Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Yhteisen käsitteistön rakentaminen kehittämistyössä
1. Juho Rännäli
Yhteisen käsitteistön rakentaminen kehittämistyössä
Tämän esityksen tarkoituksena ei ole antaa valmiita vastauksia siitä, miten yhteinen käsitteistö tulisi
rakentaa moniammatillisessa toimintaympäristössä. Pikemminkin tavoitteenani on nostaa alan
sisäiseen keskusteluun tiettyjä läheisiksi kokemiani ja mielestäni relevantteja kysymyksiä. Esitän
tässä tarkoituksessa koko joukon yleistyksiä, jotka perustuvat lähinnä omiin käytännön
kokemuksiini.
Minulle osoitettu aihe on mielestäni paitsi moniammatillinen myös monimerkityksellinen. Se
sisältää ainakin kaksi lähtökohtaa. Ensinnäkin ajatuksen siitä, että asiakirjahallinnolla ja niillä
toimijoilla, jotka toimivat samassa kontekstissa, tulee olla yhteinen käsitteistö tai, mikäli sellaista ei
ole, luoda sellainen. Otsikko antaa ymmärtää, että kullakin ammattikunnalla on oma kielensä, joka
ei välttämättä avaudu toisen edustajille. Jo pelkkä moniammatillinen toimintaympäristö korostaa
ajatusta, että asiakirjahallinnon vaatimusten toteuttamisessa tarvitaan enemmän kuin yhden
profession myötävaikutusta. Kuten jatkossa tulemme huomaamaan, ei yhteinen käsitteistö ole
itsestäänselvyys edes asiakirjahallinnon asiantuntijoille. Tässä yhteydessä ei voi myöskään sivuuttaa
keskustelua siitä, mikä on oma käsityksemme asiakirjahallinnon roolista, tehtävistä ja käytettävistä
menetelmistä.
Keskustelu profession sisällä
Jotta voitaisiin arvioida moniammatillista kokonaisuutta, tulisikin ensiksi tarkastella, mihin
asiakirjahallintoa tulee verrata. Olen jakanut esitykseni kahteen osaan. Ensimmäisenä tarkastelen
käsitemaailmaa toimialan sisäisenä kysymyksenä, ja sitten pohdin mahdollisuuksia luoda eri
tietoalojen yhteistä käsitteistöä, jossa asiakirjahallinnan kieli ja menetelmät olisivat mukana.
Arkistolaitos järjestää alan peruskoulutusta, jonka olennaisena osana on käsitteiden läpikäynti.
Koulutukseen osallistuvat henkilöt omaksuvat alan kielen ja menetelmät. Periaatteessa kollegojen
siis pitäisi kyetä ymmärtämään toisiaan ja käyttää eri yhteyksissä yhteistä kieltä. Näin ei välttämättä
aina ole. Asiakirjahallinnan käsitteistö ei ole yksi, yhteinen ja jakamaton. Olisi kuitenkin suotavaa,
että profession edustajat ainakin ulospäin artikuloisivat omat intressinsä yhdenmukaisesti.
Arkistolaitoksessa käsitteistä käytävä sisäinen keskustelu on tervetullut ilmiö, mutta vuoropuhelua
voisi toivoa olevan myös muiden toimijoiden kanssa.
Tämä siksi, että asiakirjahallinto ei toimi vakuumissa. Toimintaympäristön ollessa jatkuvassa ja
mitä ilmeisimmin kiihtyvässä muutostilassa, myös käyttämämme käsitteet ja kieli muuttuvat koko
ajan. Uusia termejä otetaan käyttöön ja vanhentuneet menettävät merkitystään.
Toimintaympäristömme tuottaa pääosan niistä työkaluista, joiden avulla pyrimme ymmärtämään ja
järjestämään ympäröivää todellisuutta. Jotkut käsitteet ovat relevantteja tietyssä tieto- ja
toimintaympäristössä, toiset taas eivät. Myös kansainvälistyminen muokkaa asiakirjahallinnan
käsitteitä. Joskus erikoistermit kuulostavat käännettyinä suorastaan hämääviltä. Osa
tiedonhallinnan, erityisesti tietotekniikan, käsitteistä jää elämään alkuperäisessä tai sitä lähellä
olevassa muodossa.
