Handig mode lom de organisatie eens opnieuw te bekijken deel 2

1. Resultaat
De ondernemer heeft een duidelijke visie op de
toekomst ontwikkeld en is bezig met het oprichten
van twee nieuwe BVs, waarin hij nieuwe / aanvul-
lende dienstverlening gaat aanbieden aan zijn
klanten.
13Sla de kaft links en rechts open
Oplossingen
De directeur neemt nu de tijd en ruimte om in
zijn rol van directeur te groeien. De persoonlijke
ontwikkeling die hij daarbinnen doormaakt,
moet (en zal) de ontwikkeling van zijn bedrijf
positief beïnvloeden. Hij wordt daarbij gecoacht
door een externe adviseur. Coenmans houdt
zich nu weer planmatig bezig met de toekomst
van het bedrijf en met zijn eigen rol daarin.
De situatie is onder controle en nog belangrijker…
het plezier in het ondernemen is weer terug.
In het managementteam heeft de directeur zijn
klankbord. Middels periodieke rapportages laat
hij zich informeren over de gang van zaken op
de werkvloer.
Daarnaast heeft de directeur aangestuurd op een
verdere professionalisering van de interne orga-
nisatie door structurering van functies, verant-
woordelijkheden en bevoegdheden, communi-
catielijnen en arbeidsvoorwaarden. Dit leidt tot
een stabiele basis en rust in de organisatie.
"Ik wilde overal controle over hebben, maar gunde mezelf nergens de tijd voor. Dat is niet reëel."
"Eigenlijk vond ik dat medewerkers zeurden, maar daar was ikzelf mede schuld aan."
"Het was alleen maar werken, werken, werken en zowel het bedrijf als ik werden vanzelf in een
bepaalde richting geduwd. Er zat nauwelijks een visie achter."
"Nu is het probleem blootgelegd, de oplossing aangedragen en heb ik het plezier terug in het ondernemerschap."
"Ik kreeg een spiegel voorgehouden: Hoe functioneerde ik, hoe gaf ik leiding,
hoe ging ik om met medewerkers en ook…wat wilde ik eigenlijk met het bedrijf."
"Als een ondernemer persoonlijk niet groeit, groeit zijn bedrijf ook niet."

2. Sla de kaft links en rechts open14
Tips
Als een onderneming verandert – bijvoorbeeld
een groeisprong maakt – vraagt dat ook om
verandering van de ondernemer zelf. Schroom
niet om advies in te winnen bij een objectieve
buitenstaander / adviseur. Let wel: zorg ervoor
dat het op persoonlijk vlak‘klikt’met die persoon.
Gun jezelf als ondernemer de tijd om met regel-
maat kritisch te kijken naar je eigen bedrijf.Wat
wil je met je bedrijf? Welke kant wil je op? Wat is
je visie?
Kijk ook kritisch naar je eigen rol, belangen,
vaardigheden en gedrag.Wat is belangrijk voor
jou? Wat maakt het werk uitdagend en inspir-
erend? Wat moet je kunnen of verder ontwikke-
len om het bedrijf verder te helpen? Hoe moet
je je gedragen en waarom?
Realiseer je als ondernemer dat je voortdurend
in een leerproces zit. En dúrf te leren.
Professionalisering van de interne organisatie
door middel van structuren en systemen leidt tot
duidelijkheid en overzichtelijkheid in de basis.
Daardoor is meer tijd en energie over voor veran-
dering en vernieuwing.
Wees alert op dat wat er op de werkvloer – en
dús onder de medewerkers – leeft.
En het allerbelangrijkste: wees consequent in je
gedrag: Doe wat je zegt!

