DocOps – Agile Dokumentationserstellung in der Praxis

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Conference talk in German at the tekom Frühjahrstagung 2015 about a new collaborative approach for developing technical content, presented by K15t Software consultant Martin Häberle on April 24, 2015

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DocOps – Agile Dokumentationserstellung in der Praxis

  1. 1. Fachvortrag auf der tekom-Frühjahrstagung
 24. April 2015, Darmstadt ! Martin Häberle, K15t Software GmbH #tekomf15 FV08 DocOps 
 Agile Dokumentationserstellung in der Praxis
  2. 2. Developer Docs Getrennte Informationssilos, inhaltliche Überschneidungen Ausgangssituation Support KB Docs
  3. 3. Konkurrierende Inhalte, hilflose Kunden
  4. 4. DocOps Inhalte gemeinsam entwickeln, zentral bereitstellen DocOps-Ansatz
  5. 5. ? Der Name “DocOps”
  6. 6. Der Name “DocOps” Doc Ops?
  7. 7. Der Name “DocOps” Do Cops?
  8. 8. abgeleitet von 
 DevOps Der Name “DocOps”
  9. 9. Developers Operations Ein kollaborativer Ansatz für Entwicklung + Betrieb in der IT um Software schneller und in besserer Qualität bereitzustellen +DevOps =
  10. 10. DocOps ist keine Methode, Schreibtechnik, Technologie oder Marke, sondern eine Denkhaltung. DocOps = DevOps für Inhalte
  11. 11. DocOps Prozesse Das DocOps-Erfolgsrezept Menschen Technologie Kultur
  12. 12. Kulturelle Faktoren Teamwork Team ≠ “Toll, 
 ein anderer macht’s” Hüte abgeben Verantwortung gemeinsam übernehmen Abschmecken Messen und 
 bei Bedarf gegensteuern
  13. 13. Prozessbezogene Faktoren Retrospektive Ein Blick zurück hilft beim Blick nach vorne Wissensmanagement Wissenstransfer ist fester Bestandteil jedes Prozesses. Agiles Vorgehen Klein anfangen, dann kontinuierlich verbessern
  14. 14. Kaum Zusammenarbeit Einverständnis fehlt, dass jeder Inhalte verbessern darf/soll Faktor Mensch Zu wenig Einsicht Fehlendes Verständnis für die Arbeit sämtlicher Beteiligten Starre Hierarchien Unflexible 
 Linien-Organisation statt interdisziplinärer Teams
  15. 15. Technologische Faktoren Technologie und Werkzeuge stehen bei DocOps nicht im Vordergrund.
  16. 16. Technologische Faktoren Kollaboration Funktionen für Zusammenarbeit, zum Review etc. Zentralisierung Informationen sind für alle zentral zugänglich. Automatisierung z.B. Continuous Delivery – auch für technische Inhalte
  17. 17. Auswirkungen
  18. 18. Auswirkungen von DocOps Kommunikativer Abstimmung zwischen den Beteiligten wird ritualisiert. Sichtbarer Informations- Erstellung rückt in den Fokus der Beteiligten. Qualitätsbewusster Mehr Feedback und Transparenz reduziert die Fehlerzahl.
  19. 19. Auswirkungen auf die Technischen Inhalte Vollständiger Jeder kann Inhalte erweitern oder Änderungen anregen. Aktueller Jeder kann veraltete Inhalte aktualisieren und neue Sachverhalte sofort ergänzen. Nützlicher Jeder kann seinen Blickwinkel und sein Expertenwissen einbringen
  20. 20. Kunden-Feedback einarbeiten Inhalte kuratieren
 = sammeln + veredeln Content Strategy (weiter-)entwickeln Autoren unterstützen und beraten/schulen Content-Plattform und Prozesse verbessern DocOps Auswirkungen auf die Rolle des Techn. Redakteurs
  21. 21. Anwendungsbeispiele
  22. 22. Computer Associates International, Inc. – ein IT-Konzern aus den USA als Beispiel für DocOps in Großunternehmen
  23. 23. 300 Beteiligte Support Knowledge Base und Produktdokumentation wurden
 parallel mit hohem Aufwand, aber ohne Synergieeffekte gepflegt. 24.000 Dokumente Informationsmanagement bei CA 19 Sprachen
