Martin Häberle

Diplom-Technikredakteur (FH)

Consultant, K15t Software
@Lesegefahr
Wer bin ich??
Mythos und Wahrheit: 

Wikis für die Technische Dokumentation
Vortrag bei der tekom-Regionalgruppe Stuttgart
30. April 201...
Heute wird aufgeräumt: 

10 Wiki-Mythen unter der Lupe
We believe that wiki-based technologies will
be the future for technical documentation.
“
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Wiki, or what?
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• 30 Millionen Artikel in über 280 Sprachen
• 1,7 Millionen Benutzer (und unzählige Anonyme)
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bieten typische Funktionen, die für
Unternehmensanwendungen notwendig sind:
• Strukturierung
• Schnittstellen
• Versionier...
Arbeiten im Wiki
1
In Wikis zu arbeiten ist doch 

immer ein einziger K(r)ampf 

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1
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In vielen Fällen: wahr! Leider!
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Es gibt aber auch Ausnahmen1
• Grafischer Editor – „WYSIWYG“
• Drag and Drop
• Tastenkürzel für Überschriftenformate etc.
Editieren wie es sein sollte1
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Mit klassischen Wikis zu arbeiten
ist ein einziger K(r)ampf mit der
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Word vs. Wiki
Mit Word und im Dateisystem 

arbeiten wir doch viel effizienter
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• … nur eine Person Inhalte erstellt/bearbeitet;
• … diese Person exzellent MS Word beherrscht;
• … Inhalte nur an einer S...
z.B. thematisch, nach Datum, nach Version
Ablage im Dateisystem2
• Nutzer arbeiten komfortabel im Browser
• Alle Inhalte werden zentral im Wiki gepflegt
• Inhalte/Seiten werden „getaggt“ +...
Word ist so social wie ein Pfund Zwiebelmett.
Kurz:2
3
Struktur
Wikis haben keine Struktur

und man findet nichts darin
3 Aussage:
“
”
• Historisch bedingtes Vorurteil (Technologie)
• Pauschal nicht gültig; Enterprise Wikis beheben
genau diese Mängel.
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• Bereiche (thematisch, nach Zugriff, je Handbuch …)
• Hierarchische Strukturen (beliebig tiefe Unterseiten)
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4
Wiederverwendung
Wiki-Inhalte lassen sich nicht 

modular wieder verwenden
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Wiederverwendung-Bibliothek
• Nur für Autoren sichtbar
• Beliebig inkludierbar
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5
Versionierung / Varianten
Kein Wiki geht vernünftig mit 

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Ein (Enterprise) Wiki ist kein klassisches CMS, sondern
eine Plattform für Kollaboration und Wissensmanagement.
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Versionierung
Varianten-Management
Mehrsprachigkeit
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Import/Export
Mehrfache Seitentitel,
SEO
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6
Schnittstellen
Aber für unsere Sprach-Tools 

gibt’s keine Schnittstellen, oder?
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• TMS-Export/Import via XML-Schnittstelle
• Beliebig viele Sprachen
• Delta vs. Komplettübersetzung
Übersetzungs-Managemen...
via Acrolinx
• Terminologie-Check
• Stilregeln
• Grammatik und Rechtschreibung
Sprachprüfung6
Sprachprüfung6
7
Qualität
Wenn jeder alles bearbeiten darf, 

geht die Qualität den Bach runter
7 Aussage:
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Keiner hat ein Interesse daran, fehlerhafte
Inhalte beizusteuern.
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Sind auch im Wiki möglich.
Nutzer werden aber zumeist
ohne Not eingeengt.
Beschränkungen und Freigabe-Workflows7
Motivierte Wiki-Autoren verbessern sich gegenseitig!
Ex-post-Qualitätssicherung7
Statt Restriktionen lieber einfache Bearbeitung durch
möglichst viele Benutzer.
Eine Folge ist die Auflösung der Grenze zwi...
Nur weil viele Technische Redaktionen ein
spezielles CMS mit Workflows etc. einsetzen, ist die
Informationsqualität nicht a...
Redaktionssysteme werden oft nicht optimal genutzt
(siehe Kennzahlen zur Wiederverwendung)
CMS-Studie der tekom:7
• sind komplex, auch in der Bedienung;
• können nur von einem extrem begrenztem
Anwenderkreis genutzt werden.
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8
Single-Source Publishing
Single-Source Publishing und 

