Internationales Projektmanagement
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Herausforderungen
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1. Teambildung
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Erfahrungsaustausch
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Joachim Knecht
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Das effiziente Arbeiten innerhalb virtueller Teams wird für Unternehmen immer wichtiger. Wie funktioniert ein Team, das weit verstreut zusammenarbeiten muss? Wie viel persönlichen Kontakt benötigt ein Projekt? Welche Aufgaben werden idealerweise virtuell organisiert und welche nicht? Wie schafft man ein zentrales Aufgaben- und Dokumentenmanagement, das auch gelebt wird? Wie steuert man ein Projekt aus der Ferne?

Workgroup-Plattformen unterstützen die ortsunabhängige Zusammenarbeit, sind jedoch meist nicht auf die Optimierung von Projektmanagement fokusiert. Die KaTe GmbH als Projektleitung, benötigte ein Collaboration Tool, das einen kleinen aber feinen „Werkzeugkasten“ für die effiziente Arbeit mit virtuellen Teams zur Verfügung stellt.

Dargestellt wird ein Projekt, in dem an drei schweizerischen Standorten und in Deutschland eine Kern-Software für zwei voneinander unabhängige Versicherungsunternehmen durch einen externen IT-Dienstleister entwickelt und eingeführt wird.

Das eingesetzte Collaboration Tool war Projectplace.

