NOTARXPERTXFIRST GENERATION
NOTARXPERTXFIRST GENERATION
Alles, was Recht ist - notarXpert unterstützt Sie dabei!
Vorwort von Michael J. Meixner, Gesch...
Das Unternehmen
Die ACP Gruppe: Gebündelte Kompetenz schafft Sicherheit
Die 1993 gegründete ACP Gruppe blickt auf eine ein...
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Inhaltsverzeichnis
06 Aktenverwaltung
24 Buchhaltung & Anderkonto
08 Personenverwaltung
26 web...
fakten
Alles auf einen Blick
Die Struktur der Akten wurde so
gewählt, dass alle wesentlichen
Informationen auf einen Blick...
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Ihre Kerninformationen sind nur einen Mausklick entfernt
notarXpert ...
fakten
Die Personenanlage
Die einheitliche Grundstruktur für
die Erfassung sämtlicher Personen
(Klienten, Mitarbeiter, Ans...
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notarXpert gibt Menschen Profil
Viel mehr als eine reine Stammdatenv...
fakten
Die Leistungserfassung
Leistungen werden entweder direkt
im Akt oder über ein zentrales
Erfassungstool - dem „Leist...
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notarXpert weiß genau, was Ihre Kanzlei leistet
Lückenlose Leistungs...
fakten
Das Dokumentenmanagement
Pro Akt legt das Programm einen
eigenen Dokumentenordner an,
der fortan als Speicherort fü...
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Nie wieder den Überblick verlieren!
Dokumente bereits im Basisumfang...
fakten
Der notarXpert Kalender
Mit dem notarXpert Kalender steht
Kanzleien eine zentrale Termin-
übersicht zur Verfügung, ...
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Tag für Tag bestens informiert
Die clevere Alternative bzw. Ergänzun...
fakten
Der Beglaubigungsteil
Mit notarXpert sind Beglaubigungen
rasch und komfortabel durchführ-
bar. Durch einfaches "Hin...
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Die Beglaubigung – Das tägliche Geschäft
Ob für Laufkundschaft oder ...
fakten
Die notarXpert-Tools
Bereits in der Basisversion bietet
notarXpert eine große Zahl an Hilfs-
mitteln, die die tägli...
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Das Schweizer Taschenmesser für Juristen
Auch kleine Helfer können d...
fakten
Die Vertragsvorlagen
In notarXpert werden standard-
mäßig Worddokumente als .doc
und nicht als .rtf erstellt. Der V...
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In wenigen Schritten unterschriftsreif
Verträge einfach und schnell ...
fakten
Der Todesfallaufnahme-Wizard
notarXpert unterstützt Sie tatkräf-
tig bei der Abhandlung von
Verlassenschaften und e...
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Komplexe Verlassenschaften mit notarXpert einfach abhandeln
Steigern...
fakten
Das Buchen
Honorareingänge werden in der
Buchhaltung und gleichzeitig am
betreffenden Offenen Posten-
Konto gebucht...
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Es war noch nie so einfach, Bilanz zu ziehen
notarXpert bringt Kontr...
fakten
notarXpert webERV
Über den webERV kommunizieren
Sie mit allen Gerichten, aber auch
mit allen anderen webERV-Teil-
n...
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Ihr direkter Draht zu Wissen und Information
Bequem und einfach mit ...
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Das Schnittstellenmodul
Dieses Modul ermöglicht die Daten-
übergabe und –übernahme von/an
externe(n) Datenbanken bz...
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Externe Informationen in die eigene Datenbank übernehmen
Ein Tool fü...
fakten
Das Workflowmodul
Bilden Sie den Arbeitsablauf Ihrer
Kanzlei im notarXpert Workflow-
modul ab und optimieren Sie so...
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Damit alle an einem Strang ziehen...
Arbeitsabläufe optimieren und v...
fakten
Outlook-Synchronisation
Die komfortable Live-Synchro-
nisationsfunktion von notarXpert
sorgt dafür, dass Ihre Termi...
NOTARXPERTXFIRST GENERATION
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Über dieses notarXpert-Feature spricht die Branche!
Die perfekte Wah...
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Die Volltextsuche
Die Volltextsuche verfügt über sehr
leistungsfähige Indizierungsmech-
anismen für Millionen von D...
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Schneller finden, effizienter arbeiten
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fakten
Die Auswertungen
Der Basisstatistikteil inklusive der
Register- und der NIS-Auswert-
ungen, werden durch unterschie...
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Immer im Bilde über die geleistete Arbeit
Verbessern Sie die Ausrich...
fakten
Die Literaturverwaltung
Die notarXpert Literaturverwaltung
bietet ein exzellentes Preis-
Leistungs-Verhältnis, ist ...
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Zurück zur Quelle? Kein Problem!
Eine Bibliotheksverwaltung wie aus ...
NOTARX-XNEXT GENERATION
ACP Business Solutions GmbH
Leopoldauerstr. 166-168/1/5
A-1210 Wien
Tel. 01/89193 - 33770
Fax 01/8...
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notarXpert - die innovative Notariatssoftware für Österreich - einfach - kompetent - günstig

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  1. 1. NOTARXPERTXFIRST GENERATION
  2. 2. NOTARXPERTXFIRST GENERATION Alles, was Recht ist - notarXpert unterstützt Sie dabei! Vorwort von Michael J. Meixner, Geschäftsführer der ACP Business Solutions GmbH „Der Unterschied ist größer als Sie denken“ - Unter diesem Motto darf ich Sie herzlich im brand- neuen Produktfolder von notarXpert willkommen heißen. Wir haben uns erneut bemüht, das Beste für Sie und Ihre Kanzlei möglich zu machen: Die neue Version unserer Software ist noch effizienter in der Bedienung und kann mit noch mehr Funktionen aufwarten. Ich bin der fest- en Überzeugung, dass notarXpert zum Innovativsten gehört, was der Markt an Kanzleisoftware zu bieten hat. Aber Innovation alleine reicht nicht - Sie und Ihr Unternehmen stehen im Mittelpunkt unserer Bemühungen. Daher haben wir auch interessante Angebote für Leasing und Miete, bieten optimale Lösungen für Kanzleien jeder Größe und offerieren eine Software, welche individuell und modular auf Ihre Bedingungen zugeschnitten ist. Ihre Zufriedenheit liegt meinem Team und mir am Herzen! Neben einem für Sie perfekten Produkt bieten wir auch ein freundliches und kompetentes Team an Kundenbetreuern, welches Ihnen entweder am Supporttelefon zur Verfügung steht oder auch gerne direkt zu Ihnen kommt, um für Sie die beste und schnellste Lösung zu finden. Seminare und Pro- grammschulungen - ebenfalls perfekt auf Ihre Kanzlei abgestimmt - runden unser Angebot ab. Das gesamte notarXpert-Team sorgt in enger Zusammenarbeit mit vielen renommierten Kanzleien für eine laufende, optimierte und kundenorientierte Weiterentwicklung der Software. Aufgrund der Wartungsverträge profitieren alle Kunden von dieser geballten und gesammelten Kompetenz! Mein Team und ich freuen uns darauf, Ihnen und Ihrer Kanzlei auch in den kommenden Jahren tatkräftig zur Seite stehen zu dürfen. Ihr Michael J. Meixner
  3. 3. Das Unternehmen Die ACP Gruppe: Gebündelte Kompetenz schafft Sicherheit Die 1993 gegründete ACP Gruppe blickt auf eine einzigartige Erfolgsgeschichte zurück: Innerhalb weniger Jahre entwickelte sie sich zu einem führenden Unternehmen in der österreichischen IT-Branche, das in seiner 15-jährigen Geschichte ausnahmslos in der Gewinnzone bilanzierte. Im Jahr 2007 wurden über 850 Mitarbeiter in 30 Standorten in Österreich, Deutschland, Schweiz, Rumänien und Polen beschäftigt. Dabei wurde ein Jahresumsatz von 320 Mio. Euro erzielt. Die Dienstleistungen der ACP Gruppe sind breit gefächert und decken nahezu den gesam- ten IT-Bereich ab: Software, Hardware, Services, Finanzierung und Branchenlösungen. Dadurch erhalten Kunden im IT-Bereich alles aus einer Hand. Zu den Partnern zählen renommierte Firmen wie z.B. Hewlett Packard, Fujitsu Siemens, Lenovo, Lexmark, u.v.m. Neben notarXpert realisierte die ACP Gruppe auch für andere Sparten spezifische Lösungen. So wurde zum Beispiel jurXpert für Rechtsanwälte entwickelt. Gleichzeitig ist ACP mittlerweile der größte Microsoft Integrator Österreichs. Der Name ACP Business Solutions steht nicht nur für moderne Softwarelösungen im Notariatsbereich, das Unternehmen ist ebenso bestrebt, individuelle Klientenanforder- ungen in ihrer Gesamtheit zu erkennen. Arbeitserleichterung, Effizienzsteigerung und Zufriedenheit für den Kunden mit spezifischen Gesamtlösungen auch im Server-, PC- und Druckerbereich sowie anderer Office-Facilities haben oberste Priorität. Profitieren auch Sie von dem Vorteil, alles aus einer IT-Hand zu erhalten!
  4. 4. NOTARXPERTXFIRST GENERATION Inhaltsverzeichnis 06 Aktenverwaltung 24 Buchhaltung & Anderkonto 08 Personenverwaltung 26 webERV 10 Leistungserfassung 28 Schnittstellenmodul 12 Dokumentenmanagement 30 Workflowmodul 14 Terminverwaltung 32 OutlookSync & Telefonie 16 Beglaubigungen 34 Volltextsuche 18 Tools 36 Statistik Pro & CRM 20 Vertragsmodul allgemein 38 Literaturverwaltung 22 Gerichtskommission B A S I S M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E B A S I S M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E B A S I S M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E © 2009 APC Business Solutions GmbH, v1.0 - Februar 2009. In der Beschreibung der Funktionalität einzelner Programmodule wird manchmal auf andere Programmodule verwiesen. Es kann vorkommen, dass dieser Verweis vor allem bei unbedeutenderen Funktionen in manchen Fällen nicht angeführt wird. Alle Angaben ohne Gewähr. Druckfehler vorbehalten.