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Wunschdenken
8 Aussage:
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Ausgabe in PDF, HTML, Word (einzelne Seiten)

ist eine Standardfunktion von Confluence
Erweiterte Ausgabe über Add-ons
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9
Nutzung
Niemand liest das Wiki, oder 

trägt freiwillig Inhalte bei
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9 Alles ein Frage der Unternehmens-Kultur
• alle Mitarbeiter nutzen Confluence (+ JIRA)
• Intranet (Organisation, Prozesse, Ablage,
Besprechungsprotokolle)
• Softwar...
Ordnet und
reduziert Chaos
Motiviert und hilft
Schafft
Strukturen
Baut einen
Grundstock
Repariert
„Broken Windows“
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10
Für Kunden
Ein Wiki mag intern etwas taugen, 

aber doch nicht für Kunden
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… denn Dokumentation endet nicht bei deren
Veröffentlichung.
Jetzt geht’s erst richtig los!10
Wiki
Technische Redakteure
Produktmanager
Entwickler
/Ingenieure
Fachexperten
Übersetzer
Qualitätssicherung
Marketing
Dien...
• Produktdokumentation
• Öffentlicher Wiki-Zugang
• alle dürfen kommentieren
• Anregungen, Fragen und
Antworten
• Bereich ...
Wiki-basierte Dokumentation ist nicht bloß möglich,
sondern wird x-fach erfolgreich praktiziert.
Fazit
Ein Wiki ist für viele Anwendungsfälle nicht nur
gleichwertig, sondern sogar haushoch überlegen.
Fazit
Die allermeisten Wiki-Mythen sind zu pauschal, um
wahr zu sein. Das heißt sie sind falsch.
Fazit
Fragen & Antworten
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Heute: Tobias, Nils, Martin
In Kontakt bleiben@
Einladung: Webinar am Mittwoch...
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Mythos und Wahrheit: Wikis für die Technische Dokumentation at tekom-Regionalgruppe Stuttgart

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Foliensatz zu Martin Häberle's Präsentation "Mythos und Wahrheit: Wikis für die Technische Dokumentation" bei der tekom Regionalgruppe Stuttgart am 30. April 2014

Slidedeck of Martin Häberle's presentation about Wikis for Technical Documentation at the tekom Regionalgruppentreffen Stuttgart, April 30th 2014

See http://www.tekom.de/ueber-uns/regionalgruppen/termine.html?tx_tekomwebforum_webforumtermin[uid]=8225&tx_tekomwebforum_webforumtermin[action]=show&tx_tekomwebforum_webforumtermin[controller]=WebforumTermin&cHash=506c752271f2ece081efa125e626ed9b for further details about the event (German).

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Mythos und Wahrheit: Wikis für die Technische Dokumentation at tekom-Regionalgruppe Stuttgart