3. Strategische vragen
Vragen voor de ondernemer
- Wat wilt u bereiken?
- Waar staat u over vijf jaar?
- Waar droomt u van?
- Wat is uw persoonlijke drijfveer?
- Waarom bent u op deze wereld?
Het formuleren van doelen
Individuele doelen
- Positief geformuleerd (wat wil ik wel?)
- Binnen de eigen controle
- Toetsbaar (Hoe weet ik dat ik dit heb bereikt?)
- Duidelijke context (waar, wanneer en
met wie wil ik dit)
- Ecologisch verantwoord (wat kunnen de nadelen zijn?)
Vragen voor de onderneming
- Wat is het bestaansrecht van uw bedrijf?
- Waar wilt u met het bedrijf over vijf jaar staan?
- Waarin gaat uw bedrijf zich onderscheiden?
- Welke ontwikkelingen gaat uw bedrijf doormaken?
- Welke marktontwikkelingen bieden uw bedrijf kansen?
Bedrijfsdoelen
SMART:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijdgebonden
Strategie
Een onderneming kan niet zonder een heldere strategie. Het geeft het manage-
ment houvast voor toekomstige beslissingen.Bovendien biedt het een basis voor
de werkzaamheden van de medewerkers. Daarom is het van groot belang de
strategische uitgangspunten te communiceren naar de medewerkers.Geef hen
de ruimte om mee te denken, zij kunnen waardevolle aanvullingen geven.
De doelen van de ondernemer hoeven niet gelijk te zijn aan die van de onderne-
ming.Het kader met strategische vragen helpt u inzicht te krijgen in de overeen-
komsten en de verschillen.
Daaronder vindt u een aantal handige richtlijnen voor het formuleren van doelen.
15Sla de kaft links en rechts open
Uw praktijk

4. Wat speelde er binnen het bedrijf?
IT Works, een jong softwareontwikkelingbedrijf uit
Delft, werd zeven jaar geleden opgericht door twee
gedreven ondernemers.Het duo zag brood in de toe-
nemende vraag naar software om gegevens uit te
wisselen tussen milieuadviseurs, bodemonderzoe-
kers en veldwerkers in de civiele techniek.De eerste
medewerkers werden voortdurend ingezet op pro-
jecten die op dat moment daarom vroegen.
Na een groeisprong, naar veertien medewerkers,
veranderde deze situatie niet. Er was geen aandacht
voor zaken als het vastleggen van functieprofielen
en functieniveaus. Als‘onderleggers’voor de functie-
profielen gebruikten IT Works bijvoorbeeld de in de
dagbladen verschenen advertenties. De onderne-
ming werd geconfronteerd met onduidelijkheden
over functies, taken, verantwoordelijkheden en be-
voegdheden. Het ontbrak de ondernemers aan een
visie voor de lange termijn.
Gevolgen
De onduidelijkheden hadden een negatieve invloed
op de bedrijfsprestaties.Omdat de medewerkers niet
wisten wat hun taken waren, werden sommige taken
dubbel en andere taken niet gedaan.Dat leidde ertoe
dat projecten niet binnen een bepaalde tijdsduur kon-
den worden afgerond, dat begrotingen werden over-
schreden en prognoses onrealistisch waren.
Bovendien konden de medewerkers tijdens functio-
neringsgesprekken niet objectief worden beoordeeld
of gewaardeerd. Zowel de werkgever als de werkne-
mers ervaarden dit als een gemis.
Sla de kaft links en rechts open16
Case
Vernieuwen heeft consequenties voor
kennis- en compentiemanagement
Quotes