  5. 5. fakten Alles auf einen Blick Die Struktur der Akten wurde so gewählt, dass alle wesentlichen Informationen auf einen Blick ein- sehbar sind. Die Struktur orientiert sich dabei an den jeweiligen Rechts- gebieten bzw. Abteilungen Ihrer Kanzlei. notarXpert erlaubt das gleichzeitige Öffnen beliebig vieler Akten. Ist ein schneller Zugriff auf einen anderen Akt notwendig, muss der aktuell geöffnete Akt nicht geschlossen werden. Durch frei skalierbare Abmessungen der Akten erfüllt notarXpert auch die Anforderungen moderner Flach- bildschirme. Mit größtmöglicher Flexibilität können auch Daten zwi- schen einzelnen Akten problemlos per Drag & Drop verschoben oder kopiert werden. Durch einen übersichtlichen Menü- baum können Bereiche des Aktes per Klick direkt angewählt werden. Dadurch lassen sich sämtliche Routinen schnell und komfortabel abarbeiten. Ein Informationssystem zeigt neben Notizen auch den letzten Sachbearbeiter des Aktes an. Auf einen Blick sehen Sie, welche Arbeitsschritte schon abgearbeitet wurden und welche Schritte noch offen sind. Die Kopiermöglichkeit von Akten und Subakten ist eine zusätzliche Erleichterung beim Arbeiten mit notarXpert. Umfangreiche Suchfunktionen Die Datenbank kann mittels indivi- duell einstellbaren Suchroutinen nach verschiedensten Kriterien und Parametern durchsucht werden. Auch die Darstellung des Such- ergebnisses lässt sich punktgenau den individuellen Bedürfnissen Ihrer Kanzlei anpassen. Durch die Vergabe von „Favoriten“ und einen Schnellzugriff auf zuletzt bearbeitete Dokumente lassen sich aktuelle Akten rasch aufrufen. Verschiedenste Funktionen ver- knüpfen in notarXpert den elektro- nischen Akt mit dem abgelegten Papierakt – beispielsweise ein Barcode-Etikettendruck oder die künftige Einbindung von RFID-Chips. All dies erleichtert bei Bedarf das rasche Auffinden des physischen Aktes. Durch die Einbindung verschieden- ster Datenquellen, wie Telefon- anlage, Internet, Dokumentenscans oder Emails, ist es möglich, Akten auf Wunsch automatisch mit relevanten Daten zu ergänzen. Die Einbindung fallrelevanter Daten ermöglicht eine lückenlose Dokumentation. Diese Zusatzdaten werden auch bei Suchanfragen berücksichtigt und angezeigt. So können z.B. Inhalte von beliebigen Dokumenten per Volltextindex rasch gefunden wer- den (Zusatzmodul Volltextsuche). Aktenverwaltung Stichworte: Elektronischer Akt, Aktinformationssystem, Aktsuche, Akthistorie
  6. 6. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 07 | 40 Ihre Kerninformationen sind nur einen Mausklick entfernt notarXpert bringt Ordnung und Struktur in den Kanzleialltag Nicht der Kunde muss sich notarXpert anpassen, sondern notarXpert passt sich den Wünschen des Kunden an. Jede Kanzlei hat – je nach Größe, Spezialisierung und Klientenzahl – individuelle Anforderungen an eine Software. Das geballte KnowHow in notarXpert lässt sich punktgenau an diese Anforderungen anpassen und sorgt dafür, dass Sie besser, schneller und lustvoller arbeiten. Es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Dieses Credo spiegelt sich insbesonders in der Nachbildung des Papieraktes und des Ablagesystems der Kanzlei wider. Ein Akt-Farbleitsystem markiert einzelne Rechtsgebiete bzw. zuständige Juristen. Im Akt erfolgt einerseits eine historische Ablage, andererseits kann diese durch abgegrenzte Bereiche (nach dem Prinzip von Akttrennblättern) über- sichtlich strukturiert werden. Ein leistungsfähiges Suchsystem liefert auch bei riesigen Aktarchiven rasch die gewünschten Ergebnisse. Im Suchergebnis werden sämtliche relevanten Details zusammengefasst und jene Mitarbeiter, die zuletzt im Akt gearbeitet haben, angezeigt. notarXpert belastet nicht durch unnötige Dateneingabe den Kanzleibetrieb, sondern hilft durch schnelles Auffinden des elektronischen Akts, die Effizienz der Kanzlei deutlich zu steigern!
  7. 7. fakten Die Personenanlage Die einheitliche Grundstruktur für die Erfassung sämtlicher Personen (Klienten, Mitarbeiter, Ansprech- partner, Funktionsträger etc.) ermöglicht den Zugriff auf eine zentrale Personendatenbank mit umfassender Kollisionsprüfung. Automatismen - z.B. bei Vornamen und Rechtsformen - ermöglichen eine rasche Eingabe. Die inkremen- telle Suche und Anlage von Personen erfolgt zeitsparend und übersichtlich über eine benut- zerfreundliche Datenmaske. Auch eine direkte Zuordnung von Ansprechpartnern, Beteiligten und Firmenstrukturen ist möglich. Das integrierte laufend aktualisierte Notariats-, Anwalts- und Gerichts- verzeichnis, lässt sich jederzeit mit den Stammdaten abgleichen – und ist daher immer auf dem aktuellen Stand. Dabei kann auf Anlagen aus Herold.at® , Daten aus der Zwischen- ablage (beispielsweise Outlook- signatur, alte Verträge), Firmenbuch und Grundbuch zurück gegriffen werden. Die Daten von Liegenschaften mit Eigentümerstrukturen und Buch- berechtigten können auf direktem Weg als solide Grundlage für Verträge und als Basis für das webERV-Grundbuch verwendet werden. Vielfältige Anwendungen Natürlichen Personen können neben den Ausweisdaten auch weitere Personen in der Rubrik Familienstand zugeordnet werden. Allen Personen können mehrere Dokumente - wie eingescannte Ausweisdokumente oder z.B. der aktuelle Firmenbuchauszug - auto- matisch zugeordnet werden. Diese Zuordnungen bilden mit den Stammdaten die Basis jeder Be- glaubigung und der Notariatsakte. Daten können problemlos in Word- Dokumente übernommen werden, wobei unterschiedliche Schreib- formen für natürliche und juristi- sche Personen vorgegeben und auch in bereits bestehenden Ver- trägen eingesetzt werden können. Die Synchronisation mit Outlook® ist in Echtzeit möglich (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie). Pro Mit- arbeiter kann definiert werden, welche Personen abgeglichen wer- den sollen – dies ermöglicht einen optimalen Einsatz der Daten am Handy oder PDA. Die Abgleichs- möglichkeit mit der Ediktsdatei markiert automatisch insolvente Personen und betroffene Akten (Zusatzmodul Schnittstellenmodul). Die CRM-Funktionalität kann über frei definierte Felder in beliebigen Strukturen erzielt werden – auch diese Felder können als Such- kriterien bei der Personensuche ver- wendet werden (Zusatzmodule Vertragsmodul und Statistik Pro). Personenverwaltung Stichworte: Zentrale Datenbank, Kommunikation, Organigramm, Kollisionsprüfung
  8. 8. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 09 | 40 notarXpert gibt Menschen Profil Viel mehr als eine reine Stammdatenverwaltung Die Personenverwaltung ist das Herz jeder Kanzlei. Bislang scheitern viele Lösungen an der konsequenten und einfachen Erfassung in einer zentralen Datenbank. Oft sind Personendaten auf verschiedene Datenbanken in der Kanzlei verteilt, sodass Mehrfacheingaben und der laufend notwendige Abgleich dieser Datenbanken die Kanzlei unnötig belasten. notarXpert hingegen dient als zentrale Datenbank, die z.B. mit Outlook® in Echtzeit abgeglichen werden kann. Auch andere Datenbanken können mittels Import/Export und Abmischmöglichkeiten eingebunden werden. Diese neue Form der Datenqualität hilft, Personen für nachhaltige Zwecke - wie Telefonie, Email- und Faxerstellung, Marketingaktivitäten und Statistiken - einzusetzen. notarXpert unterstützt auch bei der laufenden neuen Datenanlage. Zum Beispiel durch den Import von Personen aus dem Grund- und Firmenbuch, aus Herold.at® und belieb- iger Daten aus der Zwischenablage. Diese Daten können in Beglaubigungen, Vorlagen, aber auch in alten Verträgen verwendet werden. Die automatische Personenanlage aus unterschiedlichen Datenquellen reduziert den Eingabeaufwand für Personen drastisch und erhöht durch Vermeidung von Tippfehlern maßgeblich die Qualität.