  1. 1. Martin Häberle
 Diplom-Technikredakteur (FH)
 Consultant, K15t Software @Lesegefahr Wer bin ich??
  2. 2. Mythos und Wahrheit: 
 Wikis für die Technische Dokumentation Vortrag bei der tekom-Regionalgruppe Stuttgart 30. April 2014 ! Martin Häberle, K15t Software GmbH
  3. 3. Heute wird aufgeräumt: 
 10 Wiki-Mythen unter der Lupe
  4. 4. We believe that wiki-based technologies will be the future for technical documentation. “ ”
  5. 5. Wiki, or what? ?
  6. 6. • 30 Millionen Artikel in über 280 Sprachen • 1,7 Millionen Benutzer (und unzählige Anonyme) • Deutsche Wikipedia: über 6.100 aktive Autoren ! • Regionales Wiki mit rund 24.000 Artikeln und 29.000 Bildern • 105 aktive Nutzer (6.000 Anmeldungen) Erfolgreiche Wikis „da draußen“?
  7. 7. bieten typische Funktionen, die für Unternehmensanwendungen notwendig sind: • Strukturierung • Schnittstellen • Versionierung • Benutzerzugriffskontrolle Enterprise-Wikis?
  8. 8. Arbeiten im Wiki 1
  9. 9. In Wikis zu arbeiten ist doch 
 immer ein einziger K(r)ampf 
 mit dieser Wiki-Syntax 1 ” Aussage: “
  10. 10. In vielen Fällen: wahr! Leider! '''Wikipedia'''  [{{IPA|ˌvɪkiˈpeːdia}}]  ist   ein  am  [[15.  Januar|15. Januar]]   [[2001]]  gegründetes  Projekt  zur  Erstellung   eines  [[Freie  Inhalte|freien]]   [[Onlinelexikon]]s  in  zahlreichen  Sprachen. 1
  11. 11. Es gibt aber auch Ausnahmen1
  12. 12. • Grafischer Editor – „WYSIWYG“ • Drag and Drop • Tastenkürzel für Überschriftenformate etc. Editieren wie es sein sollte1
  13. 13. Besser: “ ” Mit klassischen Wikis zu arbeiten ist ein einziger K(r)ampf mit der Wiki-Syntax“ 1
  14. 14. 2 Word vs. Wiki
  15. 15. Mit Word und im Dateisystem 
 arbeiten wir doch viel effizienter 2 Aussage: “ ”
  16. 16. • … nur eine Person Inhalte erstellt/bearbeitet; • … diese Person exzellent MS Word beherrscht; • … Inhalte nur an einer Stelle veröffentlicht werden; • … die Infos nur in diesem Dokument benötigt werden. Stimmt! Allerdings bloß wenn …2
  17. 17. z.B. thematisch, nach Datum, nach Version Ablage im Dateisystem2
  18. 18. • Nutzer arbeiten komfortabel im Browser • Alle Inhalte werden zentral im Wiki gepflegt • Inhalte/Seiten werden „getaggt“ + zusammengestellt • Versionierte Dateianhänge für Seiten • Änderungshistorie; ggf. explizite Versionierung • Für alle transparent, was sich ändert In Enterprise Wikis2
  19. 19. Word ist so social wie ein Pfund Zwiebelmett. Kurz:2
  20. 20. 3 Struktur
  21. 21. Wikis haben keine Struktur
 und man findet nichts darin 3 Aussage: “ ”
  22. 22. • Historisch bedingtes Vorurteil (Technologie) • Pauschal nicht gültig; Enterprise Wikis beheben genau diese Mängel. • Fehlende Einführungsstrategie (von Einzelpersonen bzw. Einzelprojekten getrieben) Wikis als „chaotische Info-Sammlung“3
  23. 23. • Bereiche (thematisch, nach Zugriff, je Handbuch …) • Hierarchische Strukturen (beliebig tiefe Unterseiten) • Finden statt suchen (Volltext-Indizierung) • Labels zum Gruppieren von Seiten • Links zwischen Seiten, Bereichen • Vorlagen für einheitliche Seitenstrukturen Beispiel3
  24. 24. 4 Wiederverwendung
  25. 25. Wiki-Inhalte lassen sich nicht 
 modular wieder verwenden 4 Aussage: “ ”
  26. 26. Seitenstruktur mit Homepage Wiederverwendung-Bibliothek • Nur für Autoren sichtbar • Beliebig inkludierbar • Seitentitel: _Modulname • auf Wunsch versioniert Wiederverwendung mit Confluence4
  27. 27. 5 Versionierung / Varianten
  28. 28. Kein Wiki geht vernünftig mit 
 Versionen und Varianten um 5 Aussage: “ ”
  29. 29. Ein (Enterprise) Wiki ist kein klassisches CMS, sondern eine Plattform für Kollaboration und Wissensmanagement. Gute Nachrichten: Wikis wie Confluence sind 
 erweiterbar und es gibt zahlreiche Add-ons 
 für verschiedene Anwendungsfälle. Ertappt!5
  30. 30. Versionierung Varianten-Management Mehrsprachigkeit Übersetzungs-