5. 17Sla de kaft links en rechts open
Resultaat
IT Works kan zich (wederom) profileren als een com-
petent en kennisbekwaam bedrijf op het gebied
van software en als een full support organisatie.
- "Een ondernemer moet voortdurend bezig
blijven zijn bedrijf te verbeteren"
- "De laatste jaren hebben we een flinke
groeisprong gemaakt. Als je medewerkers dan
onvoldoende op de hoogte zijn van hun taken en
verantwoordelijkheden, loop je tegen problemen op."
Oplossingen
Er is een overzicht gemaakt van de functies,taken,
bevoegdheden en verantwoordelijken van de
medewerkers.Vervolgens zijn deze beschreven.
Zo weet de werkgever waar medewerkers mee
bezig zijn en weten de medewerkers wat van hen
wordt verwacht.
IT Works heeft persoonlijke ontwikkelingsplannen
en structurele functioneringsgesprekken opge-
zet. Deze bieden inzicht in kennis, competenties,
taakstelling en verantwoordelijkheden. En geven
de medewerkers de mogelijkheid vragen,wensen
en onduidelijkheden te bespreken.
Door projecten voortaan inhoudelijk te beschrij-
ven – onder meer gekoppeld aan een begroting,
tijdsplanning en benodigde capaciteit– wordt
voorkomen dat de projecten met IT Works op
de loop gaan. IT Works zit weer‘aan het stuur’.
Intern is er voortaan aandacht voor communica-
tie tussen de directie / het management en de
medewerkers én vice versa.
IT Works is tot concretere doelstellingen gekomen,
die zijn opgenomen in een plan van aanpak.
IT Works legt zich voortaan vooral toe op een
beperkt aantal softwareproducten. Deze doel-
stellingen worden nu regelmatig geëvalueerd.
Parallel aan het uitkristalliseren van de doelstel-
lingen, is IT Works gaan werken aan een visie en
een mission statement.Visie en missie zijn voor
IT Works de leidraad voor de toekomst.

6. Sla de kaft links en rechts open18
Tips
Bepaal vanuit de visie en missie van het bedrijf
welke kennis en competenties je nodig hebt om
deze te kunnen realiseren. Bepaal vervolgens
welke kennis en competenties je al hebt en of je
ze ook benut. Denk na over het vastleggen van
kennis en de beschikbaarheid ervan.
Maak een ontwikkelingsplan voor de kennis en
compenties die je mist met daarin concreet:
wie, wanneer, hoe en met welk resultaat.
Om goed gebruik te kunnen maken van de kennis
van elkaar moeten er duidelijke gedragsregels
zijn:wie legt kennis vast,welke kennis leg je vast
en hoe kunnen anderen daar gebruik van maken
Werknemers hebben recht op een helder func-
tieprofiel. Zorg ervoor dat deze profielen zijn
beschreven.
Wanneer een bedrijf organisatorisch niet‘staat’,
wordt het bedrijf geremd in zijn ontwikkeling.
Een professioneel ingerichte organisatie is overi-
gens ook geen garantie voor succes, maar kan
wél een sleutelrol spelen.
Heb er als ondernemer oog voor dat bij groei in
aantal medewerkers, opdrachten of omzet het
bedrijf óók organisatorisch moet groeien. Neem
daarin als ondernemer de verantwoordelijkheid
en kom tot concrete stappen.
Schakel professionele hulp in als uzelf niet de
relevante kennis en ervaring heeft op het gebied
van organisatieontwikkeling.

7. Hoe hoger de waardering op de verschillende
dimensies, des te hoger zijn de overlevingskansen
voor uw bedrijf (als uw waarneming juist is).
Bron: Leiderschap ontraadseld,Manfred Kets de Vries,2001,
pagina 66,ISBN 90 5712 121 2
19Sla de kaft links en rechts open
----------------------------------------------------------- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Mensen in onze organisatie waarderen: Stabiliteit Voortdurende verandering
Mensen in onze organisatie hebben een: Nationale oriëntatie Mondiale oriëntatie
Mensen in onze organisatie zijn gericht op: Technologie De klant
Onze organisatie is nogal: Hiërarchisch Op netwerken georiënteerd
Onze bedrijfscultuur is gericht op: Afhankelijkheid Onafhankelijkheid
Leiderschap in onze organisatie is: Autoritair Op vertrouwen gebaseerd
Waar staat uw organisatie op dit moment?
Beoordeel de mentaliteit van de medewerkers in uw bedrijf en zet een X
op een naar uw idee passende plaats wat betreft de volgende dimensies:
Uw praktijk

