El documento describe la importancia de crear una cultura archivista y optimizar el uso del mobiliario de archivo para mantener los archivos de una empresa de manera operativa y manejable. También destaca los objetivos de un sistema de archivo como disminuir el volumen de documentos, facilitar su localización y aprovechar el espacio, además de proporcionar ejemplos de mobiliario y medidas para la protección de los documentos.

1. EL ARCHIVO DE EMPRESA
Es muy importante crear una cultura
archivista.
Se debe optimizar el uso del mobiliario
de archivo para que éste sea operativo.

2. EL ARCHIVO DE EMPRESA
La aparición de nuevas tecnologías ha
mejorado
considerablemente
el
mantenimiento
de
archivos
manejables en la empresa.

3. EL ARCHIVO DE EMPRESA
Objetivos de un sistema de archivo:
 Disminuir el volumen de documentos.
 Facilitar la localización de documentos.
 Aprovechar el espacio.

4. EL ARCHIVO DE EMPRESA
Documento: es el testimonio material de un
hecho.
Su contenido es la información relacionada
con éste, la cual debe ser detallada y clara
para que su uso sea lo más efectivo posible.

5. EL ARCHIVO DE EMPRESA
 Correspondencia: cartas recibidas
y emitidas por la oficina.
 Expediente:
Conjunto
de
documentos
y
actuaciones
relacionadas con un hecho.

6. EL ARCHIVO DE EMPRESA

7. EL ARCHIVO DE EMPRESA
Ejemplo de cuadro de un
archivo
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
C.1. Formación
C.1.1. Expedientes de asistencia
C.1.2. Documentación
C.2. Expedientes de clientes
C.3. Proveedores
C.4. Marketing
C.4.1. Material de marketing
C.4.2. Acciones de marketing emprendidas

8. EL ARCHIVO DE EMPRESA

9. EL ARCHIVO DE EMPRESA
 Muebles.
 Bandejas.
Carpetas.
 Archivos modulares
 Estanterías

10. EL ARCHIVO DE EMPRESA
Más ejemplos de mobiliario de
oficina para archivo:

11. EL ARCHIVO DE EMPRESA
También son importante las medidas
ambientales y de seguridad, dado que
los documentos pueden sufrir deterioro
físico por exposición al medio
ambiental.

12. EL ARCHIVO DE EMPRESA
En la actualidad, las empresas deben disponer de
toda la información relacionada con un hecho a la
mayor brevedad posible. Es por ello que el
mantenimiento de un eficaz sistema de archivo se
hace imprescindible cada vez más.
Un empresa nunca debe escatimar en materia de
archivo, pues allí reside el elemento más
importante: la información.