 Import/Export Mehrfache Seitentitel, SEO 5 Content Management Add-ons
  31. 31. 6 Schnittstellen
  32. 32. Aber für unsere Sprach-Tools 
 gibt’s keine Schnittstellen, oder? 6 Aussage: “ ”
  33. 33. • TMS-Export/Import via XML-Schnittstelle • Beliebig viele Sprachen • Delta vs. Komplettübersetzung Übersetzungs-Management6
  34. 34. via Acrolinx • Terminologie-Check • Stilregeln • Grammatik und Rechtschreibung Sprachprüfung6
  35. 35. Sprachprüfung6
  36. 36. 7 Qualität
  37. 37. Wenn jeder alles bearbeiten darf, 
 geht die Qualität den Bach runter 7 Aussage: “ ”
  38. 38. Keiner hat ein Interesse daran, fehlerhafte Inhalte beizusteuern. ! Ausnahme: Vandalismus (gibt es in 
 Enterprise Wikis nicht) Fehlerhafte Inhalte7
  39. 39. Sind auch im Wiki möglich. Nutzer werden aber zumeist ohne Not eingeengt. Beschränkungen und Freigabe-Workflows7
  40. 40. Motivierte Wiki-Autoren verbessern sich gegenseitig! Ex-post-Qualitätssicherung7
  41. 41. Statt Restriktionen lieber einfache Bearbeitung durch möglichst viele Benutzer. Eine Folge ist die Auflösung der Grenze zwischen Inhalts-Produzenten und -Konsumenten. The Wiki way7
  42. 42. Nur weil viele Technische Redaktionen ein spezielles CMS mit Workflows etc. einsetzen, ist die Informationsqualität nicht automatisch höher. „Garbage in – garbage out“7
  43. 43. Redaktionssysteme werden oft nicht optimal genutzt (siehe Kennzahlen zur Wiederverwendung) CMS-Studie der tekom:7
  44. 44. • sind komplex, auch in der Bedienung; • können nur von einem extrem begrenztem Anwenderkreis genutzt werden. • „Informations-Silos“ Redaktionssysteme …7
  45. 45. 8 Single-Source Publishing
  46. 46. Single-Source Publishing und 
 Druckausgabe für Wikis ist reines Wunschdenken 8 Aussage: “ ”
  47. 47. Ausgabe in PDF, HTML, Word (einzelne Seiten)
 ist eine Standardfunktion von Confluence Erweiterte Ausgabe über Add-ons Exportformate8
  48. 48. 9 Nutzung
  49. 49. Niemand liest das Wiki, oder 
 trägt freiwillig Inhalte bei 9 Aussage: “ ”
  50. 50. 9 Alles ein Frage der Unternehmens-Kultur
  51. 51. • alle Mitarbeiter nutzen Confluence (+ JIRA) • Intranet (Organisation, Prozesse, Ablage, Besprechungsprotokolle) • Software-Spezifikationen und Projektinfos • Dokumentation für alle Scroll-Produkte • Website und Blog auf Confluence 9 „Drink your own Champagne“
  52. 52. Ordnet und reduziert Chaos Motiviert und hilft Schafft Strukturen Baut einen Grundstock Repariert „Broken Windows“ Ist die „1“ in der 90-9-1-Regel Unverzichtbar: Wiki-Gärtner9
  53. 53. 10 Für Kunden
  54. 54. Ein Wiki mag intern etwas taugen, 
 aber doch nicht für Kunden 10 Aussage: “ ”
  55. 55. … denn Dokumentation endet nicht bei deren Veröffentlichung. Jetzt geht’s erst richtig los!10
  56. 56. Wiki Technische Redakteure Produktmanager Entwickler /Ingenieure Fachexperten Übersetzer Qualitätssicherung Marketing Dienstleister Partner Kunden Lieferanten Händler InteressentenFeedback ! (Kommentare) ! Fragen Doku ! Produkt- infos ! Fachwissen
  57. 57. • Produktdokumentation • Öffentlicher Wiki-Zugang • alle dürfen kommentieren • Anregungen, Fragen und Antworten • Bereich für Austausch mit Kunden/Partnern https://confluence.atlassian.com/display/DOC/Cheese+Macro Beispiel Atlassian10
  58. 58. Wiki-basierte Dokumentation ist nicht bloß möglich, sondern wird x-fach erfolgreich praktiziert. Fazit
  59. 59. Ein Wiki ist für viele Anwendungsfälle nicht nur gleichwertig, sondern sogar haushoch überlegen. Fazit
  60. 60. Die allermeisten Wiki-Mythen sind zu pauschal, um wahr zu sein. Das heißt sie sind falsch. Fazit
  61. 61. Fragen & Antworten ?
  62. 62. info@k15t.com
 @k15tsoftware
 www.k15t.com
 Heute: Tobias, Nils, Martin In Kontakt bleiben@ Einladung: Webinar am Mittwoch, 7. Mai 
 „Content Management mit Confluence“

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