8. Wat speelde er binnen het bedrijf?
Metaalbedrijf Norma B.V. uit Hengelo is gespeciali-
seerd in hoogwaardige toelevering aan de mecha-
nische fijnindustrie. Norma B.V. voert al jaren een
heel goed personeelsbeleid: het bedrijf ziet de 83
medewerkers als een hele belangrijke schakel bin-
nen het bedrijf en besteedt daarom veel aandacht
aan haar personeelsbeleid: medewerkers mogen
onbeperkt scholing volgen, er is een goede commu-
nicatie richting personeel, en de directie behandelt
haar medewerkers zoals ze zelf ook behandeld wil
worden. Het bedrijf staat in de hele omgeving be-
kend om haar goede personeelsbeleid. Op verjaar-
dagen wordt er positief over Norma B.V.gesproken
en vacatures kunnen worden opgevuld met open
sollicitaties.
De open houding ten aanzien van het personeels-
beleid maakt dat het bedrijf ook kritisch naar even-
tuele verbeterpunten durft te kijken. Norma B.V.
wilde het menselijk kapitaal in het bedrijf verder
optimaliseren en besloot daarom mee te doen aan
een Investors in Peopletraject, een keurmerk voor
bedrijven die een goed personeelsbeleid volgen.
Gevolgen
Om dit keurmerk te behalen, moest de onderneming
een paar punten verbeteren. Medewerkers waren bij-
voorbeeld niet altijd even goed op de hoogte van de
bedrijfsdoelstellingen en moesten gerichtere oplei-
dingen gaan volgen.Daarnaast bleek er een groot ver-
schil in cultuur te bestaan tussen Norma BV in Hengelo
en het overgenomen Norma Tools in Deventer.
De medewerkers van Norma Tools waren minder be-
trokken bij het bedrijf en gedroegen zich over het
algemeen afstandelijker. Dit cultuurverschil stond
snelle veranderingen en innovaties in de weg.
Sla de kaft links en rechts open20
Case
Innoveren vraagt medewerkers die
weten wat belangrijk is voor hun klant:
nu en in de toekomst
Quotes

9. 21Sla de kaft links en rechts open
"Wij zien het scholen van personeel niet als een kostenpost, maar als een investering"
"Onderzoek toont aan dat bedrijven met een goed personeelsbedrijf ook beter presteren"
"Om als bedrijf te kunnen groeien, moet je personeelsbeleid op orde zijn"
"Ik ben zeer benieuwd wie mij kan veranderen, puur gedrag en eigenwijsheid."
"Je behandelt je medewerkers, zoals je zelf ook behandeld wilt worden. Dat spreekt voor zich"
"Zijn we wel in staat om de impliciete zaken aan de orde te stellen,ervan te leren en daar betekenis aan te geven?"
"Een goed personeelsbeleid leidt tot tevreden medewerkers, meer omzet en een gewaarborgde continuïteit"
Oplossingen
Er wordt vier keer per jaar een kantinebijeenkomst
georganiseerd waarin de bedrijfsstrategie uitge-
breid aan bod komt.
De medewerkers volgen nu niet alleen opleidin-
gen die een bijdrage leveren aan het behalen
van de bedrijfsdoelstellingen,maar krijgen ze ook
onderricht in bedrijfsbeheer en bedrijfsvoering.
Om de medewerkers beter bekend te maken met
de bedrijfsdoelstellingen hangen deze nu in elke
werkruimte aan de muur.
Met behulp van vragenlijsten en interviews is be-
paald welke cultuuraspecten bepalend zijn voor
de verdere ontwikkeling van de organisatie.
Dit is gedaan onder begeleiding van een externe
kennisleverancier.
Deze kennisleverancier heeft ook tips en aanbe-
velingen gedaan om de cultuur daadwerkelijk te
beïnvloeden.

10. Sla de kaft links en rechts open22
Tips
Deelname aan het IiPtraject moet je zien als
een investering om je bedrijf beter te maken
Het is van belang om een extern bedrijf in te
schakelen. Zij kijkt objectiever naar je organisatie
en ziet daardoor eerder wat er verbeterd kan
worden
Het behalen van het IiPcertificaat is een basis, je
moet zelf de invulling voor je rekening nemen
Een complete IiPcertificering is voor veel bedrij-
ven nog te hoog gegrepen, maar als je je perso-
neelsbeleid wilt aanpakken kan IiP veel beteke-
nen en kunnen er grote verbeteringen gereali-
seerd worden.
Cultuuraspecten hebben een grotere rol op ver-
andering dan je soms verwacht. Het is lastiger te
benoemen en wordt daarom vaak gebagatelli-
seerd. Het bespreekbaar maken van cultuur-
aspecten levert vaak structurele verandering
op met veel impact.