  9. 9. fakten Die Leistungserfassung Leistungen werden entweder direkt im Akt oder über ein zentrales Erfassungstool - dem „Leistungser- fassungsblatt“ - dokumentiert. Bei notarXpert wird die Leistung sofort bei deren Erbringung parallel nach Zeit und Tarif erfasst. Die Struk- turierung der Leistungserfassung kann auch nach dem NIS (Notar- informationssystem) der österreich- ischen Notariatskammer erfolgen. Besonders leicht können Leistungen durch das Abarbeiten der je nach Aktart unterschiedlichen Arbeits- schritte erfasst werden. Durch das Erledigen dieser Arbeitsschritte kön- nen entweder sofort Dokumente erstellt, Abfragen aus Firmenbuch, Grundbuch getätigt, oder Daten zu den unterschiedlichsten Registern übertragen werden. Auch die Bar- auslagen werden in dem gleichen Prozess erfasst und können so nicht vergessen werden. Nach der Erfass- ung kann notarXpert automatisch Kalendierungen für Sie setzen. Beim Leistungserfassungsblatt ste- hen die Modi der Nach- und Echt- zeiterfassung zur Verfügung; pro Leistung sind auch mehrere Zeit- abschnitte möglich. Pro Abschnitt lässt sich ein anderer Leistungs- erbringer oder eine andere Doku- mentenversion zuordnen. Leist- ungen in diesem Tool können direkt im Akt gespeichert oder zentral hier erfasst und danach erst in die jewei- ligen Akten übertragen werden. Die Honorarlegung Aus notarXpert lassen sich vielfältige Dokumente - wie Leistungsauf- stellungen, Honorarnoten, Storno- noten, Gutschriften, Honorarnoten, Kassabelege, Vorlageberichte ans Gericht, AkontoHonorarnoten und Zahlscheine - erstellen. Leistungen werden mit Werten aus Einheitssatz, Einzelleistung und Stundensatz angezeigt. Für eine Abrechnungs- simulation lassen sich einzelne Leistungen abhaken (die neuen Abrechnungswerte werden in Echtzeit angezeigt) oder einfach eine neue Bemessungsgrundlage eintragen. notarXpert kennt auch die Möglich- keit einer geteilten Honorarnote: Mehrere Personen teilen sich die Kosten eines Aktes, wobei die Anteile in Prozenten oder absoluten Beträgen definiert werden können. Mittels der sogenannten „perma- nenten Kostenänderung“ lassen sich Änderungen auch von bestehenden Leistungen gleichzeitig durchführen. Nach Honorarnoten-Erstellung er- folgt auf Wunsch eine Überleitung in die OP-Liste oder/und eine Kalendierung. notarXpert be- herrscht vielfältige Pauschalverein- barungen, pro Akt oder direkt bei jeder Abrechnung. Sollte eine Honorarnote nicht korrekt sein, kann diese entweder gänzlich stor- niert oder mittels (Teil-) Gutschriften korrigiert werden. Leistungserfassung Stichworte: Leistungserfassungsblatt, NIS, Tarife, Honorarlegung
  10. 10. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 11 | 40 notarXpert weiß genau, was Ihre Kanzlei leistet Lückenlose Leistungserfassung sorgt für mehr Umsatz So wie jeder Mensch verschieden ist, ist auch die Arbeitsweise jedes Mitarbeiters indivi- duell. Während viele Anwender meist Leistungen direkt im Akt erfassen, gibt es zusätz- lich die Möglichkeit über das Zeitschreiben auf Basis des NIS, Leistungen in einem zentralen Tool zu speichern. Mit dem notarXpert Leistungserfassungsblatt bietet notarXpert genau diese Möglichkeit! Durch die Gegenüberstellung unterschiedlicher Abrechnungsmethoden in jedem Akt sowie der Möglichkeit, schnell einzelne Leistungen aus der Abrechnung zu nehmen, erhalten Sie eine Übersicht über die Kosten eines Aktes. In Echtzeit berücksichtigt notarXpert jede Änderung (etwa der Bemessungsgrundlage) und erstellt Honorarnoten - auf Wunsch auch „geteilte Honorarnoten“. Die Honorarlegung kann direkt aus dem Akt, jedoch auch aus der Beglaubigungsmaske erfolgen und dann entweder in die Offene Posten Verwaltung oder auch in ein Kassabuch übergeleitet werden. Die leichte Erfassung von Leistungen sowie die verschiedenen Automatismen in diesem Bereich schaffen eine solide Basis. Das Aufspüren von nicht abgerech- neten und noch nicht erfassten Leistungen in Kombination mit anderen Kenn- zahlen führt zu optimierter Honorarlegung.
  11. 11. fakten Das Dokumentenmanagement Pro Akt legt das Programm einen eigenen Dokumentenordner an, der fortan als Speicherort für sämt- liche Dateien dieses Aktes dient. notarXpert orientiert sich hinsicht- lich Bedienbarkeit und Funktion- alität am Windows Explorer® und am Betriebssystem. Sprich: Sämtliche Programme, die im Windows® -Kontextmenü zur Ver- fügung stehen (z. B. WinZip® , WinRar® , Deltaview® , Antiviruspro- gramme etc.) können direkt über notarXpert angesprochen werden. Das Dokumentenarchiv eines Aktes ist auch außerhalb von notarXpert aufrufbar - Dokumente verschwin- den nicht einfach in einer Datenbank. Dokumente können von dort anhand „sprechender“ Dateinamen gut erkannt und leicht geöffnet werden. notarXpert unterstützt „Drag and Drop“: Dokumente können mit der Maus leicht von einem in einen anderen Akt oder von außen in einen bestehenden Akt kopiert oder verschoben werden. Beim Abspeichern von Doku- menten besteht die Möglichkeit, selbstdefinierte Namensvorgaben und Unterordner anzulegen, um Dokumente in einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur darstel- len zu können. Das Arbeiten mit Dokumentarten optimiert zusätz- lich den Erstellungsprozess. PDF-Integration Das Windows-Kontextmenü wird mit weiteren Funktionen erweitert: Zum Beispiel mit dem Vergleich von Dokumenten, der Versendung per Email an Aktpersonen oder einer Konvertierungsmöglichkeit in PDF- Dateien (zusätzlich Workflowmodul und PDF-Schnittstelle notwendig). Aus jeder Leistung heraus lassen sich Word-Dokumente erstellen, wobei auch mehrere Vorlagen zugeordnet werden können. Standardmäßig wird eine umfang- reiche Vorlagensammlung angebo- ten. Diese Sammlung lässt sich individuell erweitern, wobei be- stehende Vorlagen editiert werden können. Dokumente können auch nachträglich mit Leistungen ver- bunden werden. Unterstützt wird auch die Dokumentversionierung, wodurch Änderungen leichter nachzuvollziehen sind. Zusätzlich werden auch eingescannte Dokumente, etwa die Urkunden für Cyberdoc 07 optimal verwaltet. Diese bilden einerseits die Grund- lage für den elektronischen Akt und können automatisiert zusammen mit den Parteiendaten an Cyberdoc 07 übertragen werden. Mit der optionalen notarXpert Volltext- suche können Dokumente noch schneller gefunden und in einer Vorschau komfortabel angezeigt werden. Dokumentenmanagement Stichworte: „Sprechende” Namen, PDF-Writer, Drag & Drop, Cyberdoc
  12. 12. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 13 | 40 Nie wieder den Überblick verlieren! Dokumente bereits im Basisumfang übersichtlich verwalten Als leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedürfnisse von Notariatskanzleien angepasst wurde, kann das notarXpert Dokumentenmanagement- system sämtliche Dateien - Microsoft Word® -Dokumente, eingescannte Dokumente (z.B. Ausweisdokumente, Urkunden) , Emails, PDF-Dokumente, Excel® -Tabellen, Audiodateien (z. B. Diktate) oder andere - direkt im Akt speichern. Das lästige Suchen nach Dokumenten gehört somit der Vergangenheit an! Durch das Spiegeln von Windows® -Ordnern und dem Abspeichern von Dokumenten mit „sprechenden“ Namen können Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne notarXpert zu öffnen. Somit kann es Ihnen nicht wie anderen Kanzleien passieren, dass Sie versehentlich das falsche Dokument versenden, weil es mit einem wenig aussagekräftigen Dateinamen (fortlaufende Nummer) gespeichert wurde. Die Kanzlei kann in vielen Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren – und gewährleistet damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens. Bei notarXpert stehen Dokumente in der gleichen Struktur wie im Microsoft Explorer® zur Verfügung. Beliebig erstellbare Unterordner im oder eine Ebene ober- halb des Aktes erhöhen zusätzlich die Übersichtlichkeit.
  13. 13. fakten Der notarXpert Kalender Mit dem notarXpert Kalender steht Kanzleien eine zentrale Termin- übersicht zur Verfügung, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Angelehnt an den MS-Outlook® - Kalender, bietet dieser gewohnte Funktionen, aber auch erweiterte Möglichkeiten. Jedem Termin lässt sich der je- weilige Akt mit Aktdaten (Akten- zahl, Aktschreibung, Klient etc.) - aber auch beliebige Personen, Dokumente etc. – zuordnen. Zu jedem Termin lässt sich eine indi- viduelle Erinnerung aktivieren. Wiederholungstermine, Warnungen bei Terminkollisionen usw. machen den notarXpert-Kalender zu einer verlässlichen und multifunktionalen Arbeitshilfe. Jeder Mitarbeiter kann die ge- wünschte Standardansicht (Tages-, Wochen- oder Monatsüberblick) bzw. die angezeigten Intervall- größen (Minuten, 10 Minuten, Viertelstunde etc.) individuell fest- legen. Da Termine gleichzeitig auch im all- gemeinen Kanzleikalender gespei- chert werden können, hat jeder User sowohl seine persönlichen Termine, als auch die Termine der Kollegen jederzeit abrufbereit. Neben klassischen Kalender- einträgen lassen sich in notarXpert auch Fristen und Aufgaben able- gen. Für Aufgaben, wie z.B. Rückrufe, steht eine eigene Aufgabenliste zur Verfügung, die übersichtlich alle offenen und fälligen Tasks anzeigt. Kalendereinträge mit Aktbezug werden auch in dem betreffenden Akt angezeigt. Jeder Eintrag kann darüber hinaus mit einer eigenen Prioritäts- und Statusstufe versehen werden. Nach der Erledigung können Termine über das notarXpert Work- flowmodul automatisch in Leistungen übergeführt werden. Detailinformationen zu den Ter- minen werden dabei als „Leistungs- notizen“ abgespeichert. Die notarXpert Fristenliste In der “Fristenliste” erstellt notarXpert eine Auflistung aller Ein- träge in tabellarischer Form. Diese (druckbare) Übersicht ermöglicht jedem Mitarbeiter einen schnellen Überblick über Termine, Fristen und Aufgaben. Auch die Termine von Mitarbeiter- gruppen lassen sich so komfortabel und übersichtlich anzeigen. Terminverwaltung Stichworte: Grafischer Kalender, Kanzlei- und Mitarbeiteransicht, Fristenliste
  14. 14. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 15 | 40 Tag für Tag bestens informiert Die clevere Alternative bzw. Ergänzung zu MS Outlook® Durch den Einsatz des ausgeklügelten notarXpert-Kalenders erübrigt sich der Einsatz einer externen Kalendersoftware. Outlook-geübte Anwender werden sich auf Anhieb zurechtfinden, da sich bekannte Features, wie Erinnerungsfunktion, Wiederholungs- termine etc. auch im notarXpert-Kalender wiederfinden. Durch die Beschränkung auf eine Software muss auch nur eine Datenbank gewartet werden. Beim Eintragen der Termine greifen Sie direkt auf Ihre Daten (Personen, Akten, Adressen…) zu. Mit dem Kanzleikalender haben Sie auch die Termine aller anderen Mitarbeiter im Überblick. Über die Terminsynchronisierung (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie) werden alle Termine mit aktspezifischen Informationen (Aktenzahl, Klient usw.) von notarXpert mit Outlook synchronisiert. Terminänderungen werden in beide Richtungen übertragen. Sie haben den Vorteil von zwei Kalendern, wobei Eintragungen nur einmal vorgenommen werden müssen – dank vollautomatischer Synchronisierung! Der notarXpert Kalender macht eine gesonderte Kalendersoftware überflüssig: Jeder kann in den Kalender jedes Mitarbeiters – auch in den Kanzleikalender - Einsicht nehmen. Die Zuordnung von Aktdetails zu Terminen bietet nur der Einsatz des vollintegrierten notarXpert-Kalenders!