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  1. 1. Internationales Projektmanagement in der Cloud Stuttgart, 11. Dezember 2014
  2. 2. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Niederlassung Stuttgart Quellenstraße 7 70376 Stuttgart Deutschland www.kate-group.de Gründung: 2008 Mitarbeiter: zweistellig KaTe GmbH 2
  3. 3. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Portfolio Zusammenarbeit mit Projektmanagement SAP Werkzeuge GPM@IT Stuttgart in SAP Projekten 1. Solution Manager  Blueprint: Process Integration  Testmanagement  ChangeManagement 2. ASAP Methodik KaTe GmbH 3
  4. 4. Internationales Projektmanagement in der Cloud Stuttgart, 11. Dezember 2014
  5. 5. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Agenda 2. PM Herausforderungen Wo liegen die Schwierigkeiten bei der Arbeit mit virtuellen Teams? 3. Herausforderungen meistern mit Collaboration Tools Was zeichnet die Arbeit mit Projectplace aus? 5. Fragen & Diskussionsrunde 19.15 Uhr : Pause ca. 15 Minuten 4. Projectplace praktisch Wie bilde ich ein SAP Projekt in Projectplace ab? 20.15 Uhr : Ende der Veranstaltung 1. Ausgangssituation: Internationale Projekte virtuelle Teams Wie leitet man ein Projekt aus der Ferne? 5
  6. 6. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ausgangssituation … Sitz: Glarus, Schweiz … Sitz: Stans, Schweiz … Sitz: Zürich, Schweiz Internationale Projekte virtuelle Projektteams Versicherungs- Unternehmen GLS Versicherungs- Unternehmen NSV Software- Entwicklung … Sitz: Stuttgart, Deutschland Projektleitung 6
  7. 7. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ausgangssituation 7 Projektbeschreibung: „Austausch einer individuell entwickelten Sachversicherungssoftware“ 3+1 Jahre Laufzeit 40 Teammitglieder in wechselnder Besetzung 4 Standorte 7 Teilprojekte 36 Arbeitspakete 40 Konzeptionsworkshops Teilweise keine Projekterfahrung Keine IT-Erfahrung Keine Erfahrung mit virtuellen Teams.
  8. 8. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen 8 1. Teambildung 2. Motivation & Führung 3. Aufgabenmanagement, Projektstrukturierung 4. Dokumentenmanagement, Informationsmanagement
  9. 9. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen (1/4) Teambildung nach Tuckman Forming Storming Norming Performing Adjourning Erschwerter Prozess bei virtuellen Teams! • Nonverbale Kommunikation reduziert • Beziehungsebenen schwer zu entwickeln • Konflikte lange verborgen • Erschwerte Vertrauensbildung • Kein Wir-Gefühl 9 …Kantinengespräche… …Kontextinformationen… (Kind in Firmen-Kindertagesstätte) „sollen wir dutschi machen“
  10. 10. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen (2/4) Motivation & Führung Zuwendung, Zugehörigkeit, Anerkennung, Wertschätzung Grundlagen der Motivation eines Teams. Directing, Coaching, Supporting, Delegating Grundlagen situativer Führung eines Teams. Erschwert bei virtuellen Teams! • Nonverbale Kommunikation reduziert • Beziehungsebenen schwer zu entwickeln • Konflikte lange verborgen • Erschwerte Vertrauensbildung • Kein Wir-Gefühl & 10 …ist Mitarbeiter überfordert, unzufrieden, zu entspannt? …Kontextinformationen (Parallelprojekt beansprucht ihn auch)?
  11. 11. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen (3/4) Aufgabenmanagement, Projektstrukturierung Planung und Steuerung aller Aufgaben und Lieferobjekte, die das Team, zum Erreichen der Projektziele leisten muss. Erschwert bei virtuellen Teams! • Potentielle Förderung von Einzelkämpfern • Erschwerte Vertrauensbildung • Darstellung des Projektstatus erschwert • Übergabe und Transparenz der Lieferergebnisse erschwert 11 Ist Aufgabe jemanden anderen zugeordnet? Welchen Status hat diese ? Beim letzten Besuch hat er so komisch geschaut?
  12. 12. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen (4/4) Dokumentenmanagement, Informationsmanagement Erschwert bei virtuellen Teams! • Zuweisung und Einhaltung von Zugriffsrechten problematisch • Einhaltung von Strukturvorgaben erschwert • Disziplinierte Dokumentenablage und Versionierung schwerer einzufordern und zu kontrollieren • Durchführung von Reviews komplex Permanente, strukturierte und verständliche zur Verfügung Stellung aller Dokumente und Informationen, die das Team benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen. 12 Ich habe die Prozessbeschreibung zur Vorbereitung per eMail versendet – wieso haben Sie noch etwas geändert?
  13. 13. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Projektmanagement in der Cloud bedarf demnach besondere Unterstützung bei den Themen … … aber wie? 13 Gibt es Grenzen … KickOff, Steuerkreis Entscheidungen …?
  14. 14. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt ABER: • kein Fokus auf PM-Bedürfnisse • komplexe Handhabung • fehlende Akzeptanz bei unerfahrenen Nutzern >>> das Tool wird nicht gelebt!!! … mithilfe eines Collaboration Tools? 14 Notes / Outlook: Reviewprozess per EMail ! Sharepoint: Wo stehen wir im Projekt ?
  15. 15. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Vielleicht: • Fokus auf PM-Bedürfnisse? • einfache Handhabung? • Akzeptanz bei unerfahrenen Nutzern? >>> das Tool wird gelebt??? … mithilfe einer virtuellen Projektumgebung? ? 15
  16. 16. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Das Team in Daten und Bildern Telefonkonferenzen Online-Meetings Whiteboard-Funktion Projektchat E-Mail Projekt-Icon Terminabstimmung 16 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  17. 17. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Das Team in Daten und Bildern 17 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  18. 18. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Projektchat 18 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  19. 19. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Projektchat 19 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  20. 20. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Online-Meetings 20 Feuerwehrfachmann: „Ist das die Art, wie sich die Techniker auf unseren Bildschirm schalten ?…“ … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  21. 21. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Whiteboard-Funktion 21 Lieferant … zeigt prototypische Masken … Kunde ... kann einfach darüber malen … … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  22. 22. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Das Team in Daten und Bildern Telefonkonferenzen Online-Meetings Whiteboard-Funktion Projektchat E-Mail Projekt-Icon Terminabstimmung 22 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  23. 23. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt ProjektplanBoards Dokumentenmanagement AufgabenmanagementZiele Versionierung Zugriffsrechte 23 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  24. 24. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Dokumentenmanagement 24 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  25. 25. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Versionierung 25 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  26. 26. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Dokumentenmanagement 26 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  27. 27. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Exkurs … schauen Sie zur Flipchart … ;-) Was ist ein KanBan Board? 27
  28. 28. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Boards 28 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  29. 29. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Aufgabenmanagement 29 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  30. 30. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Aufgabenmanagement 30 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  31. 31. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt ProjektplanBoards Dokumentenmanagement AufgabenmanagementZiele Versionierung Zugriffsrechte 31 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  32. 32. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Vorlagen Arbeitsprozesse Terminabstimmung Change- management Reviewprozesse 32 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  33. 33. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com … 15 Minuten Pause 33
  34. 34. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Vorlagen Arbeitsprozesse Terminabstimmung Change- management Reviewprozesse 34 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  35. 35. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 35 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  36. 36. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Reviewprozesse 36 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  37. 37. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Reviewprozesse 37 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  38. 38. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Reviewprozesse 38 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  39. 39. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Herausforderungen meistern … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Vorlagen Arbeitsprozesse Terminabstimmung Change- management Reviewprozesse 39 … mithilfe der virtuellen Projektumgebung
  40. 40. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Vorlagen 40 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  41. 41. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 41 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  42. 42. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 42 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  43. 43. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 43 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  44. 44. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 44 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  45. 45. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 45 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  46. 46. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 46 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  47. 47. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt 47 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  48. 48. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Ein SAP Projekt durchführen … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Vorlagen 48 SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung
  49. 49. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Testzugang mit SAP Vorlagen Niederlassung Stuttgart Quellenstraße 7 70376 Stuttgart Deutschland www.kate-group.com Gerne stellen wir Ihnen einen kostenfreien Testzugang mit allen Vorlagen auf unserer Enterprise Umgebung zur Verfügung! Kontakt: j.knecht@kate-group.com KaTe GmbH 49
  50. 50. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Testmanagement … Kommunikation Überblick Information Dokumentation Standards Identifikation Prozesse Kontakt Change- management 50
  51. 51. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Resumée …geht!  Erfolgreiches Projekmanagement in der Cloud … 51
  52. 52. Marko Cakalic | Country Manager D-A-CH | marko.cakalic@projectplace.com 52
  53. 53. 150,000 registered users 1,000,000 Founded as one of the world’s first SaaS companies 1998 number of projects in people-centric collaboration Pioneer uptime 99.97% Average service 53
  54. 54. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Resumée …geht!  Erfolgreiches Projekmanagement in der Cloud … 54
  55. 55. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com … ging gut?  Erfahrungsaustausch Erfolgreiches Projekmanagement in der Cloud … 55
  56. 56. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Internationales PM in der Cloud 56
  57. 57. www.kate-group.de j.knecht@kate-group.com Referenten Marko Cakalic Michael Beitz Joachim Knecht Antonela Bauer 57

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