Rules and Standards for Describing Archival Material (commented in German language!)

1. ISAD(G)
3. Elements of Description
Introduction into Chapter 3 of the
General International Standard Archival
Description (Second Edition)
adopted by the
ICA Committee on Descriptive Standards,
Stockholm 1999
---
Commented Presentation by Karsten Kühnel
University of Bayreuth (Germany)

2. 3.1 Identity Statement Area
3.1.1 Reference code(s) (Bestellnummer)
To identify uniquely the unit of description and to provide a link to the description that
represents it.
3.1.2 Title (Titel, Betreff)
Die Titelaufnahme darf im Sinne des Provenienzprinzips und der sich daraus
ergebenden Konsequenzen allein auf die Erkenntnis und Wiedergabe des
Entstehungszweckes ausgehen. Kompetenzfremde Bestandteile gehören nicht in den
Titel. (Johannes Papritz)
3.1.3 Date(s) (Laufzeit)
Anfang und Ende des Bearbeitungszeitraums in der aktenführenden Stelle
3.1.4 Level of description (Verzeichnungsstufe)
Bestand, Teilbestand/Klassifikationsgruppe, Serie (, Sub-Serie), Akte (, Vorgang),
Dokument (Einzelstück): fonds/collection, subfonds/subcollection/class, series (, sub-
series), file (, subfile), item/piece
3.1.5 Extent and medium of the unit of description
(quantity, bulk, or size) (Umfang)
Übliche Maßeinheiten: laufende Meter (lfm.), Bände (vol.; süddt. auch Faszikel: fasc.),
Blattzahl (fol.); unüblich: Seitenzahl (pag.)

3. 3.2 Context Area
3.2.1 Name of creator(s) (Erzeuger / Entstehungsstelle
(Provenienz)
Erzeuger der Archivguteinheit (v.a. Bestand, Akte, Einzelstück)
3.2.2 Administrative / Biographical history
Biographie des Erzeugers / Geschichte der Entstehungsstelle; Verweis auf Normdatei
möglich!
3.2.3 Archival history
Geschichte der Archivguteinheit, v.a. des Bestands (Bestandsgeschichte)
3.2.4 Immediate source of acquisition or transfer
Abgebende / übergebende Stelle oder Person (Akzessionsstelle)

4. 3.3 Content and Structure Area
3.3.1 Scope and content (Inhaltliche Zusammenfassung)
In der deutschen Tradition nur: Enthält-/Darin-Vermerke: nähere Bezeichnung des Inhalts
als Ergänzung zum Titel bei der Tiefenerschließung
3.3.2 Appraisal, destruction and scheduling information
Information über die Bewertung (Aufbewahren / Vernichten), um den Gesamtbestand besser
interpretieren zu können
3.3.3 Accruals
Information über erwartete weitere Zugänge zum Bestand
3.3.4 System of arrangement
Information über äußere und innere Gliederung / Struktur bzw. Strukturierung; Referenz auf
elektronische Erzeugersysteme bei genuin digitalen Unterlagen (“born digitals”)

5. 3.4 Conditions on Access and Use
Area
3.4.1 Conditions governing access
Rechtlicher Status und rechtliche Einschränkungen des Zugangs
3.4.2 Conditions governing reproduction
Informationen über Reproduktionsbedingungen und Urheberrechte und sonstige diesbezügliche
Rechte
3.4.3 Language/scripts of material
Im Archivgut verwendete Sprache(n) und Zeichensysteme (Angabe der ISO-Standards)
3.4.4 Physical characteristics and technical requirements
Physische und technische Besonderheiten, die den Zugang beeinflussen (besondere Formate,
Konservierungszustände, Dateiformate etc.)
3.4.5 Finding aids
Angabe der existierenden Findmittel des Archivs oder des Erzeugers zum betreffenden
Archivgut; ggf. Angabe der Kopien verwahrende Einrichtungen

6. 3.5 Allied Materials Area
3.5.1 Existence and location of originals
Angabe des Verwahrungsorts des Originals, wenn die Verzeichnungseinheit eine Kopie ist.
3.5.2 Existence and location of copies
Angabe der Verwahrungsorte von Kopien der Verzeichnungseinheit
3.5.3 Related units of description
Nennung von entstehungs- oder inhaltsmäßig verwandten Verzeichnungseinheiten und über die
Art ihrer Verwandtschaftsbeziehung
3.5.4 Publication note
Angabe von Veröffentlichung über oder auf der Basis der Verzeichnungseinheit; Angabe über
Faksimili und Transkriptionen

7. 3.6 Notes Area
3.6.1 Note
Raum für Information, die an anderer Stelle nicht untergebracht werden kann.

8. 3.7 Description Control Area
3.7.1 Archivist's Note
Angabe des/der Bearbeiter(s) der Erschließung, Angaben zum Erschließungsprozess bzw.
zur –methode, Angabe der für die Erschließung herangezogenen
Hintergrundinformationsquellen /-literatur
3.7.2 Rules or Conventions
Angabe der Erschließungsrichtlinien bzw. -regelwerke und -standards
3.7.3 Date(s) of descriptions
Erstellungs- und Revisionsdatum des Findmittels