1. Almacenamiento Digital y Seguro Un negocio SEGURO

2. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado y Archivo ¿Qué es un archivo? ¿En qué consiste el archivado? ¿Por qué archivar? Archivado Electrónico Una alternativa a los métodos tradicionales Simplicidad Acceso a la información Reducción de costes Reducción de riesgos Archivado Electrónico con Valor Probatorio Normas: OAIS y MoReq

4. Gestiona el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia) La funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento.

5. Almacenamiento Digital y Seguro: el paso siguiente a la firma electrónica Archivado y Archivo ¿Qué es un archivo electrónico? Documento Electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico Su contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores Definición según el Reglamento Ley española 11/2007:Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

6. Almacenamiento Digital y Seguro: el paso siguiente a la firma electrónica Archivado y Archivo ¿Qué es un archivo electrónico? Según la Ley de Ecuador 2002-67 de comercio electrónico, firma electrónica y mensajes de datos: Documento Electrónico: es toda información creada, generada, procesada, enviada, recibida, comunicada o archivada por medios electrónicos, que puede ser intercambiada por cualquier medio. Los documentos electrónicos tendrán igual valor jurídico que los documentos escritos. Dichos documentos deberán contener las firmas electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29 de la presente ley.

7. Almacenamiento Digital y Seguro: el paso siguiente a la firma electrónica Archivado y Archivo ¿En qué consiste el archivado? En la conservación Voluntaria Organizada Securizada Durante un periodo de tiempo relativamente largo De información Que no tiene necesariamente una utilidad inmediata En vista de un uso posterior

8. Almacenamiento Digital y Seguro: el paso siguiente a la firma electrónica Archivado y Archivo ¿Por qué archivar? Archivar, es conservar un documento que no requerimos utilizar inmediatamente, pero que nos puede servir para: La presentación de pruebas ante la eventualidad de una contienda o litigio ante los Tribunales o fuera de tribunales. En vista de controles (fiscales/sociales) de la Administración, para responder a Auditorias A título de patrimonio informativo (preservación de la memoria de la empresa)

9. Almacenamiento Digital y Seguro: el paso siguiente a la firma electrónica Archivado y Archivo Los dos motivos principales son: Con función de prueba: para la empresa, archivar es aportar la prueba de sus compromisos y de la ejecución de sus obligaciones frente a partners, accionistas, proveedores, clientes, empleados, administración pública, etc. Con función de memoria: archivar es asegurar que se reúnen todos los elementos anteriores. Es decir, una base de referencia en vista a una acción operacional y una toma de decisiones en el campo de la administración, finanzas, ventas, marketing, etc.

10. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico Una alternativa a los métodos tradicionales Hasta hace poco, el archivado consistía en guardar los documentos en formato papel. Gracias al desarrollo de las tecnologías de la información, se dispone de una alternativa: el archivado electrónico Los objetivos de este tipo de archivado son los mismos que los del tradicional, sin embargo, ofrece mayores ventajas: Simplicidad Acceso a la información Reducción de costes Reducción de riesgos

11. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico Simplicidad El archivado tradicional requiere una infraestructura para conservar los materiales y soportes físicos. Por lo tanto, no es viable que cualquier persona tenga acceso a estos archivos. Un sistema de archivado electrónico permite la consulta directa de los archivos desde el puesto de trabajo del usuario. Además, se puede dar un acceso distinto dependiendo de los distintos fondos de documentos de los que se disponga.

12. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico Acceso a la información El archivado electrónico permite un acceso permanente y total a los documentos, sin importar la localización del solicitante. Reducción de costes La gestión de archivos físicos tradicionales necesita la puesta en marcha de una logística complicada y costosa. Se requiere disponer de locales y de personal dedicado a dicha gestión, y a veces también de medios de reprografía. El paso a un sistema de archivado electrónico permite reducir y eliminar los gastos derivados de esta complicada estructura.

13. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico Reducción de riesgos Ésta constituye una de las ventajas más importantes del archivado electrónico. Confidencialidad: permite la implementación de un control estricto y una trazabilidad completa de los accesos a los archivos, lo que refuerza de manera evidente la confidencialidad del sistema. Pérdida: también se eliminan los riesgos de los documentos archivados después de su consulta o de ser mal archivados. Daños: todo sistema de archivado tradicional está expuesto a posibles daños, como por ejemplo un incendio, una inundación, etc. Y también a otro tipo de daños más habituales causados como por ejemplo por la humedad o simplemente la mala calidad del papel y de la tinta de los documentos. El archivado electrónico dispone de todos los medios técnicos necesarios (backup, copias de seguridad, etc.) para evitar todo este tipo de riesgos.

14. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico con Valor Probatorio Como se ha visto anteriormente, una de las principales ventajas de este tipo de archivado es cumplir con las exigencias legales. Las legislaciones nacionales e internacionales disponen de leyes que regulan la conservación de los archivos y documentos por parte de las empresas y de los organismos públicos. Por ello, ha sido necesario definir las condiciones por las cuales un documento electrónico puede ser admitido como prueba, con el mismo rango que un documento tradicional en papel. Incluso si cada país tiene sus propias regulaciones para definir la práctica del archivado electrónico con valor probatorio, todas ellas tienen características comunes.

15. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico con Valor Probatorio Para demostrar el valor probatorio de un archivo, hay que demostrar desde el origen hasta el final del periodo de conservación: Su autenticidad Su inteligibilidad Su integridad Autenticidad: Se trata de identificar de manera certera a la persona a través de la firma del documento. Por analogía, cuando se trata de un documento electrónico, también se al autor de éste a través de la firma, pero en este caso es una firma electrónica. Además, se puede comprobar si el documento ha sido modificado en un momento posterior a la firma.

16. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico con Valor Probatorio Inteligibilidad: Es evidente que si se quiere presentar un documento como prueba en un juicio, el juez debe ser capaz de leer su contenido. En el caso de los archivos electrónicos, su contenido no se puede leer de forma tan directa como sucede con los documentos tradicionales en papel. Por lo tanto, a la hora de crear un documento electrónico se deben utilizar formatos normalizados de archivos. También se debe tener en cuenta que la conservación debe realizarse antes de la firma del documento. Esto se debe a que la firma electrónica sella digitalmente el documento firmado y cualquier modificación del contenido “rompe” la validez de la firma.

17. Almacenamiento Digital y Seguro Archivado Electrónico con Valor Probatorio Integridad: Para poder darle un valor de prueba a un archivo, el juez debe estar seguro de que el objeto que se le presenta no ha sido modificado ni alterado desde su creación. A través del control de la firma del documento se puede demostrar la integridad del documento presentado. Sin embargo, si se rompe la firma, como se ha señalado anteriormente, el documento podrá ser modificado, perdiendo su integridad. Para evitar esto y proteger realmente los documentos de cualquier alteración, accidental o intencionada, se recurre a tecnologías de almacenaje no regrabables (WORM). La tecnología WORM garantiza que un dato no sea borrado ni modificado.

19. Sistema Abierto de Archivo de Información (Open ArchivalInformationSystem), ISO 14721

20. Es una norma que refleja las recomendaciones que permiten definir las exigencias aplicables para la realización de un sistema de Archivo encargado de la conservación de objetos electrónicos durante un periodo largo de tiempo.

22. La especificación MoReq se ha concebido para que la utilicen:

23. Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparación de una licitación.

24. Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.

25. Las instituciones académicas, como instrumento docente.

26. Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.

27. Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.