  15. 15. fakten Der Beglaubigungsteil Mit notarXpert sind Beglaubigungen rasch und komfortabel durchführ- bar. Durch einfaches "Hineinholen" der gewünschten Personendaten können auch komplexe Vertret- ungsstrukturen (GmbH & Co KG) realisiert werden. Auf Knopfdruck erhalten Sie dann die passende Klausel, das Vermerkblatt oder die Anerkennungserklärung. Sammelbeglaubigungen sind eben- so einfach realisierbar. Dabei werden Ihre Formulierungswünsche im Be- glaubigungsteil speziell berücksich- tigt und die Vorlage für Sie speziell angepasst. Bei der Erstellung der Beglaub- igungsklausel werden auch hinter den Parteien hinterlegte Amtsbe- stätigungen bzw. Vollmachten berücksichtigt. Weiters ist es möglich, die zu ver- schiedenen Zeitpunkten geleisteten Unterschriften zu einer Beglaub- igungsklausel zusammenzufassen und zu verrechnen. Oft wiederkehrende Beglaub- igungen (z.B. Pfandurkunden der Bank) werden in notarXpert in Serie erfasst, und die relevanten Daten automatisch richtig vorgeschlagen. Optional erfolgt die Vorerfassung einer Beglaubigung ohne BRZ. Diese steht dann im Bedarfsfalle besonders rasch zur Verfügung. Die Beglaubigungen können für Laufkundschaft außerhalb eines Aktes komplett abgewickelt wer- den. Im Akt können Beglaubigungen anhand der Arbeitsschritte abge- arbeitet werden – dabei werden speziell markierte Parteien automa- tisch für die Beglaubigung vorge- schlagen. Wird die Beglaubigung bar bezahlt, können die Beglaubigungskosten direkt in die Buchhaltung (Kassa- konto) übergeleitet bzw. es kann auch eine Honorarnote erstellt werden. Die Register Aus dem Beglaubigungsteil wird direkt das Beurkundungsregister geschrieben, wobei in notarXpert das Reservieren und Einschieben von BRZs im Rahmen der Notariatsord- nung möglich ist. Über diese Auswertung kann man zusätzlich eine Aufstellung über die Finanz- amtsgebühren erhalten. Sämtliche für den Notar erforderlichen Register - wie auch das Repertorium - werden automatisch geführt. Alle gesetzlichen Auswertungen sind einfach erstellbar. Datensicherheit wird auch hier groß geschrieben: Nachträgliche Ände- rungen sind nicht möglich. Sofern diese erlaubt sind (Nachtrag im Repertorium), werden diese selbst- verständlich mitprotokolliert. Beglaubigungen & Registerführung Stichworte: Sammelbeglaubigung, Massenbeglaubigung, Kassabuch
  16. 16. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 17 | 40 Die Beglaubigung – Das tägliche Geschäft Ob für Laufkundschaft oder im Akt... Tausende Beglaubigungen werden von einem Notariat pro Jahr erstellt, hunderte Geschäftszahlen vergeben. Selbst, wenn nur jede zweite Klausel nachbearbeitet werden muss, kostet das im Jahr viele Stunden Arbeit. Die Sicherheit, Laufkundschaft genauso gut und exakt bedienen zu können wie langjährige Klienten, ist ebenso wichtig wie der Vorteil, immer wieder auftauchende Formulierungen nicht jedesmal aufs Neue in der Beglaubigungsklausel erfassen zu müssen. notarXpert bietet Ihnen diesen Komfort und diese Sicherheit! Individuelle Klauseln werden für jede Notariatskanzlei speziell in das Programm integriert. Regelmäßig verwendete Formulierungen (z.B. „Pfandurkunden der Bank“) werden hinterlegt und bei der Erstellung automatisch vorgeschlagen. Das manuelle Zusammenziehen mehrerer Klauseln in eine Sammelbeglaubigung kostet ebenso sehr viel Zeit. notarXpert bietet hier eine einfache Funktion, mit der mehrere Beglaubigungsklauseln zu Sammelbeglaubigungen zusammengefasst werden. Einfacher kann man diesen Arbeitsablauf nicht abbilden! Eigens für Ihre Kanzlei erstellte Beglaubigungstexte und Automatismen sparen Zeit und helfen dabei, sich noch intensiver mit Klienten befassen zu können.
  17. 17. fakten Die notarXpert-Tools Bereits in der Basisversion bietet notarXpert eine große Zahl an Hilfs- mitteln, die die tägliche Arbeit eines Notariats entscheidend unterstützt. Mit dem Tarifrechner können Sie schon im Rahmen eines Erstberat- ungsgesprächs die vermutlichen Kosten für diverse notarielle Leistungen berechnen. Direkt in der Beglaubigungsmaske kann durch rasches Ändern der Bemessungs- grundlage, der Unterschriftsanzahl und anderer Parameter eine rasche Kostenauskunft erstellt werden. Ident kann in Musterakten z.B. bei Kaufverträgen durch Simulieren der Bemessungsgrundlage und An-/ Abhaken einzelner Leistungen ver- fahren werden. Besonders für das Überschreiben von alten Verträgen ist das Tool Personenimport geeignet. Damit kann der Anwender in Word genau an der Position des Cursors die Personen eines beliebigen Aktes besonders rasch und einfach einfü- gen und dabei festlegen, welche Daten und in welcher Optik diese importiert werden. Das Aus- schreiben von Beträgen, Datum, Titel usw. ist eine weitere Option dieses Tools. Löschungen von Terminen werden generell mitprotokolliert. Mit dem Sicherheitsmodul werden aber auch andere Aktionen, wie Leistungs- erfassung, -änderung etc. von notarXpert dokumentiert. Die Basistools lassen sich mit dem Indexrechner erweitern (Zusatz- modul Indexverwaltung): Dieses Hilfsmittel berechnet die Änderung eines Betrags anhand von zehn gespeicherten Indizes. Clevere Unterstützung Zu den Basisfunktionen gehört auch der Netviewer: Hierbei handelt es sich um ein Support-Tool: Bei An- wender-Fragen kann ein notar- Xpert-Mitarbeiter per Remote- Access auf den Bildschirm des Anwenders zugreifen und ihn so optimal beraten. Pro User lässt sich ein Benutzerordner definieren, der ständig zur Verfügung steht, wenn ein Dokument nicht in Akten abgespeichert werden soll. Inte- griert ist auch ein ständig aktuali- siertes Notariats-, Anwalts- und Gerichtsverzeichnis, wobei die Ein- träge aus dem Notariatsverzeichnis in die Datenbank der Kanzlei über- tragen werden können; ein Ab- gleich des Anwaltsverzeichnisses mit den Kontaktdaten ist jederzeit möglich. Der notarXpert Kommunikations- manager ist ein leistungsstarkes Tool mit vielen Möglichkeiten: Er bietet nicht nur den Zugriff auf Kontaktdaten, sondern auch eine einfache Aktsuche und die Möglichkeit, Rückrufnotizen für User zu erfassen. Tools Stichworte: Kommunikationsmanager, Tarifrechner, Beglaubigungssimulation
  18. 18. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 19 | 40 Das Schweizer Taschenmesser für Juristen Auch kleine Helfer können den Arbeitsalltag erheblich erleichtern! Die Qualität einer modernen Notariatssoftware bemisst sich nicht nur an den Funktio- nen zur Akten- und Personenverwaltung, sondern auch an den übrigen Hilfsmitteln, die standardmäßig zur Verfügung gestellt werden. und Kostensimulation in der Beglaubigungsmaske und Musterakten erlauben dem Anwender schon beim Erst- beratungsgespräch dem Klienten rasch und einfach die notwendigen Infos über zu erwartende Kosten zu geben. Wenn ein Kunde anruft, kann der notarXpert-Support mit dem integrierten Netviewer® einfach einen Blick auf das Problem werfen und dieses schnell lösen – ohne dass lange Erklärungen abgegeben werden müssen. So erhalten Sie kundennahe und rasche Hilfe auf Ihre Anfragen und können sich sofort wieder auf Ihre Arbeit konzentrieren. Das ist zeitsparend und effizient! Sie suchen die Telefonnummer des Ansprechpartners eines Klienten? Kein Problem! Geben Sie im notarXpert Kommunikationsmanager den Namen der Firma ein und Sie erhalten alle Ansprechpartner und dazugehörigen Akten! Mit notarXpert erhalten Sie eine Lösung, die bereits im Basisumfang keine Wünsche hinsichtlich Komfort offen lässt und Sie mit leistungsfähigen Werkzeugen unterstützt.