2. Kuulostavatko käsitteet asiallinen asia, asiaton asia ja kirjaamattomien asioiden diaari tutuilta?
Entäpä ero asiallisten ja asiattomien asiakirjojen välillä? Edellä mainitut valtakunnallisessa
tietojärjestelmähankkeessa esille tulleet – vaikka eivät ehkä ole kovin laajassa käytössä tai aivan
valtavirtaa edustakaan – esimerkit kertovat siitä, miten viranomaisissa luodaan käsitteitä tukemaan
jotain valittua toimintatapaa tai jopa kiertämään annettua normia. Toisaalta alalle tulee uusia
käsitteitä, jotka tietyllä aikavälillä vakiintuvat, mikäli professio ne käyttökelpoisiksi kokee. Tällaisia
käsitteitä voivat olla mm. tiedonohjausjärjestelmä, tiedonohjaussuunnitelma sekä SÄHKE2-
määräyksestä poimimani tiedonohjaus, asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi ja asiakirjan talteen
ottaminen.
Kun arvioidaan asiakirjahallinnan yhteistä käsitteistöä, tulisi mielestäni kiinnittää huomiota
kolmeen seikkaan. Ensinnäkin organisaatioiden tehtävät ja toimintaympäristö vaihtelevat. Toiseksi
tulee kysyä, miten asiakirjahallinto määrittää tehtävänsä tietyssä toimintaympäristössä, ja
kolmanneksi, mitkä ovat ne keskeiset käsitteet, joiden avulla operoidaan.
Hallintokulttuurissa on tullut tavaksi käyttää kansallisia asiakirjahallinnan käsitteitä, joiden avulla
määritellään organisaation omaa toimintaa tukevia toimintoja. Tällaisia ovat mm. diaari ja
asianhallinta tai asiankäsittely, joissa asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi käytännössä tapahtuu.
Asioita perustetaan, toimenpiteitä rekisteröidään ja hallinnoidaan niihin liittyviä asiakirjoja. Useassa
tapauksessa substanssitoimintaan liittyvää tietoa hallitaan tällä tavoin. Mikäli toimintaympäristö
kuitenkin on monimuotoinen ja monitahoinen, ei pelkkä asianhallinta enää riitä tiedon
todistusvoiman takaamiseksi. Se ei myöskään edistä liiketoiminnan tuottavuutta. Näin saattaa käydä
jos käsite ei ole toimintaympäristössä relevantti, eikä tue viranomaisen tiedonhallintarpeita
Edustamani organisaatio on osa EU-tulliympäristöä, ja sen toimintaa ohjaa pitkälle EU-
lainsäädäntö. Tällä hetkellä ollaan komission päätöksen pohjalta siirtymässä paperittomaan
tullitoimintaan. Tämä edellyttää eri jäsenmaiden tietojärjestelmien yhteensopivuutta. Tämä
tarkoittaa liiketoiminnan automatisointia, joka tapahtuu useiden eri operatiivisten järjestelmien
avulla. Sähköisellä asioinnilla on siinä merkittävä rooli. Tässä tapauksessa emme ole tekemisissä
pelkästään hallinnollisten järjestelmien kanssa. Kyse on vuorovaikutteisista tietojärjestelmistä,
joihin viranomainen ja asiakas, kumpikin tietyssä toimintoprosessin vaiheessa, tallentaa tietoa ja
ottaa sitä käyttöön. Uusia ratkaisuja haetaan tuottavuusnäkökulmasta. Pyrkimyksenä on vähentää
asiakkaiden hallinnollista taakkaa. Käytännössä tämä tarkoittaa moninaisten toimintoprosessien
automatisointia, erilaisten tietoaineistojen operatiivista arkistointia sekä useiden eri
tietojärjestelmien tuottamien asiakirjojen elinkaaren hallintaa.