  24. 24. Verbesserte Zusammenarbeit gemäß DocOps Ziele von CA Schneller Inhalte bereitstellen durch agile Prozesse Qualität und Nutzwert der technischen Inhalte erhöhen Zentrale Plattform für alle technischen Inhalte
  25. 25. Übersetzungsprozess Die Wahl fiel auf die Kollaborationsplattform Atlassian Confluence
 ergänzt durch die Scroll Add-ons. AnalyticsSprachprüfungWeb-Zugriff DocOps-Plattform bei CA
  26. 26. Quelle: https://wiki.ca.com/
  27. 27. DocOps-Plattform Kunde Automatisiertes Lektorat Content-Management- Funktionen Collaborative Authoring 
 & Content Aggregator Acrolinx Unterstützt Autoren, den CA- Sprachstandard einzuhalten K15t Software Versionskontrolle via Scroll Versions, Export, Acrolinx-Anbindung Lingotek Übersetzungs-Workflow Atlassian Unternehmensweite Erstellung und Bereitstellung von Inhalten
  28. 28. Autoren können Regelverstöße direkt korrigieren.
  29. 29. How CA Technologies Broke the Rules
 The DocOps Approach to Agile Technical Content https://youtu.be/2tMsmnZ7HWA Mehr zu DocOps bei CA Technologies
  30. 30. Agile Software-Entwicklung mit häufigen Releases.
 Kunden-Support und Technische Redaktion sind nicht getrennt.
  31. 31. DocOps @ K15t Support-Prozess und Inhalteerstellung kombiniert
  32. 32. Kunde 1. Anfrage/Problem/Change Request geht ein Anfrage / Change Request erstellt Support wird geprüft von in Zendesk oder JIRA Individualproblem in Zendesk produktrelevant in JIRA
  33. 33. Support + Entwickler 2. Klärung der Anfrage Individualproblem wird gelöst von Kunde informiert produktrelevant KB-Artikel in Confluence erstellen Link an Kunden senden / Anfrage abschließen
  34. 34. 3. Wissensmanagement in der Knowledge Base KB-Artikel in ConfluenceSupport + Entwickler Inhalte werden kontinuierlich verbessert Tech Writer sichtet und prüft
  35. 35. 4. Relevanz und Priorität für Produktdokumentation klären KB-Artikel in Confluence Tech Writerfalls relevant für Iteration einplanen Doku-Aufgabe in JIRA Support
  36. 36. 5. Produktdokumentation erstellen/publizieren Tech Writer Doku-Aufgaben in JIRA KB-Artikel in Confluence Hilfeinhalte in neuester Version veröffentlicht Support erstellt/ergänzt Inhalte in Confluence
  37. 37. besprechen Aufgaben in JIRA Hilfe + KB in Confluence Produkt neueste Version Prozesse im Unternehmen bewerten 6. Retrospektive zum Release Tech WriterSupportEntwickler Product Owner Verbesserungsmaßnahmen als Aufgabe / Change Request in JIRA
  38. 38. Lessons Learned
  39. 39. Erfolgsfaktoren für DocOps Chefetage einbinden
 DocOps funktioniert nur mit Rückhalt des Managements Agil agieren
 Inhalte, Prozesse und Werkzeuge kontinuierlich verbessern Regelmäßige Abstimmung
 Retrospektiven, Stand-ups etc. zur Gewohnheit werden lassen Teamwork Spaß an der Arbeit und Erfolgserlebnisse schweißen zusammen
  40. 40. Erfolgsfaktoren für DocOps Mehrfachrollen vermeiden
 Gerade bei Kleinunternehmen sind Ressourcen begrenzt Alte Prozesse/Systeme schnell ablösen
 DocOps setzt Wandel in den Köpfen und eine Plattform voraus Andere Prioritäten setzen
 Etwa die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern Feedback ermöglichen
 um Nutzen zu erhöhen und Erfolge zu messen
  41. 41. Fazit Viele Köche verderben den Brei?“ ” DocOps Nein, im Gegenteil!
  42. 42. DocOps löst Silodenken auf agile Prozesse Rollenverständnis Kommunikation Feedback Content Collaboration Analytics Automatisierung DocOps Blick aufs Ganze
  43. 43. info@k15t.com
 @k15tsoftware
 www.k15t.com
 Heute: Martin http://FV08.honestly.de Fragen / Diskussion Weitere Infos: www.k15t.com/docops

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