  19. 19. fakten Die Vertragsvorlagen In notarXpert werden standard- mäßig Worddokumente als .doc und nicht als .rtf erstellt. Der Vorteil liegt unter anderem darin, dass eventuell vorhandene grafische Briefköpfe komprimiert abgespei- chert, der Speicherplatz drastisch reduziert und die Speicher- und Ladezeiten beschleunigt werden können. Viele der in notarXpert vorhandenen Felder können für individuelle Vorlagen ausgelesen werden und damit Word- dokumente (.doc) erstellt werden. Mit der neuen internen Word- Erstellungsmethode kann der Erstellungsprozess nun dramatisch beschleunigt werden. Das Vertragsmodul unterstützt Sie bei der Anlage und Verwaltung von umfassenden Musterverträgen und Textbausteinen. Dabei können Verträge mittels angepasster Vertragsvorlagen entweder weit- gehend vollautomatisch erstellt oder alte Verträge in Word durch interaktives Einfügen von Aktdaten und Textbausteinen an der Cursor- position angepasst werden.Pro Aktart ist der Akt individuell durch Rollen, benutzerdefinierte Felder (Zahl, Betrag, Datum, Text, Memo) sowie Checkboxes & DropDowns gestaltbar. Pro Rechtsgebiet wer- den Schablonen, Rollen, Felder und entsprechende Musterverträge - unter anderem in Notariatsaktform - und Anträge ausgeliefert. Die Textbausteine Diese können gleichermaßen in automatisierten Musterverträgen, als auch ganz leicht interaktiv für die Abänderung in beliebigen alten Verträgen verwendet werden. Die Textbausteine können beliebige Formate haben – beim Import werden die spezifischen Vertrags- daten berücksichtigt. Verwendete Textbausteine können selbst im fertigen Vertrag noch speziell markiert, abgeändert und danach als neue Version in das Textbausteinsystem exportiert werden. Das Rückschreiben von geänderten Daten im Vertrag direkt in die Akt- und Personenfelder ist genauso möglich, wie das nochmalige Rausmischen/Aktualisieren bereits fertiger abgeänderter Verträge. Im Zusammenspiel mit dem Statistik-Modul Pro kann sich die Kanzlei ein leistungsfähiges CRM- System aufbauen. Beliebige Felder (Umsatzgröße, Mitarbeiteranzahl, Interessen, etc) können strukturiert bei den Personen eingegeben wer- den. Diese Felder können für Marketingaktivitäten ausgewertet und damit Einladungen an Klienten (Serienbriefe, Serienmails) erstellt werden. Ausgefeilte Markierungsmechanis- men speichern, wer eingeladen wurde und wer gekommen ist. Vertragsmodul - Allgemein Stichworte: Mustervorlagen, Textbausteine, Rollen, Felder
  20. 20. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 21 | 40 In wenigen Schritten unterschriftsreif Verträge einfach und schnell erstellen Bereits im notarXpert Basisumfang ist ein leistungsfähiges Dokumenterstellungstool enthalten. Es werden weit über 100 Word-Vorlagen ausgeliefert, welche den Kanzlei- bedürfnissen anpasst werden können. Das Vertragsmanagement unterstützt bei der Anlage und Verwaltung von Musterverträgen und Textbausteinen. Die Textbausteine lassen sich dabei leicht den Vertragsgegebenheiten anpassen. Mit Parteienklausel (auch in Notariatsaktform), Aufsandung, Unterschriftenliste, etc. können viel Schreibarbeit und Fehler vermieden werden, ebenso mit der weitgehend vollautomatischen Erstellung von Verträgen in Bereichen des Liegenschafts-, Bestands- und Gesellschaftsrechts. Neben der Möglichkeit, einerseits alte Verträge im Bedarfsfalle rasch durch den Import von Aktdaten und Textbausteinen abzuändern, unterstützt Sie notarXpert speziell bei der Entwicklung weitgehend vollautomatisierter Verträge aus Ihren bereits bestehen- den Altverträgen. Dabei kann besonders leicht auch das Geschlecht bzw. Ein- und Mehrzahl der Parteien berücksichtigt werden. Das nochmalige Schreiben von bereits im Akt enthaltenen Daten bzw. Personen entfällt vollständig – sowohl im interaktiven Einsatz bei Altverträgen als auch bei vollautomatisch befüllten Mustervorlagen.
  21. 21. fakten Der Todesfallaufnahme-Wizard notarXpert unterstützt Sie tatkräf- tig bei der Abhandlung von Verlassenschaften und erleichtert wesentlich Ihre Tätigkeit als Gerichtskommissär. Mit der Hilfe des Todesfallaufnahme-Assistenten (TA-Wizard) werden Sie Schritt für Schritt über Bildschirmmasken durch den gesamten Prozess geführt. Alle erforderlichen Daten wie Personen (Verstorbener, Erben etc.), Inventar (Aktiva, Passiva) werden der Reihe nach abgefragt und im Programm gespeichert. Aus dem Wizard können sogar direkt Grundbuchsabfragen getätigt wer- den, die dann als Liegenschaft ins Inventar importiert werden. Bereits erfasste Daten stehen automatisch zur Verfügung und werden vom Assistenten automatisch vorge- schlagen, z.B. Ehepartner. Son- derfälle (Sachwalterschaften, Kura- tel etc.) werden berücksichtigt. Hat der Verstorbene keine direkten Nachkommen, dann unterstützt Sie notarXpert bei der Recherche und bei der Darstellung der Parantel zwei und drei im Rahmen der Stammbaumverwaltung. Mit notarXpert können Sie effizient arbeiten und das Fehlerpotential minimieren. Durch die Darstellung des Inventars im Akt, kann man jederzeit den aktuellen Vermögens- stand des Verstorbenen ablesen. Die Mustersammlung Mit Hilfe dieser Daten erstellen Sie einerseits die Todesfallaufnahme perfekt, andererseits werden mit nur einem Mausklick die Bank- anfragen erstellt, optional per Email versendet und dann zentral bei Einlangen der Auskünfte kontrol- liert! Selbst das Verlassenschafts- abhandlungsprotokoll kann aus notarXpert vorlagengestützt opti- mal vorbereitet und sogar Erbteilungsübereinkommen in einer ersten Rohfassung berücksichtigt werden. Dabei werden auch Spezialitäten wie Gütergemein- schaften berücksichtigt. Zahlreiche Beschlüsse werden aus notarXpert generiert und darin auch die Zustellverfügung vollautomatisch erstellt. So hat der Notar Zeit, sich auf die wesentlichen Dinge in der jeweiligen Verlassenschaft zu kon- zentrieren. Ein besonderes Highlight des Programms ist die Beherrschung von rechenintensiven Verfahrens- arten wie z.B. kridamäßige Ver- teilungen unter Berücksichtigung etwa von Pfandrechten und stan- desgemäßen Begräbniskosten. Neben den Vorlagen für den Gerichtskommissär gibt es auch Varianten für den Einsatz als Erbenmachthaber. Auch der Vorlagebericht an das Gericht kann in notarXpert automatisch gene- riert und die jeweiligen Kosten dabei entsprechend gegliedert auf- geführt werden. Vertragsmodul - Gerichtskommission Stichworte: Todesfallaufnahme-Wizard, Inventar, Stammbaumverwaltung
  22. 22. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 23 | 40 Komplexe Verlassenschaften mit notarXpert einfach abhandeln Steigern Sie die Effienz und verbessern Sie den Ablauf in der Verlassenschaft Das Abtippen aller aufgenommenen Daten einer Todesfallaufnahme kann sehr lang- wierig und unübersichtlich werden, die dazugehörigen Spezialfälle wie Erbteilungs- übereinkommen, Gütergemeinschaften oder kridamäßige Verteilung erhöhen Ihren Aufwand als Gerichtskommissär erheblich. notarXpert erleichtert Ihnen nicht nur das Erfassen aller notwendigen Daten, es stellt Ihnen diese auch noch in strukturierter und übersichtlicher Form dar. Spezialfälle können sehr einfach durch Auswahl der entsprechenden Optionen berücksichtigt werden. Alle erfassten Daten finden sich in allen Mustern der umfangreichen notarXpert Mustersammlung wieder, so ist ein Kopieren und Einfügen von Textstellen aus einem anderen Dokument nicht mehr nötig. Mit notarXpert können Effizienz und Ablauf in der Verlassenschaft massiv verbessert werden und es bleibt Ihnen als Gerichtskommissär mehr Zeit, sich um die wesentlichen Dinge einer Verlassenschaft zu kümmern.
  23. 23. fakten Das Buchen Honorareingänge werden in der Buchhaltung und gleichzeitig am betreffenden Offenen Posten- Konto gebucht. Durch die automa- tische Überleitung der Honor- arnoten in die OP-Verwaltung erkennt das Programm die USt-frei- en und USt-pflichtigen Anteile und verbucht auf die richtigen Erlös- konten in der Buchhaltung. Während des Buchungsvorganges können beliebige Abfragen ge- tätigt werden. Die Kontenübersicht ist über mehrere Konten sowie Journalabfragen über einen beliebi- gen Zeitraum möglich. Eine Saldenliste nach Kontengruppe lässt sich zu jedem beliebigen Zeitpunkt erstellen und gibt einen raschen Überblick über den aktuel- len Stand der Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Monats. Neben den vollautomatischen Monatsabschlüssen ermöglichen die Ertragsermittlungen - sowohl über den abgeschlossenen Monat als auch über das bisherige Ge- schäftsjahr - eine effiziente Kosten- übersicht. Auch das UVA-Formular kann automatisch aus notarXpert generiert werden. Die Buchhaltung ist mehrklientenfähig – optional kann diese auch für GmbHs einge- setzt werden. Mit der OP-Verwaltung und dem mehrstufigen Mahnwesen haben sie ihre Kanzleiaußenstände voll im Griff. Die Verwaltung der Außen- stände erfolgt vollautomatisch – durch Überleitung der Honorar- noten in die Offene Posten- Verwaltung, und Verknüpfung der Buchhaltung mit den Offenen Posten bei Zahlungseingang. Ein Abruf der Offenen Posten- und der Anderkonten ist jederzeit aus dem Akt möglich. Die Anderkontenverwaltung Die Anderkontenverwaltung wur- de streng nach den Richtlinien der Notariatskammer aufgebaut und glänzt mit ihrer komfortablen Bedienung. Sich wiederholende Buchungstexte kann man vordefi- nieren und einfach übernehmen. Wenn man eine Kontenübersicht, das Buchungsjournal oder mehrere Kontenblätter einsehen will, kann man dies direkt aus der Buchungs- maske heraus tun. Der Monatsabschluss beinhaltet alle notwendigen Auswertungen. Der Jahresabschluss erfolgt wie der Monatsabschluss vollautomatisch und druckt alle abgeschlossenen Konten aus. Beim Jahresabschluss werden die nicht abgeschlossenen Konten in das nächste Jahr über- nommen. Weiterüberweisungen der Fremdgelder sind automatisiert durch Telebanking oder Zahlschein- druck möglich. Optional sind Zahlungen aus dem Telebanking/ ELBA® in die Anderkontenverwalt- ung einlesbar und Überweisungen aus dieser generierbar. Buchhaltung & OP Stichworte: E/A-Rechnung, doppelte Buchführung, Anderkonten, OP-Verwaltung
  24. 24. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 25 | 40 Es war noch nie so einfach, Bilanz zu ziehen notarXpert bringt Kontrolle und Transparenz in jede Kanzlei Sparen Sie Arbeitsschritte und sichern Sie sich dennoch einen optimalen Überblick über die Geldflüsse der Kanzlei! Neben der E/A-Buchhaltung gibt es optional auch die GesmbH-Buchhaltung. Die Buchhaltung ist zudem mehrmandantenfähig. Buchen Sie durch die vielfältigen Automatismen und gegenseitige Verknüpfung mit der OP-Verwaltung besonders effizient und fehlerfrei durch die Kontrollsalden. Sparen Sie an Steuerberatungskosten, indem Sie nur mehr Salden übermitteln. Die streng nach den Richtlinien der Notariatskammer aufgebaute Anderkontenverwaltung ermöglicht die effiziente Verwaltung der in der Kanzlei befindlichen Fremdgelder und Effekten. Die Kopplung mit Telebanking/ELBA® und den No1-Rechner der NTB erhöht den Komfort für den Anwender und reduziert potentielle Fehlerquellen deutlich. Erhöhen Sie die Liquidität Ihrer Kanzlei durch die mit der Honorarlegung verknüpfte „Offene Posten- Verwaltung“ und das leistungsfähige Mahnwesen. Durch die Verknüpfung mit dem elektronischen Akt und der Offenen Posten- Verwaltung schließt sich der Kreis zu einem optimalen Workflow, welcher der Kanzlei Zeit, Geld und Fehler erspart!