Edustamassani organisaatiossa ei ole oltu halukkaita käyttämään tavoitetilasta määritelmää
asianhallinta tai asiankäsittely. ECM-tietojärjestelmän (Enterprise Content Management)
käyttöönoton odotetaan vastaavaan niihin asiakirjahallinnan tavoitteisiin, jotka ovat keskeisiä
toimintaympäristön kannalta. Näitä ovat mm. toimintoprosessien kuvaaminen, prosessien
automatisointi, työnkulkujen luominen, toimisto-ohjelmiston avulla laadittujen asiakirjojen
haltuunotto sekä eri tietojärjestelmien yhteinen sähköinen arkisto, repository. Järjestelmän on määrä
korvata nykyinen tullilaitoksen ”sähköinen päätösarkisto”, johon on tähän mennessä tallennettu yli
6 miljoonaa usean eri tietojärjestelmän tuottamaa määräajan säilytettävää asiakirjaa.
Tekisinkin eron hallintopainotteisten ja monialaisia tehtäviä suorittavien organisaatioiden välillä.
Hallintopainotteisessa organisaatiossa asianhallinnalla on keskeinen asema, ja alan ammattilainen
määrittää tehtävänsä sen avulla. Tällöin asiakirjahallinta pääpiirteissään on asianhallintajärjestelmän
ja siihen liittyvien asiakirjojen hallinnointia. Kunnianhimoisinta tavoitetta edustaa SÄHKE2-
3. määräys, jonka kantavana ajatuksena on tiedonohjauksen ja asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin
avulla ottaa haltuun kaikki organisaatiossa syntyvä tieto. Kuinka tämä käytännössä tullaan
toteuttamaan, jää nähtäväksi. Toimintayksikössäni laaditussa välinekohtaisessa tyypittelyssä on
tunnistettu kolme käsitteellistä lähestymistapaa, jotka eroavat toisistaan jossain määrin.
Väline Kohde Legitimaatio
Asianhallinta Vireille tulleet asiat ja
niihin liittyvät
viranomaisen asiakirjat
Arkisto- ja
julkisuuslainsäädäntö,
arkistolaitoksen
määräykset, ohjeet ja
suositukset
(SÄHKE1)
ECM -
Enterprise
Content
Management
Tavoite
Kaikki viranomaisen
tuottamat
tiedonvälitysobjektit
(tiedostot), sähköisessä
asioinnissa syntyvät
dokumentit, prosessien
automatisointi,
operatiivisten
tietojärjestelmien
sisältämät asiakirjat
Viranomaisen
tiedonhallintatarpeet
(Moreq2)
Lainsäädännön,
määräysten,
ohjeiden ja
suositusten
noudattaminen
Intressiryh-
mä/toimija
Asiakirjahallinto
Arkistotoimi
Menetelmä
Asioiden ja
asiakirjojen
rekisteröinti,
luokittelu,
asiasanoittamine
n ja metatieto
Tiedon haltuunotto,
tuottavuus,
toiminnan laatu,
sähköisen asioinnin
kehittäminen
Operatiivinen
säilyttäminen
XML-
metatietoskeema
Paperista
luopuminen
Organisaation
johto
Asiakirjahallinto
Arkistotoimi
Tietohallinto
Prosessien
omistajat
SÄHKE2 Asiakirjallinen tieto
tietojärjestelmästä
riippumatta
Arkistolaitoksen
norminanto-oikeus
(SÄHKE2)
Asiakirjallisen
tiedonkäsittely ja
hallinta,
tiedonohjaus ja
siirto
arkistolaitokseen
Pysyvä
säilyttäminen
eAMS,
asiakirjallisen
tiedon
käsittelyprosessi,
toimenpiteet
Arkistolaitos
Kuva 1: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä (Rännäli, Kajaani, Söderlund 2008;
Rännäli 2009).
