O documento descreve uma conferência sobre gestão eletrónica de documentos na Câmara Municipal de Sesimbra em Portugal. Apresenta os resultados de uma pesquisa sobre a satisfação dos funcionários com o Sistema de Gestão de Informação e Informática Aplicada, que digitalizou os processos da câmara municipal e facilitou o acesso à informação para tomada de decisões.

1. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos1
Fernanda Rodrigues e José Carlos Nunes
Conferência: Gestão Electrónica de Documentos

2. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos2
Gestão de Informação e a
Tomada de Decisão
SGIIA

3. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos3
Caracterização da Câmara Municipal de SesimbraCaracterização da Câmara Municipal de Sesimbra
• Organização da Administração Pública/LocalOrganização da Administração Pública/Local
• Localiza-se no Distrito de Setúbal, integrado na ÁreaLocaliza-se no Distrito de Setúbal, integrado na Área
Metropolitana de Lisboa, detendo 195 KmMetropolitana de Lisboa, detendo 195 Km22
de territóriode território
• Nº de habitantes – 44.056Nº de habitantes – 44.056
• Actividades económicasActividades económicas
 PescasPescas
 ServiçosServiços
 Indústria de extracção de pedra e hoteleira, ligada aoIndústria de extracção de pedra e hoteleira, ligada ao
turismoturismo

4. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos4
Caracterização da Câmara Municipal de SesimbraCaracterização da Câmara Municipal de Sesimbra
• Nº de funcionáriosNº de funcionários
– 682 (quadro)682 (quadro)
– 150 (contratados)150 (contratados)
• Grande dispersão de serviçosGrande dispersão de serviços

5. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos5
Organograma GeralOrganograma Geral

6. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos6
Esquema da WAN da C.M.SesimbraEsquema da WAN da C.M.Sesimbra

7. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos7
Caracterização da Câmara Municipal de SesimbraCaracterização da Câmara Municipal de Sesimbra
• Reestruturação da CMS em 2002 – criação destas unidadesReestruturação da CMS em 2002 – criação destas unidades
orgânicasorgânicas
 DMQSI (José Carlos Nunes) e DAMGD (FernandaDMQSI (José Carlos Nunes) e DAMGD (Fernanda
Rodrigues)Rodrigues)

8. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos8
Caracterização da Câmara Municipal deCaracterização da Câmara Municipal de
SesimbraSesimbra
• DAMGDDAMGD

9. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos9
Caracterização da Câmara Municipal deCaracterização da Câmara Municipal de
SesimbraSesimbra
• DMQSIDMQSI

10. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos10
Elementos determinantesElementos determinantes
para a implementação do projecto SGIIApara a implementação do projecto SGIIA
• Necessidade de dar resposta eficaz e célere aosNecessidade de dar resposta eficaz e célere aos
MunícipesMunícipes
• Integração deste projecto na política geral da C.M.SIntegração deste projecto na política geral da C.M.S
• LiderançaLiderança
• Investimento em equipamentos/serviços informáticosInvestimento em equipamentos/serviços informáticos
• Envolvimento dos utilizadoresEnvolvimento dos utilizadores

11. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos11
Objectivos gerais do ProjectoObjectivos gerais do Projecto
• Acesso à informaçãoAcesso à informação
• Modernização administrativaModernização administrativa
• Desburocratização dos procedimentos internosDesburocratização dos procedimentos internos
• Redefinição das tipologias documentaisRedefinição das tipologias documentais
• Redefinição dos circuitos de informaçãoRedefinição dos circuitos de informação
• Arquitectura da informaçãoArquitectura da informação
• Organização electrónica dos documentosOrganização electrónica dos documentos

12. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos12
Identificação do Projecto SGIIAIdentificação do Projecto SGIIA
Compreende:Compreende:
• Módulo de Arquivo ElectrónicoMódulo de Arquivo Electrónico
• Módulo de Escritório ElectrónicoMódulo de Escritório Electrónico
• Módulo de Circuitos DocumentaisMódulo de Circuitos Documentais
• Módulo de Gestão de UtilizadoresMódulo de Gestão de Utilizadores

13. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos13
Escolha de uma equipaEscolha de uma equipa
para análise e solução do problemapara análise e solução do problema
• A equipa foi composta por elementos daA equipa foi composta por elementos da DAMGDDAMGD e dae da
DMQSIDMQSI
• Teve em conta na sua análiseTeve em conta na sua análise
- Satisfação dos clientes/utentesSatisfação dos clientes/utentes
- Necessidades dos utilizadoresNecessidades dos utilizadores
- Missão da instituiçãoMissão da instituição
- Tomada de decisãoTomada de decisão

14. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos14
Optou-se por umaOptou-se por uma
solução que compreendiasolução que compreendia
• Um registo electrónico e arquivo digital da documentação
entrada
• Uma definição do acesso da informação aos destinatários,
através do código de classificação
• Rapidez no acesso à informação
• A classificação documental dos documentos, a partir do seu
registo, com base no Plano de Classificação
• A numeração e datação sequencial e automática

15. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos15
Resultados ObtidosResultados Obtidos
• Disponibilizar Informação, de forma rápida e eficazDisponibilizar Informação, de forma rápida e eficaz
• Solucionar de forma mais célere as solicitações dos clientes daSolucionar de forma mais célere as solicitações dos clientes da
organizaçãoorganização
• Eliminar circuitos documentais redundantesEliminar circuitos documentais redundantes
• Implementar novas tipologias documentaisImplementar novas tipologias documentais
• Uniformização da imagem municipalUniformização da imagem municipal
• Uniformização dos requerimentos internos - intranet, e externos -Uniformização dos requerimentos internos - intranet, e externos -
Internet, no âmbito do projecto da Península Digital (em curso)Internet, no âmbito do projecto da Península Digital (em curso)

16. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos16
Resultados obtidosResultados obtidos
• Circuito de informação + rápido eficazCircuito de informação + rápido eficaz
• Organização arquivística a partir da entrada deOrganização arquivística a partir da entrada de
correspondência na CMScorrespondência na CMS
• Organização electrónica dos documentosOrganização electrónica dos documentos
• Organização documental com base no Plano deOrganização documental com base no Plano de
Classificação documentalClassificação documental
• Acesso da informação em tempo útil aos decisores,Acesso da informação em tempo útil aos decisores,
contribuindo significativamente para a tomada decontribuindo significativamente para a tomada de
decisãodecisão
• Promoção da não impressão dos documentosPromoção da não impressão dos documentos

17. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos17
Níveis de satisfação - SGIIA e aNíveis de satisfação - SGIIA e a
Tomada de decisãoTomada de decisão
 Conhecem o SGIIA, cerca de 100% dos utilizadoresConhecem o SGIIA, cerca de 100% dos utilizadores
0
1
2
3
4
5
6
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
sim não

18. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos18
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 Tiveram formação 97, 5%Tiveram formação 97, 5%
0
1
2
3
4
5
6
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
sim não

19. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos19
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 Tem computador 100%Tem computador 100%
0
1
2
3
4
5
6
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
sim não

20. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos20
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 Compartilham computador 92,5%Compartilham computador 92,5%
0 1 2 3 4 5 6 7
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
sim não

21. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos21
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 Tem licença com nome próprio 77,5%Tem licença com nome próprio 77,5%
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
sim não

22. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos22
Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada
de decisãode decisão
Tem licença com nome de serviço 60%Tem licença com nome de serviço 60%
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5
DAMGD
DAPU
DMQSTI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
não
sim

23. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos23
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 Aderiram ao SGIIA, 1999–37,5%; 2000–45%; 2001-15%;Aderiram ao SGIIA, 1999–37,5%; 2000–45%; 2001-15%;
em 2002–2,5%em 2002–2,5%
 Trabalham no Arquivo Electrónico, diariamente-50%;Trabalham no Arquivo Electrónico, diariamente-50%;
frequentemente-35%; ocasionalmente-2,5%;e raramente-frequentemente-35%; ocasionalmente-2,5%;e raramente-
12,5%12,5%
 Trabalham no Escritório Electrónico, diariamente-Trabalham no Escritório Electrónico, diariamente-
57,5%;frequentemente-25%;ocasionalmente-12,5%;e57,5%;frequentemente-25%;ocasionalmente-12,5%;e
raramente-5%raramente-5%

24. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos24
Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada
de decisãode decisão
 Os utilizadores usam o SGGIA, por utilidade-82,5%; eOs utilizadores usam o SGGIA, por utilidade-82,5%; e
porque são obrigados-17,5%porque são obrigados-17,5%
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
DAMGD DMQSTI DGRH DAA DHASS GIRP
Utilidade
Obrigado

25. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos25
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 As chefias trabalham: Chefes de Secção-65%; Chefes de Divisão-As chefias trabalham: Chefes de Secção-65%; Chefes de Divisão-
90%;Directores de Departamento-65%; e Vereadores-70%90%;Directores de Departamento-65%; e Vereadores-70%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
DAMGD
DAPU
DMQSTI
DAJC
DG
RH
DO
M
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
QC
Chefes de Secção Chefes de Divisão Directores de Departamento Vereadores

26. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos26
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 Tem contribuído para o SGIIA positivamente-90%;Tem contribuído para o SGIIA positivamente-90%;
negativamente-10%negativamente-10%
0 1 2 3 4 5 6
DAMGD
DAPU
DMQSTI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
não
sim

27. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos27
Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de
decisãodecisão
 As chefias envolvidas estão 80%; e não envolvidas 20%As chefias envolvidas estão 80%; e não envolvidas 20%
0 1 2 3 4 5 6
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
não
sim

28. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos28
Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada
de decisãode decisão
 Chefias adeptas do SGIIA, são 87,5%, e não adeptas 12,5%Chefias adeptas do SGIIA, são 87,5%, e não adeptas 12,5%
0 1 2 3 4 5 6
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
não
sim

29. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos29
Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada
de decisãode decisão
 A Tomada de Decisão é fundamental para o SGIIA, paraA Tomada de Decisão é fundamental para o SGIIA, para
97,5%, e não importante para 2,5%97,5%, e não importante para 2,5%
0 1 2 3 4 5 6
DAMGD
DAPU
DMQSI
DAJC
DGRH
DOM
DAA
DAF
DHASS
DECL
GIRP
Q.C
não
sim

30. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos30
O futuro do SGIIAO futuro do SGIIA
PropostasPropostas
Retirar de circulação o suporte de papel, cuja legislaçãoRetirar de circulação o suporte de papel, cuja legislação
o permitao permita
Alterar as metodologias administrativas, e hábitos deAlterar as metodologias administrativas, e hábitos de
trabalho tradicionaistrabalho tradicionais
Implementar um único arquivo corrente geral atravésImplementar um único arquivo corrente geral através
da pré-arquivagemda pré-arquivagem
Ligação entre todas as aplicações informáticasLigação entre todas as aplicações informáticas

31. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos31
Implementar de acordo com as directrizes comunitárias aImplementar de acordo com as directrizes comunitárias a
assinatura electrónicaassinatura electrónica
Dotar os serviços de atendimento de aplicações deDotar os serviços de atendimento de aplicações de
informação ao munícipe on-line (em curso)informação ao munícipe on-line (em curso)
Utilizar o Web site da CMS para troca de correspondênciaUtilizar o Web site da CMS para troca de correspondência
com o públicocom o público
Informatizar as reuniões de CâmaraInformatizar as reuniões de Câmara
Avaliação da Aplicação actual com vista a melhora-la -2ªAvaliação da Aplicação actual com vista a melhora-la -2ª
versão ou nova aplicação com base nas actuaisversão ou nova aplicação com base nas actuais
metodologias de trabalhometodologias de trabalho
O futuro do SGIIAO futuro do SGIIA
PropostasPropostas

32. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos32
AgradecimentosAgradecimentos
ObrigadoObrigado
Fernanda RodriguesFernanda Rodrigues
daf_damgd@mun-sesimbra.ptdaf_damgd@mun-sesimbra.pt
José Carlos NunesJosé Carlos Nunes
jcnunes@mun-sesimbra.ptjcnunes@mun-sesimbra.pt