  25. 25. fakten notarXpert webERV Über den webERV kommunizieren Sie mit allen Gerichten, aber auch mit allen anderen webERV-Teil- nehmern (mittels sogenannter Teilnehmerdirektzustellung). Sowohl Firmenbuchanträge, als auch der ab dem 01.04.2009 gesetzlich vorgeschriebene Grund- buch-webERV sind über das notar- Xpert webERV-Modul möglich. Anträge werden in einem Sende- stapel gesammelt und können von hier aus noch einmal überprüft und einzeln oder gesammelt versendet werden. An Leistungen angefügte Word- Dokumente werden von notar- Xpert automatisch für eine Konvertierung in PDFs vorgeschla- gen (PDF-Integration erforderlich). Vor Versendung einer Teilnehmer- direktzustellung kann notarXpert die Zustellbarkeit nachprüfen, sprich: ob der betreffende Web- ERV-Teilnehmer überhaupt in der Lage ist, webERV zu empfangen. Rückverkehrs-Meldungen werden von notarXpert automatisch ausge- wertet und den richtigen Akten zugeordnet. Die manuelle Zu- ordnung zum richtigen Akt ist auch jederzeit möglich. Der notarXpert Grundbuch-webERV Ist der aktuelle Grundbuchstand per Schnittstellenmodul besonders komfortabel im Akt erfasst, lässt sich spielend jede Art von Begehren in Sekundenschnelle erstellen. Die Programmlogik verhindert nicht passende Begehren und unterstützt so einen effektiveren Arbeitsablauf in der Erstellung von Grundbuchs- anträgen. Mit drei Mausklicks kann die Löschung eines Pfandrechtes begehrt werden. Im notarXpert Grundbuch-webERV sind keine umständlichen und langen Ein- gaben erforderlich, da alle üblicher- weise einzugebenden Daten bereits durch das Schnittstellenmodul automatisiert importiert wurden. Nach Erstellung aller antragsbezo- genen Begehren müssen die einge- gebenen Daten natürlich noch kon- trolliert werden. notarXpert erleichtert diese Kont- rolle dadurch, dass die Zusammen- fassung des elektronischen An- trages sehr nahe an das gewohnte Format eines in Papierform einge- brachten Antrags kommt. notarXpert bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, den elektronischen Antrag so darzustellen, wie diesen auch der zuständige Grundbuchs- führer auf seinem Tisch liegen hat. So vermeiden Sie unnötige Miss- verständnisse mit Rechtspflegern und beseitigen eine weitere Fehler- quelle. webERV Stichworte: Schriftsätze, Firmenbuchanträge, Grundbuchanträge, Rückverkehr
  26. 26. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 27 | 40 Ihr direkter Draht zu Wissen und Information Bequem und einfach mit den Gerichten kommunizieren Seit Sommer 2007 wurde mit der Einführung des webERVs die Kommunikation mit den Gerichten auf ein neues technisches und funktionelles Niveau angehoben – Österreich ist damit einer der Vorreiter Europas in diesem Bereich. Die mögliche Kopplung mit Cyberdoc hilft, schnell und richtig auf Urkunden zu verweisen. Die künftigen Rück- verkehrsauswertungen bringen einen hohen Grad an Automatisierung. Mit der Einführung der strukturierten Grundbucheingabe mit 01. 04. 2009 müssen nun auch alle Anträge an das Grundbuchgericht über den webERV übermittelt werden. Bis zu 100 verschiedene Felder müssen dabei befüllt werden, um einen nun vollkommen strukturierten Antrag richtig zu übermitteln. Um Ihnen diese enorme Umstellung zu erleichtern, bietet notarXpert neben dem Schnittstellenmodul, welches den IST-Zustand der betroffenen Grundbuchseinlage übernimmt, eine intuitive wizard-ähnliche Funktion. Spezielle Kontrollausdrucke für Juristen und Sekretariat erleichtern die Kontrolle der Eingaben vor dem Versenden. Gerade durch die mögliche Kopplung mit Cyberdoc 07 und dem Grundbuch können Eingaben besonders schnell und sicher erfolgen.
  27. 27. fakten Das Schnittstellenmodul Dieses Modul ermöglicht die Daten- übergabe und –übernahme von/an externe(n) Datenbanken bzw. Register: • Grundbuch • Firmenbuch • Cyberdoc • Testamentsregister • Treuhandregister • Ediktsdatei (Insolvenzdatei) • FinanzOnline® • LexisNexis® Online • RIS® • www.herold.at® Je nach Datenbank stehen unter- schiedliche Funktionen zur Ver- fügung, die vor allem bei Firmen- und Grundbuchsabfragen ein hoch- effizientes Arbeiten möglich machen: So kann notarXpert Ergeb- nisse von Direktabfragen automa tisch mittels Datenimport in die Stammdaten übernehmen! Durch diese Möglichkeit des Daten- imports kann z.B. die Anlage einer Firma mit einer Vielzahl von Funktionsträgern (Geschäftsführer, Prokurist etc.) inkl. deren Ver- tretungsbefugnis rasch und fehler- resistent durchgeführt werden. Per Mausklick werden die entsprech- enden Personen automatisch und korrekt von notarXpert angelegt. Durch diese Unterstützung spart die Kanzlei bei der Erfassung von Daten Zeit – und damit Geld. Änderungs- statt Vollabfrage Will man lediglich überprüfen, ob ein Grundbuchs- oder Firmen- buchantrag vollzogen wurde, besteht keine Notwendigkeit einer Vollabfrage mehr - die zumeist gegenüber dem Klienten gar nicht verrechnet werden kann. Mit notarXpert besteht die Möglichkeit, sogenannte „Änder- ungsabfragen“ durchzuführen. Erst wenn eine höhere TB- (oder FB-) Zahl vorhanden ist, führt notarXpert Vollabfragen durch. Auszüge werden automatisch direkt in den Akt gespeichert – auf Wunsch sogar als umgewandelte Word® -Datei mit eingebettetem Kanzleibriefkopf – und eine Leist- ung wird samt einer Barauslage ver- bucht! Aber auch Plomben-, Namens- und Stapelabfragen wer- den von notarXpert unterstützt. Die Cyberdoc-Schnittstelle erleich- tert das Signieren von Urkunden, da Parteiendaten von notarXpert nach Cyberdoc übertragen und nicht manuell angelegt werden müssen. Im Gegenzug wird die Archivier- ungsnummer aus Cyberdoc von notarXpert übernommen, sodass eine weitere klassische Fehlerquelle beseitigt ist. Ergebnisse von RIS® bzw. LexisNexis® Online-Abfragen werden als Dokumente im Akt und die dazugehörigen Suchbegriffe als Notizen zur automatisch angeleg- ten Leistung gespeichert. Schnittstellenmodul Stichworte: Grundbuch, Firmenbuch, Cyberdoc, RIS® , Register, Herold®
  28. 28. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 29 | 40 Externe Informationen in die eigene Datenbank übernehmen Ein Tool für (fast) alle Fälle! Das in Österreich einzigartige Schnittstellenmodul von notarXpert bietet Ihnen wertvolle Möglichkeiten, wenn es darum geht, Auszüge von externen Datenbanken - wie Firmen- oder Grundbuch - nicht nur auszudrucken, sondern auch als Daten zu verarbeiten. Wer schon einmal für eine Gesellschaft mit vielen Funktionsträgern einen Firmen- buchantrag einbringen musste, wird dankbar über die genial einfache Import- funktionalität von notarXpert sein. Mit einem Mausklick werden Firma und Funktions- träger als Personen angelegt bzw. abgeglichen, falls die Person schon vorhanden ist. Sie können so mindestens 50 Cent an Kosten ersparen – pro Person! Mit der Importfunktion können Sie für den Grundbuchsantrag im webERV den IST-Zustand einer Grundbuchseinlage übernehmen – damit haben Sie sozusagen schon die halbe Miete! Von hier aus und mit Unterstützung des Grundbuch-Wizards von notarXpert haben Sie blitzschnell einen neuen Grundbuchsantrag! Sparen Sie Zeit durch das automatisierte Anlegen von Personen - sei es aus den bereits erwähnten Registern oder über die Zwischenablage aus Worddokumenten, Internetseiten oder Signaturen am Ende jedes Emails – auch aus www.herold.at ist ein Import möglich!
