Brève présentation de ce que c'est qu'un système de gestion électronique de documents

1. Great Lakes Consulting
Présentation d’un système de Gestion
Électronique et d’Archivage de
Documents (GED) et
Démonstration de la solution déployée
Assemblée Nationale du Burundi
Mardi 20 novembre 2012, 09h-10h
09h-
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

2. Plan de la présentation
Qu'est-
Qu'est-ce que la GED ?
Les faits
Bénéfices d’une GED dans une administration
La problématique du partage Windows
Choix du système installé
Quelques références
Principaux modes d’accès aux documents
Différents rôles dans le système
Opérations possibles sur les documents
Démonstration
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

3. Qu'est-
Qu'est-ce que la GED ?
Outil logiciel qui permet de
gérer l'ensemble des
documents d'une
entreprise.
Capture,
Publication,
Stockage,
Gestion,
Archivage.
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

4. Les faits
90% de l’information est
sous forme papier
Le papier est inflexible !!!
Trop d’information “tue”
l’information
Comment classer ?
Où chercher ?
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

5. Bénéfices de la GED
Comparatif sur les coûts pour une entreprise de 5 salariés qui travaillent 25 jours par Organisation GED
mois au Burundi avec une moyenne de salaire de 700.000 Fbu papier
Comparatif sur le coût des recherches
Chaque employé recherche chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne des recherches 3 mn 0,5 mn
Temps de recherche/jour/employé 60 mn 10 mn
Temps de recherche/jour 5 heures 50 mn
Coût quotidien (salaire horaire de 5 000 BIF) 25 000 BIF 4 167 BIF
Coût mensuel pour 5 salariés 125 000 BIF 20 830 BIF
Gain financier avec la GED 104 170 BIF
Comparatif sur le coût de stockage
Chaque employé sauvegarde chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne de sauvegarde par document 0,5 mn 0,5 mn
Temps de sauvegarde/jour/employé 10 mn 10 mn
Chaque employé classe chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne de classement par document 3 mn 0,5 mn
Temps de classement/jour/employé 60 mn 10 mn
Temps de sauvegarde+classement/jour/employé 70 mn 20 mn
Temps total pour 5 employés 5 heures 50 mn 1 heure 40 mn
Coût quotidien (salaire horaire de 5000 BIF) 29 167 BIF 8 333 BIF
Coût mensuel pour 5 salariés 145 835 BIF 41 666 BIF
Gain financier avec la GED 104 169 BIF
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

6. La problématique avec
le partage Windows
Pas de sécurité rattachée aux documents
Nécessité d'implémenter un standard de nommage
Perte de temps lors des recherches
Pas de gestion des versions => les documents ont
tendance à être dupliqués et à se retrouver à des
endroits différents
Pas de workflows d'approbation => il y a le risque
de voir des documents supprimés ou publiés
accidentellement
Pas adapté à la numérisation
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

7. Le choix du système installé
Un système pour organiser et faciliter la création
collaborative de documents, ou de tout type de contenu
La capacité à effectuer le suivi du contenu durant tout
son cycle de vie, et conserver la liste des changements
effectués par tous les utilisateurs.
Le partage de contenu, la sécurité, la gestion de version,
la gestion du cycle de vie, les circuits de validation, la
collaboration, la notification par mail, les tableaux de
bord
Accès – Client Web Alfresco, FTP, WebDAV, CIFS
(partage réseau), NFS – Aucune installation sur le poste
client.
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

8. Quelques utilisateurs du système
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

9. Opérations possibles sur
les documents
Opérations standards (créer, copier, coller,
déplacer, supprimer, etc.)
Prise et relâchement de verrou (Check in/check
out)
Gestion de versions
Indexage et recherches intelligentes
Transformation de contenu (ex : génération
automatique de pdfs)
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

10. Mode d'accès aux documents
Via le navigateur web (HTTP)
Via un disque dur monte en réseau : CIFS
(Common Internet File System)
Via Webdav (Web-Based Distributed Authoring and
Web-
Versioning) - http://serveur:8080/alfresco/webdav
Via FTP (File Transfer Protocol)
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

11. Les différents rôles dans le
système
Lecteur
Éditeur
Contributeur
Collaborateur
Coordinateur
Propriétaire
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org

12. Merci pour votre attention!!!
Passons à la…
… démonstration !
BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org