11. Voor- en nadelen van een snel of
geleidelijk veranderingsproces
Net als elke verandering heeft het behalen van een IiP certificaat gevolgen voor de onderneming en
de organisatiecultuur. Het is verstandig om goed te overwegen op welke wijze u de verandering in de
onderneming invoert. In het ene geval is het beter de verandering snel door te voeren, in het ander
geval kan men beter kiezen voor een geleidelijke verandering.
23Sla de kaft links en rechts open
Voordelen Nadelen
Snel - Indringend: schokeffect - Bij‘harde’ingreep: kans op negatieve sfeer
- Vraagt slechts kort tijd energie - Leermogelijkheden gering
- In korte tijd resultaat - Geringe effecten op cultuur
Geleidelijk - Ruimte aanwezig om te leren - Lange adem nodig
- Cultuurverandering kan - Tegenstanders krijgen kans om diepere
gelijktijdig plaatsvinden loopgraven te bouwen
- Mogelijkheden voor bijsturing - Effecten laat zichtbaar
- Kans op‘verwateren’
Bron: Organisatievernieuwing: programmeren,regisseren en realiseren,
Pierre van Amelsfoort & Makkie Metsemakers,2002,pagina 36
Uw praktijk
Het interventiewiel
Bron: Handboek Verandermanagement,
A.J.Cozijnsen & W.J.Vrakking,2003,pagina 66.
Wees slimmer dan de mensen die voor u werken,
door mensen aan te nemen die slimmer zijn dan u!

12. Succesvol veranderen en vernieuwen, welke onder-
nemer wil dat niet? Zeker als dit betekent dat u daar-
door de concurrentie een stap voorblijft.
Syntens is dé organisatie voor ondernemers die wil-
len en kunnen vernieuwen. De adviseurs van Syntens
ondersteunen u bij vernieuwingen op technologisch,
organisatorisch of bedrijfsmatig gebied. Samen met
u brengen zij de innovatiekansen voor uw onderne-
ming in kaart.Vervolgens begeleiden ze u bij de rea-
lisatie van uw vernieuwingsplannen en koppelen u,
waar nodig, aan de juiste (markt)partijen.Tijdens de
diverse workshops en bijeenkomsten die Syntens or-
ganiseert, kunt u bovendien kennis opdoen en erva-
ringen uitwisselen met collega-ondernemers.
U kunt bij Syntens terecht met een concrete vraag
over bijvoorbeeld marketing, strategie, internet, uw
personeel of productontwikkeling,maar ook om even
van gedachten te wisselen met één van de adviseurs.
Syntens is een landelijke organisatie met vijftien ves-
tigingen verspreid over Nederland. De activiteiten
van Syntens worden mogelijk gemaakt door het
Ministerie van Economische Zaken.
Profijt van MensenKennis
Profijt van MensenKennis is een compleet program-
ma voor een professionele aanpak van de mens- en
kennisaspecten van innovatie in uw bedrijf. Syntens
biedt u hiermee onder meer voorlichting, advies,
coaching, workshops, trainingen en financiële onder-
steuning voor het inschakelen van een specialist.
U bepaalt zelf hoe intensief u aan het programma
deelneemt. U kunt themabijeenkomsten bijwonen
en deelnemen aan‘Leren-van-elkaar’kringen, waar
u met collega-ondernemers ervaringen uitwisselt.
De adviseurs van Syntens kunnen een eerste analyse
maken of u zelfs begeleiden tot en met het uitvoeren
van een actieplan.
Wilt u vernieuwen, uw bedrijf verder ontwikkelen
en ontdekken waar uw kansen liggen?
Neem dan contact op met Syntens.
Bel 0900 – 2000 345 of kijk op www.syntens.nl.
Sla de kaft links en rechts open24
Syntens, Innovatienetwerk voor ondernemers