Gosselink reinier.gosselink@nl.ey.com (regio Midden-Oost)
* Eric Buter eric.buter@nl.ey.com (regio Noord)
* David Zijlmans david.zijlmans@nl.ey.com (regio Zuid)
of
met uw accountant van Ernst & Young.

27. Ernst & Young
Assurance | Tax | Transactions | Advisory
Over Ernst & Young
Ernst & Young is wereldwijd toonaangevend op het gebied van assurance, tax, transactions en advisory.
Juridische en notariële dienstverlening wordt in een strategische alliantie met Ernst & Young Belastingadviseurs
LLP verzorgd door Holland Van Gijzen Advocaten en Notarissen LLP. Onze 141.000 mensen delen wereldwijd
dezelfde waarden en staan voor kwaliteit. Wij maken het verschil door onze mensen, onze cliënten en de
samenleving te helpen hun mogelijkheden optimaal te benutten.
Ernst & Young Accountants is een limited liability partnership naar het recht van Engeland en Wales met
registratienummer OC335596. Ernst & Young Advisory is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1,
London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam,
Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432939.
www.ey.com/nl