Hallintopainotteisessa organisaatiossa toimintoprosesseja on mahdollista pitkälle automatisoida ja
seurata tiedon kulkua asiarekisteripohjaisella menettelyllä. Tällöin prosessit ovat määrämuotoisia, ja
hallittavissa yhdellä tietojärjestelmällä. Tämän päivän asianhallintajärjestelmät ovat lähes
poikkeuksetta valmisohjelmistoja, joissa järjestelmätoimittaja on jo määrittelyvaiheessa huolehtinut
siitä, että ne täyttävät lainsäädännön vaatimukset sekä sisältävät vaaditut metatiedot ja
toiminnallisuuden. Asiakirjahallinnon tehtäväksi jää tällöin leimallisesti järjestelmän parametrointi
ja organisaation oman toimintatavan määrittely. Asianhallinnan ulkopuolelle jäävät mm. henkilöstö-
ja taloushallinnon järjestelmät, joista monet ovat nykyään yhteisiä koko valtionhallinnolle.
Kuten jatkossa tulemme huomaamaan, tilanne komplisoituu, kun kyseeseen tulevat erilaiset
liiketoimintasovellukset. SÄHKE2 puolestaan on mahdollisuus, joka ei vielä ole realisoitunut, eikä
siitä näin ollen ole kokemusta. Lähtökohdaltaan se kuitenkin sisältää periaatteita, jotka
toteutuakseen edellyttävät vääjäämättä usean eri ammattialan myötävaikutusta toteutuakseen.
Kuten edellä on jo käynyt ilmi, organisaatioiden toimintaympäristöt, tehtävät ja vastaavasti
näkemykset asiakirjahallinnosta vaihtelevat. Jokainen asiakirjahallinnon asiantuntija tarkastelee
4. asioita omista lähtökohdistaan käsin. Tämä näkyy sekä valtakunnallisissa yhteishankkeissa että
arkistolaitoksen norminannossa.
Asiakirjahallinta moniammatillisessa kontekstissa ja yhteinen käsitteistö
Mikäli asiakirjahallinnon kohteena nähdään kaiken organisaatiossa syntyvän asiakirja-aineiston
haltuunotto, ja kyseessä on organisaatio, jonka tehtävät ovat moninaisia, laajenee asiakirjahallinnon
tehtävän rajaus merkittävällä tavalla. Mikäli toimintoprosessit ovat sen laatuisia, ettei niiden
automatisoinnissa ole katsottu syystä tai toisesta perustelluksi käyttää asianhallintajärjestelmän
tarjoamia palveluja, päädytään käsittelemään tietoa erilaisissa liiketoimintasovelluksissa tai
operatiivisissa tietojärjestelmissä.
Tullilaitoksen operatiiviset tietojärjestelmät liittyvät esim. verotuksen, tilastoinnin, rikostorjunnan
tai ulkomaankaupan toimintoprosesseihin, niiden automatisointiin ja tiedon hallintaan.
Operatiivisilla järjestelmillä hallitaan yksittäisiä tietokannassa sijaitsevia tietoelementtejä, mutta
kun tietoja yhdistetään, lopputuotteena on pääsääntöisesti asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
toiminnan kohde, viranomaisen asiakirja.
Operatiiviset järjestelmät suunnitellaan jonkin tietyn prosessin automatisointia silmälläpitäen.
Tietojärjestelmää, joka on toteutettu valmisteverotusta varten, ei voida käyttää sellaisenaan esim.
liikennelupien käsittelyprosessissa tai alkoholitarkastuksessa. Toimintoprosessit tällaisissa
tapauksissa vaihtelevat suuresti, usein lakisääteisten vaatimusten ja ominaislaadun vuoksi. Näissä
tapauksissa tietojärjestelmän suunnittelu on aloitettu toiminnallisista vaatimuksista, päätyen vasta
viimeisenä syntyvien asiakirjojen määrittelyyn. Koska kysymys ei ole valmisohjelmistosta, jonka
kehittämistyössä toimittajan vastuu ja asiantuntemus olisi jo hyödynnetty, korostuu operatiivisen
järjestelmän määrittelyssä ja toteutuksessa käyttäjäorganisaation tai käyttäjäorganisaatioiden, tiedon
tai järjestelmän omistajan ja teknisen toteutuksen suorittavan tahon vastuu lopputuloksesta.