  29. 29. fakten Das Workflowmodul Bilden Sie den Arbeitsablauf Ihrer Kanzlei im notarXpert Workflow- modul ab und optimieren Sie so Ihre täglichen Kanzleitätigkeiten! Mit Hilfe des "Magic Button" und des "Magic Folder" können Sie unter anderem Emails, PDF- Dokumente, Excel® -Tabellen und Internet Seiten (z. B.: Online- Datenbanken wie LexisNexis® Online und RIS® ) direkt als Leistung im Akt verzeichnen. Beliebige ein- gescannte Dokumente können besonders leicht mittels PopUp bzw. notarXpert-Explorer in den Akt strukturiert verspeichert und verzeichnet werden. Emails werden von notarXpert mit „sprechenden“ Dateinamen verse- hen, damit diese Emails jederzeit einfach gefunden werden können. Outlook® -Ordner werden über- wacht, sodass Emails nach dem Versenden automatisch im Akt inkl. der entsprechenden Leistung gespeichert werden können. Mit individuell einstellbaren Dokumentarten lassen sich Abläufe von der Dokumenterstellung bis zur korrekten Leistungserfassung fest- legen. Dokumente werden nach individuellen Vorgaben gespeichert. Dabei werden beide Abläufe – zuerst Leistung, dann Dokument und umgekehrt - perfekt unter- stützt. Die PDF-Schnittstelle Das Workflowmodul kann mit der „notarXpert PDF-Integration“ erweitert werden. Dieser ermög- licht es, mehrere Dateien zu einer PDF-Datei umzuwandeln - und unterstützt dabei unterschiedlichste Formate und PDF-Funktionen, wie Wasserzeichen, Verschlüsselung etc. Schriftsätze im Word-Format können von notarXpert selbststän- dig in PDFs umgewandelt werden und sind so in kürzester Zeit webERV-sendefähig! Als weitere Option kann z.B. definiert werden, ob PDFs nach der Erstellung gleich als Email versendet werden sollen. Termineinträge (z. B Konferenzen) können direkt in Leistungen umgewandelt werden: Die erfasste Termindauer wird dann als tat- sächliche Dauer der Leistung gespeichert. Eine manuelle Doppelerfassung von Termin und Leistung, wie üblicher- weise notwendig, entfällt hier voll- ständig! Für ein perfektes Controlling von Dokumenten, die von Ihrer Kanzlei erstellt und dann außer Haus gehen sollen, lassen sich für die einzelnen Bearbeitungsschritte individuelle Leistungsstati anlegen. So besteht stets ein aktueller Überblick, welche Dokumente schon versendet wurden und welche noch im Haus sind! Workflowmodul Stichworte: Magic Folder, Dokumentarten, PDF-Integration, Email-Erfassung
  30. 30. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 31 | 40 Damit alle an einem Strang ziehen... Arbeitsabläufe optimieren und vereinfachen Nützen Sie die vielfältigen Möglichkeiten dieses „Workflow-Vereinfachungsmoduls“! Mit wenigen Mausklicks können Sie z. B. ein Worddokument mit einem sinnvollen und beschreibenden Namen im richtigen Unterordner abspeichern, automatisch in ein PDF mit Wasserzeichen (z.B. „Entwurf“) umwandeln und dieses PDF-File per Email an den Klienten versenden - selbstverständlich mit der korrekten Email-Adresse! Dank der perfekten Personenverwaltung von notarXpert. Genauso leicht geht dann das automatisierte Verzeichnen von Emails und Fax-Nachrichten von der Hand. Auch im Verzeichnen von erledigten Terminen oder Aufgaben werden Sie optimal unterstützt: In kürzester Zeit lässt sich ein Eintrag aus dem Kalender, der Fristenliste oder einem Akt sofort in eine vordefinierte Leistung überleiten. Mittels eines frei definier- baren Leistungsstatus („abgeschlossen“, „kontrolliert“, „Post“, etc.) steuern Sie den Workflow der Kanzlei-Leistungen bzw. -Dokumente. Keine andere Softwarelösung unterstützt derart effizient Ihren Workflow des Speicherns von Dokumenten, der anschließenden automatisierten Leistungs- erfassung und dem von Bedingungen abhängigen Abrechnungsprozess.
  31. 31. fakten Outlook-Synchronisation Die komfortable Live-Synchro- nisationsfunktion von notarXpert sorgt dafür, dass Ihre Termine auto- matisch - also ohne manuellen Startbefehl - mit Ihrem Termin- kalender in Microsoft Outlook® ab- geglichen werden. Sobald neue Kalendereinträge gespeichert wer- den, übernimmt notarXpert unver- züglich alle Änderungen aus Microsoft Outlook® (bzw. umge- kehrt). Dabei lässt sich nicht nur der per- sönliche Kalender von Kanzlei- mitarbeitern, sondern auch der allgemeine Kanzleikalender mit allen relevanten Daten (wie Kliententermine, Todesfallauf- nahmen etc.) mit Microsoft Outlook® – und von dort in Folge mit Smartphones oder PDAs - syn- chronisieren. Auch unterwegs eingetragene Termine werden über die prakti- sche Synchronisationsfunktion von notarXpert nach dem Pro- grammstart bzw. per Push-Tech- nologie unmittelbar übernommen. Neben Terminen lassen sich so natürlich auch Kontakte zwischen notarXpert und Outlook® synchro- nisieren. Dabei sind individuelle Einstellungen für einzelne Mitar- beiter möglich. CTI/Callcenter-Funktionalität Der notarXpert-Kommunikations- manager kann Telefonate auf Knopfdruck über TAPI-fähige Telefonanlagen starten. Bei eingehenden Gesprächen wird der Anrufer mit Name und Nummer angezeigt bzw. sämtliche Akten mit Bezug zum Anrufer sowie deren zuständige Bearbeiter eingeblendet. Jedes Telefonat kann rasch und unkompliziert als Leis- tung zum jeweiligen Akt zugeord- net und mit entsprechenden Ge- sprächsnotizen (Name des Anrufers, des Angerufenen, Dauer des Telefonats usw.) versehen werden. Rückrufnotizen mit Informationen wie Aktennummer, anzurufende Person, Kontakt etc. werden als neue Aufgaben für abwesende Mit- arbeiter eingetragen. Das mühsame Heraussuchen von Telefonnummern gehört der Ver- gangenheit an: notarXpert startet Rückrufe auf Knopfdruck. Selbst- verständlich unterstützt notarXpert auch andere Callcenter-Funktionen, wie Makeln, Verbinden, Halten, etc. Eine ausführliche Anrufhistorie gibt Auskunft über zuletzt geführte Gespräche. Nachträglich lassen sich so zu allen Telefonaten konkrete Leistungen verzeichnen. OutlookSync & Telefonie Stichworte: Termine, Kontakte, Push-Technologie, TAPI, Telefonzeiterfassung
  32. 32. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 33 | 40 Über dieses notarXpert-Feature spricht die Branche! Die perfekte Wahl für Ihre Kanzlei Mit notarXpert steht Ihnen nicht nur eine professionelle Kanzleisoftware, sondern auch eine moderne Kommunikationszentrale zur Verfügung: Telefon und PC sind nicht länger zwei verschiedene Kommunikationstools, sondern verschmelzen zu einer Einheit mit völlig neuen Funktionen und Möglichkeiten für die Arbeit innerhalb und außerhalb Ihrer Kanzlei. Detaillierte Informationen über eingehende Anrufe, die zeitgleiche Anzeige von dazu- gehörigen Klientendateien und Gesprächsjournale erleichtern Ihnen die Organisation sämtlicher Abläufe – und helfen Ihnen, Zeit und Geld zu sparen. Die Live-Synchro- nisation von Terminen und Kontakten zwischen notarXpert und Outlook® sowie der nachfolgenden Übertragung auf Smartphone, PDA, Blackberry etc. ermöglicht Ihnen auch unterwegs das Managen Ihrer persönlichen Termine. Selbst Terminkollisionen stellen kein Problem mehr dar: Da sämtliche Kanzlei- termine in Echtzeit synchronisiert werden, haben Sie stets einen aktuellen Überblick, ob ein Kollege übernehmen kann. Die automatische Outlook® - Synchronisierung macht Sie unabhängig und flexibel: Mit PDA, Smartphone und Blackberry haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Termine und Kontaktdaten.
  33. 33. fakten Die Volltextsuche Die Volltextsuche verfügt über sehr leistungsfähige Indizierungsmech- anismen für Millionen von Doku- menten. Die Dokumente und Ordner- strukturen bleiben dabei erhalten und verschwinden nicht in einer Datenbank. Der Zugriff auf diese und die Indizierung funktionieren ebenso außerhalb von notarXpert. Dabei werden die unterschiedlich- sten Dokumentformate unterstützt – auch Email-Accounts, wobei auch deren Anhänge mit indiziert werden. Die Volltextsuche selbst kann nach den unterschiedlichsten Kriterien (mehrere Begriffe, unterschiedliche Verknüpfungen, Wildcards) analog der bekannten Online-Suchsysteme erfolgen. Die Suche wurde durch Unter- stützung von (Mehrfach-)Nähe und die spezielle Behandlung von § bzw. §§ noch zielgerichteter. Durch die Verknüpfung mit Infor- mationen, den Metadaten aus notarXpert, etwa den Aktdaten (Klienten, zuständiger Jurist) kann das Suchergebnis nochmals stark optimiert werden. So lassen sich leicht aus der Akt- und Personensuche die jeweiligen Dokumente der gefundenen Akten bzw. Personen anzeigen. Die Dokumentvorschau Die Dokumentvorschau ermöglicht nun durch rasches Durchblättern die weitere Feinselektion, wobei man im jeweiligen Dokument die einzelnen Treffer schnell anspringen kann. Aus der Trefferliste heraus können dann zusätzlich jeweils die gesamten Dokumente des Aktes angezeigt werden. Dokumente können optional beschlagwortet werden, und so wird mittels hierarchischem Schlag- wortkatalog ein Wissensmana- gement aufgebaut. Die Versionierungs-Funktion Check- In & Check-Out runden den Funk- tionsumfang nochmals ab. Durch das Modul Sicherheit Pro kann die Verwaltung der Doku- mentenrechte (NTFS) übernommen werden und somit unter anderem eine Chinese-Wall auf Dokument- ebene realisiert werden. Eine optionale OCR (Text- erkennung) für grafische Doku- mente (TIFF, usw.) kann ebenso wie zusätzliche Sprachpakete (Ähnlich- keitswortschatz) für West- und Osteuropa eingebunden werden. Optional sind in notarXpert auch DM-Systeme von Fremdanbietern wie Windream® , Hummingbird® und Alfresco® integrierbar. Volltextsuche und DM Systeme Stichworte: Dokumentvorschau, Wissensmanagement, Chinese-Wall
  34. 34. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 35 | 40 Schneller finden, effizienter arbeiten Rasch und einfach zum richtigen Dokument Durch eine Vollintegration in das System können Millionen von Dokumenten in den unterschiedlichsten Formaten sekundenschnell durchsucht werden, andererseits kann die Suche durch Verknüpfung mit Informationen aus notarXpert - etwa mit Aktdaten (Klient, zuständiger Jurist, Sachbearbeiter) - stark optimiert werden. Die Treffer können dann mittels Dokumentvorschau schnell durchgeblättert und die einzelnen Fundstellen im Dokument schnell angesprungen werden. Zusätzlich können jeweils die gesamten Dokumente des Aktes angezeigt werden. Erweiterte Funktionen wie ein hierarchischer Schlagwortkatalog zum Aufbau eines Wissensmanagements oder die Funktion „Check-In & Check-Out“ mit erweiterten Versionierungsfunktionen machen notarXpert zu einem professionellen und sehr leistungsfähigen Dokumentenmanagement. Hegen Sie künftig kostengünstig mit der notarXpert Volltextsuche Ihre Dokumentenschätze und sparen Sie dabei wertvolle Zeit ein!