Teknisenä asiantuntijana voi olla ohjelmistotalo, mutta se voi aivan hyvin olla organisaation oma
tietohallinto (so. ”tietotekniikka”), joka vähintään koordinoi toteutusta.
Erittäin keskeinen asia sähköisessä ympäristössä on sääntöjen noudattaminen. Sellaisissa
organisaatioissa, joiden tehtävät ovat moninaisia ja tietojärjestelmien valmiusaste pieni, tulisi
asiakirjahallinnon roolin käsitteistön laadinnassa korostua entisestään.
Toimintaympäristö Väline
Tietojärjestelmän
valmiusaste Vaatimus
Hallintopainotteinen
organisaatio Asianhallinta Valmisohjelmisto Pieni
Monialaorganisaatio
Operatiiviset järjestelmät,
ECM Organisaation määrittelemä Suuri
Kuva 2: Toimintaympäristön suhde yhteisen käsitteistön laatimiseen
Koska kyseessä on tietojärjestelmä, jonka määrittelytyö aloitetaan tarkastelemalla toimintoprosessia
tai osaa siitä, ei tehtävää suorittavilla henkilöillä ole käsissään valmista mallia. Tiedon ja
tietojärjestelmän tulevalla omistajalla tai teknisellä henkilökunnalla ei pääsääntöisesti ole hallussaan
tiedon todistusvoiman takaavia menetelmiä tai tiedon hallintaan liittyvän normiston tuntemusta.
Yhteinen käsitteistö muodostuu asiakirjahallinnon näkökulmasta lainsäädännön ja alan vaatimusten
huomioonottamisesta tietojärjestelmäkehitysprosessissa. Miten tämä panos tulee käytännössä
5. huomioiduksi? Mikäli pidämme silmämääränä sähköistä toimintaympäristöä, jossa suuri osa
tiedosta tänä päivänä liikkuu, voidaan perustellusti kysyä, mikä on asiakirjahallinnon vaikuttavuus?
Tietohallintoprosessissa esiintyy kaksi toimijaa: prosessin tai tiedon omistaja, jonka tavoitteena on
saada käyttöönsä toimiva tietojärjestelmä ja tietohallinto, joka vastaa järjestelmän teknisestä
toteutuksesta. Useassa tapauksessa mukana on myös ulkoinen toimittaja, mutta jätän sen
vähemmälle tässä tarkastelussa, sillä ratkaisut tehdään kuitenkin tilaajaorganisaatiossa. Prosessin
omistajan intressinä on saavuttaa järjestelmän käyttöönotolla tiettyjä hyötyjä. Substanssitoimintaa
edustavan hankkeen vetäjän (esim. valmisteverotuksen asiantuntijan) ei voida olettaa olevan perillä
metatietostandardista, tiedon elinkaaren hallinnasta tai tiedon luokittelusta. Tietojärjestelmiä onkin
perinteisesti määritelty käytännön tarpeista käsin. On olemassa tietojärjestelmiä, joissa jotain tiettyä
tietoa ja siihen liittyvää asiantilaa ei ole voitu ”jäädyttää”, eikä sen sisältämään todistusvoimaan
voida enää seuraavan muutoksen jälkeen palata. Käytössä on lomakkeita, joista puuttuu esimerkiksi
yksi tai useampia seuraavista metatiedoista: aikamääre, toimija tai asiakirjan nimeke. Kuinka tällöin
voidaan jälkikäteen vastata kysymyksiin: miksi asiakirja on laadittu, kenen toimesta, milloin ja mitä
tarkoitusta varten.
Jos emme voi luottaa substanssin kykyyn toteuttaa asiakirjahallinnan vaatimuksia, kuinka on
tietohallinnon laita? Tietohallinnon tiedonintressi on tekninen. Tekninen tiedonintressi tuottaa
teknologian perustaksi soveltuvaa informaatiota. Tietohallinnon kohteena on siis teknologia.