  35. 35. fakten Die Auswertungen Der Basisstatistikteil inklusive der Register- und der NIS-Auswert- ungen, werden durch unterschied- lichste Auswertungen einerseits im Bereich der Produktivität der Mitarbeiter ergänzt, andererseits kann die Kanzlei dahingehend durchleuchtet werden, welche Klienten und welche Rechtsgebiete sich besonders gut entwickelt haben. Zusätzlich kann auch der Abrechnungsworkflow optimiert werden, etwa durch das automati- sierte Erstellen von Leistungs- aufstellungen noch nicht abgerech- neter Leistungen - etwa in einem gewissen Zeitabschnitt (z. B. für Quartalsabrechnungen). Wenn Sie einen Großklienten mit vielen Akten betreuen, werden Sie mit der Multiaktabrechnung von notarXpert viel Freude haben: Statt vieler einzelner erhalten Sie eine einzige Honorarnote - auch wenn Sie mehrere Akten auf einmal abrechnen. Akten können dabei etwa für Holdingabrechnungen ein- zelnen Aktgruppen zugeordnet sein. Mit einstellbaren Filtern und Gruppierungen, Zwischensummen und Summen, erhalten Sie aussage- kräftige Auswertungen. Diese lassen sich entweder ausdrucken, nach Microsoft Excel® und/oder in viele andere Formate exportieren. Sie können häufig benötigte Sta- tistiken selbst abspeichern, genauso wie die individuelle Ausgabe der Listen der unterschiedlichen Masken. Neben der klassischen Tabellenansicht können von der Kanzlei zusätzlich eigene Reports gestaltet werden, in denen sogar Berechnungen mit Feldwerten zulässig sind. Ein besonderes Higlight sind in notarXpert die Rückstandslisten für Verlassenschaften und einzelne Vertragsarten. Für einzelne Ab- teilungen der Kanzlei können alle aktiven Akten hinsichtlich einzelner Rechtsgebiete ausgewertet wer- den. Dabei werden pro Akt die jeweiligen Meilensteine dargestellt. Ob und wann diese erledigt wor- den sind, wann die nächste Frist ist und ob der Akt bereits abgerechnet wurde und auch der jeweilige Stand des Anderkontos. So behal- ten Sie als Jurist stets aktuell den Überblick über Ihre Kanzlei! Auf Wunsch können Statistiken regelmäßig automatisch erstellt und per Email versendet werden. In Verknüpfung mit dem Vertrags- modul steht der Kanzlei ein sehr lei- stungsfähiges CRM-System zur Verfügung. Für effizientes Kanzlei-Controlling können interne und kalkulatorische Kosten erfasst und Deckungs- beitrags-Auswertungen erstellt werden. Kostenstellen- und Kosten- Trägerrechnung analysieren dabei die Kanzlei nach beliebigen Dimen- sionen und Gesichtspunkten. Statistik Pro & CRM Stichworte: Effizienzwerte, Reports, Protokolle, Controlling
  36. 36. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 37 | 40 Immer im Bilde über die geleistete Arbeit Verbessern Sie die Ausrichtung der Kanzlei und Ihren Gewinn entscheidend Im Modul Statistik Pro wird der Statistikteil von notarXpert nochmals aufgewertet: Abrechnungen mehrerer Akten eines Klienten bzw. Aktgruppen, noch feiner ein- stellbare Leistungsbewertungen, um Produktivitäts-Kennzahlen der Kanzlei zu erhalten usw. Mit den Rückstandslisten werden pro Akt die jeweiligen Meilensteine und Fristen pro Akt dargestellt mit deren jeweiligen Status – so behalten Sie mit dieser kompakten Auswertung, den Überblick was in der Kanzlei gerade vor sich geht. Zusätzlich kann sich die Kanzlei sowohl im Statistikteil als auch im Leistungserfassungsblatt eigene Auswertungen selbst erstellen und diese abspeichern. Diese Daten können in unter- schiedlichste Formate exportiert, als Reports erstellt oder per Email automatisch regel- mäßig versendet werden. Die Controlling-Auswertungen ergänzen diesen Bereich zusätzlich mit einer Aus- wertung nach Deckungsbeitrag anhand von internen und kalkulatorischen Kosten - dabei kann getrennt nach Klient, Rechtsgebiet aber auch Mitarbeiter ausgewertet werden. Durchleuchten Sie Ihre Kanzlei und beurteilen Sie Ihre Rechtsgebiete und Klienten, aber auch die Effizienz Ihrer Mitarbeiter neu!
  37. 37. fakten Die Literaturverwaltung Die notarXpert Literaturverwaltung bietet ein exzellentes Preis- Leistungs-Verhältnis, ist modular aufgebaut und für Kanzleien jeder Größenordnung ab 500 Medien sinnvoll einzusetzen. Optimalerweise wird das Modul in notarXpert integriert, es ist aber auch bei Kanzleien ohne oder mit anderen Softwarelösungen einsetz- bar. Das leistungsstarke Bibliotheks- verwaltungs-Modul kann nicht nur Bücher, sondern Medien aller Art (CD-ROMs, DVDs, Zeitschriften, Kommentare, Dissertationen, Lose- blattsammlungen etc.) im Sinne einer Mustersammlung verwalten. Ein umfangreiches Informations- system sorgt für umfassendes Wissen auf einen Blick: Zur Verfügung stehen eine individuelle Beschlagwortung, Fußnoten, Rezensionen, Synonyme oder Kommentare, nach denen auch mit- tels Volltextsuche gesucht werden kann. Besonders komfortabel ist die userspezifische Verwaltung und Wiederverwendung der letzten 100 Suchanfragen. Neben der Medien- verwaltung steht auch eine Autoren-, Stellplatz- oder Verlags- verwaltung zur Verfügung. Medienerfassung und Ausleihe In der Bibliothek verfügbare Medien können von jedem berech- tigten User reserviert bzw. im Anschluss direkt über ISBN-Nummer und/oder Barcodereader entliehen werden. Gerade für den Aufbau einer Bibliotheksdatenbank, und zwar bei der Medienerfassung, ist Hilfe höchst willkommen. Diese stellen öffentliche Bibliotheksserver, die sog. Z39.50-Server, über das Internet zur Verfügung. Mittels ISBN-Nummern werden zu Medien schnell Informationen wie Autor, Titel, Verlag usw. von diesen Z39.50-Servern eingelesen. Nach Ergänzung mit individuellen Ein- trägen wie Aufbewahrungsort, Anzahl der Exemplare oder der Info, ob das Medium Privat- eigentum eines Mitarbeiters ist, kann das Medium abgespeichert werden. Mit der Literatur- verwaltung Pro wird der Funk- tionsumfang nochmals erweitert: Nicht nur die Erfassung von Einzel- medien, sondern nun auch von ganzen Beständen in Form von Mediendateien im MAB, UNIMARC oder MARC21-Format ist möglich - ebenso wie umfangreiche statisti- sche Auswertungen (Ausleihdauer, überfällige Bücher aufgrund von Ausleihfristen inkl. Mahnsystem, Einkaufsverhalten,…) sowie ein mehrwährungsfähiges Bestell- system. Literaturverwaltung Stichworte: OPAC, Ausleihsystem, Internetanbindung, Nebenwerke
  38. 38. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 39 | 40 Zurück zur Quelle? Kein Problem! Eine Bibliotheksverwaltung wie aus dem Lehrbuch! Für die Arbeit eines Juristen ist eine gut sortierte juristische Bibliothek das Um und Auf. Doch mit steigender Anzahl der Bücher (aber auch der Mitarbeiter) steigt der Ver- waltungsaufwand enorm. Mit einfachen Tabellenkalkulationen lässt sich diese Arbeit kaum mehr bewältigen! Die notarXpert Literaturverwaltungs-Software wurde speziell für die Bedürfnisse von Notariatskanzleien entwickelt - mit dem zusätzlichen großen Vorteil, dass sie in eine ausgereifte Notariatssoftware eingebettet werden kann. Bereits in der Basisvariante werden neben der leistungsfähigen Medien-Verwaltung auch noch andere Anforderungen, wie Recherche und Medienanlage über Internet, erfüllt. Ein praxiserprobtes Ausleihsystem über ISBN-Nummer bzw. Barcode-Reader ergänzen dieses Modul – und das zu einem Bruchteil der Kosten vergleichbarer Lösungen. Das Pro Modul erweitert den Funktionsumfang um statistische Auswertungen, mehr- währungsfähiges Bestellsystem per Email, Lieferkontrolle und Budgetierungen bei einem Medienumfang von mehr als 3000 Medien! Egal ob mit dem Basis- oder dem Pro-Modul: Die Bibliotheksverwaltung bringt Nutzen für jede Kanzlei - bereits ab einigen hundert Medien!
  39. 39. NOTARX-XNEXT GENERATION ACP Business Solutions GmbH Leopoldauerstr. 166-168/1/5 A-1210 Wien Tel. 01/89193 - 33770 Fax 01/89193 - 33720 e-Mail: bs-wien@acp.at Internet: www.acp.at, www.notarxpert.at NOTARXPERTXFIRST GENERATION KLAGENFURT (ZENTRALE) ACP Business Solutions GmbH A-9020 Klagenfurt, Eiskellerstraße 5 (Schleppekurve) Tel. +43 (0)463 – 220 100 - 54 Fax +43 (0)463 – 220 100 - 3 e-Mail: bs-klagenfurt@acp.at WIEN (BETREUUNGSCENTER) ACP Business Solutions GmbH A-1210 Wien, Leopoldauerstr. 166-168/1/5 Tel. +43 (0)1 - 89193 - 33770 Fax +43 (0)1 - 89193 - 33720 e-Mail: bs-wien@acp.at Internet: www.acp.at, www.notarxpert.at

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