Käytännössä se on kiinnostunut mm. teknisestä alustasta, käyttäjien tunnistuspalveluista,
integraatiotekniikoista, sovelluskehityksen standardeista, sovellusten rakennusperiaatteista,
projektimenettelystä ja sovellusylläpidosta.
Tietohallinnon ja asiakirjahallinnon tavoitteet, käsitteet, menetelmät ja kieli eroavat toisistaan
huomattavasti. Olen kuullut sanottavan, että arkistonhoitajan tulee tuntea riittävästi tietotekniikkaa
ja sen menetelmiä pystyäkseen menestyksellisesti hoitamaan tehtäväänsä. Tämä pitänee paikkansa.
Käsitykseni mukaan asiakirjahallinto ei osaa riittävästi ottaa teknologian tarjoamia mahdollisuuksia
huomioon, ja tietojärjestelmähankkeita tarkastellaan usein asiakirjahallinnon perinteisten
paperimaailmasta tuttujen menetelmien näkökulmasta. Tässä suhteessa meidän tulee katsoa peiliin.
Mutta myös tietoteknisen henkilökunnan tulee tuntea lainsäädännön vaatimukset ja tiedon
todistusvoiman takaavat menetelmät tai ainakin ottaa toiminnassaan huomioon professio, jolla on
valmiudet välittää tarvittavat tiedot käyttöön.
Avainkysymys onkin luoda käsitteistö, jota sekä substanssi että tietotekniikka voivat ymmärtää, ja
välittää se ymmärrettävässä muodossa käyttöön. Luotava käsitteistö on saatettava osaksi
prosessimallinnusta ja tietomallia. Edustamassani organisaatiossa on otettu muutamia askeleita
tähän suuntaan. Määrämuotoista tietojärjestelmäprosessia ajatellen laadittiin yksinkertaistettu
vaatimusluettelo, jossa asiakirjahallinnan käsitteitä avattiin.
Moniammatillisessa arvioinnissa malli koettiin kuitenkin liian vaikeaselkoiseksi, ja sen kehittämistä
päätettiin jatkaa. Välittäjänä toimiva kehittämispäällikkö on konsultoinut esityksen pohjalta uusia
tietojärjestelmähankkeita, ja laatinut luettelosta uuden version. Asiakirjahallinnon tavoitteeksi
asettama käsitteistön sulauttaminen osaksi tietohallinnon määrittämää standardisoitua toimintatapaa
ei ole vielä toteutunut.
Käsitteistö siis vaihtelee organisaatiosta toiseen, eikä ammattialan sisälläkään vallitse
yksimielisyyttä käsitteistä. En pidä realistisena tavoitetta sähköisen tiedon laajamittaisesta
haltuunotosta, sillä organisaatiosta riippumatta asiakirjahallinnon vaikuttavuus on väistämättä
vaatimaton. Yhteisen käsitteistön luominen vaatii tietohallinnon aktiivista myötävaikutusta. Asiaa
6. voisi edesauttaa, jos valtakunnallisten tietojärjestelmähankkeiden käyttöön laadittaisiin yhteinen
käsitteistö.
Olen pannut merkille, että muut toimijat tekevät asiakirjahallinnon toimialaan liittyviä ratkaisuja
oman paradigmansa mukaisesti soveltaen omaa käsitteistöään. SADe-hankkeen (Julkisen hallinnon
ja julkisten palvelujen sähköisen asioinnin kehittämislinjaukset ja toimenpidesuunnitelma 2009 –
2012) loppuraportti määrittelee tietohallinnon seuraavasti: tietohallinto on organisaation toiminto,
johon kuuluvat kaikki tiedon hallintaan, käsittelyyn, välittämiseen ja esittämiseen liittyvät
periaatteet, toiminnot, järjestelmät ja tekniikat. Ehkä on syytä virittää keskustelua siitä, mikä tässä
kontekstissa on asiakirjahallinnon rooli.